Contracten opstellen

Contracten vormen in HubSpot de centrale bron van waarheid voor vastgelegde omzet. Stel contracten in je account in door machtigingen, het automatisch aanmaken van contracten, verlengingsbeheer, instellingen voor pro rata-berekening en voorkeuren voor het aanmaken van deals te configureren. Lees meer over hoe contracten in HubSpot werken.

Voordat u aan de slag gaat

Zorg dat u op de hoogte bent van de beperkingen en aandachtspunten

• Meld je aan voor de bètaversie van Connected CPQ, Billing en Payments om automatisch betalingen te accepteren op facturen die worden beheerd via contracten met HubSpot Payments of Stripe als betalingsverwerkingsoptie. Lees meer over het proces van de bètaversie van Connected CPQ, Billing en Payments.

• Voordat u contracten gaat gebruiken, kunt u overwegen het contractrecord aan te passen. U kunt ook aangepaste eigenschappen toevoegen.

• Het importeren van contracten is momenteel niet beschikbaar. HubSpot werkt actief aan ondersteuning voor het importeren van contracten. Totdat die functionaliteit beschikbaar is, moeten contracten worden aangemaakt met behulp van de methoden die in dit artikel worden beschreven.

Contracten instellen

Contracten automatisch aanmaken op basis van geaccepteerde offertes

Stel in of contracten automatisch worden aangemaakt op basis van geaccepteerde offertes. Contracten nemen regelitems, voorwaarden en andere details over van de bijbehorende offerte. Ontdek wat u kunt bekijken in een contract.

In de volgende tabel wordt het gedrag van elke instelling uitgelegd en hoe bestaande offertes hierdoor worden beïnvloed.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu aan de linkerkant, in het gedeelte Gegevensbeheer, op Objecten.
3. Klik op de pagina Objecten op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer Contracten.
4. Schakel de schakelaarContracten aanmaken op basis van geaccepteerde offertes in om automatisch contracten aan te maken op basis van geaccepteerde offertes. Schakel deze uit om te voorkomen dat er contracten worden aangemaakt op basis van geaccepteerde offertes.

Beheer van verlengingen configureren

Stel verlengingsmeldingen in om aan te geven wanneer contracten bijna moeten worden verlengd. Meldingen worden vóór de verlengingsdatum weergegeven in het contractrecord. U kunt ook workflows instellen om meldingen en het aanmaken van deals in de aanloop naar de verlengingsdatum te beheren.

Om verlengingsmeldingen aan contracten toe te voegen:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu in de linkerzijbalk, in het gedeelte Gegevensbeheer, op Objecten.
3. Klik op de pagina Objecten op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer Contracten.
4. Klik bovenaan op het tabblad Verlengingen.
5. Klik onder 'Instellingen voor verlengingsbeheer' op het vervolgkeuzemenu 'Waarschuwing dat verlenging nadert' en selecteer een optie:
   • [x] dagen: het aantal dagen vóór de einddatum van het contract waarop de waarschuwing verschijnt.
   • Aangepast: stel een aangepast tijdsbestek in. Voer het aantal dagen in nadat u deze optie hebt geselecteerd.
   • Geen waarschuwing weergeven: geef geen waarschuwing weer voor aanstaande verlengingen.

Een verlengingsworkflow instellen:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Automatisering > Workflows. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Automatisering > Workflows.
2. Klik rechtsboven op 'Workflow maken' en selecteer vervolgens 'Vanaf nul beginnen'.
3. Klik in het linkerpaneel om het gedeelte Gegevenswaarden uit te vouwen en selecteer vervolgens Record voldoet aan een reeks filtervoorwaarden.
4. Klik op Contract.
5. Klik in het dialoogvenster Criteria toevoegen onder Objectinformatie op Contractkenmerken.
6. Selecteer Verlengingsdatum in de lijst met eigenschappen. Als er geen verlengingsofferte aan het contract is toegevoegd, is de verlengingsdatum de datum waarop het contract afloopt. Als een verlengingsofferte door de klant is geaccepteerd, is de verlengingsdatum de ingangsdatum van de verlengingsofferte.
7. In het linkerpaneel:
   • Klik op het vervolgkeuzemenu 'is ' en selecteer 'is kleiner dan'.
   • Voer in het veld onder Relatieve datum het aantal dagen vóór de verlenging in waarop u de workflow wilt activeren.
   • Klik onder het veld met het aantal dagen op het vervolgkeuzemenu en selecteer 'dagen vanaf nu'.
     
     
     
   • Klik rechtsboven op Volgende.
   • Schakel de schakelaar Opnieuw inschrijven in als u wilt dat contracten opnieuw worden ingeschreven na voltooiing van de workflow.
   • Klik rechtsboven op 'Opslaan en doorgaan'.
8. Ga door met het instellen van uw workflow. Klik vervolgens rechtsboven op Controleren en inschakelen om de workflow in te schakelen.

Standaardpro rata-verdeling configureren

Stel de standaardinstelling voor pro rata berekening in voor contracten.

Als de instelling voor pro rata berekening is ingeschakeld, worden contractwijzigingen halverwege de looptijd dagelijks pro rata berekend op basis van het aantal resterende dagen in een factureringsperiode. Het dagtarief van een regelitem wordt berekend en toegepast op het aantal resterende dagen in de periode, te rekenen vanaf de ingangsdatum van de wijziging. Als de instelling voor pro rata berekening is uitgeschakeld, worden contractwijzigingen halverwege de looptijd meegenomen in de volgende factureringscyclus.

Wanneer een wijziging halverwege de looptijd van een contract wordt geaccepteerd, worden de bestaande regelitems bijgewerkt op basis van de regelitems en de acceptatiedatum van de wijzigingsofferte. Bestaande regelitems worden ingekort om de wijziging weer te geven, waarna nieuwe regelitems worden toegevoegd. Regelitems op wijzigingsoffertes en contracten hebben afzonderlijke record-ID's. Meer informatie over het gedrag van regelitems.

Let op: als u is aangemeld voor de bètaversie van Connected CPQ, Billing en Payments en een klant een pro rata wijzigingsofferte halverwege de factureringscyclus accepteert, genereert de factureringsengine een pro rata factuur en een pro rata creditnota voor het ongebruikte deel van de huidige serviceperiode.

Selecteer of wijzigingen standaard pro rata moeten worden berekend, of laat gebruikers met de toestemming om contracten te bewerken toe om pro-rata-opties te selecteren op wijzigings- en verlengingsoffertes.

Om de standaardinstelling voor pro rata berekening voor contracten te configureren voor alle gebruikers in het account:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu in de linkerzijbalk, in het gedeelte Gegevensbeheer, op Objecten.
3. Klik op de pagina Objecten op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer Contracten.
4. Op het tabblad Instellingen, onder Standaardinstellingen voor pro rata berekening:
   • Schakel het selectievakje Alle contractwijzigingen standaard pro rata berekenen in om kosten of tegoeden automatisch pro rata te berekenen voor de resterende tijd van de factureringsperiode.
   • Schakel het selectievakje Gebruikers toestaan de standaardinstelling voor pro rata berekening te overschrijven in om gebruikers met de juiste rechten toe te staan de instellingen voor pro rata berekening te bewerken bij offertes voor wijzigingen en verlengingen.

Automatische dealcreatie configureren

Configureer het automatisch aanmaken van deals bij het maken van wijzigings- en verlengingsoffertes. Als de instelling is uitgeschakeld, moet ueen deal apart aanmakenen deze handmatig koppelen aan de offerte.

Let op: een Commerce Hub -licentie vereist om offertes voor wijzigingen en verlengingenaan te maken.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu in de linkerzijbalk, in het gedeelte Gegevensbeheer, op Objecten.
3. Klik op de pagina Objecten op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer Contracten.
4. Op het tabblad Instellingen, onder Deal aanmaken:
   • Selecteer Automatisch nieuwe deals aanmaken voor wijzigingsoffertes om het automatisch aanmaken van deals voor wijzigingsoffertes in te schakelen. Klik op het vervolgkeuzemenu Dealpijplijn en selecteer een pijplijn. Klik op het vervolgkeuzemenu Dealstadium en selecteer een dealstadium
   • Selecteer Automatisch nieuwe deals aanmaken voor verlengingsoffertes om het automatisch aanmaken van deals voor verlengingsoffertes in te schakelen. Klik op het vervolgkeuzemenu Dealpijplijn en selecteer een pijplijn. Klik op het vervolgkeuzemenu Dealstadium en selecteer een dealstadium.

Volgende stappen

• Meer informatie over de bètaversie van Connected CPQ, Billing en Payments.
• Lees meer over het maken van sjablonen voor wijzigings- en verlengingsoffertes.
• Lees meer over het maken van contracten.

• Lees meer over het bekijken en beheren van contracten, inclusief het maken van wijzigings- en verlengingsoffertes, het beëindigen van contracten, het koppelen van contracten aan andere records en het exporteren van contracten.