Eigenschappen organiseren, verwijderen en exporteren

Om de kwaliteit van de gegevens in je CRM te handhaven, is het belangrijk om je eigendommen georganiseerd te houden. U kunt eigenschappen onderverdelen in groepen of ongebruikte eigenschappen archiveren en verwijderen. Om informatie over eigenschappen voor meerdere objecten te bekijken, kunt u ook alle eigenschappen of historische gegevens voor een enkele eigenschap exporteren.

Als u nieuwe eigenschappen wilt maken of bestaande eigenschappen wilt bijwerken, leer dan hoe u eigenschappen kunt maken en bewerken. Leer hoe u een waarde van een eigenschap op een record of in bulk kunt bewerken om de waarden van een record bij te werken .

Eigenschapgroepen maken en bewerken

Met eigenschapgroepen kunt u gerelateerde eigenschappen binnen een object identificeren. Er zijn standaard eigenschapgroepen, maar u kunt ook aangepaste groepen maken. Deze groepen worden alleen gebruikt binnen de eigenschappeninstellingen. Gebruik recordbalken om eigenschappen in een record te groeperen .

Om een nieuwe groep te maken of een bestaande groep te bewerken:

• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Eigenschappen.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer vervolgens [object] eigenschappen voor het object waarvan u de groepen wilt bewerken.
• Klik op het tabblad Groepen.

• Om een nieuwe groep te maken, klik je rechtsboven op Groep maken. Om een bestaande groep te bewerken, ga je met de muis over de groep en klik je op Bewerken.

• Voer in het dialoogvenster de naam van de groep in en klik op Opslaan.

• Als u de eigenschappen van een groep wilt bekijken, gaat u met de muisaanwijzer over de groep en klikt u op Eigenschappen weergeven.

• Als u een groep wilt verwijderen, gaat u met de muisaanwijzer over de groep en klikt u op Verwijderen. Klik in het dialoogvenster op Verwijderen om te bevestigen.

Eigenschappen aan een groep toevoegen

Gebruikers moeten rechten hebben om eigenschappen aan een groep toe te voegen.

Een individuele eigenschap toevoegen aan een groep:

• Beweeg met de muis over de eigenschap, klik op het vervolgkeuzemenu Meer en klik vervolgens op Verplaatsen naar groep.

• Selecteer in het dialoogvenster een groep in het vervolgkeuzemenu en klik op Opslaan.

U kunt meerdere eigenschappen aan dezelfde groep toevoegen:

• Schakel de selectievakjes naast de eigenschappen in.

• Klik boven in de tabel op + Toevoegen aan groep.
• Selecteer in het dialoogvenster een groep in het vervolgkeuzemenu en klik op Opslaan.

Eigenschappen archief

Gebruikers moeten rechten hebben om eigenschappen te archiveren. Eenmaal gearchiveerde eigenschappen worden opgeslagen op het tabblad Gearchiveerde eigenschappen en worden na 90 dagen definitief verwijderd.

Je kunt eigenschappen alleen archiveren als ze niet elders binnen je HubSpot account worden gebruikt (bijvoorbeeld in een lijst of workflow).

• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Eigenschappen.

• Klik op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer vervolgens[object] eigenschappen voor het object waarvan je de eigenschappen wilt archiveren.

• Om een individuele eigenschap te archiveren, ga met de muisover de eigenschap, klik op het vervolgkeuzemenu Meer en klik vervolgens op Archiveren.

• Om meerdere eigenschappen te archiveren, selecteer je de selectievakjes naast de eigenschappen en klik je vervolgens op Archiveren boven in de tabel.

• Bekijk in het rechterpaneel waar eigenschappen worden gebruikt voordat ze worden gearchiveerd:
  
  • Vulgraad voor deze eigenschap: het percentage records dat een waarde voor de eigenschap heeft. Klik op [Records] bekijken om records met een waarde te bekijken. De eigenschap kan worden gearchiveerd, zelfs als records waarden hebben.
  • Assets die archivering verhinderen: tools, zoals workflows of eigendomskaarten, waarvoor als de eigenschap wordt gebruikt, deze niet kan worden gearchiveerd totdat deze wordt verwijderd. Klik op [assets] bekijken om naar de tool te navigeren om te bekijken en bij te werken waar de eigenschap wordt gebruikt.
    • U ziet bijvoorbeeld dat een workflow voorkomt dat een eigenschap wordt gearchiveerd. U navigeert naar de workflow en ziet een actieBewerk record die de eigenschap gebruikt. U verwijdert de actie zodat de eigenschap kan worden gearchiveerd.
  • Andere onderdelen die deze eigenschap gebruiken: extra tools waarin de eigenschap wordt gebruikt. De eigenschap kan worden gearchiveerd als deze wordt gebruikt door bedrijfsmiddelen in deze sectie. Eenmaal gearchiveerd, zal de eigenschap worden verwijderd uit de asset (bijv. verwijderd als een kolom in een index paginaweergave).

• Klik op Archiveer eigenschap om te bevestigen.

Gearchiveerde eigenschappen herstellen of definitief verwijderen

Gebruikers met rechten omeigenschappeninstellingen voor een object te bewerken kunnen de gearchiveerde eigenschappen van dat object herstellen. Gebruikers met Super admin rechten kunnen ook eerder gearchiveerde eigenschappen permanent verwijderen. Wanneer u een eigenschap verwijdert, worden bestaande waarden uit records gewist. Het stelt je ook in staat om de verwijderde eigenschap opnieuw aan te maken met een andere configuratie. Dit wisproces duurt ongeveer dertig minuten.

U hebt bijvoorbeeld een aangepaste tekstgebaseerde eigenschap Rekening-ID gemaakt en hebt geen unieke waarden nodig. U kunt de eigenschap archiveren en vervolgens verwijderen. Vervolgens kunt u de eigenschap opnieuw maken met dezelfde naam en hetzelfde veldtype en alleen getallen en unieke waarden vereisen.

Let op: eigenschappen die 90 dagen of langer geleden zijn gearchiveerd, zijn verwijderd en kunnen niet meer worden hersteld.

• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Eigenschappen.

• Klik op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer vervolgens [object] eigenschappen voor het object waarvan u de eigenschap wilt herstellen of verwijderen.

• Klik op het tabblad Gearchiveerde eigenschappen.

• Zoek de eigenschappen die je wilt herstellen of definitief wilt verwijderen:

  • Klik op het vervolgkeuzemenu Filteren op en selecteer het type eigenschap.

  • Gebruik de datumvelden om de eigenschappen te filteren op basis van wanneer ze werden gearchiveerd.

• Schakel de selectievakjes in naast de eigenschappen die u wilt herstellen of permanent wilt verwijderen. Je kunt het selectievakje linksboven in de tabel inschakelen om alle eigenschappen in de lijst te selecteren.

• Klik boven in de tabel op Herstellen of Verwijderen.

  • Als u wilt verwijderen, typt u in het dialoogvenster het aantal eigenschappen dat u wilt verwijderen en klikt u op Verwijderen om te bevestigen.

Alle eigenschappen exporteren

• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Eigenschappen.

• Klik rechtsboven op Alle eigenschappen exporteren.

• Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu Bestandsindeling en selecteer de gewenste indeling voor het geëxporteerde bestand.

• Klik op Exporteren. Zodra de export is verwerkt, ontvang je een downloadlink via e-mail en in je meldingscentrum.

• Je kunt ook de geschiedenis van eigenschappen exporteren en historische gegevens gebruiken om eerdere waarden te herstellen.