Zarządzanie wnioskami dotyczącymi ochrony danych osobowych

Skonfiguruj stronę z wnioskami dotyczącymi ochrony danych, na której kontakty będą mogły składać wnioski związane z zarządzaniem ich danymi osobowymi. Na przykład umożliw kontaktom ubieganie się o kopie przechowywanych przez Ciebie danych lub o ich trwałe usunięcie. W przypadku wszelkich wniosków złożonych poza tą stroną możesz ręcznie utworzyć wnioski dotyczące ochrony danych dla poszczególnych kontaktów.

Osoba kontaktowa może również poprosić o usunięcie swoich wzbogaconych danych. Domyślnie wszystkie wnioski od osób kontaktowych posiadających wzbogacone dane muszą zostać przyjęte.

Uwaga: chociaż HubSpot udostępnia tę funkcję,to Twój zespół prawny jest najlepszym źródłem porad dotyczących zgodności z przepisami w konkretnej sytuacji.

Skonfiguruj stronę wniosków dotyczących ochrony danych

Skonfiguruj i opublikuj stronę z wnioskami o ochronę danych dla osób odwiedzających Twoją witrynę, które chcą złożyć wniosek dotyczący swoich danych osobowych. Jeśli zarządzasz wieloma markami, dowiedz się, jak skonfigurować stronę z wnioskami o ochronę danych dla każdej z nich.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie, w sekcji Zarządzanie kontem, wybierz opcję Prywatność i zgoda.
3. W sekcji Strona wniosków dotyczących ochrony danych kliknij opcję Skonfiguruj.

4. W edytorze strony skonfiguruj stronę wniosków dotyczących ochrony danych:
   • Aby umożliwić kontaktom złożenie wniosku o trwałe usunięcie ich danych osobowych, włącz przełącznik „Usuń dane kontaktowe ”.
   • Aby umożliwić kontaktom złożenie wniosku o kopię swoich danych, włącz przełącznik „Eksportuj dane kontaktowe ”.
   • Aby dodać pole, w którym kontakty będą mogły wybrać swoją lokalizację, włącz przełącznik „Kraj ”.
   • Aby włączyć CAPTCHA na stronie wniosków, włącz przełącznik „ReCAPTCHA ”. CAPTCHA dodaje etap weryfikacji, czy odwiedzający nie jest robotem, zanim będzie mógł przesłać wniosek. HubSpot wykorzystuje reCAPTCHA v2 do zapobiegania spamowi.
   • W polu „ Adres e-mail firmy ” wprowadź adres e-mail. Adres ten zostanie użyty w wiadomości e-mail z prośbą o weryfikację wysyłanej do użytkowników w celu zadawania pytań dotyczących prywatności danych.
   • W polu „Domena wysyłająca wiadomości e-mail ” wybierz domenę, która będzie wyświetlana w polu „Od ” wiadomości e-mail z prośbą o weryfikację.
   • Kliknij opcję „Opublikuj stronę”.

Udostępnianie, aktualizowanie lub wycofywanie strony z wnioskiem o ochronę danych

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie, w sekcji Zarządzanie kontem, wybierz opcję Prywatność i zgoda.
3. Aby zaktualizować istniejącą stronę z wnioskiem o ochronę danych, kliknij „Edytuj”.
4. Aby udostępnić stronę z wnioskiem o ochronę danych, kliknij opcję „Kopiuj” obok adresu URL strony.
5. Aby wycofać istniejącą stronę z wnioskiem o ochronę danych, kliknij opcję „Wycofaj stronę”. W oknie dialogowym kliknij przyc isk „Wycofaj”, aby potwierdzić.
   

Ręczne tworzenie wniosków dotyczących ochrony danych

Ręcznie utwórz wnioski dotyczące ochrony danych dla kontaktów, które złożyły wnioski bez korzystania z formularza, np. osobiście lub podczas rozmowy telefonicznej.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie, w sekcji Zarządzanie kontem, wybierz opcję Prywatność i zgoda.
3. W górnej części strony kliknij kartę „Menedżer wniosków o dane ”.
4. Kliknij opcję Utwórz nowe zgłoszenie.

5. W prawym panelu skonfiguruj swoją prośbę o dane:

1. • Wybierz opcję „ ” (Wybierz kontakt ) dla kontaktu, dla którego chcesz utworzyć żądanie.
   • Wybierz typ żądania danych. Do wyboru są opcje: „Usunięcie danych”, „Eksport danych” oraz„ – usunięcie wzbogaconych danych”.
   • Wybierz datę złożenia wniosku. Jest to termin, w którym wniosek o udostępnienie danych powinien zostać zrealizowany.
   • Wybierz właściciela. Jest to użytkownik wyznaczony do realizacji wniosku dotyczącego ochrony danych.
   • Kliknij opcję „Utwórz nowe zgłoszenie”.

Przypisywanie i realizacja wniosków dotyczących ochrony danych

Po opublikowaniu strony z wnioskami o ochronę danych przeglądaj wnioski i zarządzaj nimi za pomocą menedżera wniosków o ochronę danych. Realizuj wnioski, eksportując dane kontaktowe, trwale usuwając kontakt, lub usuwając wzbogacone dane kontaktowe. W przypadku wniosków o usunięcie wzbogaconych danych możesz zrealizować je ręcznie lub automatycznie usunąć dane.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie, w sekcji Zarządzanie kontem, wybierz opcję Prywatność i zgoda.
3. W górnej części strony kliknij kartę „Menedżer wniosków dotyczących danych ”.
4. Na stronie Menedżer wniosków dotyczących prywatności danych możesz przechodzić do różnych widoków lub utworzyć widok niestandardowy. Dowiedz się, jak tworzyć zapisane widoki i zarządzać nimi.
5. W każdym widoku możesz użyć menu rozwijanych u góry, aby filtrować swoje wnioski dotyczące danych.
6. Aby przypisać lub zmienić właściciela żądania:
   • Najedź kursorem na kolumnę „Właściciel ” w żądaniu. Następnie kliknij „Przypisz” lub „Zmień właściciela”.
   • W oknie dialogowym kliknij menu rozwijane „Właściciel ” i wybierz użytkownika HubSpot. Następnie kliknij „Przypisz ” lub „Zmień właściciela”. Żądania dotyczące prywatności danych można przypisywać wyłącznie superadministratorom.
7. Aby podjąć działanie w sprawie wniosku, kliknij ten wniosek. W prawym panelu postępuj zgodnie z instrukcjami, aby zrealizować wniosek, a następnie potwierdź działanie w oknie dialogowym.
   
8. Aby podjąć działanie w odniesieniu do wielu wniosków tego samego typu, zaznacz pola wyboru przy tych wnioskach. Kliknij opcję działania u góry tabeli, a następnie postępuj zgodnie z instrukcjami wyświetlonymi w oknie dialogowym. Opcja ta będzie dostępna tylko wtedy, gdy wszystkie zaznaczone wnioski mają to samo zalecane działanie. Na przykład zaznacz wszystkie wnioski o usunięcie danych, a następnie kliknij opcję Usuń dane kontaktowe u góry tabeli.
9. Aby oznaczyć wiele wniosków jako zrealizowane, zaznacz pola wyboru przy tych wnioskach, a następnie kliknij op cję „Oznacz jako zrealizowane” u góry tabeli. W oknie dialogowym kliknij „Oznacz jako zrealizowane”, aby potwierdzić.

Automatyczne przetwarzanie wniosków o usunięcie wzbogaconych danych

Aby automatycznie usuwać wzbogacone dane za każdym razem, gdy kontakt poprosi o ich usunięcie, należy włączyćustawienie „Usuń wzbogacone dane po otrzymaniu wniosku ”. Po włączeniu tej opcji wnioski te będą automatycznie przetwarzane w celu usunięcia wzbogaconych danych, a po przetworzeniu wniosku otrzymasz wiadomość e-mail.

Aby włączyć to ustawienie:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie, w sekcji „Zarządzanie kontem”, wybierz opcję „Prywatność i zgoda”.
3. Włącz przełącznik „Usuń wzbogacone dane po otrzymaniu żądania ”.

Aby wyłączyć to ustawienie:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie, w sekcji Zarządzanie kontem, wybierz opcję Prywatność i zgoda.
3. Wyłącz przełącznik „Usuń wzbogacone dane po otrzymaniu żądania ”.