Konfiguracja umów

Umowy stanowią w HubSpot główny źródło informacji o przypisanych przychodach. Skonfiguruj umowy na swoim koncie, ustawiając uprawnienia, automatyczne tworzenie umów, zarządzanie odnowieniami, opcje proporcjonalnego rozliczania oraz preferencje dotyczące tworzenia transakcji. Dowiedz się więcej o tym, jak działają umowy w HubSpot.

Zanim zaczniesz

Zapoznaj się z ograniczeniami i kwestiami, które należy wziąć pod uwagę

• Zarejestruj się w wersji beta Connected CPQ, Billing i Payments, aby automatycznie akceptować płatności za faktury zarządzane w ramach umów z wykorzystaniem płatności HubSpot lub Stripe jako opcji przetwarzania płatności. Dowiedz się więcej o procesie Connected CPQ, Billing i Payments w wersji beta.

• Zanim zaczniesz korzystać z umów, rozważ dostosowanie rekordu umowy. Możesz również dodać niestandardowe właściwości.

• Import umów nie jest obecnie dostępny. HubSpot aktywnie pracuje nad obsługą importu umów. Dopóki ta funkcja nie będzie dostępna, umowy należy tworzyć przy użyciu metod opisanych w tym artykule.

Skonfiguruj umowy

Automatyczne tworzenie umów na podstawie zaakceptowanych ofert

Ustal, czy umowy mają być automatycznie tworzone na podstawie zaakceptowanych ofert. Umowy dziedziczą pozycje, warunki i inne szczegóły z powiązanej oferty. Dowiedz się, co możesz wyświetlić w umowie.

W poniższej tabeli wyjaśniono działanie każdego ustawienia oraz wpływ na istniejące oferty.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie, w sekcji Zarządzanie danymi, kliknij Obiekty.
3. Na stronie Obiekty kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz opcję Umowy.
4. Włącz przełącznikTwórz umowy na podstawie zaakceptowanych ofert, aby automatycznie tworzyć umowy na podstawie zaakceptowanych ofert. Wyłącz go, aby uniemożliwić tworzenie umów na podstawie zaakceptowanych ofert.

Skonfiguruj zarządzanie odnowieniami

Skonfiguruj powiadomienia o odnowieniu, aby otrzymywać informacje, gdy zbliża się termin odnowienia umów. Powiadomienia będą wyświetlane w rekordzie umowy przed datą odnowienia. Możesz również skonfigurować przepływy pracy do zarządzania powiadomieniami i tworzeniem transakcji przed datą odnowienia.

Aby dodać powiadomienia o odnowieniu do umów:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym, w sekcji Zarządzanie danymi, kliknij Obiekty.
3. Na stronie Obiekty kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz opcję Umowy.
4. U góry kliknij kartę Odnowienia.
5. W obszar ze Konfiguracja zarządzania odnowieniami kliknij menu rozwijane Powiadomienie o zbliżającym się terminie odnowienia i wybierz opcję:
   • [x] dni: liczba dni przed datą zakończenia umowy, w której pojawi się powiadomienie.
   • Niestandardowe: ustaw niestandardowy przedział czasowy. Po wybraniu tej opcji wprowadź liczbę dni.
   • Nie pokazuj powiadomienia: nie pokazuj powiadomienia o zbliżających się odnowieniach.

Aby skonfigurować przepływ pracy związany z odnowieniem:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Automatyzacja > Przepływy pracy.
2. W prawym górnym rogu kliknij Utwórz przepływ pracy, a następnie wybierz opcję Zacznij od zera.
3. W panelu po lewej stronie kliknij, aby rozwinąć sekcję Wartości danych, a następnie wybierz Rekord spełnia zestaw warunków filtrowania.
4. Kliknij Umowa.
5. W oknie dialogowym Dodaj kryteria, w sekcji Informacje o obiekcie kliknij Właściwości umowy.
6. Z listy właściwości wybierz opcję Data odnowienia. Jeśli do umowy nie dodano oferty odnowienia, datą odnowienia będzie data wygaśnięcia umowy. Jeśli oferta odnowienia została zaakceptowana przez klienta, datą odnowienia będzie data wejścia w życie oferty odnowienia.
7. W panelu po lewej stronie:
   • Kliknij menu rozwijane „jest ” i wybierz opcję „jest mniejsza niż”.
   • W polu poniżej opcji Data względna wprowadź liczbę dni przed odnowieniem, w której chcesz, aby uruchomił się przepływ pracy.
   • Pod polem zawierającym liczbę dni kliknij menu rozwijane i wybierz opcję „dni od teraz”.
     
     
     
   • W prawym górnym rogu kliknij „Dalej”.
   • Włącz przełącznik Ponowna rejestracja, jeśli chcesz, aby umowy były ponownie rejestrowane po zakończeniu przepływu pracy.
   • W prawym górnym rogu kliknij „Zapisz i kontynuuj”.
8. Kontynuuj konfigurację przepływu pracy. Następnie w prawym górnym rogu kliknij opcję Przejrzyj i włącz, aby włączyć przepływ pracy.

Skonfiguruj domyślny podział proporcjonalny

Ustaw domyślne proporcjonalne rozliczenie dla umów.

Jeśli opcja proporcjonalnego rozliczenia jest włączona, zmiany w umowie w trakcie jej trwania są rozliczane proporcjonalnie na podstawie liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego. Stawka dzienna pozycji jest obliczana i stosowana do liczby dni pozostałych do końca okresu, licząc od daty wejścia w życie zmiany. Jeśli opcja proporcjonalnego rozliczenia jest wyłączona, zmiany w umowie w trakcie jej trwania będą uwzględnione w następnym cyklu rozliczeniowym.

Po zaakceptowaniu zmiany w trakcie trwania umowy istniejące pozycje są aktualizowane na podstawie pozycji i daty akceptacji oferty zmiany. Istniejące pozycje są skracane, aby odzwierciedlić zmianę, a nowe pozycje są dodawane na końcu. Pozycje w ofertach zmian i umowach mają oddzielne identyfikatory rekordów. Dowiedz się więcej o zachowaniu pozycji.

Uwaga: jeśli uczestniczysz w programie beta Connected CPQ, Billing i Payments, a klient zaakceptuje ofertę zmiany z proporcjonalnym rozliczeniem w trakcie cyklu rozliczeniowego, silnik rozliczeniowy wygeneruje fakturę z opłatą proporcjonalną oraz notę kredytową z kwotą proporcjonalną za niewykorzystaną część bieżącego okresu świadczenia usługi.

Wybierz, czy zmiany mają być domyślnie rozliczane proporcjonalnie, czy też użytkownicy z uprawnieniami do edycji umów mają mieć możliwość wyboru opcji proporcjonalnego rozliczenia w ofertach zmian i odnowień.

Aby skonfigurować domyślne ustawienie proporcjonalnego rozliczania dla umów dla wszystkich użytkowników na koncie:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym, w sekcji Zarządzanie danymi, kliknij Obiekty.
3. Na stronie Obiekty kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz opcję Umowy.
4. W zakładce Konfiguracja, w sekcji Domyślne proporcjonalne rozliczenie:
   • Zaznacz pole wyboru Domyślnie proporcjonalnie rozliczaj wszystkie zmiany w umowach, aby automatycznie proporcjonalnie rozliczać opłaty lub kredyty za pozostały czas okresu rozliczeniowego.
   • Zaznacz pole wyboru Zezwalaj użytkownikom na zastąpienie domyślnych ustawień proporcjonalnego rozliczania, aby umożliwić użytkownikom z odpowiednimi uprawnieniami edycję ustawień proporcjonalnego rozliczania w ofertach dotyczących zmian i odnowień.

Skonfiguruj automatyczne tworzenie transakcji

Skonfiguruj automatyczne tworzenie transakcji podczas tworzenia ofert zmian i odnowień. Gdy to ustawienie jest wyłączone, musiszosobno utworzyć transakcjęi ręcznie powiązać ją z ofertą.

Uwaga:  Commerce Hub.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie, w sekcji Zarządzanie danymi, kliknij Obiekty.
3. Na stronie Obiekty kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz opcję Umowy.
4. W zakładce „Ustawienia ”, w sekcji „Tworzenie transakcji”:
   • Wybierz opcję Automatycznie twórz nowe transakcje dla ofert zmian, aby włączyć automatyczne tworzenie transakcji dla ofert zmian. Kliknij menu rozwijane Pipeline transakcji i wybierz pipeline. Kliknij menu rozwijane Etap transakcji i wybierz etap transakcji
   • Wybierz opcję Automatycznie twórz nowe transakcje dla ofert odnowienia, aby włączyć automatyczne tworzenie transakcji dla ofert odnowienia. Kliknij menu rozwijane Potok transakcji i wybierz potok. Kliknij menu rozwijane Etap transakcji i wybierz etap transakcji.

Kolejne kroki

• Dowiedz się więcej o wersji beta Connected CPQ, Billing i Payments.
• Dowiedz się więcej o tworzeniu szablonów ofert zmian i odnowień.
• Dowiedz się więcej o tworzeniu umów.

• Dowiedz się więcej o przeglądaniu umów i zarządzaniu nimi, w tym o tym, jak tworzyć oferty zmian i odnowień, wypowiadać umowy, powiązywać umowy z innymi rekordami oraz eksportować umowy.