Wysyłanie i zarządzanie indywidualnymi wiadomościami e-mail

Możesz wysyłać wiadomości e-mail do poszczególnych kontaktów w HubSpot z rekordu kontaktu lub z powiązanego rekordu firmy, transakcji, zgłoszenia lub obiektu niestandardowego. Możesz także odpowiadać na wiadomości e-mail wysłane na osobisty adres e-mail lub na adres e-mail zespołu powiązany ze skrzynką odbiorczą rozmów lub działem pomocy technicznej z poziomu rekordu czasu.

Wysyłanie indywidualnych wiadomości e-mail

Aby wysyłać wiadomości e-mail za pośrednictwem CRM, musisz mieć podłączoną skrzynkę odbiorczą. Dowiedz się, jak podłączyć skrzynkę odbiorczą.

• Przejdź do swoich rekordów:
  • Kontakt: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
  • Firmy: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Firmy.
  • Transakcje: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
  • Zgłoszenia: Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Bilety.
  • Obiekty niestandardowe: Na koncie HubSpot przejdź do Kontakt > [Obiekt niestandardowy]. Jeśli na koncie znajduje się więcej niż jeden obiekt niestandardowy, najedź kursorem na opcję Obiekty niestandardowe, a następnie wybierz obiekt niestandardowy, który chcesz wyświetlić.

• Kliknij nazwę rekordu.
• W lewym panelu kliknij ikonę email Email.
• W wyskakującym pytaniu wpisz wiadomość e-mail. Jeśli ustawienia prywatności danych są włączone, apodstawa prawna kontaktu do komunikacji nie została zweryfikowana, należy ją zweryfikować przed wysłaniem wiadomości e-mail.
  • Aby wysłać wiadomość e-mail na określony adres e-mail, w polu Do kliknij menu rozwijane nazwy, a następnie wybierz inny adres e-mail powiązany z kontaktem.
  • Aby wysłać wiadomość e-mail z innego połączonego osobistego adresu e-mail lub adresu e-mail zespołu, w polu Od kliknij swój adres e-mail , a następnie wybierz inny połączony adres e-mail do wysłania. Nazwa w polu Od to nazwa użytkownika ustawiona w ustawieniach Profil i preferencje.

• • Aby edytować skojarzenia, kliknij menu rozwijane Associated with w prawym dolnym rogu, a następnie zaznacz pole wyboru obok rekordów, do których ma być logowane Zaangażowanie e-mail.Aktywność e-mail będzie logować się do rekordów kontaktu, firmy, transakcji lub zgłoszeń wybranych z tego menu rozwijanego.

• • Wprowadź temat wiadomości e-mail.
  • Wpisz treść wiadomości. Na górnym pasku narzędzi:
    • Kliknij Szablony, aby wstawić szablon wiadomości e-mail.
    • Kliknij Sekwencje, aby zapisywać się do kontaktu w sekwencji.
    • Kliknij Dokumenty, aby wstawić dokument sprzedaży.
    • Kliknij opcję Spotkania, aby wstawić łącze do spotkania lub proponowany czas spotkania.
    • Kliknij Wyceny, aby udostępnić informacje o cenach.
  • Aby zmodyfikować tekst, użyj opcji formatowania w dolnej części okna edycji.
  • Aby edytować styl i rozmiar czcionki lub wyrównanie tekstu, kliknij menu rozwijane Więcej .
  • Aby dodać tekst z hiperłączem, kliknij ikonę łącza link.
  • Aby dodać obraz, kliknij ikonę obrazu insertImage.
  • Aby dołączyć plik, kliknij ikonę spinacza attach .
  • Aby wstawić fragmenty, dodać linki do bazy wiedzy( tylkoService Hub ), wstawić wideo lub edytować lub zmienić podpis, kliknij menu rozwijane Wstaw .

• Kliknij przycisk Wyślij.

Odpowiadanie na indywidualne wiadomości e-mail

Możesz odpowiadać na wiadomości e-mail wysłane w trybie jeden-na-jeden na osobisty adres e-mail lub wiadomości e-mail wysłane na adres e-mail zespołu w ramach wątku w skrzynce odbiorczej rozmów lub w dziale pomocy.

• Przejdź do swoich rekordów:
• Kontakt: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
• Firmy: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Firmy.
• Transakcje: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
• Zgłoszenia: Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Bilety.
• Obiekty niestandardowe: Na koncie HubSpot przejdź do Kontakt > [Obiekt niestandardowy]. Jeśli na koncie znajduje się więcej niż jeden obiekt niestandardowy, najedź kursorem na opcję Obiekty niestandardowe, a następnie wybierz obiekt niestandardowy, który chcesz wyświetlić.

• Kliknij nazwę rekordu.
• Znajdź wiadomość e-mail na osi czasu rekordu i kliknij przycisk Odpowiedz. Jeśli wątek obejmuje innego członka zespołu, kliknij Odpowiedz wszystkim, aby odpowiedzieć obu.

Uwaga: jeśli wiadomość e-mail została wysłana przez członka zespołu do kontaktu, kliknięcie przycisku Odpowiedz spowoduje wysłanie wiadomości e-mail tylko do członka zespołu, a nie do kontaktu.

• Aby wysłać wiadomość e-mail na określony adres e-mail, w polu Do kliknij nazwę, a następnie wybierz inny adres e-mail.
• Aby wysłać wiadomość e-mail z innego połączonego osobistego adresu e-mail lub adresu e-mail zespołu, w polu Od kliknij swój adres e-mail , a następnie wybierz inny połączony adres e-mail do wysłania. Nazwa w polu Od to nazwa użytkownika ustawiona w ustawieniach Profil i preferencje.

• Aby edytować skojarzenia, kliknij menu rozwijane Associated with w prawym dolnym rogu, a następnie zaznacz pole wyboru obok rekordów, do których ma być logowane Zaangażowanie e-mail.Aktywność e-mail będzie logować się do rekordów kontaktu, firmy, transakcji lub zgłoszeń wybranych z tego menu rozwijanego.

Uwaga: jeśli odpowiadasz na wiadomość e-mail, która jest częścią wątku w skrzynce odbiorczej rozmów i używasz adresu e-mail zespołu do udzielenia odpowiedzi, po wybraniu zgłoszenia z menu rozwijanego Associated with aktywność e-mail zostanie zarejestrowana w rekordzie zgłoszenia i pojawi się jako część wątku w skrzynce odbiorczej. W związku z tym wszystkie poprzednie wiadomości e-mail w wątku będą również powiązane z rekordem zgłoszenia.

• Skomponuj i sformatuj odpowiedź, a następnie kliknij Wyślij.

Przekazywanie pojedynczych wiadomości e-mail

Jeśli chcesz wysłać odpowiedź kontaktu do innego członka zespołu lub osoby spoza organizacji, możesz przekazać wiadomość e-mail z CRM.

• Przejdź do swoich rekordów:
• Kontakt: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
• Firmy: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Firmy.
• Transakcje: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
• Zgłoszenia: Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Bilety.
• Obiekty niestandardowe: Na koncie HubSpot przejdź do Kontakt > [Obiekt niestandardowy]. Jeśli na koncie znajduje się więcej niż jeden obiekt niestandardowy, najedź kursorem na opcję Obiekty niestandardowe, a następnie wybierz obiekt niestandardowy, który chcesz wyświetlić.

• Kliknij nazwę rekordu.
• Znajdź wiadomość e-mail na osi czasu rekordu i kliknij przycisk Przekaż dalej.

• W polu Do wprowadź adres e-mail odbiorcy.
• Kliknij przycisk Prześlij dalej.

Przekazana wiadomość e-mail pojawi się na osi czasu kontaktu, z "Email - Fwd" poprzedzającym wiersz tematu.

Wysyłanie i odpowiadanie na indywidualne wiadomości e-mail w aplikacji mobilnej HubSpot

Aby wysłać nową wiadomość e-mail do kontaktu w aplikacji mobilnej HubSpot:

• Otwórz aplikację HubSpot na swoim urządzeniu.
• Jeśli jakiekolwiek zadania na liście Nadchodzące zadania na stronie głównej aplikacji HubSpot są zadaniami e-mail powiązanymi z kontaktem z adresem e-mail, możesz dotknąć ikony e-mail email , aby utworzyć wiadomość e-mail do powiązanego kontaktu.

• Aby wysłać nową wiadomość e-mail do określonego kontaktu:
  • Stuknij Menu, a następnie stuknij Kontakt na lewym pasku bocznym.
  • Stuknij nazwę kontaktu, aby otworzyć jego rekord.
  • Poniżej zdjęcia kontaktu stuknij ikonę e-mail email.
  • W oknie tworzenia wiadomości e-mail wprowadź temat wiadomości e-mail i wprowadź dodatkowe kontakty w polu CC/BCC.
  • Możesz wprowadzić wiadomość e-mail od podstaw lub użyć szablonu wiadomości e-mail sprzedaży ze swojego konta. Aby użyć szablonu, kliknij opcję Użyj szablonu u góry, a następnie wybierz szablon z listy.
  • W dolnej części ekranu można dołączyć dodatkowe treści z urządzenia lub konta HubSpot:
    • Aby dołączyć pliki, dokumenty, obrazy lub inną zawartość z urządzenia, dotknij ikony załącznika attach, a następnie wybierz zawartość z galerii urządzenia.
    • Stuknij ikonęszablonów salesTemplates , aby użyć jednego z szablonów sprzedaży.
    • Aby dodać łącze do spotkania do wiadomości e-mail, dotknij ikony łącza do spotkania meetings, a następnie wybierz łącze do spotkania z listy.

• • • Stuknij ikonę Fragmenty textSnippet, aby dołączyć fragment do wiadomości e-mail.

• • • Stuknij ikonę błyskawicy dynamicFilter, aby skorzystać z asystenta SI, który pomoże Ci wygenerować treść wiadomości e-mail.
• 
  • Gdy będziesz gotowy do wysłania wiadomości e-mail, określ, czy chcesz wysłać ją natychmiast, czy zaplanować na późniejszą datę i godzinę:
    • Aby wysłać wiadomość e-mail natychmiast, stuknij Wyślij w prawym górnym rogu.
    • Aby zaplanować wysłanie wiadomości e-mail, stuknij ikonę down w dół obok opcji Wyślij w prawym górnym rogu, a następnie stuknij jedną z opcji. Kilka typowych godzin wysyłania jest dostępnych jako opcje domyślne lub możesz stuknąć opcję Niestandardowe , aby ręcznie określić datę i godzinę wysłania wiadomości e-mail.

Możesz także odpowiedzieć, odpowiedzieć wszystkim lub przekazać wiadomość e-mail bezpośrednio z osi czasu Rekord:

• Stuknij Menu, a następnie stuknij typ rekordu na lewym pasku bocznym (np. Kontakty, Transakcje, Firmy lub Zgłoszenia).
• Stuknij nazwę rekordu.
• Znajdź wiadomość e-mail na osi czasu, a następnie odpowiedz bezpośrednio lub najpierw przejrzyj wiadomość e-mail:
  • Aby odpowiedzieć bezpośrednio na wiadomość e-mail, dotknij trzech pionowych kropek verticalMenu w prawym górnym rogu karty wiadomości e-mail, a następnie dotknij opcji Odpowiedz lub Odpowiedz wszystkim.

• • Jeśli chcesz najpierw przejrzeć oryginalną wiadomość e-mail przed utworzeniem odpowiedzi lub przekazaniem jej dalej, stuknij wiadomość e-mail. Następnie w dolnej części ekranu stuknij opcję Odpowiedz, Odpowiedz wszystkim lub Prześlij dalej.

(Android)

Weryfikacja podstawy prawnej kontaktu do komunikacji

Gdy ustawienia prywatności danych są włączone, podstawa prawna kontaktu do komunikacji musi zostać zweryfikowana, zanim będzie można wysłać do niego wiadomość e-mail typu one-to-one za pośrednictwem HubSpot. Możesz to zrobić, dodając subskrypcję lub podając jednorazową podstawę prawną.

Uwaga: odkąd RODO weszło w życie 25 maja 2018 r., jeśli kontakt globalnie zrezygnował z otrzymywania wiadomości e-mail, użytkownik musi podać kontaktowi jednorazową podstawę prawną do komunikacji przed wysłaniem mu wiadomości e-mail z CRM, nawet jeśli ustawienia prywatności danych nie są włączone na koncie, z którego wysyła. Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail z rekordu zgłoszenia, możliwe jest wysłanie wiadomości e-mail do kontaktu, który nie ma podstawy prawnej, ponieważ wiadomości e-mail wysyłane z rekordów zgłoszeń są uważane za wiadomości transakcyjne.

• Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
• Kliknij nazwę rekordu.
• W lewym panelu kliknij ikonę email Email.
• W wyskakującym pytaniu potwierdź podstawę prawną kontaktu do komunikacji:
  • Dodaj subskrypcję: kliknij, aby ustawić typ subskrypcji. Daje to podstawę prawną do komunikowania się i umożliwia dodanie subskrypcji Jeden do jednego dla kontaktu, dzięki czemu można wysyłać mu wiadomości e-mail jeden do jednego z CRM w przyszłości.
  • Uwaga: opcja Subskrypcja nie będzie dostępna, jeśli kontakt zrezygnował z komunikacji e-mail. W takich przypadkach można im przekazać tylko jednorazową podstawę prawną i tylko dla transakcyjnych, niekomercyjnych wiadomości e-mail.
  • Podaj jednorazową podstawę prawną: kliknij, aby przypisać podstawę prawną i wyjaśnić, dlaczego możesz komunikować się z kontaktem, aby wysłać mu wiadomość e-mail. Ta opcja jest przydatna, gdy musisz komunikować się z tym kontaktem tylko raz, na przykład gdy wysyłasz mu e-mail z umową lub fakturą.

• Po zweryfikowaniu podstawy prawnej można kontynuować pisanie wiadomości e-mail.