Beheer de werktijden en beschikbaarheid van gebruikers voor planningspagina’s, de inbox en de helpdesk

Superbeheerders en individuele gebruikers kunnen wekelijkse werktijden instellen op basis van de tijdzone van een gebruiker. Wanneer een gebruiker zich buiten zijn of haar werktijden bevindt, wordt de beschikbaarheid gewijzigd in ‘Afwezig’ en komt hij of zij niet in aanmerking voor automatische toewijzing in de inbox voor gesprekken of de helpdesk. Als de gebruiker de host of een teamlid is van een planningspagina die rekening houdt met werktijden voor beschikbaarheid, kunnen er geen vergaderingen worden gepland buiten zijn of haar werktijden.

Gebruikers kunnen hun beschikbaarheidsstatus handmatig wijzigen op de gebruikersprofielpagina, in de inbox of in de helpdesk. Gebruikers met de machtiging 'Beschikbaarheidsbeheer' kunnen ook de beschikbaarheidsstatus van andere teamleden wijzigen.

Wanneer een gebruiker zijn status handmatig wijzigt, wordt dit in alle ervaringen doorgevoerd.

Werkuren van gebruikers instellen

Om de werktijden van een gebruiker in te stellen:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar 'Gebruikers en teams'.
3. Klik in de gebruikerstabel op een gebruikersrecord.
4. Klik op het tabblad 'Voorkeuren '. Klik vervolgens in het menu in de linkerzijbalk op 'Werktijden'.
5. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Tijdzone' om de juiste tijdzone van de gebruiker te selecteren, of vink het selectievakje aan als u wilt dat de tijdzone automatisch wordt bijgewerkt op basis van de locatie van het apparaat.
6. Klik op 'Opslaan'.
7. Klik onder 'Algemene werktijden' op '+ Tijden toevoegen'. Gebruik de vervolgkeuzemenu's om de dagen van de week en de begin- en eindtijden te selecteren. Om een dag te verwijderen, klikt u op het verwijder pictogram ' delete '.
8. Klik op 'Opslaan'.
9. Bovenaan het gebruikersrecord kunt u de beschikbaarheidsstatus en de werktijden van de gebruiker voor die dag bekijken.
   
   • Om de beschikbaarheidsstatus handmatig te wijzigen, klikt u op het vervolgkeuzemenu 'Gebruikersstatus ' en vervolgens op 'Beschikbaar ' of 'Afwezig'.
   • Om de werktijden te bewerken, klikt u op 'Werktijden bewerken'.

Beschikbaarheidsstatus instellen voor teamleden

Stel de status van een teamlid handmatig in op Beschikbaar of Afwezig:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Inbox & Helpdesk > Beschikbaarheidsbeheer.
3. In de tabel ziet u de naam van elke gebruiker, de huidige beschikbaarheidsstatus en, als u limieten voor het aantal tickets hebt ingesteld, het aantal toegewezen tickets naast hun capaciteit.
4. Om gebruikers te filteren, klikt u op de filters bovenaan de tabel en selecteert u een waarde. Toegepaste filters zijn voortaan zichtbaar voor alle gebruikers die deze weergave openen.
5. Om filters te verwijderen, klikt u op ‘Filters wissen’.
6. Klik op de gebruikersstatus en klik vervolgens op Beschikbaar of Afwezig.

Stel je beschikbaarheidsstatus in vanuit de inbox of de helpdesk

Aan het begin van de werktijd van een gebruiker wordt de beschikbaarheidsstatus automatisch ingesteld op 'Beschikbaar'. Aan het einde van de werktijd van een gebruiker wordt de beschikbaarheidsstatus automatisch ingesteld op 'Afwezig'. Gebruikers kunnen hun beschikbaarheidsstatus gedurende de dag handmatig wijzigen om aan te geven wanneer ze afwezig zijn.

Om je beschikbaarheidsstatus handmatig te wijzigen, ga je naar een van de volgende opties:

Inbox

Om je beschikbaarheidsstatus voor de Inbox handmatig te wijzigen, ga je naar een van de volgende opties:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Inbox. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Inbox.
2. Klik in de linkerbovenhoek op het vervolgkeuzemenu voor de status en selecteer 'Status bijwerken'.

Helpdesk

Om je beschikbaarheidsstatus voor de helpdesk handmatig te wijzigen, ga je naar een van de volgende opties:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Service > Helpdesk. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Service > Helpdesk.
2. Schakel in de linkerbenedenhoek de schakelaar in of uit om uw beschikbaarheidsstatus te wijzigen.