Establecer contratos

Los contratos son la fuente de referencia centralizada de los ingresos comprometidos en HubSpot. Establezca contratos en su cuenta configurando los permisos, la creación automática de contratos, la gestión de renovaciones, los ajustes de prorrateo y las preferencias de creación de negocios. Más información sobre cómo funcionan los contratos en HubSpot.

Antes de empezar

Comprender las limitaciones y consideraciones

• Inscríbete en la beta de CPQ, facturación y pagos conectados para aceptar automáticamente pagos de facturas gestionadas mediante contratos con pagos de HubSpot o Stripe como opción de procesamiento de pagos. Más información sobre el proceso beta de CPQ, facturación y pagos conectados.

• Antes de empezar a utilizar contratos, considere la posibilidad de personalizar el registro de contratos. También puede añadir propiedades personalizadas.

• Las importaciones por contrato no están disponibles actualmente. HubSpot está trabajando activamente en el soporte para la importación de contratos. Hasta que esa funcionalidad esté disponible, los contratos deben crearse utilizando los métodos descritos en este artículo.

Establecer contratos

Creación automática de contratos a partir de cotizaciones aceptadas

Establezca si los contratos se crean automáticamente a partir de las cotizaciones aceptadas. Los contratos heredan los elementos de pedido, las condiciones y otros detalles de la cotización asociada. Sepa qué puede ver en un contrato.

En la tabla siguiente se explica el comportamiento de cada ajuste y cómo se ven afectadas las cotizaciones existentes.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, en la sección Gestión de datos , haga clic en Objetos.
3. En la página Objetos , haz clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y selecciona Contratos.
4. Active la opción Crear contratos a partir de cotizaciones aceptadas para crear automáticamente contratos a partir de cotizaciones aceptadas. Desactívelo para evitar que se creen contratos a partir de cotizaciones aceptadas.

Configurar la gestión de la renovación

Establezca alertas de renovación para saber cuándo se acerca la fecha de renovación de los contratos. Las alertas aparecerán en el registro del contrato antes de la fecha de renovación. También puede establecer workflows para gestionar las alertas y la creación de negocios hasta la fecha de renovación.

Para añadir alertas de renovación a los contratos:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, en la sección Gestión de datos , haga clic en Objetos.
3. En la página Objetos , haz clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y selecciona Contratos.
4. En la parte superior, haga clic en la pestaña Renovaciones .
5. En Configuración de la gestión de renovaciones, haga clic en el menú desplegable La renovación se acerca y seleccione una opción:
   • [x] días: número de días antes de la fecha de finalización del contrato en que aparece la alerta.
   • Personalizado: establece un plazo personalizado. Tras seleccionar esta opción, introduzca el número de días.
   • No mostrar alerta: no mostrar alerta de próximas renovaciones.

Para configurar un workflow de renovación:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Automatización > Workflows. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Automatización > Workflows.
2. En la parte superior derecha, haga clic en Crear workflow y, a continuación, seleccione Empezar desde cero.
3. En el panel izquierdo, haga clic para ampliar la sección Valores de datos y, a continuación, seleccione El registro cumple una serie de condiciones de filtrado.
4. Haga clic en Contrato.
5. En el cuadro de diálogo Añadir criterios , en Información del objeto, haga clic en Propiedades del contrato.
6. Seleccione la fecha de renovación en la lista de propiedades. Si no se añade una cotización de renovación al contrato, la fecha de renovación será la fecha de finalización del contrato. Si el cliente ha aceptado una cotización de renovación, la fecha de renovación será la fecha efectiva de la cotización de renovación.
7. En el panel izquierdo:
   • Haz clic en el menú desplegable es y selecciona es menor que.
   • En el campo situado debajo de Fecha relativa, introduzca el número de días antes de la renovación que desea que desencadene el workflow.
   • Debajo del campo que contiene el número de días, haga clic en el menú desplegable y seleccione días a partir de ahora.
     
     
     
   • En la parte superior derecha, haz clic en Siguiente.
   • Active el interruptor Volver a inscribir si desea que los contratos se vuelvan a inscribir después de completar el workflow.
   • En la parte superior derecha, haga clic en Guardar y continuar.
8. Continúe configurando su workflow. A continuación, en la parte superior derecha, haga clic en Revisar y activar para activar el workflow.

Configurar el prorrateo por defecto

Establezca la configuración de prorrateo por defecto para los contratos.

Si el ajuste de prorrateo está activado, los cambios de contrato a medio plazo se prorratean diariamente en función del número de días restantes de un plazo de facturación. La tarifa diaria de un elemento de pedido se calcula y se aplica al número de días que quedan de plazo a partir de la fecha efectiva del cambio. Si el ajuste de prorrateo está desactivado, los cambios de contrato a medio plazo se producirán en el siguiente ciclo de facturación.

Cuando se acepta un cambio de contrato a medio plazo, los elementos de pedido existentes se actualizan en función de los elementos de pedido y la fecha de aceptación de la cotización del cambio. Los elementos de pedido existentes se acortan para reflejar el cambio, y se añaden nuevos elementos de pedido a continuación. Los elementos de pedido en las cotizaciones de modificación y los contratos tienen ID de registro independientes. Más información sobre el comportamiento de los elementos de pedido.

Nota: si está inscrito en la versión beta de CPQ, facturación y pagos conectados, si un cliente acepta una cotización de cambio prorrateada a mitad del ciclo de facturación, el motor de facturación genera una factura de cargo prorrateada y un abono prorrateado para la parte no utilizada del período de servicio actual.

Seleccione si desea prorratear los cambios por defecto o permitir que los usuarios con permiso para editar contratos seleccionen las opciones de prorrateo en las cotizaciones de cambios y renovaciones .

Para configurar el prorrateo por defecto de los contratos, para todos los usuarios de la cuenta:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, en la sección Gestión de datos , haga clic en Objetos.
3. En la página Objetos , haz clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y selecciona Contratos.
4. En la pestaña Configuración , en Valores predeterminados de prorrateo:
   • Seleccione la casilla de verificación Prorratear todos los cambios de contrato por defecto para prorratear automáticamente los cargos o abonos por el tiempo restante del periodo de facturación.
   • Seleccione la casilla de verificación Permitir a los usuarios anular la configuración de prorrateo predeterminada para permitir a los usuarios con permisos editar la configuración de prorrateo en las cotizaciones de cambio y renovación .

Configurar la creación automática de negocios

Configure la creación automática de negocios al crear cotizaciones de cambio y renovación . Con la configuración desactivada, tendrá que crear un negocio por separado y asociarlo manualmente a la cotización.

Nota: se requiere una licencia de Commerce Hub para crear cotizaciones de cambio y renovación.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, en la sección Gestión de datos , haga clic en Objetos.
3. En la página Objetos , haz clic en el menú desplegable Seleccionar un objeto y selecciona Contratos.
4. En la pestaña Configuración , en Creación de negocios:
   • Seleccione Crear automáticamente nuevos negocios para cotizaciones de cambio para activar la creación automática de negocios para cotizaciones de cambio. Haga clic en el menú desplegable Pipeline de negocios y seleccione un pipeline. Haga clic en el menú desplegable Etapa del negocio y seleccione una etapa del negocio
   • Seleccione Crear automáticamente nuevos negocios para coti zaciones de renovación para activar la creación automática de negocios para cotizaciones de renovación. Haga clic en el menú desplegable Pipeline de negocios y seleccione un pipeline. Haga clic en el menú desplegable Etapa de la operación y seleccione una etapa de la operación.

Pasos siguientes

• Más información sobre la versión beta de CPQ, facturación y pagos conectados.
• Más información sobre la creación de plantillas de cotizaciones para cambios y renovaciones.
• Más información sobre la creación de contratos.

• Obtenga más información sobre la visualización y gestión de contratos, incluido cómo crear cotizaciones de modificación y renovación, rescindir contratos, asociar contratos con otros registros y exportar contratos.