Impostazione dei contratti

Prima di iniziare

• Se siete un Super Admin, potete iscrivere il vostro account alla beta di HubSpot Contracts with Commerce Hub .
• Non è possibile iscriversi alla beta se si utilizzano i pagamenti di HubSpot o Stripe come opzione di elaborazione dei pagamenti.

Impostazione dei contratti

Prima di iniziare a usare i contratti, considerare personalizzare il record del contratto. È inoltre possibile aggiungere proprietà personalizzate.

Configurazione di una pretazione predefinita

Impostare l'impostazione predefinita della ponderazione per i contratti.

Se l'impostazione della ponderazione è attivata su, le modifiche contrattuali a metà periodo vengono riproporzionate giornalmente in base al numero di giorni rimanenti in un periodo di fatturazione. La tariffa giornaliera di una voce viene calcolata e applicata al numero di giorni rimanenti nel periodo a partire dalla data di entrata in vigore della modifica. Se l'impostazione della proporzione è disattivata, le modifiche contrattuali intermedie seguiranno il ciclo di fatturazione successivo.

Quando viene accettata una modifica del contratto a medio termine, le voci esistenti vengono aggiornate in base alle voci e alla data di accettazione del preventivo di modifica. Le voci esistenti vengono accorciate per riflettere la modifica, mentre le nuove voci vengono aggiunte successivamente. Le voci di riga dei preventivi di modifica e dei contratti hanno ID di record separati. Per saperne di più comportamento delle voci di riga.

Scegliere se applicare il coefficiente di riduzione per impostazione predefinita o se consentire agli utenti con il permesso di modificare i contratti di selezionare le opzioni di riduzione sui preventivi di modifica e di rinnovo.

Per configurare l'impostazione predefinita di riduzione per i contratti, per tutti gli utenti dell'account:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Contratti.
3. Nella scheda Impostazione, alla voce Valori predefiniti:
   • Selezionare la casella di controllo Proroga tutte le modifiche del contratto per impostazione predefinita per prorogare automaticamente gli addebiti o i crediti per il tempo rimanente del periodo di fatturazione.
   • Selezionare la casella di controllo Consenti agli utenti di sovrascrivere l'impostazione predefinita della proroga per consentire agli utenti con i permessi di modificare le impostazioni della proroga sui preventivi di modifica e rinnovo.

Configurare la creazione automatica di offerte

Configurare la creazione automatica di accordi quando si creano preventivi di modifica e rinnovo. Se l'impostazione è disattivata, sarà necessario creare un accordo separatamente e associarlo manualmente al preventivo.

Nota bene: per creare preventivi di modifica e rinnovo è necessaria una sede di Commerce Hub.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Contratti.
3. Nella scheda Impostazione, alla voce Creazione di offerte:
• Selezionare Crea automaticamente nuove offerte per i preventivi di modifica per attivare la creazione automatica di offerte per i preventivi di modifica. Fare clic sul menu a discesa Pipeline di trattativa e selezionare una pipeline. Fare clic sul menu a discesa Fase dell'affare e selezionare una fase dell'affare.
• Selezionare Crea automaticamente nuove offerte per i preventivi di rinnovo per attivare la creazione automatica di offerte per i preventivi di rinnovo. Fare clic sul menu a discesa Deal pipeline e selezionare una pipeline. Fare clic sul menu a discesa Fase dell'affare e selezionare una fase dell 'affare.

Configurare la gestione dei rinnovi

Impostare gli avvisi di rinnovo per evidenziare quando i contratti sono prossimi al rinnovo. Gli avvisi vengono visualizzati sul record del contratto prima della data di rinnovo. È inoltre possibile impostare flussi di lavoro per gestire gli avvisi e la creazione di contratti prima della data di rinnovo.

Per aggiungere avvisi di rinnovo ai contratti:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Contratti.
3. Nella parte superiore, fare clic sulla scheda Rinnovi.
4. In Gestione dei rinnovi, fare clic sul menu a discesa Avviso di rinnovo in avvicinamento e selezionare un'opzione:
   • [x] giorni: numero di giorni prima della data di scadenza del contratto in cui appare l'avviso.
   • Personalizzato: impostare un periodo di tempo personalizzato. Dopo aver selezionato questa opzione, inserite il numero di giorni.
   • Non mostrare l'avviso: non mostrare l'avviso per i rinnovi imminenti.

Per impostare un flusso di lavoro di rinnovo:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Automazione > Flussi di lavoro.
2. In alto a destra, fare clic su Crea flusso di lavoro, quindi selezionare Inizia da zero.
3. Nel pannello di sinistra, fare clic per espandere la sezione Valori dei dati, quindi selezionare Record soddisfa una serie di condizioni di filtro.
4. Fare clic su Contratto.
5. Nella finestra di dialogo Aggiungi criteri, in Informazioni sull'oggetto, fare clic su Proprietà del contratto.
6. Selezionare Data di rinnovo dall'elenco delle proprietà. Se al contratto non è stato aggiunto un preventivo di rinnovo, la data di rinnovo sarà la data di scadenza del contratto. Se un preventivo di rinnovo è stato accettato dal cliente, la data di rinnovo sarà la data effettiva del preventivo di rinnovo.
7. Nel pannello di sinistra:
   • Fare clic sul menu a discesa è e selezionare è minore di.
   • Nel campo sotto la data relativa inserire il numero di giorni prima del rinnovo che si desidera attivare nel flusso di lavoro.
   • Sotto il campo contenente il numero di giorni, fare clic sul menu a discesa e selezionare giorni da oggi.
     
     
   • In alto a destra, fare clic su Avanti.
   • Attivare l'interruttore Reiscriviti se si desidera che i contratti vengano reiscritti dopo il completamento del flusso di lavoro.
   • In alto a destra, fare clic su Salva e continua.
8. Continuare a impostare il flusso di lavoro. Quindi, in alto a destra, fare clic su Rivedi e attiva per attivare il flusso di lavoro.

Passi successivi

• Ulteriori informazioni sulla creazione di contratti.

• Per saperne di più sulla visualizzazione e la gestione dei contratti, come creare preventivi di modifica e rinnovo, terminare i contratti, associare i contratti ad altri record ed esportare i contratti.