Eén-op-één e-mails verzenden en beheren

Je kunt een e-mail sturen naar individuele contactpersonen in HubSpot vanuit het contactrecord of vanuit het gekoppelde bedrijfs-, deal-, ticket- of aangepaste objectrecord. Je kunt ook e-mails beantwoorden die zijn verzonden naar een persoonlijk e-mailadres of naar een team e-mailadres dat is gekoppeld aan de conversatie inbox vanuit de record tijdlijn.

Let op: een verbonden inbox is vereist om e-mails te versturen via de CRM. Ontdek hoe u uw inbox aansluit.

Eén-op-één e-mails versturen

• Navigeer naar je gegevens:
  • Contacten: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
  • Bedrijven: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
  • Aanbiedingen: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
  • Tickets: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
  • Aangepaste objecten: Navigeer in uw HubSpot-account naar Contacten > [Aangepast object]. Als je account meer dan één aangepast object heeft, ga dan met de muis over Aangepaste objecten en selecteer vervolgens het aangepaste object dat je wilt bekijken.

• Klik op de naam van een record.
• Klik in het linkerpaneel op het pictogram email E-mail.
• Schrijf uw e-mail in het pop-upvenster. Als de instellingen voor gegevensprivacy zijn ingeschakeld ende wettelijke basisvan de contactpersoon om te communiceren niet is gevalideerd, moet u deze valideren voordat u de e-mail verzendt.
  • Als u de e-mail naar een specifiek e-mailadres wilt verzenden, klikt u in het veld Aan op het vervolgkeuzemenu Naam en selecteert u een ander e-mailadres dat aan de contactpersoon is gekoppeld.
  • Als u de e-mail vanaf een ander persoonlijk e-mailadres of een e-mailadres van het team wilt verzenden, klikt u in het veld Van op uw e-mailadres en selecteert u vervolgens een ander e-mailadres waarvan u de e-mail wilt verzenden. De naam in het veld Van is de gebruikersnaam die is ingesteld in je profiel- en voorkeureninstellingen.

• • Om de koppelingen te bewerken, klikt u op het Gekoppeld aan dropdownmenu rechtsonder en selecteert u het selectievakje naast de records waarnaar u wilt dat de e-mailactiviteit zich aanmeldt.De e-mailactiviteit wordt gekoppeld aan de contact-, bedrijfs-, deal- of ticketrecords die u in dit vervolgkeuzemenu hebt geselecteerd.

• • Voer een onderwerp in voor je e-mail.
  • Typ de inhoud van je bericht. In de bovenste werkbalk:
    • Klik op Sjablonen om een e-mailsjabloon in te voegen.
    • Klik op Sequenties om de contactpersoon in een reeks in te schrijven.
    • Klik op Documenten om een verkoopdocument in te voegen.
    • Klik op Vergaderingen om een planningslink of voorgestelde vergadertijden in te voegen.
    • Klik op Offertes om prijsinformatie te delen.
  • Gebruik de opmaakopties onder in het bewerkingsvenster om de tekst aan te passen.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Meer om de letterstijl en -grootte of de tekstuitlijning te bewerken.
  • Klik op het pictogram link link om tekst met een hyperlink toe te voegen.
  • Klik op het pictogram insertImage om een afbeelding toe te voegen.
  • Klik op het pictogram attach paperclip om een bestand bij te voegen.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Invoegen om knipsels in te voegen, koppelingen naar uw kennisbank toe te voegen( alleenService Hub ), een video in te voegen of uw handtekening te bewerken.

• Klik op Verzenden.

Eén-op-één e-mails beantwoorden

Je kunt één-op-één e-mails beantwoorden die naar een persoonlijk e-mailadres zijn gestuurd, of e-mails die naar een team e-mailadres zijn gestuurd als onderdeel van een thread in de conversatie-inbox.

• Navigeer naar je gegevens:
• Contacten: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
• Bedrijven: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
• Aanbiedingen: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
• Tickets: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
• Aangepaste objecten: Navigeer in je HubSpot-account naar Contacten > [Aangepast object]. Als je account meer dan één aangepast object heeft, ga dan met de muis over Aangepaste objecten en selecteer vervolgens het aangepaste object dat je wilt bekijken.

• Klik op de naam van een record.
• Zoek de e-mail op de recordtijdlijn en klik op Beantwoorden. Als de thread ook een ander lid van je team bevat, klik dan op Reply all om beide te beantwoorden.

Let op: als de e-mail van je teamlid naar de contactpersoon gaat, stuur je de e-mail door op Beantwoorden te klikken alleen naar je teamlid en niet naar de contactpersoon.

• Om de e-mail naar een specifiek e-mailadres te sturen, klik je in het veld Aan op de naam en selecteer je vervolgens een ander e-mailadres.
• Om de e-mail vanaf een ander verbonden persoonlijk e-mailadres of een team e-mailadres te verzenden, klik je in het veld Van op je e-mailadres en selecteer je vervolgens een ander verbonden e-mailadres om de e-mail vanaf te verzenden. De naam in het veld Van is de gebruikersnaam die is ingesteld in je profiel- en voorkeureninstellingen.

• Om de koppelingen te bewerken, klikt u op het Gekoppeld aan dropdownmenu rechtsonder en selecteert u het selectievakje naast de records waarnaar u wilt dat de e-mailactiviteit zich aanmeldt.De e-mailactiviteit wordt gekoppeld aan de contact-, bedrijfs-, deal- of ticketrecords die u in dit vervolgkeuzemenu hebt geselecteerd.

Let op: als je antwoordt op een e-mail die deel uitmaakt van een thread in de inbox van conversaties en je gebruikt een e-mailadres van het team om te antwoorden, als je een ticket selecteert in het keuzemenu Gekoppeld aan wordt de e-mailactiviteit gekoppeld aan het ticketrecord en weergegeven als onderdeel van de thread in de inbox. Daarom worden alle eerdere e-mails in de thread ook geassocieerd met het ticketrecord.

• Schrijf en formatteer je antwoord en klik op Verzenden.

Eén-op-één e-mails doorsturen

Als je het antwoord van een contactpersoon naar een ander lid van je team of iemand buiten je organisatie moet sturen, kun je de e-mail doorsturen vanuit het CRM.

• Navigeer naar je gegevens:
• Contacten: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
• Bedrijven: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
• Aanbiedingen: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
• Tickets: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
• Aangepaste objecten: Navigeer in je HubSpot-account naar Contacten > [Aangepast object]. Als je account meer dan één aangepast object heeft, ga dan met de muis over Aangepaste objecten en selecteer vervolgens het aangepaste object dat je wilt bekijken.

• Klik op de naam van een record.
• Zoek de e-mail op de recordtijdlijn en klik op Doorsturen.

• Voer in het veld Aan het e-mailadres van de ontvanger in.
• Klik op Doorgaan.

De doorgestuurde e-mail verschijnt op de tijdlijn van de contactpersoon, met 'Fwd' voor de onderwerpregel.

Eén-op-één e-mails verzenden en beantwoorden in de HubSpot mobiele app

Om een nieuwe e-mail te versturen naar een contact in de HubSpot mobiele app:

• Open de HubSpot app op je apparaat.
• Als taken in de lijst Komende taken op de startpagina van de HubSpot app e-mailtaken zijn die zijn gekoppeld aan een contactpersoon met een e-mailadres, dan kun je op het e-mailpictogram email tikken om een e-mail samen te stellen naar de gekoppelde contactpersoon.

• Een nieuwe e-mail naar een specifieke contactpersoon sturen:
  • Tik op Menu en vervolgens op Contacten in de linkerzijbalk.
  • Tik op de naam van een contact om zijn of haar gegevens te openen.
  • Tik onder de foto van de contactpersoon op het pictogram email e-mail.
  • Voer in het venster E-mailcompositie een onderwerp in voor uw e-mail en voer eventuele extra contactpersonen in het CC/BCC-veld in.
  • Je kunt een e-mailbericht vanaf nul invoeren of je kunt een verkoop e-mailsjabloon uit je account gebruiken. Als je een sjabloon wilt gebruiken, klik je bovenaan op Sjabloon gebruiken en selecteer je een sjabloon in de lijst.
  • Onderaan het scherm kun je extra inhoud van je apparaat of HubSpot-account toevoegen:
    • Om bestanden, documenten, afbeeldingen of andere content van je apparaat bij te voegen, tik je op het attach bijlagepictogram en selecteer je vervolgens de content uit de galerij van je apparaat.
    • Tik op hetpictogram salesTemplates sjablonen om een van uw verkoopsjablonen te gebruiken.
    • Om een vergaderingskoppeling aan de e-mail toe te voegen, tikt u op het pictogram meetings vergaderingskoppeling en selecteert u vervolgens een vergaderingskoppeling uit de lijst.

• • • Tik op het pictogram textSnippet snippets om een snippet in je e-mail op te nemen.

• • • Tik op het pictogram dynamicFilter bliksem om de AI-assistent te gebruiken om je te helpen inhoud te genereren voor je e-mail.
• 
  • Als je klaar bent om je e-mail te versturen, bepaal dan of je je e-mail meteen verstuurt of dat je hem plant voor een latere datum en tijd:
    • Om de e-mail onmiddellijk te verzenden, tikt u op Verzenden in de rechterbovenhoek.
    • Om uw e-mail in te plannen, tikt u op het pictogram down rechtsboven naast Verzenden en tikt u vervolgens op een van de opties. Verschillende veelgebruikte verzendtijden zijn beschikbaar als standaardopties of u kunt op Aangepast tikken om handmatig de datum en tijd op te geven waarop uw e-mail moet worden verzonden.

Je kunt ook antwoorden, alles beantwoorden of doorsturen naar een e-mail rechtstreeks vanuit een recordtijdlijn:

• Tik op Menu en vervolgens op het recordtype in de linkerzijbalk (bijvoorbeeld Contacten, Deals, Bedrijven of Tickets).
• Tik op de recordnaam.
• Zoek de e-mail op de tijdlijn en antwoord direct of bekijk de e-mail eerst:
  • Om de e-mail direct te beantwoorden, tikt u op de drie verticale punten verticalMenu rechtsboven in de e-mailkaart en tikt u vervolgens op Beantwoorden of Alles beantwoorden.

• • Als u de oorspronkelijke e-mail eerst wilt bekijken voordat u uw antwoord opstelt of doorstuurt, tikt u op de e-mail. Tik vervolgens onder in het scherm op Beantwoorden, Alles beantwoorden of Doorsturen.

(Android)

Bevestig de wettelijke basis van uw contactpersoon om te communiceren

Als de instellingen voor gegevensprivacy zijningeschakeld, moet dewettelijke basisvan de contactpersoon om te communiceren worden gevalideerd voordat je ze een één-op-één e-mail kunt sturen via HubSpot. Je kunt dit doen door een abonnement toe te voegen of een eenmalige wettelijke basis op te geven.

Let op: sinds GDPR op 25 mei 2018 van kracht is geworden, moet een gebruiker, als een contactpersoon zich globaal heeft afgemeld voor e-mail, het contactpersoon een eenmalige rechtsgrondslag geven om te communiceren voordat hij of zij een een-op-een e-mail vanuit de CRM verstuurt, zelfs als de instellingen voor gegevensprivacy niet zijn ingeschakeld in de account van waaruit wordt verzonden. Als je een e-mail verstuurt vanuit een ticketrecord, is het mogelijk om een e-mail te sturen naar een uitgeschreven contactpersoon zonder wettelijke basis, omdat e-mails die worden verzonden vanuit ticketrecords worden beschouwd als transactie-e-mails.

• Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
• Klik op de naam van het record.
• Klik in het linkerpaneel op het pictogram email E-mail.
• Bevestig in het pop-upvenster de wettelijke basis van de contactpersoon om te communiceren:
  • Abonnement toevoegen: klik om een abonnementstype in te stellen. Dit geeft u een wettelijke basis om te communiceren en stelt u in staat om het One to one-abonnement voor de contactpersoon toe te voegen, zodat u hem of haar voortaan één-op-één e-mails kunt sturen vanuit het CRM.
  • Let op: de optie Abonnement toevoegen is niet beschikbaar als de contactpersoon zich heeft afgemeld voor alle e-mailcommunicatie. In deze gevallen kun je ze alleen een eenmalige wettelijke basis geven en alleen voor transactionele, niet-commerciële e-mails.
  • Eenmalige rechtsgrondslag geven: klik om een rechtsgrondslag toe te wijzen en uit te leggen waarom u met de contactpersoon mag communiceren zodat u hem of haar de e-mail kunt sturen. Deze optie is handig als je maar één keer met deze contactpersoon hoeft te communiceren, bijvoorbeeld als je hem een contract of een factuur mailt.

• Zodra de wettelijke basis is gevalideerd, kunt u doorgaan met het schrijven van uw e-mail.