Eén-op-één e-mails versturen en beantwoorden

Je kunt een e-mail sturen naar individuele contactpersonen in HubSpot vanuit het contactrecord of vanuit het bijbehorende bedrijfs-, deal-, ticket- of aangepaste objectrecord. Je kunt ook e-mails beantwoorden die naar een persoonlijk e-mailadres of naar een team e-mailadres zijn gestuurd dat is gekoppeld aan de gesprekken inbox vanuit de record tijdlijn.

Let op: een verbonden inbox is vereist om e-mails via het CRM te versturen. Leer hoe u uw inbox kunt aansluiten.

Eén-op-één e-mails versturen

• Navigeer naar uw dossiers:
  • Contacten: Navigeer in uw HubSpot account naar Contactpersonen > Contactpersonen.
  • Bedrijven: Navigeer in uw HubSpot account naar Contactpersonen > Bedrijven.
  • Deals: Navigeer in uw HubSpot account naar Sales > Deals.
  • Tickets: Navigeer in uw HubSpot account naar Service > Tickets.
  • Aangepaste objecten: Navigeer in uw HubSpot-account naar Contacten > [Aangepast object]. Als uw account meer dan één aangepast object heeft, ga dan met de muis over Aangepaste objecten en selecteer vervolgens het aangepaste object dat u wilt bekijken.

• Klik op de naam van een record.
• Klik in het linkerpaneel op het pictogram E-mail E-mail.
• Schrijf uw e-mail in het pop-upvenster. Als de instelling van de GDPR-functionaliteit is ingeschakeld ende wettelijke basisvan de contactpersoon om te communiceren niet is gevalideerd, moet u deze valideren voordat u de e-mail verzendt.
  • Als u de e-mail naar een specifiek e-mailadres wilt sturen, klikt u in het veld Aan op het vervolgkeuzemenu Naam en selecteert u vervolgens een ander e-mailadres dat aan de contactpersoon is gekoppeld.
  • Om de e-mail vanaf een ander verbonden persoonlijk e-mailadres of een team e-mailadres te verzenden, klikt u in het veld Van op uw e-mailadres en selecteert u vervolgens een ander verbonden e-mailadres om te verzenden. De naam in het veld Van is de gebruikersnaam die is ingesteld in uw profiel- en voorkeureninstellingen.

Let op: de functie Van naam wordt niet ondersteund voor Office 365 verbonden inboxen.

• • Om de koppelingen te bewerken, klikt u op het keuzemenu Gekoppeld aan rechtsonder en selecteert u het selectievakje naast de records waarnaar u wilt dat de e-mailactiviteit zich aanmeldt.De e-mailactiviteit wordt gekoppeld aan de contact-, bedrijfs-, deal- of ticketrecords die u in dit dropdown-menu hebt geselecteerd.

• • Voer een onderwerp in voor uw e-mail.
  • Typ de inhoud van uw bericht. In de bovenste werkbalk:
    • Klik op Sjablonen om een e-mailsjabloon in te voegen.
    • Klik op Reeksen om de contactpersoon in een reeks in te schrijven.
    • Klik op Documenten om een verkoopdocument in te voegen.
    • Klik op Vergaderingen om een planningslink of voorgestelde vergadertijden in te voegen.
    • Klik op Offertes om prijsinformatie te delen.
  • Om de tekst te wijzigen gebruikt u de opmaakopties onderaan het bewerkingsvenster.
  • Om de letterstijl en -grootte of de tekstuitlijning te bewerken, klikt u op het menu Meer .
  • Om tekst met een hyperlink toe te voegen, klikt u op het linkpictogram.
  • Om een afbeelding toe te voegen, klikt u op het pictogram Afbeelding invoegen.
  • Om een bestand bij te voegen, klikt u op het icoontje van de paperclip.
  • Om knipsels in te voegen, links naar uw kennisbank toe te voegen( alleenService Hub ), een video in te voegen of uw handtekening te bewerken, klikt u op het keuzemenu Invoegen .

• Klik op Verzenden.

Eén-op-één e-mails beantwoorden

U kunt één-op-één e-mails beantwoorden die naar een persoonlijk e-mailadres zijn gestuurd, of e-mails die naar een team e-mailadres zijn gestuurd als onderdeel van een thread in de conversatie-inbox.

• Navigeer naar uw dossiers:
• Contacten: Navigeer in uw HubSpot account naar Contactpersonen > Contactpersonen.
• Bedrijven: Navigeer in uw HubSpot account naar Contactpersonen > Bedrijven.
• Aanbiedingen: Navigeer in uw HubSpot account naar Sales > Deals.
• Tickets: Navigeer in uw HubSpot account naar Service > Tickets.
• Aangepaste objecten: Navigeer in uw HubSpot-account naar Contacten > [Aangepast object]. Als uw account meer dan één aangepast object heeft, gaat u met de muis over Aangepaste objecten en selecteert u vervolgens het aangepaste object dat u wilt bekijken.

• Klik op de naam van een record.
• Zoek de e-mail op de recordtijdlijn en klik op Beantwoorden. Als de thread ook een ander lid van uw team omvat, klikt u op Alles beantwoorden om beide te beantwoorden.

Let op: als de e-mail van uw teamlid aan de contactpersoon is gericht, wordt de e-mail door te klikken op Beantwoorden alleen naar uw teamlid gestuurd, en niet naar de contactpersoon.

• Om de e-mail naar een specifiek e-mailadres te sturen, klikt u in het veld Aan de naam en selecteert u vervolgens een ander e-mailadres.
• Om de e-mail vanaf een ander verbonden persoonlijk e-mailadres of een team e-mailadres te verzenden, klik je in het veld Van op je e-mailadres en selecteer je vervolgens een ander verbonden e-mailadres om te verzenden. De naam in het veld Van is de gebruikersnaam die is ingesteld in uw profiel- en voorkeureninstellingen.

• Om de koppelingen te bewerken, klikt u op het keuzemenu Gekoppeld aan rechtsonder en selecteert u het selectievakje naast de records waarnaar u wilt dat de e-mailactiviteit zich aanmeldt.De e-mailactiviteit wordt gekoppeld aan de contact-, bedrijfs-, deal- of ticketrecords die u in dit dropdown-menu hebt geselecteerd.

Let op: als u antwoordt op een e-mail die deel uitmaakt van een thread in de inbox van gesprekken, en u gebruikt een e-mailadres van het team om te antwoorden, als u een ticket selecteert in het keuzemenu Gekoppeld aan zal de e-mailactiviteit worden gekoppeld aan het ticketrecord en verschijnen als onderdeel van de thread in de inbox. Daarom worden alle eerdere e-mails over de thread ook geassocieerd met het ticketrecord.

• Stel uw antwoord samen en maak het op, en klik op Verzenden.

Eén-op-één e-mails doorsturen

Als u het antwoord van een contactpersoon naar een ander lid van uw team of iemand buiten uw organisatie moet sturen, kunt u de e-mail vanuit het CRM doorsturen.

• Navigeer naar uw dossiers:
• Contacten: Navigeer in uw HubSpot account naar Contactpersonen > Contactpersonen.
• Bedrijven: Navigeer in uw HubSpot account naar Contactpersonen > Bedrijven.
• Aanbiedingen: Navigeer in uw HubSpot account naar Sales > Deals.
• Tickets: Navigeer in uw HubSpot account naar Service > Tickets.
• Aangepaste objecten: Navigeer in uw HubSpot-account naar Contacten > [Aangepast object]. Als uw account meer dan één aangepast object heeft, gaat u met de muis over Aangepaste objecten en selecteert u vervolgens het aangepaste object dat u wilt bekijken.

• Klik op de naam van een record.
• Zoek de e-mail op de record tijdlijn en klik op Doorsturen.

• Voer in het veld Aan het e-mailadres van de ontvanger in.
• Klik vooruit.

De doorgestuurde e-mail verschijnt op de tijdlijn van de contactpersoon, met 'Fwd' voor de onderwerpregel.

Eén-op-één e-mails versturen en beantwoorden in de HubSpot mobiele app

Om een nieuwe e-mail naar een contactpersoon in de HubSpot mobiele app te sturen:

• Open de HubSpot app op je apparaat.
• Als taken in de lijstKomende taken op de startpagina van de HubSpot app e-mailtaken zijn die zijn gekoppeld aan een contactpersoon met een e-mailadres, kunt u op het e-mailpictogram e-mail tikken om een e-mail naar de gekoppelde contactpersoon samen te stellen.

• Een nieuwe e-mail naar een specifieke contactpersoon sturen:
  • Tik op Menu en vervolgens op Contacten in de linker zijbalk.
  • Tik op de naam van een contactpersoon om hun dossier te openen.
  • Tik onder de foto van de contactpersoon op het pictogram e-mail e-mail.
  • Voer in het venster voor het samenstellen van de e-mail een onderwerpregel voor uw e-mail in en voer eventuele extra contactpersonen in het CC/BCC-veld in.
  • U kunt een e-mailbericht vanaf nul invoeren of een verkoopmailsjabloon uit uw account gebruiken. Om een sjabloon te gebruiken, klikt u bovenaan op Sjabloon gebruiken en selecteert u een sjabloon uit de lijst.
  • Om een vergaderingslink aan de e-mail toe te voegen, klikt u bovenaan op Voeg vergaderingslink in en selecteert u een vergaderingslink uit de lijst.
  • Als u klaar bent om uw e-mail te verzenden, tikt u op Verzenden in de rechterbovenhoek.

(Android)

U kunt een e-mail ook rechtstreeks vanuit een recordtijdlijn beantwoorden:

• Tik op Menu en vervolgens op het recordtype in de linkerzijbalk (bijvoorbeeld Contacten, Deals, Bedrijven of Tickets).
• Tik op de recordnaam.
• Om een specifieke e-mail te beantwoorden of Alles beantwoorden, zoekt u de e-mail op de tijdlijn.
  • Om direct op de e-mail te antwoorden, tikt u op de drie verticale punten verticalMenu rechtsboven in de e-mailkaart en vervolgens op Beantwoorden of Alles beantwoorden.

• • Als u eerst de oorspronkelijke e-mail wilt bekijken voordat u uw antwoord opstelt, tikt u op de e-mail. Tik vervolgens onderin het scherm op Beantwoorden of Alles beantwoorden.

(iOS)

(Android)

• Als u klaar bent met uw antwoord, klikt u rechtsboven op Verzenden .

Valideer de wettelijke basis van uw contactpersoon om te communiceren

Wanneer je GDPR-instelling is ingeschakeld, moet de wettelijke basisvan de contactpersoon om te communiceren worden gevalideerd voordat je ze een één-op-één e-mail kunt sturen via HubSpot. Dit kun je doen door een abonnement toe te voegen of een eenmalige rechtsgrond op te geven.

Let op: sinds GDPR op 25 mei 2018 van kracht is geworden, moet een gebruiker, als een contactpersoon zich globaal heeft afgemeld voor e-mail, het contact een eenmalige rechtsgrond geven om te communiceren voordat hij of zij een een-op-een e-mail vanuit het CRM verstuurt, zelfs als de GDPR-functionaliteit niet is ingeschakeld in de account van waaruit ze versturen. Als u een e-mail verstuurt vanuit een ticketrecord, is het mogelijk om een e-mail te sturen naar een uitgeschreven contactpersoon waarvoor geen rechtsgrond bestaat, omdat e-mails die vanuit ticketrecords worden verstuurd, worden beschouwd als transactie-e-mails.

• Navigeer in uw HubSpot account naar Contactpersonen > Contactpersonen.
• Klik op de naam van het record.
• Klik in het linkerpaneel op het pictogram E-mail E-mail.
• In het pop-upvenster valideert u de wettelijke basis van de contactpersoon om te communiceren:
  • Abonnement toevoegen: klik om een abonnementstype in te stellen. Dit geeft u een wettelijke basis om te communiceren en stelt u in staat om het One to one-abonnement voor de contactpersoon toe te voegen, zodat u hem of haar voortaan één-op-één e-mails kunt sturen vanuit het CRM.
  • Let op: de optie Abonnement toevoegen is niet beschikbaar als de contactpersoon zich heeft afgemeld voor alle e-mailcommunicatie. In dat geval kunt u alleen een eenmalige wettelijke basis geven en alleen voor transactionele, niet-commerciële e-mails.
  • Eenmalige rechtsgrondslag geven: klik om een rechtsgrondslag toe te wijzen en uit te leggen waarom u met de contactpersoon mag communiceren, zodat u hem of haar de e-mail kunt sturen. Deze optie is nuttig wanneer u slechts eenmaal met deze contactpersoon hoeft te communiceren, bijvoorbeeld wanneer u hem een contract of een factuur mailt.

• Zodra de rechtsgrondslag is gevalideerd, kunt u doorgaan met het schrijven van uw e-mail.