Een offerte voor contractverlenging opstellen

Contracten vormen in HubSpot de centrale bron van waarheid voor vastgelegde omzet. Maak een verlengingsofferte aan wanneer een klant het einde van zijn huidige contract nadert, om zo de toezegging van je klant voor de volgende looptijd te verkrijgen. Wanneer een verlengingsofferte wordt geaccepteerd, wordt er een nieuw contract aangemaakt dat automatisch aan het vorige contract wordt gekoppeld.

Lees om aan de slag te gaan meer over:

• Verlengingsbeheer configureren in de contractinstellingen. 

• Hoe contracten worden gebruikt.

• Hoe u contracten aanmaakt. 

• Hoe u sjablonen voor verlengingsoffertes aanmaakt.

Het beheer van het verlengingsproces met contracten

Lees, voordat je een verlengingsofferte aanmaakt, meer over het beheren van het verlengingsproces vóór de verlengingsdatum.

Bestaande contractinformatie bekijken

Gebruik het contractrecord om bestaande contractinformatie te bekijken, waaronder prestaties, bijbehorende regelitems, factureringsschema, verlengingsinformatie, tijdlijn van activiteiten en geschiedenis. Gebruik deze informatie om gesprekken over verlenging voor te bereiden voordat u de verlengingsofferte verstuurt.

Een speciale verlengingspijplijn aanmaken

Het wordt aanbevolen om een speciale pijplijn voor verlengingen aan te maken voor verlengingsdeals en nieuwe deals aan te maken voor verlengingsoffertes. Dit betekent dat u rapportages kunt maken over de omzet uit nieuwe business versus de omzet uit verlengingen, en dat u verlengingen apart van andere actieve deals kunt beheren.

Gebruik workflows om informatie over verlengingsdeals en -offertes te automatiseren

Gebruik contractkenmerken om workflows te maken die automatisch verlengingsdeals en -offertes aanmaken: 

• Maak verlengingsdeals vóór de contractverlengingsdatum aan om de communicatie met de klant over de verlenging te beheren (bijv. e-mails, vergaderingen, telefoongesprekken). 

• Maak offertes vóór de verlengingsdata aan, zodat bestaande contractgegevens automatisch in de offerte worden gebruikt die naar de klant wordt verzonden. Lees meer over het aanmaken van verlengingsoffertes vanuit een workflow.

Wat staat er op een verlengingsofferte?

Standaard gebruikt de verlengingsofferte dezelfde looptijd als het bestaande contract (bijvoorbeeld: als het bestaande contract een overeenkomst van 12 maanden was, wordt de verlengingsofferte geconfigureerd voor 12 maanden). De verlengingsofferte bevat:

• Contactpersonen die aan het bestaande contract zijn gekoppeld.
• Het bedrijf dat aan het bestaande contract is gekoppeld.
• Facturatiecontactpersonen, indien deze aan het bestaande contract zijn toegevoegd.
• Regelitems van het bestaande contract. Als het contract is bijgewerkt met behulp van eenwijzigingsofferte, bevat de verlengingsofferte ook die regelitems. Als een klant bijvoorbeeld begon met 10 licenties en later via een wijzigingsofferte nog eens 10 licenties heeft toegevoegd, bevat de verlengingsofferte 20 licenties voor de volledige looptijd van de offerte.
• Overeenkomende betalingsvoorwaarden van het bestaande contract.

Een verlengingsofferte aanmaken

Maak een verlengingsofferte aan op basis van een bestaand contract. Verlengingsoffertes moeten aan een deal worden gekoppeld. U kunt tijdens het aanmaken van de verlengingsofferte een deal aanmaken of handmatig een bestaande deal koppelen.

Een verlengingsofferte aanmaken:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Omzet > Contracten. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Omzet > Contracten.
2. Klik op de naam van het contract.
3. Klik rechtsboven in de linkerzijbalk op Acties en selecteer vervolgens Offerte voor verlenging aanmaken.
4. In het rechterpaneel:
   
   • Als de instelling 'Automatisch nieuwe deals aanmaken voor verlengingsoffertes' is ingeschakeld, klikt u op het vervolgkeuzemenu 'Deal-pijplijn' en selecteert u een pijplijn. Klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu 'Deal-fase' en selecteer een deal-fase.
   • Als de instelling 'Automatisch nieuwe deals aanmaken voor verlengingsoffertes' is uitgeschakeld, klik dan op het vervolgkeuzemenu 'Koppelen aan een deal' en selecteer een deal, of klik op 'Een nieuwe deal aanmaken' om een nieuwe deal aan te maken.
5. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Selecteer een offertesjabloon' en selecteer een offertesjabloon. Lees meer over het instellen van offertesjablonen.
6. Klik in het veld ‘Ingangsdatum wijziging’ op de datumkiezer en selecteer de datum waarop de wijziging van kracht wordt.
7. Als de instelling 'Gebruikers toestaan de standaardpro rata-verdeling te overschrijven' is is ingeschakeld, schakel dan het selectievakje 'Kosten en tegoeden pro rata berekenen voor de resterende factureringsperiode' uit om kosten niet pro rata te berekenen. Als het selectievakje is aangevinkt, worden de kosten pro rata berekend.
8. Klik op 'Offerte aanmaken'.
9. U wordt doorgestuurd naar de offerte-editor. De gegevens van de verkoper en de koper worden automatisch overgenomen uit het contract.
10. Stel de offerte op.
11. Om het overzicht te bewerken, inclusief de ingangsdatum van de wijziging, klikt u op het gedeelte 'Overzicht' in de offerte-editor. In de editor in de linkerzijbalk, onder 'Ingangsdatum van de wijziging':
    • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Ingangsdatum' en selecteer een optie:
      • Bij overeenkomst: de standaardinstelling. Dit is de datum waarop de offerte de status ‘Geaccepteerd’ krijgt, hetzij via een elektronische handtekening, een ‘klik om te accepteren’-overeenkomst, of doordat een HubSpot-gebruiker de offerte als ondertekend markeert.
      • Aangepaste datum: een zelfgekozen datum. Je kunt de ingangsdatum van een offerte instellen op een datum in het verleden. Wanneer je een datum in het verleden gebruikt, is de vervaldatum wordt behandeld als de uiterste ondertekeningsdatum voor de koper. Dit betekent dat de koper nog steeds op elk moment tot aan de vervaldatum kan ondertekenen, zelfs als de ingangsdatum in het verleden ligt. Nadat je deze optie hebt geselecteerd, klik je op de datumkiezer en selecteer je de datum waarop de verlenging van kracht wordt.
      • Uitgestelde start (dagen): stelt de startdatum van de facturering met een aantal dagenuit na het afrekenen. Voer na het selecteren van deze optie het aantal dagen in.
      • Uitgestelde start (maanden): stelt de startdatum van de facturering uit met een aantal maanden na het afrekenen. Nadat u deze optie hebt geselecteerd, voert u het aantal maanden in.
    • Wijzig in het veld ‘Label’ het label dat boven de ingangsdatum wordt weergegeven.
12. In de editor in de linkerzijbalk, onder Looptijd:
    • Bewerk in het veld 'Label ' het label dat boven de looptijd wordt weergegeven.
    • Zet de schakelaar 'Looptijd' uit om deze te verbergen.

16. In de editor in de linkerzijbalk, onder'Totale korting':
    • Klik op het vervolgkeuzemenu'Opmaak' en selecteer een optie:
      • 'Weergeven als bedrag': toon het kortingsbedrag in de offertevaluta.
      • Weergeven als percentage: toon de korting als percentage.
      • Weergeven als percentage en bedrag: toon de korting als percentage en als bedrag in de offertevaluta.
    • Wijzig in het veld'Label' detekst die boven de totale korting wordt weergegeven.
    • Zet de schakelaar‘Totale korting’ uit om deze te verbergen.
17. In de linkerzijbalk, onderTotale contractwaarde:
    • Bewerk in het veld 'Label ' het label dat boven de totale contractwaarde wordt weergegeven.
    • Zet de schakelaar 'Totale contractwaarde' uit om deze te verbergen. De totale contractwaarde wordt niet weergegeven als een van de regelitems een onbepaalde factureringstermijn heeft. Pas de factureringstermijn van het regelitem aan om de totale contractwaarde weer te geven.
18. Het bijgewerkte totaal, inclusief de van toepassing zijnde belasting, verschijnt onder de regelitems.
    
    
19. Om een verlengingsofferte te delen, klikt u rechtsboven op 'Delen '.

Een verlengingsofferte aanmaken met behulp van een workflow

U kunt een verlengingsofferte aanmaken met behulp van een workflowactie in een dealgebaseerde workflow. Een verlengingsofferte aanmaken met behulp van een dealworkflow:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Automatisering > Workflows. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Automatisering > Workflows.
2. Maak een workflow aan of klik op een bestaande workflow om deze te bewerken.
3. Stel uw inschrijvingstriggers in.
4. Klik op+ onder je trigger.
5. Klik in het linkerpaneel om het gedeelte'CRM' uit te vouwen.
6. Selecteer 'Vernieuwingsofferte aanmaken op basis van contract'.
7. Klik op het vervolgkeuzemenu'Contract ' en selecteer een aanbevolenoptie of 'Contracten: alle gekoppelde'.
8. Klik op het vervolgkeuzemenu'Sjabloon' en selecteer een offertesjabloon.
9. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Selectiemethode voor deal' en kies een optie:
   • 'Nieuwe deal met standaardpijplijn/fase': hiermee maakt u een nieuwe deal aan in de standaardfase van de geselecteerde pijplijn.
   • Bestaande deal: om een andere deal te selecteren, klikt u na het selecteren van deze optie op het vervolgkeuzemenu 'Deal' en selecteert u een deal.
10. Klik rechtsboven op‘Opslaan’.
11. Klik rechtsboven op'Controleren en activeren' om de workflow te activeren.

Wat gebeurt er nadat een verlengingsofferte is geaccepteerd

Nadat een verlengingsofferte door de klant is geaccepteerd:

• Klanten voltooien de betaling via het betalingsproces van de offerte.
• Het nieuwe contract wordt automatisch gekoppeld aan het vorige contract. Om het contract te bekijken:

• 1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Omzet > Contracten. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Omzet > Contracten.
  2. Zoek de naam van het nieuwe contract en klik erop. Of klik op de naam van het bestaande contract. Ga vervolgens in de rechterzijbalk naar de kaart ‘Contracten ’ om het nieuwe contract te bekijken. Het verlengde contract wordt ook weergegeven op de tabbladen ‘Activiteiten’ en ‘Geschiedenis ’.

• Beheer vanaf de verlengingsdatum updates en wijzigingen vanuit het nieuwe contract.

Volgende stappen

• Lees meer over het maken van sjablonen voor wijzigings- en verlengingsoffertes.
• Lees meer over het bekijken en beheren van contracten, inclusief het maken van offertes voor wijzigingen en verlengingen, het beëindigen van contracten, het koppelen van contracten aan andere records en het exporteren van contracten.