Verzoeken inzake gegevensbescherming afhandelen

Stel een pagina voor verzoeken inzake gegevensbescherming in waar contactpersonen verzoeken kunnen indienen met betrekking tot het beheer van hun persoonsgegevens. Geef contactpersonen bijvoorbeeld de mogelijkheid om kopieën op te vragen van de gegevens die je bewaart, of om hun gegevens definitief te laten verwijderen. Voor verzoeken die buiten deze pagina om worden ingediend, kun je handmatig verzoeken inzake gegevensbescherming voor contactpersonen aanmaken.

Contactpersonen kunnen ook verzoeken om verwijdering van hun aangevulde gegevens. Standaard moeten alle verzoeken van contactpersonen met aangevulde gegevens worden geaccepteerd.

Let op: hoewel HubSpot deze functie aanbiedt, is uw juridische afdeling de beste bron voor advies over naleving van de wetgeving in uw specifieke situatie.

Een pagina voor verzoeken inzake gegevensbescherming instellen

Configureer en publiceer een pagina voor verzoeken inzake gegevensbescherming voor contactpersonen die uw website bezoeken om acties met betrekking tot hun persoonsgegevens aan te vragen. Als u meerdere merken beheert, lees dan hoe u voor elk merk een pagina voor verzoeken inzake gegevensbescherming kunt configureren.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Selecteer in het menu in de linkerzijbalk, onder Accountbeheer, Privacy & Toestemming.
3. Klik in het gedeelte 'Pagina voor verzoeken om gegevensbescherming ' op 'Configureren'.

4. Stel in de pagina-editor uw pagina voor verzoeken om gegevensbescherming in:
   • Om contactpersonen de mogelijkheid te bieden om de definitieve verwijdering van hun persoonsgegevens aan te vragen, zet u de schakelaar 'Contactgegevens verwijderen' aan.
   • Om contactpersonen de mogelijkheid te bieden een kopie van hun gegevens aan te vragen, zet u de schakelaar 'Contactgegevens exporteren' aan.
   • Om een veld toe te voegen waarmee contactpersonen hun locatie kunnen selecteren, zet je de schakelaar ‘Land’ aan.
   • Om CAPTCHA in te schakelen voor je verzoekpagina, zet je de schakelaar 'reCAPTCHA' aan. CAPTCHA voegt een stap toe om te verifiëren dat een bezoeker geen robot is, voordat hij of zij het verzoek kan indienen. HubSpot gebruikt reCAPTCHA v2 voor spambeveiliging.
   • Voer in het veld 'Zakelijk e-mailadres ' een e-mailadres in. Dit e-mailadres wordt gebruikt in de verificatie-e-mail die naar gebruikers wordt gestuurd om vragen te stellen over gegevensprivacy.
   • Selecteer in het veld E-mailverzenddomein het domein dat wordt weergegeven in het veld ‘Van’ van verificatie-e-mails.
   • Klik op 'Pagina publiceren'.

Een pagina voor verzoeken om gegevensbescherming delen, bijwerken of verwijderen

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Selecteer in het menu in de linkerzijbalk, onder Accountbeheer, de optie Privacy en toestemming.
3. Om een bestaande pagina voor verzoeken om gegevensbescherming bij te werken, klikt u op 'Bewerken'.
4. Om de pagina voor verzoeken om gegevensbescherming te delen, klikt u op 'Kopiëren' naast de URL van de pagina.
5. Om een bestaande pagina voor gegevensbeschermingsverzoeken te verwijderen, klikt u op 'Pagina verwijderen'. Klik in het dialoogvenster op 'Verwijderen' om te bevestigen.
   

Gegevensbeschermingsverzoeken handmatig aanmaken

Maak handmatig verzoeken om gegevensbescherming aan voor contactpersonen die een verzoek hebben ingediend zonder het formulier te gebruiken, bijvoorbeeld tijdens een persoonlijk gesprek of telefonisch.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Selecteer in het menu in de linkerzijbalk, onder Accountbeheer, de optie Privacy & Toestemming.
3. Klik bovenaan op het tabblad Beheer van gegevensverzoeken .
4. Klik op 'Nieuw verzoek aanmaken'.

5. Stel in het rechterpaneel je gegevensverzoek in:

1. • Selecteer ' ' het contact waarvoor u de aanvraag wilt indienen.
   • Selecteer het type gegevensverzoek. U kunt kiezen uit 'Gegevensverwijdering', 'Gegevensuitvoer' en' Verwijdering van verrijkte gegevens'.
   • Selecteer de verzoekdatum. Dit is de datum waarop het gegevensverzoek moet zijn afgehandeld.
   • Selecteer de eigenaar. Dit is de gebruiker die is aangewezen om het verzoek inzake gegevensbescherming af te handelen.
   • Klik op 'Nieuw verzoek aanmaken'.

Toewijzen en afhandelen van verzoeken inzake gegevensbescherming

Nadat u uw pagina voor verzoeken om gegevensbescherming hebt gepubliceerd, kunt u verzoeken om gegevensbescherming bekijken en beheren vanuit de gegevensverzoekmanager. Rond verzoeken af door contactgegevens te exporteren, een contactpersoon definitief te verwijderen, of verrijkte contactgegevens te verwijderen. Verzoeken om verrijkte gegevens te verwijderen kunt u handmatig afhandelen of de gegevens automatisch laten verwijderen.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Selecteer in het menu in de linkerzijbalk, onder Accountbeheer, Privacy & Toestemming.
3. Klik bovenaan op het tabblad 'Beheerder van gegevensverzoeken '.
4. Op de pagina 'Beheerder van verzoeken om gegevensprivacy' kunt u naar verschillende weergaven navigeren of een aangepaste weergave maken. Lees hoe u opgeslagen weergaven kunt maken en beheren.
5. In elke weergave kunt u de vervolgkeuzemenu’s bovenaan gebruiken om uw gegevensverzoeken te filteren.
6. Om een eigenaar aan een verzoek toe te wijzen of opnieuw toe te wijzen:
   • Beweeg de muisaanwijzer over de kolom 'Eigenaar ' in het verzoek. Klik vervolgens op 'Toewijzen ' of 'Opnieuw toewijzen'.
   • Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu 'Eigenaar ' en selecteer een HubSpot-gebruiker. Klik vervolgens op 'Toewijzen ' of 'Opnieuw toewijzen'. Gegevensprivacyverzoeken kunnen alleen worden toegewezen aan superbeheerders.
7. Om actie te ondernemen op een verzoek, klik je op het verzoek. Volg in het rechterpaneel de instructies om het verzoek af te ronden en bevestig vervolgens de actie in het dialoogvenster.
   
8. Om actie te ondernemen op meerdere verzoeken van hetzelfde type, vink je de selectievakjes van de verzoeken aan. Klik op de actie bovenaan de tabel en volg vervolgens de instructies in het dialoogvenster. Deze optie is alleen beschikbaar als alle geselecteerde verzoeken dezelfde aanbevolen actie hebben. Selecteer bijvoorbeeld alle verzoeken tot gegevensverwijdering en klik vervolgens bovenaan de tabel op Contactgegevens verwijderen.
9. Om meerdere verzoeken als voltooid te markeren, vink je de selectievakjes van de verzoeken aan en klik je vervolgens bovenaan de tabel op ‘Markeren als voltooid ’. Klik in het dialoogvenster op ‘Markeren als voltooid ’ om te bevestigen.

Verzoeken tot verwijdering van verrijkte gegevens automatisch afhandelen

Om de verrijkte gegevens automatisch te verwijderen wanneer een contactpersoon u vraagt om zijn of haar verrijkte gegevens te verwijderen, moet de instelling ‘Verrijkte gegevens verwijderen bij ontvangst van verzoek’ zijn ingeschakeld. Wanneer deze instelling is ingeschakeld, worden deze verzoeken automatisch verwerkt om de verrijkte gegevens te verwijderen en ontvangt u een e-mail wanneer een verzoek is verwerkt.

Om de instelling in te schakelen:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Selecteer in het menu in de linkerzijbalk, onder 'Accountbeheer', de optie 'Privacy en toestemming'.
3. Zet de schakelaar 'Verrijkte gegevens verwijderen wanneer een verzoek wordt ontvangen' aan.

Om de instelling uit te schakelen:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Selecteer in het menu aan de linkerkant, onder Accountbeheer, Privacy en toestemming.
3. Zet de schakelaar 'Verrijkte gegevens verwijderen wanneer een verzoek wordt ontvangen' uit.