Eén-op-één e-mails verzenden en beantwoorden

U kunt een e-mail sturen naar individuele contactpersonen in HubSpot vanuit het contactrecord of vanuit het gekoppelde bedrijf, deal, ticket of aangepast objectrecord. U kunt ook e-mails beantwoorden die zijn verzonden naar een persoonlijk e-mailadres of naar een e-mailadresvan het team dat is gekoppeld aan de inbox voor conversaties vanuit de tijdlijn van het record.

Let op: een gekoppelde inbox is vereist om e-mails te versturen via het CRM. Ontdek hoe u uw inbox kunt aansluiten.

Eén-op-één e-mails versturen

• Navigeer naar uw records:
  • Contacten: Navigeer in uw HubSpot account naar Contactpersonen > Contactpersonen.
  • Bedrijven: Navigeer in uw HubSpot account naar Contactpersonen > Bedrijven.
  • Deals: Navigeer in uw HubSpot account naar Sales > Deals.
  • Tickets: Navigeer in uw HubSpot account naar Service > Tickets.
  • Aangepaste objecten: Navigeer in je HubSpot account naar Contactpersonen > Contactpersonen, klik vervolgens op het dropdown menu linksboven en selecteer de naam van het aangepaste object.

• Klik op de naam van een record.
• Klik in het linkerpaneel op het Email Email icoon.
• Schrijf uw e-mail in het pop-upvenster. Als de GDPR-functionaliteitsinstelling is ingeschakeld ende rechtmatige grondslagvan de contactpersoon om te communiceren niet is gevalideerd, moet u deze valideren voordat u de e-mail verzendt.
  • Om de e-mail naar een specifiek e-mailadres te verzenden, klikt u in het veld Aan op het vervolgkeuzemenu Naam en selecteert u vervolgens een ander e-mailadres dat aan de contactpersoon is gekoppeld.
  • Om de e-mail vanaf een ander verbonden persoonlijk e-mailadres of een e-mailadres van het team te verzenden, klikt u in het veld Van op uw e-mailadres en selecteert u vervolgens een ander verbonden e-mailadres om vanaf te verzenden. De naam in het veld Van is de gebruikersnaam die is ingesteld in uw Profiel & Voorkeuren-instellingen.

Let op: deVan naam functie wordt niet ondersteund voor Office 365 verbonden inboxen.

• • Om de associaties te bewerken, klik op het Geassocieerd met dropdown menu rechts onderaan, selecteer dan de checkbox naast de records waarnaar u de e-mail engagement wilt laten loggen.De e-mailactiviteit wordt gekoppeld aan de contact-, bedrijfs-, deal- of ticketrecords die u in dit vervolgkeuzemenu hebt geselecteerd.

• • Voer een onderwerp in voor uw e-mail.
  • Typ de inhoud van uw bericht. In de bovenste werkbalk:
    • Klik op Sjablonen om een e-mail sjabloonin te voegen.
    • Klik op Sequenties om het contact in een sequentie in te voegen.
    • Klik op Documenten om een verkoopdocument in te voegen.
    • Klik op Vergaderingen om een planningslink of voorgestelde vergadertijden in te voegen.
    • Klik op Offertes om prijsinformatie te delen.
  • Om de tekst te wijzigen, gebruikt u de opmaakopties onderin het bewerkingsvenster.
  • Om de letterstijl en -grootte of de uitlijning van de tekst te wijzigen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Meer .
  • Om tekst met een hyperlink toe te voegen, klikt u op het pictogram met de link.
  • Om een afbeelding toe te voegen, klikt u op het pictogram Afbeelding invoegen.
  • Om een bestand bij te voegen, klik op het paperclip icoontje .
  • Om knipsels in te voegen, links naar uw kennisbank toe te voegen (Diensten hub alleen), een video invoegen of uw handtekening bewerken, klikt u op het vervolgkeuzemenu Invoegen .

• Klik op Verzenden.

Eén-op-één e-mails beantwoorden

U kunt één-op-één e-mails beantwoorden die naar een persoonlijk e-mailadres zijn gestuurd, of e-mails die naar een e-mailadres van het teamzijn gestuurd als onderdeel van een thread in de inbox Gesprekken.

• Navigeer in uw HubSpot-account naar uw contactpersonen, bedrijven, deals, tickets of aangepaste objecten.
• Klik op de naam van een record.
• Zoek de e-mail op de tijdlijn en klik op Beantwoorden. Als er nog een lid van uw team in de thread zit, klikt u op Reply all om op beide te antwoorden.

Let op: als de e-mail van uw teamlid naar de contactpersoon is, zal klikken op Beantwoorden de e-mail alleen naar uw teamlid sturen, en niet naar de contactpersoon.

• Om de e-mail naar een specifiek e-mailadres te sturen, klikt u in het veld Aan op de naam en selecteert u vervolgens een ander e-mailadres.
• Om de e-mail te verzenden vanaf een ander verbonden persoonlijk e-mailadres of een e-mailadres van het team, klikt u in het veld Van op uw e-mailadres en selecteert u vervolgens een ander verbonden e-mailadres om vanaf te verzenden. De naam in het veld Van is de gebruikersnaam die is ingesteld in uw profiel- en voorkeureninstellingen.

• Om de associaties te bewerken, klik op het Geassocieerd met dropdown menu rechts onderaan, selecteer dan de checkbox naast de records waarnaar u de e-mail engagement wilt laten loggen.De e-mailactiviteit wordt gekoppeld aan de contact-, bedrijfs-, deal- of ticketrecords die u in dit vervolgkeuzemenu hebt geselecteerd.

Let op: als u een e-mail beantwoordt die deel uitmaakt van een thread in de inbox van gesprekken, en u gebruikt een e-mailadres van het team om te antwoorden, als u een ticket selecteert in het menu Gekoppeld aan vervolgkeuzelijst, dan wordt de e-mailactiviteit gekoppeld aan het ticketrecord en weergegeven als onderdeel van de thread in de inbox. Daarom zullen alle eerdere e-mails over de discussie ook worden gekoppeld aan het ticketrecord.

• Stel uw antwoord samen en maak het op, klik dan op Verzenden.

Eén-op-één e-mails doorsturen

Als u het antwoord van een contactpersoon moet doorsturen naar een ander lid van uw team of iemand buiten uw organisatie, kunt u de e-mail doorsturen vanuit het CRM.

• Navigeer in uw HubSpot-account naar uw contactpersonen, bedrijven, deals, tickets of aangepaste objecten.
• Klik op de naam van een record.
• Zoek de e-mail op de tijdlijn en klik op Doorsturen.

• In het veld Aan voert u het e-mailadres van de ontvanger in.
• Klik op Vooruit.

De doorgestuurde e-mail verschijnt op de tijdlijn van de contactpersoon, met 'Fwd' voor de onderwerpregel.

Eén-op-één e-mails versturen in de HubSpot mobiele app

• Open de HubSpot app op je toestel.
• Tik in het onderste navigatiemenu op Contacten.
• Tik op de naam van een contact om zijn dossier te openen.
• Onder de foto van de contactpersoon, klik op het email icoon.
• Voer in het venster voor het samenstellen van de e-mail een onderwerpregel voor uw e-mail in en voer eventuele extra contactpersonen in het CC/BCC-veld in.
• U kunt een e-mailbericht vanaf het begin invoeren, of u kunt een sjabloon voor verkoop-e-mails uit uw account gebruiken. Om een sjabloon te gebruiken, klikt u bovenaan op Sjabloon gebruiken en selecteert u vervolgens een sjabloon in de lijst.
• Om een vergaderingslink aan de e-mail toe te voegen, klikt u bovenaan op Vergaderingslink invoegen en selecteert u vervolgens een vergaderingslink uit de lijst.
• Als u klaar bent om uw e-mail te verzenden, klikt u rechtsboven op Verzenden .

(Android)

De rechtmatige grondslag van uw contactpersoon om te communiceren valideren

Wanneer uw GDPR-instelling is ingeschakeld, is de contactpersoon rechtmatige basis om te communiceren worden gevalideerd voordat u hen een één-op-één e-mail kunt sturen via HubSpot. U kunt dit doen door een abonnement toe te voegen of een eenmalige wettelijke basis te geven.

Let op: sinds GDPR op 25 mei 2018 in werking is getreden, moet een gebruiker, als een contact zich globaal heeft afgemeld voor e-mail, het contact een eenmalige rechtmatige grondslag geven om te communiceren voordat hij of zij een een-op-een e-mail vanuit het CRM verstuurt, zelfs als de GDPR-functionaliteit niet is ingeschakeld in het account van waaruit wordt verzonden. Als u een e-mail verzendt vanuit een ticketrecord , is het mogelijk een e-mail te verzenden naar een uitgeschreven contactpersoon die geen rechtsgrondslag heeft, omdat e-mails die vanuit ticketrecords worden verzonden, worden beschouwd als transactie-e-mails.

• Navigeer in uw HubSpot account naar Contactpersonen > Contactpersonen.
• Klik op de naam van het record.
• Klik in het linker paneel op het Email email icoon.
• Valideer in het pop-upvenster de rechtmatige grondslag van de contactpersoon om te communiceren:
  • Abonnement toevoegen: klik om een type abonnement in te stellen. Dit geeft u een rechtmatige basis om te communiceren en stelt u in staat het Eén-op-één-abonnement voor de contactpersoon toe te voegen, zodat u deze voortaan één-op-één e-mails kunt sturen vanuit het CRM.
  • Let op: de optie Abonnement toevoegen is niet beschikbaar als de contactpersoon zich heeft afgemeld voor alle e-mailcommunicatie. In deze gevallen kunt u ze alleen een eenmalige rechtsgrondslag geven en alleen voor transactionele, niet-commerciële e-mails.
  • Eenmalige rechtsgrondslag geven: klik om een rechtsgrondslag toe te wijzen en uit te leggen waarom u met de contactpersoon mag communiceren, zodat u hem de e-mail kunt sturen. Deze optie is nuttig wanneer u slechts één keer met dit contact hoeft te communiceren, bijvoorbeeld wanneer u hen een contract of een factuur e-mailt.

• Zodra de rechtsgrondslag is gevalideerd, kunt u doorgaan met het schrijven van uw e-mail.