Eén-op-één e-mails verzenden en beantwoorden

Je kunt een e-mail sturen naar individuele contactpersonen in HubSpot vanuit het contactrecord of vanuit het gekoppelde bedrijfs-, deal-, ticket- of aangepaste objectrecord. Je kunt ook e-mails beantwoorden die zijn verzonden naar een persoonlijk e-mailadres of naar een team e-mailadres dat is gekoppeld aan de conversatie inbox vanuit de record tijdlijn.

Let op: een verbonden inbox is vereist om e-mails te versturen via de CRM. Ontdek hoe u uw inbox aansluit.

Eén-op-één e-mails versturen

• Navigeer naar je gegevens:
  • Contacten: Ga in je HubSpot account naar Contactpersonen > Contactpersonen.
  • Bedrijven: Ga in je HubSpot account naar Contactpersonen > Bedrijven.
  • Aanbiedingen: Ga in je HubSpot account naar Sales > Deals.
  • Tickets: Ga in je HubSpot account naar Service > Tickets.
  • Aangepaste objecten: Navigeer in uw HubSpot-account naar Contacten > [Aangepast object]. Als je account meer dan één aangepast object heeft, ga dan met de muis over Aangepaste objecten en selecteer vervolgens het aangepaste object dat je wilt bekijken.

• Klik op de naam van een record.
• Klik in het linkerpaneel op het pictogram email E-mail.
• Schrijf je e-mail in het pop-upvenster. Als de instelling van de GDPR-functionaliteit is ingeschakeld ende wettelijke basisvan de contactpersoon om te communiceren niet is gevalideerd, moet u deze valideren voordat u de e-mail verzendt.
  • Als u de e-mail naar een specifiek e-mailadres wilt verzenden, klikt u in het veld Aan op het vervolgkeuzemenu Naam en selecteert u een ander e-mailadres dat aan de contactpersoon is gekoppeld.
  • Als u de e-mail vanaf een ander persoonlijk e-mailadres of een e-mailadres van het team wilt verzenden, klikt u in het veld Van op uw e-mailadres en selecteert u vervolgens een ander e-mailadres waarvan u de e-mail wilt verzenden. De naam in het veld Van is de gebruikersnaam die is ingesteld in je profiel- en voorkeureninstellingen.

Let op: de functie Van naam wordt niet ondersteund voor Office 365 verbonden inboxen.

• • Om de koppelingen te bewerken, klikt u op het Gekoppeld aan dropdownmenu rechtsonder en selecteert u het selectievakje naast de records waarnaar u wilt dat de e-mailactiviteit zich aanmeldt.De e-mailactiviteit wordt gekoppeld aan de contact-, bedrijfs-, deal- of ticketrecords die u in dit vervolgkeuzemenu hebt geselecteerd.

• • Voer een onderwerp in voor je e-mail.
  • Typ de inhoud van je bericht. In de bovenste werkbalk:
    • Klik op Sjablonen om een e-mailsjabloon in te voegen.
    • Klik op Sequenties om de contactpersoon in een reeks in te schrijven.
    • Klik op Documenten om een verkoopdocument in te voegen.
    • Klik op Vergaderingen om een planningslink of voorgestelde vergadertijden in te voegen.
    • Klik op Offertes om prijsinformatie te delen.
  • Gebruik de opmaakopties onder in het bewerkingsvenster om de tekst aan te passen.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Meer om de letterstijl en -grootte of de tekstuitlijning te bewerken.
  • Klik op het pictogram link link om tekst met een hyperlink toe te voegen.
  • Klik op het pictogram insertImage om een afbeelding toe te voegen.
  • Klik op het pictogram attach paperclip om een bestand bij te voegen.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Invoegen om knipsels in te voegen, koppelingen naar uw kennisbank toe te voegen( alleenService Hub ), een video in te voegen of uw handtekening te bewerken.

• Klik op Verzenden.

Eén-op-één e-mails beantwoorden

Je kunt één-op-één e-mails beantwoorden die naar een persoonlijk e-mailadres zijn gestuurd, of e-mails die naar een team e-mailadres zijn gestuurd als onderdeel van een thread in de conversatie-inbox.

• Navigeer naar je gegevens:
• Contacten: Ga in je HubSpot account naar Contactpersonen > Contactpersonen.
• Bedrijven: Ga in je HubSpot account naar Contactpersonen > Bedrijven.
• Aanbiedingen: Ga in je HubSpot account naar Sales > Deals.
• Tickets: Ga in je HubSpot account naar Service > Tickets.
• Aangepaste objecten: Navigeer in je HubSpot-account naar Contacten > [Aangepast object]. Als je account meer dan één aangepast object heeft, ga dan met de muis over Aangepaste objecten en selecteer vervolgens het aangepaste object dat je wilt bekijken.

• Klik op de naam van een record.
• Zoek de e-mail op de recordtijdlijn en klik op Beantwoorden. Als de thread ook een ander lid van je team bevat, klik dan op Reply all om beide te beantwoorden.

Let op: als de e-mail van je teamlid naar de contactpersoon gaat, stuur je de e-mail door op Beantwoorden te klikken alleen naar je teamlid en niet naar de contactpersoon.

• Om de e-mail naar een specifiek e-mailadres te sturen, klik je in het veld Aan op de naam en selecteer je vervolgens een ander e-mailadres.
• Om de e-mail vanaf een ander verbonden persoonlijk e-mailadres of een team e-mailadres te verzenden, klik je in het veld Van op je e-mailadres en selecteer je vervolgens een ander verbonden e-mailadres om de e-mail vanaf te verzenden. De naam in het veld Van is de gebruikersnaam die is ingesteld in je profiel- en voorkeureninstellingen.

• Om de koppelingen te bewerken, klikt u op het Gekoppeld aan dropdownmenu rechtsonder en selecteert u het selectievakje naast de records waarnaar u wilt dat de e-mailactiviteit zich aanmeldt.De e-mailactiviteit wordt gekoppeld aan de contact-, bedrijfs-, deal- of ticketrecords die u in dit vervolgkeuzemenu hebt geselecteerd.

Let op: als je antwoordt op een e-mail die deel uitmaakt van een thread in de inbox van conversaties en je gebruikt een e-mailadres van het team om te antwoorden, als je een ticket selecteert in het keuzemenu Gekoppeld aan wordt de e-mailactiviteit gekoppeld aan het ticketrecord en weergegeven als onderdeel van de thread in de inbox. Daarom worden alle eerdere e-mails in de thread ook geassocieerd met het ticketrecord.

• Schrijf en formatteer je antwoord en klik op Verzenden.

Eén-op-één e-mails doorsturen

Als je het antwoord van een contactpersoon naar een ander lid van je team of iemand buiten je organisatie moet sturen, kun je de e-mail doorsturen vanuit het CRM.

• Navigeer naar je gegevens:
• Contacten: Ga in je HubSpot account naar Contactpersonen > Contactpersonen.
• Bedrijven: Ga in je HubSpot account naar Contactpersonen > Bedrijven.
• Aanbiedingen: Ga in je HubSpot account naar Sales > Deals.
• Tickets: Ga in je HubSpot account naar Service > Tickets.
• Aangepaste objecten: Navigeer in je HubSpot-account naar Contacten > [Aangepast object]. Als je account meer dan één aangepast object heeft, ga dan met de muis over Aangepaste objecten en selecteer vervolgens het aangepaste object dat je wilt bekijken.

• Klik op de naam van een record.
• Zoek de e-mail op de recordtijdlijn en klik op Doorsturen.

• Voer in het veld Aan het e-mailadres van de ontvanger in.
• Klik op Doorgaan.

De doorgestuurde e-mail verschijnt op de tijdlijn van de contactpersoon, met 'Fwd' voor de onderwerpregel.

Eén-op-één e-mails verzenden en beantwoorden in de HubSpot mobiele app

Een nieuwe e-mail naar een contact verzenden in de HubSpot mobiele app:

• Open de HubSpot app op je apparaat.
• Als taken in de lijst Komende taken op de startpagina van de HubSpot app e-mailtaken zijn die zijn gekoppeld aan een contactpersoon met een e-mailadres, dan kun je op het e-mailpictogram email tikken om een e-mail samen te stellen naar de gekoppelde contactpersoon.

• Een nieuwe e-mail naar een specifieke contactpersoon sturen:
  • Tik op Menu en vervolgens op Contacten in de linkerzijbalk.
  • Tik op de naam van een contact om zijn of haar gegevens te openen.
  • Tik onder de foto van de contactpersoon op het pictogram email e-mail.
  • Voer in het venster E-mailcompositie een onderwerp in voor uw e-mail en voer eventuele extra contactpersonen in het CC/BCC-veld in.
  • Je kunt een e-mailbericht vanaf nul invoeren of je kunt een verkoop e-mailsjabloon uit je account gebruiken. Om een sjabloon te gebruiken, klik je bovenaan op Sjabloon gebruiken en selecteer je vervolgens een sjabloon uit de lijst.
  • Om een vergaderingslink aan de e-mail toe te voegen, klik je bovenaan op Voeg vergaderingslink in en selecteer je een vergaderingslink uit de lijst.
  • Als u klaar bent om uw e-mail te verzenden, tikt u op Verzenden in de rechterbovenhoek.

(Android)

Je kunt een e-mail ook rechtstreeks vanuit een recordtijdlijn beantwoorden:

• Tik op Menu en vervolgens op het recordtype in de linkerzijbalk (bijvoorbeeld Contacten, Deals, Bedrijven of Tickets).
• Tik op de recordnaam.
• Als u een specifieke e-mail wilt beantwoorden of beantwoorden, zoekt u de e-mail op de tijdlijn.
  • Om de e-mail direct te beantwoorden, tikt u op de drie verticale punten verticalMenu rechtsboven in de e-mailkaart en tikt u vervolgens op Beantwoorden of Alles beantwoorden.

• • Als u eerst de oorspronkelijke e-mail wilt bekijken voordat u uw antwoord opstelt, tikt u op de e-mail. Tik vervolgens onder in het scherm op Beantwoorden of Alles beantwoorden.

(iOS)

(Android)

• Als je klaar bent met het opstellen van je antwoord, klik je rechtsboven op Verzenden .

Bevestig de wettelijke basis van uw contactpersoon om te communiceren

Als je GDPR-instelling is ingeschakeld, moet de wettelijke basisvan de contactpersoon om te communiceren worden gevalideerd voordat je ze een één-op-één e-mail kunt sturen via HubSpot. Je kunt dit doen door een abonnement toe te voegen of een eenmalige wettelijke basis op te geven.

Let op: sinds de GDPR op 25 mei 2018 van kracht is geworden, moet een gebruiker, als een contactpersoon zich wereldwijd heeft afgemeld voor e-mail, het contact een eenmalige rechtsgrondslag geven om te communiceren voordat hij of zij een een-op-een e-mail vanuit de CRM verstuurt, zelfs als de GDPR-functionaliteit niet is ingeschakeld in de account van waaruit wordt verzonden. Als je een e-mail verstuurt vanuit een ticketrecord, is het mogelijk om een e-mail te sturen naar een uitgeschreven contactpersoon zonder rechtsgrondslag, omdat e-mails die vanuit ticketrecords worden verstuurd, worden beschouwd als transactie-e-mails.

• Ga in je HubSpot account naar Contactpersonen > Contactpersonen.
• Klik op de naam van het record.
• Klik in het linkerpaneel op het pictogram email E-mail.
• Bevestig in het pop-upvenster de wettelijke basis van de contactpersoon om te communiceren:
  • Abonnement toevoegen: klik om een abonnementstype in te stellen. Dit geeft u een wettelijke basis om te communiceren en stelt u in staat om het One to one-abonnement voor de contactpersoon toe te voegen, zodat u hem of haar voortaan één-op-één e-mails kunt sturen vanuit het CRM.
  • Let op: de optie Abonnement toevoegen is niet beschikbaar als de contactpersoon zich heeft afgemeld voor alle e-mailcommunicatie. In deze gevallen kun je ze alleen een eenmalige wettelijke basis geven en alleen voor transactionele, niet-commerciële e-mails.
  • Eenmalige rechtsgrondslag geven: klik om een rechtsgrondslag toe te wijzen en uit te leggen waarom u met de contactpersoon mag communiceren zodat u hem of haar de e-mail kunt sturen. Deze optie is handig als je maar één keer met deze contactpersoon hoeft te communiceren, bijvoorbeeld als je hem een contract of een factuur mailt.

• Zodra de wettelijke basis is gevalideerd, kunt u doorgaan met het schrijven van uw e-mail.