Administrer regler for loggføring av e-post fra kontakter

Konfigurer standardloggingsreglene for kontakt-e-post i kontoen din, og angi hvilke innkommende e-poster som skal loggføres i CRM-systemet. Ved å administrere loggingsreglene for alle brukere kan du sikre at relevant kommunikasjon blir registrert i hele teamet, både for eksisterende og nye kontakter.

Administrer unntak fra e-postloggføring ved å legge til e-postadresser og domener i listen over «aldri loggfør». E-postadresser og domener på denne listen blir ekskludert fra e-postloggføring og opprettelse av kontakter.

Merk: For å opprette nye kontakter fra loggede e-poster kan en superadministrator melde kontoen din på betaversjonen av «Regler for loggføring av kontakt-e-post: Ny» med alternativet «Opprett nye kontakter fra loggede e-poster».

Konfigurer regler for e-postloggføring av kontakter

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt, under «Data Management» ( ),klikker du på «Objects».
3. På siden «Objekter » klikker du på rullegardinmenyen «Velg et objekt » og velger «Aktiviteter».

4. På fanen «E-postlogg og sporing», i delen «Regler for logging av kontakt-e-post », velger du et loggingsalternativ:
   • Logg kun svar: Svar logges kun hvis de er en del av en eksisterende tråd som er logget i CRM-systemet. Innkommende meldinger som ikke er knyttet til en logget tråd, blir ikke logget.
   • Logg alle e-poster (fra kjente kontakter):logg alle e-poster til og fra eksisterende kontakter for brukeremed tilknyttede individuelle arbeids-e-postadresser.Dette er standardloggingsalternativet for alle kontoer.
     
     • E-poster sendt utenfor CRM-systemet (f.eks. fra en e-postklient eller mobilapp) til eksisterende kontaktoppføringer logges i CRM-systemet.
     • Alle e-poster fra eksisterende kontakter til brukere logges i CRM-systemet.
     • E-poster sendt utenfor HubSpot til mottakere som ikkeer kontakter, logges ikke.
   • Opprett nye kontakter fra loggførte e-poster (BETA): I tillegg til å loggføre alle e-poster for kjente kontakter, oppretter dette alternativet nye kontakter fra innkommende e-poster til tilknyttede individuelle arbeids-e-postadresser hvis de ikke finnes i CRM-systemet ditt.
5. Klikk på Lagre.

Logg e-poster uten å lagre innholdet i e-postteksten (BETA)

Merk: Hvis du er en superadministrator, kan du melde kontoen din på betaversjonen av redigerte e-posttekster.

Logg e-poster i CRM-systemet uten å lagre innholdet i e-postteksten. Bruk denne innstillingen for å føre oversikt over e-postaktivitet samtidig som du begrenser mengden sensitiv informasjon som lagres i HubSpot. For eksempel kan en helseorganisasjon ha behov for å registrere at en e-post ble sendt for revisjonsformål, uten å lagre informasjonen i e-postteksten.

Bruk denne innstillingen til å redigere e-postteksten i sendte og mottatte e-poster som loggføres i CRM-systemet, inkludert e-poster som loggføres ved hjelp av HubSpot Sales-utvidelsen eller -tillegget, samt BCC- eller videresendingsadressen. Denne innstillingen gjelder for alle brukere i kontoen. Brukere kan ikke slå redigering av e-posttekst på eller av for enkeltstående e-poster eller innbokser.

Hvordan redigering av e-postteksten fungerer

Når redigering av e-postteksten er slått på:

• Avsender, mottakere, emne og vedlegg i e-posten loggføres i CRM-systemet.
• E-postteksten blir redigert bort og erstattet med plassholderteksten [E-postteksten er redigert bort].

• Bare e-poster som loggføres etter at innstillingen er aktivert, blir redigert. E-posttekster som er loggført tidligere, blir ikke redigert.

Merk: Redigert e-posttekst fjernes permanent fra CRM-aktiviteter og kan ikke gjenopprettes. Å slå av redigering av e-posttekst gjenoppretter ikke redigert innhold.

Slå på redigering av e-posttekster

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.

2. I menyen i venstre sidefelt, under Datahåndtering, klikker du på Objekter.
3. På siden Objekter klikker du på rullegardinmenyen Velg et objekt og velger Aktiviteter.
4. På fanen E-postlogg og sporing, i delen Rediger innhold, merker du av for Rediger e-posttekst innhold.
5. Klikk på «Lagre».

E-postattribusjon

Følgende regler avgjør hvilken bruker som tilskrives som avsender av e-posten som loggføres i CRM-systemet. Disse reglene avgjør også hvilke e-poster som teller med i brukerens totale aktivitet i salgsrapportene dine.

E-poster som er registrert fra kontakter som oppretter nye e-posttråder, vil bli tilskrevet HubSpot-brukere på følgende måte:

• Hvis e-posten bare har én mottaker, tilskrives den den brukeren.
• Hvis e-posten har flere mottakere, men bare én er knyttet til en bruker, vil den tilskrives den brukeren. En e-postadresse er knyttet til en bruker hvis den er koblet til som brukerens individuelle arbeids-e-postadresse, hvis den er e-postadressen til brukerens HubSpot-konto, eller hvis den er et e-postalias.
• Hvis e-posten har flere mottakere, og mer enn én er tilknyttet en bruker, skal den tilskrives kontaktens eier.