Taken filteren en taakweergaven beheren

Zodra u taken hebt gemaakt, kunt u uw taken filteren op basis van eigenschappen en filters opslaan als weergaven om ze opnieuw te bekijken. Dit geldt ook voor taken die zijn gemaakt vanuit de campagnetool.

Meer informatie over hoe:

• Taken maken
• Taken voltooit
• Taken bewerken of verwijderen

Als je een mobiel apparaat gebruikt, lees dan hoe jetaken kunt gebruiken in de HubSpot mobiele app.

Standaard taakweergaven

De eerste keer dat je naar de takenindexpagina navigeert, zijn er een aantal standaardweergaven gebaseerd op veelgebruikte filters. Al je taakweergaven bevatten automatisch de criteria Toegewezen: Mij, wat betekent dat alleen de aan jou toegewezen taken worden weergegeven.

• Alles: de volledige lijst van je toegewezen, niet voltooide taken. Dit is de weergave die standaard wordt geopend wanneer je navigeert naar de taken-indexpagina, maar je kunt je standaardweergave bewerken.
• Voltooid: de volledige lijst van uw toegewezen, voltooide taken.
• Vandaag af: de taken die je hebt toegewezen en die nog niet zijn voltooid, met de huidige vervaldatum.
• Overschreden: je toegewezen, niet voltooide taken met een vervaldatum vóór de huidige datum.
• Komt nog: je toegewezen, nog niet voltooide taken met een vervaldatum na de huidige datum.
• Meest betrokken: uw toegewezen, onafgeronde taken waarvoor een geassocieerd contact een waarde heeft voor de eigenschap Laatste betrokkenheid.

Je kunt de filters van standaardweergaven bewerken of je eigen weergaven maken met aangepaste criteria.

Taken filteren en taakweergaven opslaan

U kunt taken filteren op basis van specifieke criteria en filters die u vaak gebruikt opslaan als weergaven. Maak bijvoorbeeld een weergave van taken die zijn gekoppeld aan contactpersonen met een recente betrokkenheid.

Een taakweergave maken

Zo maakt u een nieuwe weergave voor opgeslagen taken:

1. Ga in je HubSpot-account naar CRM > Taken.
2. Klik op + Weergave toevoegen.
3. Klik op Nieuwe weergave maken.
   
   
4. Geef in het pop-upvenster een naam op voor de weergave en selecteer het publiek ervoor.
5. Klik op Bevestigen.

Filters toevoegen aan een taakweergave

Om filters toe te voegen of te wijzigen in de weergave, gebruik je de vervolgkeuzemenu's voor eigenschappen bovenaan de tabel of stel je geavanceerde filters in op basis van andere taakeigenschappen.

1. Ga in je HubSpot-account naar CRM > Taken.
2. Klik op het tabblad van de weergave. Als u een weergave wilt openen die niet als tabblad wordt weergegeven, klikt u op + weergave toevoegen en selecteert u een weergave in het vervolgkeuzemenu.
3. U kunt filteren op de volgende standaardmenu's:
   • Toegewezen persoon: filter op basis van de gebruiker die aan de taak is toegewezen.
   • Type taak: filter op basis van het type taak, een van Oproepen, E-mail of Te doen.
   • Vervaldatum: filter op basis van de vervaldatum. Selecteer een relatieve tijd gebaseerd op vandaag (bijv. Morgen, Volgende maand).
   • Wachtrij: filter op basis van of de taak is opgenomen in een specifieke wachtrij.
4. Klik op Meer filters om te filteren op andere eigenschappen. In het rechterpaneel:
   • Selecteer de eigenschap waarop je wilt filteren. Als er bestaande filters zijn, klik dan op EN en selecteer vervolgens een eigenschap.
   • Stel criteria in voor de geselecteerde eigenschap en klik vervolgens op Filter toepassen. Meer informatie over criteria instellen.
   • Om een andere eigenschap toe te voegen aan dezelfde groep filters, klik je op EN. Als je meerdere filters instelt, moeten taken aan alle criteria voldoen om te worden opgenomen in de weergave.
   • Om een bestaand filter te verwijderen, beweeg je met de muis over het filter en klik je op delete Verwijderen.
     
     
5. Om de huidige filters op te slaan, klikt u op Weergave opslaan. In het pop-upvenster :
   • Om de filters op te slaan in de bestaande weergave, klikt u op Opslaan. Alleen de gebruiker die de weergave heeft gemaakt en Superadmins kunnen de filters van een bestaande weergave bijwerken.
   • Als je de filters wilt opslaan als een nieuwe weergave, klik je op Opslaan als nieuw. Voer in het dialoogvenster een weergavenaam in, selecteer de doelgroep en klik op Opslaan.
     
   • Om de huidige weergave terug te zetten naar de oorspronkelijk opgeslagen filters, selecteer je Reset. Hierdoor worden alle nieuwe filters die je hebt toegepast verwijderd.

Zodra taken zijn georganiseerd in een weergave, kunt u die taken rug aan rug afwerken of de taken exporteren.

Opgeslagen weergaven van taken beheren

1. Ga in je HubSpot-account naar CRM > Taken.
2. Als u de volgorde van uw weergaven wilt wijzigen, klikt u op een tabblad en sleept u dit naar een nieuwe positie.
3. Om een standaardweergave in te stellen, klikt u op de tab van de weergave en sleept u deze naar de meest linkse positie. Deze weergave wordt de eerste tab die verschijnt wanneer u naar uw taken navigeert.
4. Om een weergave te sluiten, klik je op de X op de tab van de weergave. Je kunt de view opnieuw openen vanuit het Add view dropdown menu of de All Views pagina.
   
   
5. Om de eigenschappen te wijzigen die worden weergegeven als kolommen in een taakview, klik je rechtsboven in de tabel op Kolommen bewerken. Bewerk de kolommen en klik op Toepassen. Meer informatie over het aanpassen van weergavekolommen.
6. Om alle opgeslagen taakweergaven te beheren, klikt u op Alle weergaven. Op de pagina Alle weergaven worden uw eigen aangepaste taakweergaven weergegeven.
   
7. Op de pagina Alle weergaven kunt u alle aangepaste taakweergaven klonen, bewerken, exporteren of verwijderen. Ga hiervoor met de muis over een taakweergave, klik op Meer en selecteer een optie:
   
   • Hernoemen: de naam van de weergave bijwerken. Voer in het dialoogvenster een naam in en klik op Opslaan.
   • Verwijderen: de weergave verwijderen. Klik in het dialoogvenster op Verwijderen om te bevestigen. De weergave wordt verwijderd, maar de taken in de weergave worden niet verwijderd.
   • Delen beheren: werk bij welke gebruikers toegang hebben tot de weergave. Selecteer in het dialoogvenster om de weergave privé te maken, te delen met je team of te delen met alle gebruikers in de account. Klik op Opslaan om te bevestigen.
   • Kloon: kloon de weergave. Voer in het dialoogvenster een naam in voor de gekloonde weergave en klik vervolgens op Opslaan. Er wordt een nieuwe weergave gemaakt met dezelfde filters.
   • Exporteren: exporteer de taken in de weergave. Voer in het dialoogvenster een naam in voor de export, selecteer het bestandstype en de te exporteren gegevens en klik op Exporteren.

Let op: je kunt de standaard taakweergaven niet hernoemen, delen of verwijderen.