Pijplijn automatiseringen instellen voor objecten

Je kunt automatisch acties activeren, zoals taken en meldingen, wanneer records door pijplijnstadia of ticketstatussen bewegen. Je kunt bijvoorbeeld de ticketstatus instellen op Wachten op klant wanneer een gebruiker een e-mail stuurt vanuit een ticket. Dit document beschrijft pijplijn fase specifieke automatisering.

Leer meer over het gebruik van de volledige workflow editor.

Let op: je account kan gepersonaliseerde namen gebruiken voor elk object (bijvoorbeeld account in plaats van bedrijf). Dit document verwijst naar objecten met hun HubSpot standaardnamen.

Acties automatiseren op basis van pijplijnfasen

Je kunt automatiseringen maken op basis van deal-, project- en aangepaste object pijplijnstadia. Je kunt bijvoorbeeld een taak aanmaken of een interne notificatie sturen wanneer de fase van een deal verandert.

1. Navigeer naar het gewenste object:
   1. Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Deals.
   2. Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Projecten.
   3. Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Objecten > Aangepaste objecten.
2. Klik op het tabblad Pijplijnen.
3. Klik in het gedeelte Selecteer een pijplijn op het vervolgkeuzemenu en selecteer de pijplijn die u wilt automatiseren.
4. Klik op het tabblad Automatiseren.
5. Klik op Workflows vanuit het niets maken om de sectie uit te vouwen als deze is samengevouwen.
6. Klik in de sectie Acties activeren wanneer een [objectnaam] naar een nieuwe fase verhuist op het + plus-pictogram om een actie toe te voegen aan een pijplijnfase.
7. Stel in het linkerpaneel een actie in zoals:
   • Om een interne notificatie te verzenden wanneer een deal de fase binnenkomt, selecteert u Verzend interne e-mailnotificatie. Stel de notificatiedetails in en klik op Opslaan.
   • Om een taak te maken wanneer een project een bepaald stadium binnengaat, selecteert u Taak maken. Voer de details van de taak in en klik op Opslaan.
8. Klik op de actiebel om een bestaande actie te bewerken. Breng wijzigingen aan in het linkerpaneel en klik op Opslaan.
9. Ga met de muis over een bestaande actie en klik op het pictogram comments om een opmerking over een actie achter te laten voor andere gebruikers. Typ je bericht en klik op Commentaar.
10. Beweeg de muisaanwijzer over een bestaande actie en klik op het pictogram delete verwijderen om een actie te verwijderen. Selecteer Alleen deze actie verwijderen om alleen de geselecteerde actie te verwijderen, of selecteer Deze actie en alle volgende acties verwijderen om de geselecteerde actie en alle acties eronder te verwijderen.
11. Klik op Openen in workflows onder de acties van de stap om te openen in de volledige workfloweditor.
12. Schakel de schakelaar Workflow is [status] in of uit om de workflow in of uit te schakelen.

Acties automatiseren op basis van ticketstatus

Configureer ticketstatus van gekoppelde e-mails

Je kunt de status van tickets automatisch bijwerken wanneer bijbehorende e-mails worden verzonden of ontvangen. Dit betekent e-mails die worden verzonden vanuit het ticket en antwoorden van je klanten op het ticket. Ticketstatus is de standaard eigenschap van HubSpot die tickets binnen je pijplijn bijhoudt (bijv.Wacht op contact status).

Automatisering van ticketstatus inschakelen of bewerken:

1. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Tickets.
2. Klik op het tabblad Pijplijnen.
3. Klik op het vervolgkeuzemenu Selecteer een pijplijn en selecteer de ticketpijplijn die je wilt automatiseren.
4. Klik op de tab Automatiseren . Klik op rightIcon om de sectie Gesjabloneerde automatiseringen uit te vouwen.
5. Om de automatisering van de ticketstatus in te schakelen, selecteer je in de sectie Ticketstatus bijwerken een selectievakje om een trigger in te schakelen:
   • Er wordt een e-mail verzonden naar een klant: de ticketstatus wordt gewijzigd als een gebruiker een e-mail stuurt naar een contactpersoon in het ticketrecord. E-mails die worden verzonden vanuit het contact record zullen de ticket status niet veranderen.
   • Een klant antwoordt op een e-mail: de ticketstatus verandert als een contact antwoordt op dezelfde thread als waarop het ticket is aangemaakt. Als het ticket werd gesloten en vervolgens heropend, zullen nieuwe threads op het ticket ook de ticketstatus bijwerken.

7. Om te bewerken op welke status het ticket wordt ingesteld op basis van de trigger, beweeg je met de muis over de rij en klik je op Actie bewerken. Klik in het rechterpaneel op het vervolgkeuzemenu Status selecteren, selecteer een status en klik op Opslaan.

Om de automatisering van de ticketstatus uit te schakelen of te bewerken:

1. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Tickets.
2. Klik op het tabblad Pipelines.
3. Klik op het vervolgkeuzemenu Selecteer een pijplijn en selecteer de ticketpijplijn die je wilt automatiseren.
4. Klik op de tab Automatiseren . Klik op rightIcon om de sectie Gesjabloneerde automatiseringen uit te vouwen.
5. Schakel de selectievakjes Ticketstatus bijwerken uit.

Aangepaste ticket pipeline acties configureren

U kunt aangepaste automatisering instellen op basis van wijzigingen in de eigenschappen van de ticketstatus. U kunt een e-mail of een interne notificatie sturen. Je kunt andere acties instellen (bijv. takken, vertragingen) via de tool workflows.

Acties configureren op basis van ticketstatussen:

1. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Tickets.
2. Klik op het tabblad Pijplijnen.
3. Klik op het vervolgkeuzemenu Selecteer een pijplijn en selecteer de ticketpijplijn die u wilt automatiseren.
4. Klik op het tabblad Automatiseren en klik vervolgens op om de sectie Workflows vanaf nul aanmaken uit te vouwen.
5. Klik in de sectie Triggeracties wanneer een ticket een bepaalde status bereikt op het +plus-pictogram om een actie toe te voegen aan een ticketstatus.
6. Stel in het linkerpaneel je actie in volgens je doelen:
   • Selecteer Stuur interne e-mailmelding om een interne melding naar je team te sturen wanneer een ticket een bepaalde status bereikt. Stel de details van de notificatie in en klik op Opslaan.

• Selecteer E-mail verzenden om een e-mail te verzenden wanneer een ticket wordt geopend (bijv. Nieuwe status) of gesloten (bijv. Gesloten status). Klik op Geautomatiseerde e-mail, selecteer een e-mail en klik vervolgens op Opslaan. U kunt kiezen uit de volgende soorten e-mails:
  • Selecteer Ticket ontvangen of Ticket gesloten om een HubSpot-standaard e-mail te gebruiken. Als je de standaardsjabloon wilt bewerken, klik je op Bewerken naast de naam van de e-mail, breng je wijzigingen aan en klik je vervolgens op E-mail opslaan.
  • Selecteer een aangepaste geautomatiseerde e-mail. Om een aangepaste e-mail te bewerken, klik je op de naam van de e-mail. Je komt nu in het hulpprogramma voor marketinge-mails.

Let op: de standaard Ticket ontvangen en Ticket gesloten e-mails zijn transactionele e-mails die door HubSpot zijn gemaakt. Transactie-e-mails worden gebruikt voor relatiegebaseerde interacties, zoals een bevestigingsmail na een aankoop. Contactpersonen hoeven niet als marketing te zijn ingesteld om een transactie-e-mail te ontvangen. Als u ervoor kiest om in plaats daarvan een niet-transactionele geautomatiseerde e-mail te verzenden, moeten contactpersonen wel als marketing worden ingesteld om de e-mail te ontvangen. Als uw account over de invoegtoepassing voor transactie-e-mails beschikt, lees dan hoe u aangepaste transactie-e-mails kunt maken.

• Je kunt ook andere ticketgebaseerde workflowacties selecteren, waaronder vertragingen, vertakkingen, communicatie, CRM en gegevensacties. Stel de actie in en klik op Opslaan.

8. Schakel de schakelaar Workflow is [status] in of uit om de workflow in of uit te schakelen.

Een bestaande actie bewerken of verwijderen of een opmerking toevoegen:

1. Navigeer naar je ticket pipeline-workflow.
2. Klik op de actiebel om een bestaande actie te bewerken. Breng wijzigingen aan in het linkerpaneel en klik op Opslaan.
3. Klik op het pictogram comments om een opmerking voor andere gebruikers over een actie achter te laten. Voer in het dialoogvenster uw bericht in en klik op Commentaar.
4. Klik op het pictogram delete verwijderen om een actie te verwijderen. U hebt twee opties:
   • Alleen deze actie verwijderen: verwijdert alleen de geselecteerde actie.
   • Verwijder deze actie en alle volgende acties: verwijdert de geselecteerde actie en alle acties eronder.
5. Klik op Open in Workflows onder de actievakken om naar de workflow editor te gaan. In de workflow editor kunt u meer acties toevoegen en de instellingen van de workflow bewerken.

Let op: standaard zijn de bovenstaande geautomatiseerde acties niet van toepassing op live chat of Facebook Messenger conversaties. Als je ticketautomatisering voor live chat of Facebook Messenger wilt, kun je een workflow maken en aanpassen en de inschrijftriggers van de workflow aanpassen om gesprekken op te nemen waarvan de bron gelijk is aan Chat.