De bouwer van aangepaste rapporten begrijpen

Wanneer je een rapport maakt in de tool voor het maken van aangepaste rapporten, moet je bepalen welke gegevensbronnen je wilt selecteren, hoe je je rapportvelden wilt configureren en hoe je je grafiekinstellingen wilt instellen.

Hieronder leest u meer over de verschillende aspecten van het maken van een rapport en hoe u uw rapport kunt instellen. Bekijk voor een videorondleiding door de aangepaste rapportbouwer, inclusief voorbeeldrapporten, de les Aangepaste rapporten maken in HubSpot in HubSpot Academy.

Gegevensbronnen

De eerste stap bij het maken van een rapport is het selecteren van de gegevensbronnen die u wilt opnemen. Gegevensbronnen zijn de objecten, assets en gebeurtenissen waarover u wilt rapporteren. De primaire gegevensbron bepaalt de focus van het rapport, waarbij alle andere gegevensbronnen betrekking hebben op die bron. Of een gegevensbron primair of secundair is, heeft een aanzienlijke invloed op de gegevens die in uw rapport worden weergegeven.

Overzicht van gegevenskoppelingen

Wanneer u in de aangepaste rapportbouwer de gegevensbronnen selecteert die u in een rapport wilt opnemen, kunt u een overzicht bekijken van hoe de gegevensbronnen worden samengevoegd, en welke records op basis van uw selectie in uw rapport worden opgenomen of uitgesloten. U kunt ook een voorbeeld van uw geselecteerde gegevensbronnen bekijken in een voorbeeldtabel.

Klik op Gegevenskoppelingsinformatie weergeven om gegevenskoppelingsinformatie te bekijken. Het paneel Gegevenskoppelingsinformatie geeft een overzicht weer van hoe uw geselecteerde gegevensbronnen worden gekoppeld. Aan de hand van deze gegevens kunt u controleren of de juiste gegevensbronnen zijn geselecteerd en kunt u het totale aantal records bekijken dat beschikbaar is om in uw rapport op te nemen, op basis van de koppeling van elke gegevensbron aan de primaire gegevensbron.

Meerdere gegevensbronnen koppelen

Intern slaat HubSpot de gegevens van elke bron op in afzonderlijke tabellen, vergelijkbaar met een reeks spreadsheets. Wanneer u meerdere gegevensbronnen selecteert, moet HubSpot mogelijk aanvullende bronnen gebruiken om de tabellen te koppelen. Contacten en deals kunnen bijvoorbeeld direct worden gekoppeld zonder dat er extra bronnen hoeven te worden aangesloten, aangezien die objecten in HubSpot nauw met elkaar zijn verbonden. Voor sommige gegevensbronnen zijn echter verbindende gegevensbronnen nodig. Als de primaire bron van uw rapport bijvoorbeeld Deals is en u gegevens van blogberichten in het rapport wilt opnemen, worden de bronnen Contacten en Webactiviteiten ook automatisch geselecteerd.

In de rapportbouwer worden verbindende gegevensbronnen weergegeven met een grijs vinkje om aan te geven dat ze automatisch worden geselecteerd. Automatisch geselecteerde bronnen tellen mee voor de 5 mogelijke bronnen voor uw rapport.

Wanneer HubSpot geen pad tussen gegevensbronnen kan maken, zijn die bronnen niet beschikbaar voor selectie. Als je primaire bron bijvoorbeeld 'Contacten' is en je 'Blogberichten' als secundaire bron selecteert, wordt de bron 'Marketing-e-mail' grijs weergegeven en is deze niet beschikbaar. 

Inzicht in uw gegevens

Wanneer u rapporteert over meerdere gegevensbronnen, is het belangrijk om te begrijpen hoe HubSpot deze uitsplitst. U stelt bijvoorbeeld een rapport op dat individuele contacten meet op basis van hun aantal deals in een tabel. In uw tabel neemt u twee kolommen op: Contact-ID en Aantal deals. Als u Contacten selecteert als primaire bron en Deals als secundaire bron, toont het rapport een lijst met uw contacten en het aantal deals dat aan elk contact is gekoppeld. Deze tabel bevat geen deals die niet aan een contact zijn gekoppeld.

Als je de primaire bron zou wijzigen in Deals en de secundaire bron in Contacten, toont het rapport het aantal deals dat aan elk contact is gekoppeld, maar bevat het ook een rij met (Geen waarde) in de kolom Contact-ID , die alle deals bevat die niet aan contacten zijn gekoppeld. Het totaal van de tabel zou dan een hoger totaal weergeven voor Aantal deals

Wanneer een rapport meerdere gegevensbronnen bevat, kan een record bovendien meer dan eens worden geteld, afhankelijk van de toegevoegde filters. Dit gebeurt omdat gekoppelde records meer dan eens per koppeling aan de filtercriteria kunnen voldoen. Een rapport heeft bijvoorbeeld een primaire gegevensbron van Bedrijven en een secundaire bron van Contacten. Als een bedrijf is gekoppeld aan twee contacten:

• Als u het veld Aanmaakdatum (Contact) toevoegt, geeft het rapport contacten weer met een bekende aanmaakdatum die aan een bedrijf zijn gekoppeld. Het bedrijf wordt daarom dubbel geteld, omdat het is gekoppeld aan twee contacten met een bekende aanmaakdatum. 
• Als u het veld Aanmaakdatum (Bedrijf) toevoegt, toont het rapport bedrijven met een bekende aanmaakdatum. Het aantal contactpersonen dat aan elk bedrijf is gekoppeld, kunt u bekijken door op het rapport te klikken en de gegevens te verkennen. Elk bedrijf wordt bijvoorbeeld meegeteld, zelfs als er geen contactpersonen aan zijn gekoppeld.

Velden

Velden in de rapportbouwer kunnen worden ingesteld als een van twee typen: dimensies en maatstaven. Het type veld geeft aan of er een aggregatie wordt uitgevoerd op de gegevens van het veld. Het instellen van een aggregatiemethode voor een veld kan handig zijn als u de gegevens van het veld op een specifieke manier wilt weergeven, zoals een som of een gemiddelde. U wilt bijvoorbeeld de omzet van uw deals bekijken als een som voor elk type deal, om te begrijpen welke typen deals de meeste omzet opleveren.

Let op: eenNULL-waarden van velden zonder waarden worden niet meegeteld in aggregaties.

• Dimensie: een veld zonder aggregatie, weergegeven in grijs. Dimensies kunnen elk gegevenstype zijn, inclusief datums, getallen, booleaanse waarden en tekenreeksen. Dit type veld kan alleen worden toegevoegd aan de X-as enhet vak 'Uitsplitsen naar'. 
• Maat: een veld met een ingestelde aggregatiemethode, weergegeven in groen. Maten zijn doorgaans numerieke of kwantitatieve waarden, zoals het aantal gekoppelde deals. Dit type veld kan alleen worden toegevoegd aan de Y-as. 

Standaard zijn de meeste velden dimensies, zonder aggregatiemethode. U kunt de aggregatiemethode van een veld echter aanpassen door het veld te bewerken. De aggregatiemethode kan op een van de volgende waarden worden ingesteld:

• Geen: er wordt geen aggregatie uitgevoerd op de gegevens van het veld en het veld wordt ingesteld als een dimensie.
• Unieke tellingen:geeft het aantal unieke waarden van het veld weer, in tegenstelling tot het opnemen van dubbele waarden. Beschikbaar voor alle veldtypen. Het gebruik van'Unieke tellingen' kan ertoe leiden dat de visualisatie minder gegevenspunten weergeeft dan verwacht. Een dealrapport bevat bijvoorbeeld een veld 'Datum contractondertekening' dat is ingesteld op'Aantal unieke waarden'. Als er twee deals zijn met dezelfdedatum van contractondertekening, berekent het veld deze als een uniek aantal van 1. Als u inzoomt op het rapport, worden beide dealrecords weergegeven. 
  
  
• Som: geeft de gegevens van het veldweer als een totaal. Beschikbaar voor getalveldtypen.
• Gemiddelde: geeft het gemiddelde van de waarden van het veldweer . Beschikbaar voor getalveldtypen.
• Mediaan: rangschikt waarden van klein naar groot en geeft de middelste waarde weer. Beschikbaar voor getal- en datumveldtypen.
• Min: geeft de kleinste waarde van het veld weer. Beschikbaar voor getal- en datumvelden.
• Max: geeft de grootste waarde van het veld weer. Beschikbaar voor getal- en datumveldtypen.

Aggregatiemethoden bepalen ook hoe gegevens in visualisaties worden weergegeven. Tabellen geven bijvoorbeeld alleen totalen weer voor kolommen die meetvelden gebruiken waarbij de aggregatiemethode is ingesteld op Som.

Voeg in rapporten in tabelformaat het veldRecord-ID van een object (bijv.Record-ID - Deals) toe als kolom om klikbare links weer te geven die het bijbehorende record openen. Als het veldRecord-ID is geaggregeerd, verwijder dan de aggregatie zodat elk record als een directe link wordt weergegeven.

Rollup-velden

Bij het maken van een rapport met meer dan één gegevensbron biedt de rapportbouwer rollup-velden om gegevens tussen gekoppelde objecten te berekenen.

In een rapport waarin Contactpersonen de primaire bron is en Bedrijven de secundaire bron, is het bedrijfsveld Aantal paginaweergaven bijvoorbeeld een rollup-eigenschap die het aantal paginaweergaven voor een bepaald bedrijf berekent op basis van de bijbehorende contactactiviteit. 

Het gebruik van deze velden in een rapport kan leiden tot onverwachte gegevens. In het bovenstaande voorbeeld wilt u wellicht in plaats daarvan het contactveldAantal paginaweergaven gebruiken, omdat het contactveld het aantal paginaweergaven per individueel contact in het rapport berekent. Het gebruik van het bedrijfsveldAantal paginaweergaven zou er daarentegen toe leiden dat de paginaweergavegegevens voor een contact worden weergegeven op basis van alle paginaweergaven die zijn gekoppeld aan het bijbehorende bedrijf.

Grafische weergaven

Bij het maken van een rapport moet u een grafiektype en eventuele aanvullende instellingen kiezen om te configureren hoe uw gegevens worden gevisualiseerd. Hieronder vindt u meer informatie over grafiekassen en de beschikbare grafiekinstellingen.

Grafiekassen

Wanneer u velden toevoegt aan een rapport dat gebruikmaakt van een staaf-, lijn-, vlak- of combinatiegrafiek, kunt u kiezen op welke as de gegevens van een veld worden weergegeven. Over het algemeen wordt de X-as aanbevolen voor velden die categorie- of tekstgebaseerde informatie bevatten, zoals Levenscyclusfase, terwijl de Y-as wordt aanbevolen voor velden die numerieke informatie bevatten, zoalsAantal contacten.

Of een veld aggregatie heeft, bepaalt ook waar het in een bepaalde grafiek kan worden geplaatst.

Voor horizontale staafdiagrammen kunnen dimensies, die geen aggregatie hebben, alleen worden toegevoegd aan de Y-as en de slots 'Uitsplitsen naar '. Metingen, die een aggregatiemethode hebben, kunnen alleen worden toegevoegd aan de X-as-slot."

Meerdere Y-assen

Staaf-, lijn-, vlak- en combinatiegrafieken kunnen worden geconfigureerd om meerdere Y-assen weer te geven. Dit kan handig zijn wanneer u twee velden wilt vergelijken die verschillende schalen hebben, maar dezelfde X-asgegevens gebruiken. U kunt bijvoorbeeld meerdere Y-assen gebruiken om het aantal contacten en de som van bijbehorende deals per levenscyclusfase te vergelijken.

U kunt vervolgens elke Y-as afzonderlijk configureren in de instellingen van de grafiek. 

Vergelijken op

Staaf-, lijn-, vlak-, KPI- en meter-grafieken kunnen worden geconfigureerd om vergelijkende gegevens weer te geven. Klik op een datumveld en sleep het naar hetgedeelte Vergelijken op om een datumbereik in te stellen voor het vergelijken van uw gegevens.

Problemen met de foutmelding 'Te veel gegevenspunten aangevraagd' oplossen

Wanneer u een veld met een grote hoeveelheid gegevens toevoegt aan 'Uitsplitsen per kanaal ', kan de rapportbouwer de foutmelding 'Te veel gegevenspunten aangevraagd ' weergeven.

Om deze fout op te lossen, wordt aanbevolen om een rapport niet uit te splitsen op basis van een veld met een grote hoeveelheid gegevens, zoals Voornaam. U kunt echter ook de volgende stappen volgen om de hoeveelheid geretourneerde gegevens te verminderen:

• Klik op het bewerkingspictogramnaasthetveld 'Uitsplitsen naar'en stel vervolgens een limiet in. De limiet mag niet hoger zijn dan 100. 
  
  
• Voeg een filter toe aan het rapport om deuitsplitsing per kanaal te beperken tot een bepaald aantal gegevenspunten. Als u uw rapport bijvoorbeeld uitsplitst per contactpersoon, kunt u een filter toevoegen om alleen de meest relevante HubSpot-gebruikers op te nemen. 
• Voeg op dezelfde manier een filter toe aan een van de andere velden. Je kunt bijvoorbeeld het tijdsbestek van je rapport beperken door een filter 'Aanmaakdatum is na 20-1-2022'toe te voegen.