Verzenden en beantwoorden van één-op-één e-mails

U kunt een e-mail sturen naar individuele contactpersonen in HubSpot vanuit het contactrecord of vanuit het bijbehorende bedrijf, de deal of het ticketrecord. U kunt ook antwoorden op e-mails in HubSpot vanuit de tijdlijn van het record.

Let op: een aangesloten inbox is vereist om e-mails via het CRM te verzenden. Leer hoe u uw inbox kunt verbinden.

Eén-op-één-e-mails versturen

• Navigeer in uw HubSpot account naar uw contacten, bedrijven, deals of tickets.
• Klik op de naam van een record.
• Klik in het linkerpaneel op het pictogram E-mail.
• Schrijf uw e-mail in het pop-upvenster. Als de GDPR-functionaliteit is ingeschakeld en de wettige basis van de contactpersoon om te communiceren niet is gevalideerd, moet u deze valideren voordat u de e-mail verzendt.
  • Om de e-mail naar een specifiek e-mailadres te sturen, klikt u in het Aan-veld op het keuzemenu met de naam en selecteert u vervolgens een ander e-mailadres dat aan de contactpersoon is gekoppeld.
  • Om de e-mail vanaf een ander, door u verbonden e-mailadres te verzenden, klikt u in het veld Van op uw e-mailadres en selecteert u vervolgens een ander adres vanwaar u de e-mail wilt verzenden. De naam in het veld Van is de gebruikersnaam die is ingesteld in uw Profiel- & Voorkeureninstellingen.
  • Voer een onderwerp in voor uw e-mail.
  • Typ de inhoud van uw bericht. In de bovenste werkbalk:
    • Klik op Sjablonen om een e-mailsjabloon in te voegen.
    • Klik op Sequenties om het contact in een volgorde in te schrijven.
    • Klik op Documenten om een verkoopdocument in te voegen.
    • Klik op Meetings om een vergaderingslink in te voegen.
    • Klik op Offertes om prijsinformatie te delen.
  • Om de tekst te wijzigen, gebruikt u de opmaakopties onderaan het bewerkingsvenster.
  • Om de letterstijl en -grootte of de uitlijning van de tekst te bewerken, klikt u op het vervolgkeuzemenu Meer.
  • Om een hyperlink toe te voegen, klikt u op het linkpictogram.
  • Om een afbeelding toe te voegen, klikt u op het pictogram InsertImage image (Afbeelding invoegen).
  • Om een bestand bij te voegen, klikt u op het pictogram met de paperclip als bijlage.
  • Om fragmenten in te voegen, voegt u links toe aan uw kennisbank (Service Hub alleen), voeg een video in, of bewerk uw handtekening, klik op het vervolgkeuzemenu "Invoegen".

• Klik op Verzenden.

Antwoord op één-op-één e-mails

• In uw HubSpot account, navigeert u naar uw contacten, bedrijven, deals of tickets.
• Klik op de naam van een record.
• Zoek de e-mail op de tijdlijn van het record en klik op Reply. Als de thread een ander lid van uw team bevat, klikt u op Reply all om op beide te antwoorden.

Let op: als de e-mail van uw teamlid naar de contactpersoon gaat, wordt de e-mail alleen naar uw teamlid gestuurd als u op Reply klikt, en niet naar de contactpersoon.

• Om de e-mail naar een specifiek e-mailadres te verzenden, klikt u in het veld Aan op de naam en selecteert u vervolgens een ander e-mailadres.
• Om de e-mail te verzenden vanaf een ander door u verbonden e-mailadres, klikt u in het veld Van op uw e-mailadres en selecteert u vervolgens een ander verbonden e-mailadres om te verzenden. De naam in het veld Van is de gebruikersnaam die is ingesteld in uw Profiel- & Voorkeureninstellingen.
• Stel uw antwoord samen en formatteer het, klik dan op Verzenden.

Eén-op-één-e-mails doorsturen

Als u het antwoord van een contactpersoon naar een ander lid van uw team of iemand buiten uw organisatie moet sturen, kunt u de e-mail vanuit het CRM doorsturen.

• In uw HubSpot account navigeert u naar uw contactpersonen, bedrijven, deals of tickets.
• Klik op de naam van een record.
• Zoek de e-mail op de recordtijdlijn en klik op Doorsturen.

• In het veld To voert u het e-mailadres van de ontvanger in.
• Klik op Doorsturen.

De doorgestuurde e-mail verschijnt op de tijdlijn van de contactpersoon, met 'Fwd' voor de onderwerpregel.

Stuur één-op-één e-mails in de mobiele app HubSpot

• Open de HubSpot app op uw toestel.
• Tik in het onderste navigatiemenu op Contacten.
• Tik op de naam van een contactpersoon om zijn of haar record te openen.
• Klik onder de foto van de contactpersoon op het e-mail icoontje.
• Voer in het venster voor de samenstelling van de e-mail een onderwerpregel in voor uw e-mail en voer eventuele extra contactpersonen in het CC/BCC-veld in.
• U kunt een e-mailbericht vanaf nul invoeren, of u kunt een verkoop-e-mailsjabloon van uw account gebruiken. Om een sjabloon te gebruiken, klikt u bovenaan op Sjabloon gebruiken en selecteert u vervolgens een sjabloon uit de lijst.
• Om een vergaderingslink aan de e-mail toe te voegen, klikt u bovenaan op Voeg een vergaderingslink toe en selecteert u vervolgens een vergaderingslink uit de lijst.
• Wanneer u klaar bent om uw e-mail te versturen, klikt u rechtsboven op Verzenden.

(Android)

Valideer de wettige basis van uw contactpersoon om te communiceren

Wanneer uw GDPR-instelling is ingeschakeld, zijn de contactpersonen wettelijke basis om te communiceren moet worden gevalideerd voordat u ze een een-op-een e-mail kunt sturen via HubSpot. U kunt dit doen door een abonnement toe te voegen of een eenmalige wettelijke basis te geven.

Let op: sinds de inwerkingtreding van GDPR op 25 mei 2018, moet een gebruiker, als een contactpersoon zich wereldwijd heeft afgemeld voor e-mail, het contact een eenmalige wettelijke basis geven om te communiceren voordat hij/zij een een-op-een e-mail vanuit de CRM verstuurt, zelfs als de GDPR-functionaliteit niet is ingeschakeld in het account van waaruit hij/zij stuurt. Als u een e-mail stuurt vanuit een ticketrecord, is het mogelijk om een e-mail te sturen naar een uitgeschreven contactpersoon die geen wettelijke basis heeft, omdat e-mails die vanuit ticketrecords worden verstuurd, worden beschouwd als transactie-e-mails.

• Navigeer in uw HubSpot account naar Contactpersonen > Contactpersonen.
• Klik op de naam van het record.
• Klik in het linkerpaneel op het pictogram E-mail.
• Valideer in het pop-upvenster de rechtmatige basis van de contactpersoon om te communiceren:
  • Abonnement toevoegen: klik om een abonnementstype in te stellen. Dit geeft u een wettige basis om te communiceren en stelt u in staat om het Eén op één abonnement voor de contactpersoon toe te voegen, zodat u ze één op één e-mails vanuit het CRM kunt sturen.
  • Let op: de optie Abonnement toevoegen is niet beschikbaar als de contactpersoon zich heeft afgemeld voor alle e-mailcommunicatie. In deze gevallen kunt u ze alleen een eenmalige juridische basis geven en voor alleen transactionele, niet-commerciële e-mails.
  • Geef een eenmalige wettelijke basis: klik om een wettelijke basis toe te wijzen en leg uit waarom u met de contactpersoon mag communiceren, zodat u hem of haar de e-mail kunt sturen. Deze optie is handig wanneer u slechts één keer met deze contactpersoon hoeft te communiceren, zoals wanneer u hen een contract of een factuur per e-mail stuurt.

• Zodra de wettige basis is gevalideerd, kunt u doorgaan met het schrijven van uw e-mail.