BètaContracten opstellen

Voordat je begint

• Als je een Super Admin bent, kun je je account aanmelden voor de HubSpot Contracten met Commerce Hub beta.
• Het is niet mogelijk om je aan te melden voor de bèta als je HubSpot betalingen of Stripe gebruikt als betalingsverwerkingsoptie.

Contracten instellen

Overweeg voordat u contracten gaat gebruiken het contractrecord aan te passen. U kunt ook aangepaste eigenschappen toevoegen.

Standaard proratie configureren

De standaard proratie-instelling voor contracten instellen.

Als de instelling voor proratie is ingeschakeld op, worden tussentijdse contractwijzigingen dagelijks geprorateerd op basis van het aantal resterende dagen in een factureringstermijn. Het dagtarief van een post wordt berekend en toegepast op het aantal resterende dagen in de termijn vanaf de ingangsdatum van de wijziging. Als de instelling voor pro rata is uitgeschakeld, volgen contractwijzigingen op middellange termijn de volgende factureringscyclus.

Als een tussentijdse contractwijziging wordt geaccepteerd, worden de bestaande regelitems bijgewerkt op basis van de regelitems en de acceptatiedatum van de wijzigingsofferte. Bestaande regelitems worden ingekort om de wijziging weer te geven, waarna nieuwe regelitems worden toegevoegd. Regelitems op wijzigingsoffertes en contracten hebben afzonderlijke record-ID's. Meer informatie over gedrag van regelitems.

Selecteer of wijzigingen standaard moeten worden geprijsd, of dat gebruikers met de machtiging om contracten te bewerken de proratie-opties moeten kunnen selecteren op wijzigings- en verlengingsoffertes.

Om de standaardinstelling voor het prolongeren van contracten te configureren voor alle gebruikers in de account:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Contracten.
3. Op het tabblad Instellingen, onder Standaardproratie:
   • Schakel het selectievakje Prorate all contract changes by default (Alle contractwijzigingen standaard prorateren ) in om automatisch kosten of tegoeden te prorateren voor de resterende tijd van de factureringsperiode.
   • Schakel het selectievakje Gebruikers toestaan om de standaardproratie-instelling op te heffen in om gebruikers met machtigingen toe te staan de proratie-instellingen op wijzigings- en verlengingsoffertes te bewerken.

Automatisch deals aanmaken configureren

Configureer het automatisch aanmaken van overeenkomsten bij het aanmaken van wijzigings- en vernieuwingsoffertes. Als de instelling uit staat, moet je apart een deal aanmaken en deze handmatig koppelen aan de offerte.

Let op: een Commerce Hub seat is vereist om wijzigings- en vernieuwingsoffertes te maken.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Contracten.
3. Op het tabblad Instellingen, onder Deal aanmaken:
• Selecteer Automatisch nieuwe deals maken voor wijzigingsoffertes om het automatisch maken van deals voor wijzigingsoffertes in te schakelen. Klik op het vervolgkeuzemenu Dealpijplijn en selecteer een pijplijn. Klik op het vervolgkeuzemenu Dealfase en selecteer een dealfase.
• Selecteer Automatisch nieuwe deals maken voor vernieuwingsoffertes om het automatisch maken van deals voor vernieuwingsoffertes in te schakelen. Klik op het vervolgkeuzemenu Dealpijplijn en selecteer een pijplijn. Klik op het vervolgkeuzemenu Deal-stage en selecteer een deal-stage.

Vernieuwingsbeheer configureren

Stel vernieuwingswaarschuwingen in om aan te geven wanneer contracten bijna vernieuwd zijn. Waarschuwingen worden weergegeven op de contractrecord vóór de verlengingsdatum. Je kunt ook workflows instellen om waarschuwingen te beheren en deals aan te maken in de aanloop naar de verlengingsdatum.

Verlengingswaarschuwingen toevoegen aan contracten:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Contracten.
3. Klik bovenin op de tab Verlenging.
4. Klik onder Verlengingsbeheer instellen op het vervolgkeuzemenu Verlenging nadert waarschuwing en selecteer een optie:
   • [x] dagen: aantal dagen voor de einddatum van het contract dat de waarschuwing verschijnt.
   • Aangepast: stel een aangepast tijdsbestek in. Voer het aantal dagen in nadat u deze optie hebt geselecteerd.
   • Geen waarschuwing weergeven: geen waarschuwing weergeven voor komende verlengingen.

Een verlengingsworkflow instellen:

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Klik rechtsboven op Workflow maken en selecteer vervolgens Begin vanaf nul.
3. Klik in het linkerpaneel op om de sectie Gegevenswaarden uit te vouwen en selecteer Record voldoet aan een set filtervoorwaarden.
4. Klik op Contract.
5. Klik in het dialoogvenster Criteria toevoegen onder Objectinformatie op Contracteigenschappen.
6. Selecteer Verlengingsdatum in de lijst met eigenschappen. Als er geen verlengingsofferte aan het contract is toegevoegd, is de verlengingsdatum de datum waarop het contract afloopt. Als een verlengingsofferte is geaccepteerd door de klant, dan is de verlengingsdatum de ingangsdatum van de verlengingsofferte.
7. In het linkerpaneel:
   • Klik op het is dropdown menu en selecteer is kleiner dan.
   • Voer in het veld onder Relatieve datum het aantal dagen voor de verlenging in waarop je de workflow wilt laten starten.
   • Klik onder het veld met het aantal dagen op het vervolgkeuzemenu en selecteer dagen vanaf nu.
     
     
     
   • Klik rechtsboven op Volgende.
   • Schakel de schakelaar Opnieuw inschrijven in als u wilt dat contracten opnieuw worden ingeschreven nadat de workflow is voltooid.
   • Klik rechtsboven op Opslaan en doorgaan.
8. Ga verder met het instellen van uw workflow. Klik vervolgens rechtsboven op Beoordelen en inschakelen om de workflow in te schakelen.

Volgende stappen

• Meer informatie over het maken van contracten.

• Meer informatie over het bekijken en beheren van contracten, inclusief het maken van wijzigings- en verlengingsoffertes, het beëindigen van contracten, het koppelen van contracten aan andere records en het exporteren van contracten.