Sette opp kontrakter

Kontrakter er den sentrale kilden til opplysninger om forpliktede inntekter i HubSpot. Sett opp kontrakter i kontoen din ved å konfigurere tillatelser, automatisk oppretting av kontrakter, fornyelseshåndtering, innstillinger for forholdsmessig fordeling og preferanser for oppretting av avtaler. Les mer om hvordan kontrakter fungerer i HubSpot.

Før du begynner

Forstå begrensninger og hensyn

• Meld deg på betaversjonen av Connected CPQ, Billing og Payments for å automatisk godta betalinger på fakturaer som administreres gjennom kontrakter med HubSpot Payments eller Stripe som betalingsbehandlingsalternativ. Lær mer om betaprosessen for Connected CPQ, Billing og Payments.

• Før du begynner å bruke kontrakter, bør du vurdere tilpasse kontraktsoppføringen. Du kan også legge til egendefinerte egenskaper.

• Import av kontrakter er foreløpig ikke tilgjengelig. HubSpot jobber aktivt med å støtte import av kontrakter. Inntil denne funksjonaliteten er tilgjengelig, må kontrakter opprettes ved hjelp av metodene beskrevet i denne artikkelen.

Konfigurer kontrakter

Opprett kontrakter automatisk fra aksepterte tilbud

Angi om kontrakter skal opprettes automatisk fra aksepterte tilbud. Kontrakter arver linjeposter, vilkår og andre detaljer fra det tilknyttede tilbudet. Lær hva du kan se på en kontrakt.

Tabellen nedenfor forklarer hvordan hver innstilling fungerer og hvordan eksisterende tilbud påvirkes.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt, i delen Datahåndtering, klikker du på Objekter.
3. På siden Objekter klikker du på rullegardinmenyen Velg et objekt og velger Kontrakter.
4. Slå på bryterenOpprett kontrakter fra godkjente tilbud for å opprette kontrakter automatisk fra godkjente tilbud. Slå den av for å forhindre at kontrakter opprettes fra godkjente tilbud.

Konfigurer fornyelsesadministrasjon

Konfigurer fornyelsesvarsler for å markere når kontrakter nærmer seg fornyelse. Varsler vises i kontraktsoppføringen før fornyelsesdatoen. Du kan også konfigurere arbeidsflyter for å administrere varsler og opprettelse av avtaler frem til fornyelsesdatoen.

Slik legger du til fornyelsesvarsler i kontrakter:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt, i delen Datahåndtering, klikker du på Objekter.
3. På siden Objekter klikker du på rullegardinmenyen Velg et objekt og velger Kontrakter.
4. Klikk på fanen Fornyelser øverst.
5. Under Oppsett for fornyelsesadministrasjon klikker du på rullegardinmenyen Varsel om forestående fornyelse og velger et alternativ:
   • [x] dager: antall dager før kontraktens sluttdato som varselet vises.
   • Tilpasset: angi en tilpasset tidsramme. Etter å ha valgt dette alternativet, angir du antall dager.
   • Ikke vis varsel: ikke vis varsel for kommende fornyelser.

Slik setter du opp en fornyelsesarbeidsflyt:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til Automatisering > Arbeidsflyter. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til Automatisering > Arbeidsflyter.
2. Klikk på Opprett arbeidsflyt øverst til høyre , og velg deretter Start fra bunnen av.
3. I venstre panel klikker du for å utvide delen Dataverdier, og velger deretter Post oppfyller et sett med filterbetingelser.
4. Klikk på Kontrakt.
5. I dialogboksen Legg til kriterier, under Objektinformasjon, klikker du på Kontraktsegenskaper.
6. Velg Fornyelsesdato fra listen over egenskaper. Hvis det ikke er lagt til et fornyelsestilbud i kontrakten, vil fornyelsesdatoen være datoen kontrakten utløper. Hvis et fornyelsestilbud er akseptert av kunden, vil fornyelsesdatoen være ikrafttredelsesdatoen for fornyelsestilbudet.
7. I venstre panel:
   • Klikk på rullegardinmenyen er og velg er mindre enn.
   • I feltet under Relativ dato angir du antall dager før fornyelsen du ønsker at arbeidsflyten skal utløses.
   • Under feltet som inneholder antall dager, klikker du på rullegardinmenyen og velger dager fra nå.
     
     
     
   • Klikk på «Neste» øverst til høyre.
   • Slå på bryteren «Re-enroll» hvis du vil at kontrakter skal fornyes etter at arbeidsflyten er fullført.
   • Klikk på Lagre og fortsett øverst til høyre.
8. Fortsett å konfigurere arbeidsflyten. Klikk deretter på Gjennomgå og slå på øverst til høyre for å slå på arbeidsflyten.

Konfigurer standard proratering

Angi standardinnstillingen for forholdsmessig fordeling for kontrakter.

Hvis innstillingen for forholdsmessig fordeling er slått på, fordeles endringer i kontrakten midt i perioden daglig basert på antall dager som gjenstår i en faktureringsperiode. Den daglige satsen for en linjepost beregnes og brukes på antall dager som gjenstår i perioden, regnet fra endringens ikrafttredelsesdato. Hvis innstillingen for forholdsmessig fordeling er slått av, vil endringer i kontrakten midt i perioden følge neste faktureringssyklus.

Når en endring i kontrakten midt i perioden godtas, oppdateres eksisterende linjeposter basert på linjepostene og godkjenningsdatoen for endringstilbudet. Eksisterende linjeposter forkortes for å gjenspeile endringen, og nye linjeposter legges til etterpå. Linjeposter på endringstilbud og kontrakter har separate post-ID-er. Lær mer om linjeposters oppførsel.

Merk: Hvis du er registrert i betaversjonen av Connected CPQ, Billing og Payments, og en kunde godtar et endringstilbud med forholdsmessig fordeling midt i faktureringssyklusen, genererer faktureringsmotoren en faktura med forholdsmessig fordeling og en kredittnota med forholdsmessig fordeling for den ubrukte delen av den gjeldende tjenesteperioden.

Velg om endringer skal fordeles pro rata som standard, eller om brukere med tillatelse til å redigere kontrakter skal kunne velge fordelingsalternativer på endrings- og fornyelsestilbud.

Slik konfigurerer du standardinnstillingen for forholdsmessig fordeling for kontrakter for alle brukere i kontoen:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt, i delen Datahåndtering, klikker du på Objekter.
3. På siden Objekter klikker du på rullegardinmenyen Velg et objekt og velger Kontrakter.
4. På fanen Oppsett, under Standardinnstillinger for forholdsmessig fordeling:
   • Merk av for Prorater alle kontraktsendringer som standard for å automatisk proratere kostnader eller kreditter for den gjenværende tiden av faktureringsperioden.
   • Merk av for Tillat brukere å overstyre standardinnstillingen for forholdsmessig fordeling for å gi brukere med tillatelser muligheten til å redigere innstillingene for forholdsmessig fordeling på endrings- og fornyelsestilbud.

Konfigurer automatisk oppretting av avtaler

Konfigurer automatisk oppretting av avtaler når du oppretter tilbud om endringer og fornyelser. Hvis innstillingen er deaktivert, må duopprette en avtale separatog knytte den manuelt til tilbudet.

Merk: en Commerce Hub -lisens for å opprette tilbud på endringer og fornyelser.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt, i delen Datahåndtering, klikker du på Objekter.
3. På siden Objekter klikker du på rullegardinmenyen Velg et objekt og velger Kontrakter.
4. På fanen «Oppsett », under «Opprettelse av avtaler»:
   • Velg Opprett nye avtaler automatisk for endringsanbud for å aktivere automatisk oppretting av avtaler for endringsanbud. Klikk på rullegardinmenyen Avtalepipeline og velg en pipeline. Klikk på rullegardinmenyen Avtalestadium og velg et avtalestadium
   • Velg Opprett nye avtaler automatisk for fornyelsestilbud for å aktivere automatisk oppretting av avtaler for fornyelsestilbud. Klikk på rullegardinmenyen Avtalepipeline og velg en pipeline. Klikk på rullegardinmenyen Avtalestadium og velg et avtalestadium.

Neste trinn

• Les mer om betaversjonen av Connected CPQ, Billing og Payments.
• Les mer om hvordan du oppretter maler for endrings- og fornyelsestilbud.
• Lær mer om å opprette kontrakter.

• Les mer om hvordan du viser og administrerer kontrakter, inkludert hvordan du oppretter endrings- og fornyelsestilbud, sier opp kontrakter, knytter kontrakter til andre poster og eksporterer kontrakter.