Upprätta avtal

Kontrakt är den centrala informationskällan för bekräftade intäkter i HubSpot. Ställ in kontrakt i ditt konto genom att konfigurera behörigheter, automatisk kontraktsskapande, hantering av förnyelser, inställningar för proportionell fördelning och inställningar för skapande av affärer. Läs mer om hur kontrakt fungerar i HubSpot.

Innan du börjar

Förstå begränsningar och överväganden

• Anmäl dig till betaversionen av Connected CPQ, Billing och Payments för att automatiskt acceptera betalningar på fakturor som hanteras via avtal med HubSpot Payments eller Stripe som betalningsalternativ. Läs mer om betaprocessen för Connected CPQ, Billing och Payments.

• Innan du börjar använda avtal bör du överväga att anpassa kontraktsposten. Du kan också lägga till anpassade egenskaper.

• Import av avtal är för närvarande inte tillgängligt. HubSpot arbetar aktivt med att stödja import av avtal. Tills den funktionen är tillgänglig måste avtal skapas med hjälp av de metoder som beskrivs i den här artikeln.

Ställ in avtal

Skapa kontrakt automatiskt från godkända offerter

Ange om kontrakt ska skapas automatiskt från godkända offerter. Kontrakt ärver rader, villkor och andra detaljer från den associerade offerten. Läs om vad du kan se i ett kontrakt.

I följande tabell förklaras hur varje inställning fungerar och hur befintliga offerter påverkas.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält, under avsnittet Datahantering, klickar du på Objekt.
3. På sidan Objekt klickar du på rullgardinsmenyn Välj ett objekt och väljer Kontrakt.
4. Aktivera alternativetSkapa kontrakt från godkända offerter för att automatiskt skapa kontrakt från godkända offerter. Inaktivera alternativet för att förhindra att kontrakt skapas från godkända offerter.

Konfigurera förnyelsehantering

Ställ in förnyelsevarningar för att markera när kontrakt närmar sig förnyelse. Varningar visas i kontraktsposten före förnyelsedatumet. Du kan också ställa in arbetsflöden för att hantera varningar och skapande av affärer inför förnyelsedatumet.

Så här lägger du till förnyelseaviseringar för kontrakt:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält, under avsnittet Datahantering, klickar du på Objekt.
3. På sidan Objekt klickar du på rullgardinsmenyn Välj ett objekt och väljer Kontrakt.
4. Klicka på fliken Förnyelser högst upp.
5. Under Inställningar för förnyelsehantering klickar du på rullgardinsmenyn Varning om förnyelse närmar sig och väljer ett alternativ:
   • [x] dagar: antal dagar före kontraktets slutdatum som varningen visas.
   • Anpassad: ställ in en anpassad tidsram. När du har valt det här alternativet anger du antalet dagar.
   • Visa inte någon varning: visa inte någon varning för kommande förnyelser.

Så här ställer du in ett förnyelsearbetsflöde:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Automatisering > Arbetsflöden. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Automatisering > Arbetsflöden.
2. Klicka på Skapa arbetsflöde längst upp till höger och välj sedan Börja från grunden.
3. I den vänstra panelen klickar du för att expandera avsnittet Datavärden och väljer sedan Posten uppfyller en uppsättning filtervillkor.
4. Klicka på Kontrakt.
5. I dialogrutan Lägg till kriterier, under Objektinformation, klickar du på Kontraktsegenskaper.
6. Välj Förnyelsedatum i listan över egenskaper. Om ingen förnyelseoffert har lagts till i kontraktet blir förnyelsedatumet det datum då kontraktet löper ut. Om en förnyelseoffert har godkänts av kunden blir förnyelsedatumet det datum då förnyelseofferten träder i kraft.
7. I den vänstra panelen:
   • Klicka på rullgardinsmenyn är och välj är mindre än.
   • I fältet under Relativt datum anger du antalet dagar före förnyelsen som du vill att arbetsflödet ska utlösas.
   • Under fältet med antalet dagar klickar du på rullgardinsmenyn och väljer dagar från och med nu.
     
     
     
   • Klicka på Nästa uppe till höger.
   • Aktivera knappen " Återregistrera " om du vill att kontrakten ska återregistreras efter att arbetsflödet har slutförts.
   • Klicka på Spara och fortsätt längst upp till höger.
8. Fortsätt att konfigurera ditt arbetsflöde. Klicka sedan på Granska och aktivera längst upp till höger för att aktivera arbetsflödet.

Konfigurera standardfördelning

Ställ in standardinställningen för proportionell fördelning för kontrakt.

Om inställningen för proportionell fördelning är aktiverad fördelas ändringar av kontrakt under löptiden proportionellt per dag baserat på antalet återstående dagar i en faktureringsperiod. Den dagliga kostnaden för en post beräknas och tillämpas på antalet återstående dagar i perioden från och med ändringens ikraftträdandedatum. Om inställningen för proportionell fördelning är inaktiverad kommer ändringar av kontrakt under löptiden att följa nästa faktureringscykel.

När en ändring av ett pågående kontrakt godkänns uppdateras de befintliga raderna baserat på raderna och godkännandedatumet för ändringsoffert. Befintliga rader förkortas för att återspegla ändringen, och nya rader läggs till efteråt. Rader i ändringsofferter och kontrakt har separata post-ID:n. Läs mer om postbeteende.

Observera: om du är registrerad i betaversionen av Connected CPQ, Billing och Payments och en kund accepterar en proportionell ändringsoffert mitt i faktureringscykeln, genererar faktureringsmotorn en proportionell faktura och en proportionell kreditnota för den outnyttjade delen av den aktuella tjänsteperioden.

Välj om ändringar ska proportioneras som standard, eller om användare med behörighet att redigera avtal ska kunna välja proportioneringsalternativ på ändrings- och förnyelseofferter.

Så här konfigurerar du standardinställningen för proportionell fördelning för avtal för alla användare i kontot:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält, under avsnittet Datahantering, klickar du på Objekt.
3. På sidan Objekt klickar du på rullgardinsmenyn Välj ett objekt och väljer Kontrakt.
4. På fliken Inställningar, under Standardinställningar för proportionell fördelning:
   • Markera kryssrutan Fördela alla kontraktsändringar proportionellt som standard för att automatiskt fördela avgifter eller krediter proportionellt för den återstående tiden av faktureringsperioden.
   • Markera kryssrutan Tillåt användare att åsidosätta standardinställningen för proportionell fördelning för att tillåta användare med behörighet att redigera inställningarna för proportionell fördelning på ändrings- och förnyelseofferter.

Konfigurera automatisk skapande av affärer

Konfigurera automatisk skapande av affärer när du skapar ändrings- och förnyelseofferter. Om inställningen är avstängd måste duskapa en affär separatoch manuellt koppla den till offerten.

Observera: en Commerce Hub -licens krävs för att skapa ändrings- och förnyelseofferter.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält, i avsnittet Datahantering, klickar du på Objekt.
3. På sidan Objekt klickar du på rullgardinsmenyn Välj ett objekt och väljer Kontrakt.
4. På fliken Inställningar, under Affärsskapande:
   • Välj Skapa nya affärer automatiskt för ändringsofferter för att aktivera automatisk affärsskapande för ändringsofferter. Klicka på rullgardinsmenyn Affärspipeline och välj en pipeline. Klicka på rullgardinsmenyn Affärsfas och välj en affärsfas
   • Välj Skapa nya affärer automatiskt för förnyelseofferter för att aktivera automatisk affärsskapande för förnyelseofferter. Klicka på rullgardinsmenyn Affärspipeline och välj en pipeline. Klicka på rullgardinsmenyn Affärsfas och välj en affärsfas.

Nästa steg

• Läs mer om betaversionen av Connected CPQ, Billing och Payments.
• Läs mer om hur du skapar mallar för ändrings- och förnyelseofferter.
• Läs mer om att skapa avtal.

• Läs mer om hur du visar och hanterar kontrakt, inklusive hur du skapar ändrings- och förnyelseofferter, säger upp kontrakt, kopplar kontrakt till andra poster och exporterar kontrakt.