Wysyłanie i odpowiadanie na indywidualne wiadomości e-mail

Możesz wysyłać wiadomości e-mail do poszczególnych kontaktów w HubSpot z rekordu kontaktu lub z powiązanego rekordu firmy, transakcji, biletu lub obiektu niestandardowego. Możesz także odpowiadać na wiadomości e-mail wysłane na osobisty adres e-mail lub na adres e-mail zespołu połączony ze skrzynką odbiorczą konwersacji z poziomu osi czasu rekordu.

Uwaga: do wysyłania wiadomości e-mail za pośrednictwem CRM wymagana jest podłączona skrzynka odbiorcza. Dowiedz się, jak podłączyć skrzynkę odbiorczą.

Wysyłanie indywidualnych wiadomości e-mail

• Przejdź do swoich rekordów:
  • Kontakty: Na koncie HubSpot przejdź do Kontakty > Kontakty.
  • Firmy: Na koncie HubSpot przejdź do Kontakty > Firmy.
  • Oferty: Na koncie HubSpot przejdź do Sprzedaż > Transakcje.
  • Bilety: Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Zgłoszenia.
  • Obiekty niestandardowe: Na koncie HubSpot przejdź do Kontakty > [Obiekt niestandardowy]. Jeśli na koncie znajduje się więcej niż jeden obiekt niestandardowy, najedź kursorem na opcję Obiekty niestandardowe, a następnie wybierz obiekt niestandardowy, który chcesz wyświetlić.

• Kliknij nazwę rekordu.
• W lewym panelu kliknij ikonę email Email.
• W wyskakującym okienku wpisz swój adres e-mail. Jeśli ustawienie funkcji RODO jest włączone, apodstawa prawnakontaktu do komunikacji nie została zweryfikowana, należy ją zweryfikować przed wysłaniem wiadomości e-mail.
  • Aby wysłać wiadomość e-mail na określony adres e-mail, w polu Do kliknij menu rozwijane nazwy, a następnie wybierz inny adres e-mail powiązany z kontaktem.
  • Aby wysłać wiadomość e-mail z innego połączonego osobistego adresu e-mail lub adresu e-mail zespołu, w polu Od kliknij swój adres e-mail , a następnie wybierz inny połączony adres e-mail do wysłania. Nazwa w polu Od to nazwa użytkownika ustawiona w ustawieniach Profil i preferencje.

Uwaga: funkcja Od nazwy nie jest obsługiwana w przypadku skrzynek odbiorczych połączonych z usługą Office 365.

• • Aby edytować skojarzenia, kliknij menu rozwijane Associated with w prawym dolnym rogu, a następnie zaznacz pole wyboru obok rekordów, do których ma być logowana aktywność e-mail.Aktywność e-mail będzie rejestrowana w rekordach kontaktów, firm, transakcji lub biletów wybranych z tego menu rozwijanego.

• • Wprowadź temat wiadomości e-mail.
  • Wpisz treść wiadomości. Na górnym pasku narzędzi:
    • Kliknij Szablony, aby wstawić szablon wiadomości e-mail.
    • Kliknij Sekwencje, aby zarejestrować kontakt w sekwencji.
    • Kliknij opcję Dokumenty, aby wstawić dokument sprzedaży.
    • Kliknij opcję Spotkania, aby wstawić łącze do harmonogramu lub proponowane godziny spotkań.
    • Kliknij Quotes, aby udostępnić informacje o cenach.
  • Aby zmodyfikować tekst, użyj opcji formatowania w dolnej części okna edycji.
  • Aby edytować styl i rozmiar czcionki lub wyrównanie tekstu, kliknij menu rozwijane Więcej .
  • Aby dodać tekst z hiperłączem, kliknij ikonę łącza link.
  • Aby dodać obraz, kliknij ikonę obrazu insertImage.
  • Aby załączyć plik, kliknij ikonę spinacza attach.
  • Aby wstawić fragmenty, dodać linki do bazy wiedzy( tylkoService Hub ), wstawić wideo lub edytować podpis, kliknij menu rozwijane Wstaw .

• Kliknij przycisk Wyślij.

Odpowiadanie na indywidualne wiadomości e-mail

Możesz odpowiadać na indywidualne wiadomości e-mail wysłane na osobisty adres e-mail lub wiadomości e-mail wysłane na adres e-mail zespołu jako część wątku w skrzynce odbiorczej konwersacji.

• Przejdź do swoich rekordów:
• Kontakty: Na koncie HubSpot przejdź do Kontakty > Kontakty.
• Firmy: Na koncie HubSpot przejdź do Kontakty > Firmy.
• Oferty: Na koncie HubSpot przejdź do Sprzedaż > Transakcje.
• Bilety: Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Zgłoszenia.
• Obiekty niestandardowe: Na koncie HubSpot przejdź do Kontakty > [Obiekt niestandardowy]. Jeśli na koncie znajduje się więcej niż jeden obiekt niestandardowy, najedź kursorem na opcję Obiekty niestandardowe, a następnie wybierz obiekt niestandardowy, który chcesz wyświetlić.

• Kliknij nazwę rekordu.
• Znajdź wiadomość e-mail na osi czasu rekordu i kliknij przycisk Odpowiedz. Jeśli wątek obejmuje innego członka zespołu, kliknij Odpowiedz wszystkim, aby odpowiedzieć obu.

Uwaga: jeśli wiadomość e-mail została wysłana przez członka zespołu do kontaktu, kliknięcie przycisku Odpowiedz spowoduje wysłanie wiadomości e-mail tylko do członka zespołu, a nie do kontaktu.

• Aby wysłać wiadomość e-mail na określony adres e-mail, w polu Do kliknij nazwę, a następnie wybierz inny adres e-mail.
• Aby wysłać wiadomość e-mail z innego połączonego osobistego adresu e-mail lub adresu e-mail zespołu, w polu Od kliknij swój adres e-mail , a następnie wybierz inny połączony adres e-mail, z którego chcesz wysłać wiadomość. Nazwa w polu Od to nazwa użytkownika ustawiona w ustawieniach Profil i preferencje.

• Aby edytować skojarzenia, kliknij menu rozwijane Associated with w prawym dolnym rogu, a następnie zaznacz pole wyboru obok rekordów, do których ma być logowana aktywność e-mail.Aktywność e-mail będzie rejestrowana w rekordach kontaktów, firm, transakcji lub biletów wybranych z tego menu rozwijanego .

Uwaga: jeśli odpowiadasz na wiadomość e-mail, która jest częścią wątku w skrzynce odbiorczej konwersacji i używasz adresu e-mail zespołu do udzielenia odpowiedzi, po wybraniu zgłoszenia z menu rozwijanego Associated with aktywność e-mail zostanie zarejestrowana w rekordzie zgłoszenia i pojawi się jako część wątku w skrzynce odbiorczej. W związku z tym wszystkie poprzednie wiadomości e-mail w wątku będą również powiązane z rekordem zgłoszenia.

• Utwórz i sformatuj odpowiedź, a następnie kliknij przycisk Wyślij.

Przekazywanie pojedynczych wiadomości e-mail

Jeśli chcesz wysłać odpowiedź kontaktu do innego członka zespołu lub osoby spoza organizacji, możesz przekazać wiadomość e-mail z CRM.

• Przejdź do swoich rekordów:
• Kontakty: Na koncie HubSpot przejdź do Kontakty > Kontakty.
• Firmy: Na koncie HubSpot przejdź do Kontakty > Firmy.
• Oferty: Na koncie HubSpot przejdź do Sprzedaż > Transakcje.
• Bilety: Na koncie HubSpot przejdź do Obsługa klienta > Zgłoszenia.
• Obiekty niestandardowe: Na koncie HubSpot przejdź do Kontakty > [Obiekt niestandardowy]. Jeśli na koncie znajduje się więcej niż jeden obiekt niestandardowy, najedź kursorem na opcję Obiekty niestandardowe, a następnie wybierz obiekt niestandardowy, który chcesz wyświetlić.

• Kliknij nazwę rekordu.
• Znajdź wiadomość e-mail na osi czasu rekordu i kliknij przycisk Przekaż dalej.

• W polu Do wprowadź adres e-mail odbiorcy.
• Kliknij przycisk Dalej.

Przekazana wiadomość e-mail pojawi się na osi czasu kontaktu, z "Fwd" poprzedzającym wiersz tematu.

Wysyłanie i odpowiadanie na indywidualne wiadomości e-mail w aplikacji mobilnej HubSpot

Aby wysłać nową wiadomość e-mail do kontaktu w aplikacji mobilnej HubSpot:

• Otwórz aplikację HubSpot na swoim urządzeniu.
• Jeśli jakiekolwiek zadania na liście Nadchodzące zadania na stronie głównej aplikacji HubSpot są zadaniami e-mail powiązanymi z kontaktem z adresem e-mail, możesz dotknąć ikony e-mail email , aby utworzyć wiadomość e-mail do powiązanego kontaktu.

• Aby wysłać nową wiadomość e-mail do określonego kontaktu:
  • Stuknij Menu, a następnie stuknij Kontakty na lewym pasku bocznym.
  • Stuknij nazwę kontaktu, aby otworzyć jego rekord.
  • Poniżej zdjęcia kontaktu stuknij ikonę e-mail email.
  • W oknie tworzenia wiadomości e-mail wprowadź temat wiadomości e-mail i wprowadź dodatkowe kontakty w polu CC/BCC.
  • Możesz wprowadzić wiadomość e-mail od podstaw lub użyć szablonu wiadomości e-mail sprzedaży ze swojego konta. Aby użyć szablonu, kliknij opcję Użyj szablonu u góry, a następnie wybierz szablon z listy.
  • Aby dodać link do spotkania do wiadomości e-mail, kliknij Wstaw link do spotkania u góry, a następnie wybierz link do spotkania z listy.
  • Gdy będziesz gotowy do wysłania wiadomości e-mail, stuknij Wyślij w prawym górnym rogu.

(Android)

Możesz także odpowiedzieć na wiadomość e-mail bezpośrednio z osi czasu nagrania:

• Stuknij Menu, a następnie stuknij typ rekordu na lewym pasku bocznym (np. Kontakty, Transakcje, Firmy lub Bilety).
• Stuknij nazwę rekordu.
• Aby odpowiedzieć na konkretną wiadomość e-mail, znajdź ją na osi czasu.
  • Aby odpowiedzieć bezpośrednio na wiadomość e-mail, dotknij trzech pionowych kropek verticalMenu w prawym górnym rogu karty wiadomości e-mail, a następnie dotknij opcji Odpowiedz lub Odpowiedz wszystkim.

• • Jeśli chcesz najpierw przejrzeć oryginalną wiadomość e-mail przed utworzeniem odpowiedzi, stuknij wiadomość e-mail. Następnie w dolnej części ekranu stuknij opcję Odpowiedz lub Odpowiedz wszystkim.

(iOS)

(Android)

• Po zakończeniu redagowania odpowiedzi kliknij przycisk Wyślij w prawym górnym rogu.

Weryfikacja podstawy prawnej kontaktu do komunikacji

Gdy ustawienie RODO jest włączone, podstawa prawnakontaktu do komunikacji musi zostać zweryfikowana, zanim będzie można wysłać mu indywidualną wiadomość e-mail za pośrednictwem HubSpot. Można to zrobić, dodając subskrypcję lub podając jednorazową podstawę prawną.

Uwaga: odkąd RODO weszło w życie 25 maja 2018 r., jeśli kontakt globalnie zrezygnował z otrzymywania wiadomości e-mail, użytkownik musi podać kontaktowi jednorazową podstawę prawną do komunikacji przed wysłaniem mu wiadomości e-mail z CRM, nawet jeśli funkcja RODO nie jest włączona na koncie, z którego wysyła. Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail z rekordu zgłoszenia, możliwe jest wysłanie wiadomości e-mail do kontaktu, który nie ma podstawy prawnej, ponieważ wiadomości e-mail wysyłane z rekordów zgłoszeń są uważane za wiadomości transakcyjne.

• Na koncie HubSpot przejdź do Kontakty > Kontakty.
• Kliknij nazwę rekordu.
• W lewym panelu kliknij ikonę email Email.
• W wyskakującym okienku potwierdź podstawę prawną kontaktu do komunikacji:
  • Dodaj subskrypcję: kliknij, aby ustawić typ subskrypcji. Daje to podstawę prawną do komunikowania się i umożliwia dodanie subskrypcji Jeden do jednego dla kontaktu, dzięki czemu można wysyłać im wiadomości e-mail jeden do jednego z CRM w przyszłości.
  • Uwaga: opcja Dodaj subskrypcję nie będzie dostępna, jeśli kontakt zrezygnował z wszelkiej komunikacji e-mail. W takich przypadkach można podać tylko jednorazową podstawę prawną i tylko dla transakcyjnych, niekomercyjnych wiadomości e-mail.
  • Podaj jednorazową podstawę prawną: kliknij, aby przypisać podstawę prawną i wyjaśnić, dlaczego możesz komunikować się z kontaktem, aby wysłać mu wiadomość e-mail. Ta opcja jest przydatna, gdy musisz komunikować się z tym kontaktem tylko raz, na przykład gdy wysyłasz mu e-mail z umową lub fakturą.

• Po zweryfikowaniu podstawy prawnej można kontynuować pisanie wiadomości e-mail.