Sæt kontrakter op

Kontrakter er den centrale kilde til oplysninger om forpligtede indtægter i HubSpot. Opret kontrakter på din konto ved at konfigurere tilladelser, automatisk oprettelse af kontrakter, fornyelsesstyring, indstillinger for pro rata-fordeling og præferencer for oprettelse af aftaler. Få mere at vide om, hvordan kontrakter fungerer i HubSpot.

Før du går i gang

Forstå begrænsninger og overvejelser

• Tilmeld dig betaversionen af Connected CPQ, Billing og Payments for automatisk at acceptere betalinger på fakturaer, der administreres via kontrakter med HubSpot Payments eller Stripe som betalingsbehandlingsmulighed. Få mere at vide om betaprocessen for Connected CPQ, Billing og Payments.

• Inden du begynder at bruge kontrakter, bør du overveje at tilpasse kontraktposten. Du kan også tilføje brugerdefinerede egenskaber.

• Import af kontrakter er ikke tilgængelig i øjeblikket. HubSpot arbejder aktivt på at understøtte import af kontrakter. Indtil denne funktionalitet er tilgængelig, skal kontrakter oprettes ved hjælp af de metoder, der er beskrevet i denne artikel.

Opsæt kontrakter

Opret kontrakter automatisk ud fra accepterede tilbud

Indstil, om kontrakter automatisk skal oprettes ud fra accepterede tilbud. Kontrakter arver linjeposter, vilkår og andre detaljer fra det tilknyttede tilbud. Lær, hvad du kan se på en kontrakt.

Følgende tabel forklarer, hvordan de enkelte indstillinger fungerer, og hvordan eksisterende tilbud påvirkes.

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Klik på Objekter i menuen i venstre sidepanel under afsnittet Datastyring.
3. På siden Objekter skal du klikke på rullemenuen Vælg et objekt og vælge Kontrakter.
4. Slå kontaktenOpret kontrakter fra accepterede tilbud til for automatisk at oprette kontrakter fra accepterede tilbud. Slå den fra for at forhindre, at der oprettes kontrakter fra accepterede tilbud.

Konfigurer fornyelsesstyring

Opsæt fornyelsesadvarsler for at markere, når kontrakter nærmer sig fornyelse. Advarsler vises i kontraktposten inden fornyelsesdatoen. Du kan også opsætte arbejdsgange til at administrere advarsler og oprettelse af aftaler op til fornyelsesdatoen.

Sådan tilføjer du fornyelsesadvarsler til kontrakter:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Klik på Objekter i afsnittet Datastyring i menuen i venstre sidepanel.
3. På siden Objekter skal du klikke på rullemenuen Vælg et objekt og vælge Kontrakter.
4. Klik på fanen Fornyelser øverst.
5. Under Opsætning af fornyelsesstyring skal du klikke på rullemenuen Advarsel om forestående fornyelse og vælge en indstilling:
   • [x] dage: antallet af dage før kontraktens udløbsdato, hvor advarslen vises.
   • Brugerdefineret: Indstil en brugerdefineret tidsramme. Når du har valgt denne indstilling, skal du indtaste antallet af dage.
   • Vis ikke en advarsel: Vis ikke en advarsel for kommende fornyelser.

Sådan opretter du en fornyelsesworkflow:

1. Klik på Mere i din HubSpot-konto, og navigér derefter til Automatisering > Arbejdsgange. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Automatisering > Arbejdsgange.
2. Klik på Opret arbejdsgang øverst til højre , og vælg derefter Start fra bunden.
3. Klik i venstre panel for at udvide afsnittet Dataværdier, og vælg derefter Post opfylder et sæt filterbetingelser.
4. Klik på Kontrakt.
5. I dialogboksen Tilføj kriterier skal du under Objektoplysninger klikke på Kontraktegenskaber.
6. Vælg Fornyelsesdato fra listen over egenskaber. Hvis der ikke er tilføjet et fornyelsestilbud til kontrakten, vil fornyelsesdatoen være den dato, hvor kontrakten udløber. Hvis et fornyelsestilbud er blevet accepteret af kunden, vil fornyelsesdatoen være den dato, hvor fornyelsestilbuddet træder i kraft.
7. I venstre panel:
   • Klik på rullemenuen er, og vælg er mindre end.
   • I feltet under Relativ dato skal du indtaste det antal dage før fornyelsen, som du ønsker, at arbejdsgangen skal udløses.
   • Under feltet med antallet af dage skal du klikke på rullemenuen og vælge " dage fra nu".
     
     
     
   • Klik på "Næste" øverst til højre.
   • Aktivér kontakten "Genindmeld ", hvis du ønsker, at kontrakter skal genindmeldes efter afslutning af arbejdsgangen.
   • Klik på " Gem og fortsæt" øverst til højre.
8. Fortsæt med at konfigurere din arbejdsgang. Klik derefter på Gennemse og aktiver øverst til højre for at aktivere arbejdsgangen.

Konfigurer standardfordeling

Indstil standardindstillingen for pro rata-fordeling for kontrakter.

Hvis indstillingen for pro rata-fordeling er aktiveret, fordeles ændringer i kontrakten midt i løbetiden dagligt på baggrund af antallet af dage, der er tilbage i en faktureringsperiode. Den daglige sats for en linjepost beregnes og anvendes på antallet af dage, der er tilbage i perioden, startende fra ændringens ikrafttrædelsesdato. Hvis indstillingen for pro rata-fordeling er deaktiveret, følger ændringer i kontrakten midt i løbetiden den næste faktureringscyklus.

Når en ændring af en kontrakt midt i løbetiden accepteres, opdateres de eksisterende linjeposter baseret på linjeposterne og acceptdatoen for ændrings tilbuddet. Eksisterende linjeposter forkortes for at afspejle ændringen, og nye linjeposter tilføjes bagefter. Linjeposter på ændrings tilbud og kontrakter har separate post-ID'er. Få mere at vide om linjeposters adfærd.

Bemærk: Hvis du er tilmeldt betaversionen af Connected CPQ, Billing og Payments, og en kunde accepterer et pro rata-ændringstilbud midt i faktureringscyklussen, genererer faktureringsmotoren en pro rata-faktura og en pro rata-kreditnota for den ubrugte del af den aktuelle serviceperiode.

Vælg, om ændringer som standard skal fordeles pro rata, eller om brugere med tilladelse til at redigere kontrakter skal have mulighed for at vælge pro rata-indstillinger på ændrings- og fornyelsestilbud.

Sådan konfigureres standardindstillingen for pro rata-fordeling for kontrakter for alle brugere på kontoen:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Klik på Objekter i afsnittet Datastyring i menuen i venstre sidepanel.
3. På siden Objekter skal du klikke på rullemenuen Vælg et objekt og vælge Kontrakter.
4. På fanen Opsætning under Standardindstillinger for pro rata-beregning:
   • Marker afkrydsningsfeltet Fordel alle kontraktændringer som standard for automatisk at fordele gebyrer eller kreditter for den resterende tid af faktureringsperioden.
   • Marker afkrydsningsfeltet Tillad brugere at tilsidesætte standardindstillingen for pro rata-fordeling for at give brugere med tilladelser mulighed for at redigere indstillingerne for pro rata-fordeling på ændrings- og fornyelsestilbud.

Konfigurer automatisk oprettelse af aftaler

Konfigurer automatisk oprettelse af aftaler, når du opretter ændrings- og fornyelsestilbud. Hvis indstillingen er slået fra, skal duoprette en aftale separatog manuelt knytte den til tilbuddet.

Bemærk: en Commerce Hub -licens for at oprette tilbud på ændringer og fornyelser.

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Klik på Objekter i menuen i venstre sidepanel under afsnittet Datastyring.
3. På siden Objekter skal du klikke på rullemenuen Vælg et objekt og vælge Kontrakter.
4. På fanen Opsætning, under Oprettelse af aftaler:
   • Vælg Opret automatisk nye aftaler for ændrings tilbud for at aktivere automatisk oprettelse af aftaler for ændrings tilbud. Klik på rullemenuen Aftalepipeline, og vælg en pipeline. Klik på rullemenuen Aftalestadium , og vælg et aftalestadium
   • Vælg Opret automatisk nye aftaler for fornyelsestilbud for at aktivere automatisk oprettelse af aftaler for fornyelsestilbud. Klik på rullemenuen Aftalepipeline, og vælg en pipeline. Klik på rullemenuen Aftalestadium , og vælg et aftalestadium.

Næste trin

• Få mere at vide om Connected CPQ, Billing og Payments beta.
• Få mere at vide om oprettelse af skabeloner til ændrings- og fornyelsestilbud.
• Få mere at vide om oprettelse af kontrakter.

• Få mere at vide om visning og administration af kontrakter, herunder hvordan du opretter ændrings- og fornyelsestilbud, opsiger kontrakter, knytter kontrakter til andre poster og eksporterer kontrakter.