Gérer les demandes relatives à la confidentialité des données

Configurez votre page de demande de confidentialité des données où les contacts peuvent soumettre des demandes liées à leurs données personnelles, telles que l'accès aux données et la suppression de données. Vous pouvez créer manuellement des demandes de confidentialité des données pour les contacts pour toute demande effectuée en dehors de la page.

Par défaut, toutes les demandes des contacts dont les données sont enrichies seront reçues ; Ce paramètre ne peut pas être modifié. Vous pouvez supprimer automatiquement les données enrichies quand un contact vous demande, supprimez ses données enrichies et consultez le statut de toutes les demandes dans le gestionnaire de demandes de confidentialité des données.

Remarque : HubSpot propose cette fonctionnalité, mais votre équipe juridique est la meilleure ressource pour vous donner des conseils de conformité pour votre situation spécifique.

Configurer une page de demande de confidentialité des données

Configurez et publiez une page de demande de confidentialité des données pour les contacts qui visitent votre site web pour demander des actions liées à leurs données personnelles. 

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, dans la section Gestion du compte, sélectionnez Consentement de confidentialité &.
3. Dans l’onglet Configuration , dans le menu latéral de gauche, cliquez sur Outils de confidentialité.
4. Dans la section Page de demande de confidentialité des données , cliquez sur Configurer.
5. Dans l’éditeur de la page de demande de confidentialité des données, sélectionnez les options de demande de données que vous souhaitez proposer à vos contacts : 
   • Pour permettre aux contacts de demander la suppression permanente de leurs données personnelles, cliquez sur le bouton pour activer l’option Supprimer les données de contact .
   • Pour permettre aux contacts de demander une copie de leurs données, cliquez sur le bouton pour activer l’option Exporter les données de contact .
   • Pour ajouter un champ de pays, activez l’option Pays .
   • Pour activer le CAPTCHA pour votre page de demande, cliquez sur le bouton ReCAPTCHA . Le CAPTCHA ajoute une étape pour vérifier qu'un visiteur n'est pas un robot, avant qu'il ne puisse soumettre la demande. HubSpot utilise reCAPTCHA v2 pour la prévention des spams.
   • Dans le champ E-mail professionnel , saisissez une adresse e-mail. L’adresse e-mail sera utilisée dans l’e-mail de vérification envoyé aux utilisateurs pour poser des questions sur la confidentialité des données.
   • Dans le champ Domaine d’envoi d’e-mail , sélectionnez le domaine qui sera affiché dans le champ De des e-mails de vérification.
6. Après avoir configuré votre page, dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Publier la page. 

Partager, mettre à jour ou annuler la publication d’une page de demande de confidentialité des données

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, dans la section Gestion du compte , sélectionnez Consentement de confidentialité &.
3. Dans l’onglet Configuration , dans le menu latéral de gauche, cliquez sur Outils de confidentialité.
4. Pour mettre à jour une page de demande de confidentialité des données existante, cliquez sur Modifier.
5. Pour partager la page de demande de confidentialité des données, copiez l’URL de la page .
6. Pour annuler la publication d’une page de demande de confidentialité des données existante, cliquez sur Annuler la publication de la page. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Annuler la publication pour confirmer.  
   

Examiner, traiter ou créer des demandes de confidentialité des données

Après avoir publié votre page de demande de respect des données, examinez et gérez les demandes de confidentialité des données provenant du gestionnaire de demandes de données. Vous pouvez également créer manuellement des demandes de confidentialité des données pour les contacts qui ont effectué des demandes sans utiliser le formulaire, par exemple en personne ou lors d'un appel. Ensuite, répondez aux demandes en exportant les données du contact ou en supprimant définitivement un contact. 

Pour les demandes de suppression de données enrichies, vous pouvez les traiter manuellement ou supprimer automatiquement les données.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, dans la section Gestion du compte, sélectionnez Consentement de confidentialité &.
3. En haut, cliquez sur l’onglet Gestionnaire de requêtes de données .
4. Sur la page Gestionnaire des demandes de confidentialité des données , vous pouvez accéder à différentes vues ou créer une vue personnalisée. Découvrez comment créer et gérer des vues enregistrées. 
5. Dans chaque vue, vous pouvez utiliser les menus déroulants situés en haut de chaque vue pour filtrer vos demandes de données.
6. Pour donner suite à une demande, cliquez sur la demande. Dans le panneau de droite, suivez les instructions pour exécuter la demande, puis confirmez l’action dans la boîte de dialogue.
7. Pour agir sur plusieurs demandes du même type, sélectionnez les cases à cocher des demandes. Cliquez sur l’action en haut du tableau, puis suivez les instructions dans la boîte de dialogue. Cette action sera uniquement disponible si toutes les demandes sélectionnées ont la même action recommandée. Par exemple, sélectionnez Toutes les demandes de suppression de données , puis cliquez sur Supprimer les données de contact en haut du tableau.
8. Pour marquer plusieurs demandes comme terminées, cochez les cases des demandes, puis cliquez sur Marquer comme terminé en haut du tableau. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Marquer comme terminé pour confirmer.
9. Pour attribuer ou réassigner un propriétaire à une demande :
   • Passez le curseur de la souris sur la colonne Propriétaire dans la demande. Puis, cliquez sur Attribuer ou Réattribuer.
   • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Propriétaire et sélectionnez un utilisateur HubSpot. Puis, cliquez sur Attribuer ou Réattribuer. Les demandes de confidentialité des données ne peuvent être attribuées qu’aux super administrateurs. 
10. Pour créer manuellement une demande de données, dans l'angle supérieur droit du tableau, cliquez sur Créer une nouvelle demande. Dans le panneau de droite, configurez votre demande de données : 
    • Sélectionnez le contact pour lequel vous souhaitez créer la demande. 
    • Sélectionnez le type de demande de données. Vous avez le choix entre Suppression de données, Export de données et Suppression de données enrichies.
    • Sélectionnez la date de la demande. Il s’agit de la date à laquelle la demande de données doit être terminée. 
    • Sélectionnez le propriétaire. Il s’agit de l’utilisateur désigné pour répondre à la demande de confidentialité des données. 
    • En bas, cliquez sur Créer une nouvelle demande. 

Traiter automatiquement les demandes de suppression de données enrichies

Pour supprimer automatiquement les données enrichies chaque fois qu’un contact vous demande de supprimer ses données enrichies, le paramètre Supprimer les données enrichies lorsqu’une demande est reçue doit être activé. Une fois activées, ces demandes seront automatiquement exécutées pour supprimer les données enrichies, et vous recevrez un e-mail lorsqu’une demande sera traitée.

Pour les comptes HubSpot nouvellement créés, le paramètre est activé par défaut. Pour les comptes créés avant ce paramètre par défaut, vous pouvez activer le paramètre. Le paramètre peut également être désactivé manuellement pour traiter les demandes de suppression.

Pour activer le paramètre :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, dans la section Gestion du compte, sélectionnez Consentement de confidentialité &.
3. Dans l’onglet Configuration, dans le menu latéral de gauche, cliquez sur Outils de confidentialité.
4. Activez l’option Supprimer les données enrichies lorsque la demande est reçue.

Pour désactiver le paramètre :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, dans la section Gestion du compte, sélectionnez Consentement de confidentialité &.
3. Dans l’onglet Configuration, dans le menu latéral de gauche, cliquez sur Outils de confidentialité.
4. Désactivez l’option Supprimer les données enrichies lorsqu’une demande est reçue .
5. Cliquez sur Désactiver le groupe de règles pour confirmer.