U kunt een goedkeuringsproces voor CRM-exports instellen zodat gebruikersexports moeten worden beoordeeld en goedgekeurd voordat records uit uw account worden geëxporteerd. Als goedkeuring van export is ingeschakeld, kunnen gebruikers wier export voldoet aan de opgegeven criteria geen records, segmenten of eigendomsgeschiedenis exporteren zonder goedkeuring.
Let op: andere onderdelen en tools in uw account (bijv. afzonderlijke objecten of aangepaste rapporten) kunnen niet worden geconfigureerd voor goedkeuring van export.
Als je een Super Admin bent, lees dan hoe je het goedkeuringsproces instelt. Als u een gebruiker bent die probeert te exporteren, lees dan hoe u goedkeuring aanvraagt. Als u een goedkeurder bent, leest u hoe u exports bekijkt die goedkeuring vereisen.
Exportgoedkeuringen instellen
Gebruikers met Super Admin rechten kunnen het export goedkeuringsproces instellen.
- Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Goedkeuringen.
- Klik op Bewerken in de sectie Gegevensexports onder CRM-gegevensexports.
- Schakel de optie Goedkeuringen voor exports vereisen in en klik op Volgende.
- Voer een getal in om goedkeuringen te vereisen voor exports met meer dan een bepaald aantal records. Voor exporten met gevoelige gegevens is altijd goedkeuring vereist, ongeacht het aantal records.
- Klik op Volgende.
- Bekijk welke gebruikers exports kunnen goedkeuren en welke zonder goedkeuring kunnen exporteren. Standaard kunnen alle Super Admins exports goedkeuren en export goedkeuring overslaan. Als u extra gebruikers wilt selecteren, verleent u toestemming voor export aan andere gebruikers.
- Klik op Opslaan.
Zodra goedkeuring is ingeschakeld, moeten gebruikers goedkeuring vragen als ze een bestand exporteren met meer dan de recorddrempel of met gevoelige gegevens. Dit geldt voor het exporteren van records, segmenten of eigendomsgeschiedenis
Goedkeuringsrechten voor export toekennen aan gebruikers
Standaard kunnen alle Super Admins exports goedkeuren en kunnen ze zonder goedkeuring exporteren. Je kunt deze rechten voor extra gebruikers inschakelen in je instellingen.
Toestemming goedkeurder export
Om een gebruiker toestemming te geven om exports goed te keuren:
- Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Gebruikers & Teams.
- Ga met de muis over een gebruiker en klik op Rechten bewerken.
- Klik om de sectie CRM-tools uit te vouwen en schakel vervolgens de toestemming Export goedkeuren in.
- Klik op Opslaan.
Toestemming exporteren zonder goedkeuring
Om een gebruiker toestemming te geven om te exporteren zonder goedkeuring:
- Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Gebruikers & Teams.
- Beweeg de muis over een gebruiker en klik op Rechten bewerken.
- Klik op om de sectie CRM-tools uit te vouwen en schakel vervolgens de toestemming Exporteren zonder goedkeuring in.
- Klik op Opslaan.
Goedkeuring vragen voor een export
Als u meer dan de recorddrempel probeert te exporteren of gevoelige gegevens exporteert, moet u goedkeuring vragen om de export te voltooien.
- Start een export voor een van de volgende zaken:
- Klik in het dialoogvenster op Volgende.
- Selecteer de goedkeurders die op de hoogte moeten worden gebracht van uw verzoek. De geselecteerde gebruikers worden op de hoogte gebracht, maar elke goedkeurder kan het verzoek bekijken.
- Voer, indien van toepassing, een bericht in voor de goedkeurder.
- Klik op Goedkeuring aanvragen.
- De status van uw verzoek controleren:
- Navigeer naar het export auditlogboek.
- De status van de goedkeuring wordt onder de exportnaam weergegeven.
- Als je het verzoek wilt bekijken of terugroepen, klik je op Goedkeuringsverzoek bekijken. Als u het verzoek wilt annuleren, klikt u op Verzoek terugroepen en vervolgens op Terugroepen om te bevestigen. De export wordt geannuleerd.
Als de export is goedgekeurd, wordt deze automatisch verwerkt. Als de export wordt afgekeurd, ontvang je een bericht en wordt de export geannuleerd.
Een export goedkeuren of afwijzen
Als je toestemming hebt om exports goed te keuren, kun je exportverzoeken van gebruikers goedkeuren en afwijzen.
- Navigeer naar het exportcontrolelogboek.
- Klik op Goedkeuringsverzoek beoordelen.
- Klik in het rechterpaneel op Goedkeuren of Afwijzen en bevestig vervolgens in het dialoogvenster.
Als je een export goedkeurt, wordt de export verwerkt voor de gebruiker die om goedkeuring heeft gevraagd. Als u een export afwijst, wordt de export geannuleerd en wordt de gebruiker hiervan op de hoogte gesteld.
Meer informatie over het bijhouden van exporten in het exportcontrolelogboek.