Problemen met de beschikbaarheid in de agenda voor vergaderingen oplossen

Er zijn instellingen voor je gekoppelde agenda en voor je afspraakpagina’s die onverwachte problemen kunnen veroorzaken, zoals het feit dat er minder beschikbare tijdvakken worden weergegeven dan verwacht. Om het probleem op te sporen, kun je de probleemoplossingsmodus gebruiken. Voor vragen over groeps- en round-robin-vergaderingen kun je hier lezen hoe de beschikbaarheid voor groeps- en round-robin-vergaderingen werkt.

Let op: als je toegang hebt tot meer dan één HubSpot-account, logdan in op het account dat je hebt gebruikt om je afsprakenpagina’s aan te maken voordat je naar de probleemoplossingsmodus gaat.

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Sales > Meetingsplanner. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Sales > Meetingsplanner.
2. Beweeg de muisaanwijzer over een vergaderlink en klik op Bewerken.
3. Klik rechtsboven op 'Problemen oplossen'.

Je planningspagina wordt in een ander browsertabblad geopend. Eventuele niet-beschikbare tijdvakken worden geblokkeerd en voorzien van een beschrijving waarom het tijdvak niet beschikbaar is.

Zodra je hebt vastgesteld waarom je tijd niet beschikbaar is voor boekingen, controleer je de instellingen van je gekoppelde agenda en je afsprakenpagina om eventuele problemen met de beschikbaarheid of de boekingservaring op te lossen.

Beschikbaarheid

Als je de meldingen ‘Overlap met de afspraak van [gebruiker]’, ‘Geen beschikbaarheid ingesteld voor deze dag’ of ‘Geen data ingesteld voor een specifieke periode’ ziet, controleer dan eerst je beschikbaarheidsinstellingen voor de planningspagina:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Sales > Meetingsplanner. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Sales > Meetingsplanner.
2. Beweeg de muisaanwijzer over een vergaderlink en klik op 'Bewerken'.
3. Ga in het menu in de linkerzijbalk naar 'Planning'.
4. Voeg eventuele extra beschikbare tijdvakken toe en klik vervolgens op 'Opslaan'.

Als werktijden de beschikbaarheid mogelijk blokkeren, corrigeer dan de werktijden van de gebruiker in zijn of haar profiel, of schakel de schakelaar 'Werktijden in aanmerking nemen' op de planningspagina uit en test de planningspagina vervolgens opnieuw.

Controleer bij het bekijken van de beschikbaarheidsopties op de planningspagina of de tijdzone van de vergaderlink, de beschikbaarheidsvensters, de vergaderduur, de buffertijd, de minimale kennisgevingstijd en de boekingslimieten de verwachte tijden toestaan, en of de juiste gebruiker toegang heeft tot de planningspagina.

Controleer vervolgens je gekoppelde Office 365-, Outlook- of Google-agenda om de status van je agenda-afspraken te bevestigen.

Let op: controleer ook uw accountinstellingen om er zeker van te zijn dat er geen extra agenda’s zijn gekoppeld met mogelijk conflicterende afspraken.

• Als een afspraak in je agenda is ingesteld op ‘Vrij’, ben je gedurende die tijd beschikbaar voor boekingen.
• Als een afspraak in uw agenda is ingesteld op ‘Bezet’ (O365, Outlook , Gmail ), ‘Elders aan het werk’, ‘Voorlopig’ of ‘Afwezig’ ( Outlook), bent u gedurende die tijd niet beschikbaar voor boekingen.

Controleer de afspraken in je agenda om de status ervan te bekijken en breng vervolgens indien nodig wijzigingen aan.

Als de statussen van de afspraken correct lijken, open dan de planningslink in een incognito- of privé-browservenster om problemen met de browser of de sessie uit te sluiten.

De afsprakestatus in Office 365 controleren

1. Klik op de agenda-afspraak om de afspraak-editor te openen.
2. Gebruik in de werkbalk bovenaan het vervolgkeuzemenu ‘Weergeven als ’ om de status van de afspraak te wijzigen in ‘Bezet’ of ‘Vrij’.
   

Let op: alle evenementen die de hele dag duren op je Office 365-agenda, worden op je planningspagina weergegeven in de tijdzone van je HubSpot-account, zelfs als je Office 365-agenda is ingesteld op een andere tijdzone.

De status van afspraken bekijken in Outlook

1. Klik op de agenda-afspraak en klik vervolgens op 'Afspraak bewerken'.
2. Klik op de status linksboven in de editor om de status van de afspraak te wijzigen.

De status van afspraken bekijken in Gmail

1. Klik op de agenda-afspraak en klik vervolgensbovenaan op hetpotloodpictogram ' edit ' om de bewerkingsmodus te openen.
2. Gebruik op het tabblad 'Event Details ' het vervolgkeuzemenu boven de beschrijving van de vergadering om de status van het evenement te wijzigen in 'Bezet' of 'Vrij'.
   

Let op: HubSpot houdt geen rekening met de werktijden in Google Agenda voor de beschikbaarheid van vergaderingen.

Als je een evenement voor de hele dag in je agenda hebt staan, zoals een conferentie, maar je wilt toch beschikbaar blijven voor boekingen, zorg er dan voor dat je het evenement voor de hele dag instelt op 'Vrij'.

Geavanceerde instellingen voor de planningservaring

Als je een foutmelding ziet over een conflict met de minimale kennisgevingstijd, buffertijd of het planningsbereik voor vergaderingen, controleer dan je geavanceerde instellingen voor de planningservaring:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Sales > Meetingsplanner. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Sales > Meetingsplanner.
2. Beweeg de muisaanwijzer over je vergaderlink en klik op 'Bewerken'.
3. Ga in het menu aan de linkerkant naar 'Planning'.
4. Klik om het menu 'Geavanceerde instellingen ' uit te vouwen.
   • Om een fout met betrekking tot de minimale kennisgevingstermijn op te lossen, klikt u op het vervolgkeuzemenu 'Minimale kennisgevingstermijn' en selecteert u een langere minimale kennisgevingstermijn.
   • Om een fout met betrekking tot de buffertijd op te lossen, klikt u op het vervolgkeuzemenu 'Buffertijd' en selecteert u een andere tijd.
   • Om een fout op te lossen als de dag buiten de periode valt waarin vergaderingen kunnen worden gepland, controleert u de instelling Wanneer een vergadering kan worden gepland en brengt u eventuele wijzigingen aan.