Koble sammen HubSpot og DocuSign for å opprette, tilpasse, sende og spore DocuSign-konvolutter fra en kontakt-, firma- eller avtalepost i HubSpot-kontoen din.
Merk: Du kan ikke synkronisere informasjon om kontakter, selskaper, avtaler eller dokumenter mellom HubSpot og DocuSign.
Før du begynner
Koble til appen
-
- Bruk søkefeltet til å finne og velge DocuSign-appen.
- Klikk på Installer app øverst til høyre.
- Skriv inn påloggingsinformasjonen din i dialogboksen.
- Klikk på Installer. Du blir omdirigert til siden for tilkoblede apper.
Administrer DocuSign-innstillingene dine
- Gå til Integrasjoner > Tilkoblede apper i panelet til venstre.
- Klikk på DocuSign.
Legg til en HMAC-sikkerhetsnøkkel
- Klikk på Handlinger > Legg til HMAC-sikkerhetsnøkkel øverst til høyre.
- I popup-vinduet skriver du inn HMAC-nøkkelen og klikker på Lagre endringer.
Endre den tilkoblede DocuSign-kontoen
Hvis du er bruker av flere kontoer, vil alle kontoene være koblet til HubSpot.
- Klikk på Handlinger > Endre tilkoblet konto øverst til høyre.
- I popup-vinduet klikker du på rullegardinmenyen Velg en konto for å velge en annen tilkoblet konto.
- Klikk på Endre konto.
Oppdag nye funksjoner
Slik oppdager du nye funksjoner i DocuSign-appen:
- Klikk på fanen Funksjonsoppdagelse
- Du kan se gjennom følgende DocuSign-funksjoner:
- Konfigurere egendefinerte tilordninger
- Legge til integrasjonskortet i den midterste kolonnen i en post
- Bruke DocuSign-handlinger i arbeidsflyter
- Sende konvolutter fra HubSpot
Gjennomgå egenskapstilordninger
For å gjennomgå egenskapstilordninger mellom DocuSign og HubSpot-kontakter, -selskaper eller -avtaler:
- Klikk på fanen Egenskapstilordninger.
- Klikk på Kontakt, Bedrift eller Avtale for å gjennomgå tilordningene mellom HubSpot-egenskaper og DocuSign-dokumentets egendefinerte felter. Hvis en egenskap ikke er tilordnet, inkluderes ikke data i konvolutten.
- Slik legger du til en egendefinert tilordning:
- Klikk på Legg til ny tilordning.
- Bruk rullegardinmenyene til å velge DocuSign-feltet og HubSpot-egenskapen du vil tilordne.
- Klikk på Lagre.
- Hvis du vil slette en tilordning, holder du musepekeren over tilordningen og klikker på Handlinger > Slett.
Merk: For å tilordne et egendefinert DocuSign-felt må det ha et unikt verktøytips og en tekstfelttype .
Vis tilkoblede brukere
For å vise alle tilkoblede brukere:
- Klikk på fanen Tilkoblede brukere.
- Tabellen viser alle HubSpot-brukere og DocuSign-brukerkontoer, samt tilkoblet status.
Bruke DocuSign-appen
Med DocuSign-appen kan du tilordne egenskaper mellom HubSpot og DocuSign, opprette og sende DocuSign-dokumenter fra HubSpot, bruke HubSpot-felt i DocuSign-malen og bruke DocuSign-hendelser til å utløse HubSpot-arbeidsflythandlinger.
Opprette og sende DocuSign-dokumenter
Du kan opprette og sende DocuSign-dokumenter fra kontakt-, firma- og avtaleoppføringer i HubSpot ved å velge en konvoluttmal.
- Gå til kontakt-, firma- eller avtaleoppføringen i HubSpot-kontoen din.
- Klikk på navnet på en post.
- Du kan sende et dokument enten fra DocuSign-panelet på høyre side av posten eller fra DocuSign-integrasjonskortet i postens midtre kolonne. Følg instruksjonene i denne artikkelen for å legge til DocuSign-integrasjonskortet i den midterste kolonnen i en post.
Vær oppmerksom på dette:
- Dokumenter kan bare opprettes og slettes i DocuSign-plattformen og ikke i HubSpot-kontoen din.
- Vedlegg fra DocuSign kan ikke synkroniseres med vedleggskortet på en objektpost.
- Klikk på Send fra en mal i DocuSign-kortet i høyre panel, eller Legg til fra mal i DocuSign-integrasjonskortet i den midterste kolonnen.
- Velg malen, og klikk deretter på Neste.
- I neste skjermbilde tilpasser du konvolutten:
- I delen Gjennomgå dokumenter i konvolutten kontrollerer du dokumentene i den valgte malen.
- I delen Legg til mottakere i konvolutten går du gjennom navn og e-postadresse for mottakerne.
- Hvis du vil legge til en mottaker, klikker du på Legg til ny mott aker og angir opplysningene.
- Klikk på X for å fjerne en mottaker.
- I delen Tilpass e-postmeldingen for mottakerne: legger du til ete-postemne og ene-postmelding for mottakerne.
- Klikk på Send til mottakere for å sende malen.
- Klikk på Rediger i DocuSign for å redigere malen.
- Klikk på rullegardinmenyen Handlinger for å redigere dokumentet:
- Rediger melding: rediger emnelinjen og meldingen som skal følge med dokumentet.
- Rediger mottakere: rediger mottakerne som skal motta dokumentet.
- Rediger dokumenter: rediger dokumentene som skal sendes til mottakerne. Du kan laste opp nye dokumenter, bruke en mal eller laste opp fra nettskyen.
- Avanserte alternativer: rediger mottakerrettigheter, opprett påminnelser, angi en utløpsdato og aktiver kommentarer.
- Når du er ferdig med redigeringen, klikker du på Forhåndsvis for å forhåndsvise dokumentet.
- Klikk på Send for å sende dokumentet.
- Når dokumentet er signert av mottakeren, endres statusen på kontakt-, firma- eller avtaleoppføringen til Fullført.
Hvis du har lagt til DocuSign-kortet i den midterste kolonnen i posten, kan du også legge til konvolutter fra DocuSign i posten:
- I DocuSign-integrasjonskortet klikker du på Legg til fra DocuSign.
- I panelet til høyre velger du konvolutten og klikker på Legg til.
I dette DocuSign-integrasjonskortet kan du se hvilke maler som er sendt til en post, status, mottakere, avsender og dato for opprettelse og siste oppdatering.
Merk: Hvis DocuSign-appen ikke lastes inn i HubSpot, kan du kontakte DocuSign-administratoren for å sikre at du har alle relevante tillatelser .
Bruke HubSpot-felt i DocuSign-malen din
Du kan sette inn HubSpot-data, for eksempel informasjon fra kontakt-, firma- eller avtaleoppføringer, direkte i DocuSign-malen. Bare forhåndsdefinerte HubSpot-felt (dvs. HubSpot-egenskaper som er oppført når appen først kobles til) kan brukes i DocuSign-maler. Felt som legges til direkte i den innebygde HubSpot-visningen, vil ikke bli brukt. Du finner de forhåndsdefinerte feltene i DocuSign-innstillingene. Det er ikke mulig å legge til egendefinerte HubSpot-felt for øyeblikket.
Slik bruker du HubSpot-feltene dine i DocuSign:
- Logg inn på DocuSign-kontoen din.
- Opprett en mal i DocuSign-kontoen din.
- Velg et HubSpot-felt og legg det til i malen. Alle HubSpot-felt begynner med HS, og du finner dem i delen Egendefinerte felt.
- Lagre malen.
- Naviger til HubSpot-kontoen din og bruk malen.
Merk: Dataene fylles bare ut for objektoppføringen som malen opprettes fra. Hvis du for eksempel oppretter en mal fra en avtalepost, er det bare avtalens egenskaper som fylles ut.
Bruke DocuSign-hendelser til å utløse arbeidsflythandlinger(Marketing Hub, Sales Hub og Service Hub Professional og Enterprise)
Du kan utløse arbeidsflythandlinger fra DocuSign-hendelser i kontaktarbeidsflyter.
- Klikk på Opprett arbeidsflyt.
- Velg Kontaktbasert som arbeidsflyttype, og klikk deretter på Opprett arbeidsflyt.
- Klikk på Kontakt påmeldingsutløser for å legge til en påmeldingsutløser. I panelet til høyre velger du DocuSign: Hendelsesmal for kontakttidslinje eller velger dine egne påmeldingsutløsere.
- Når påmeldingsutløserne er angitt, kan du legge til handlinger.
- Hvis du vil sende en DocuSign-konvolutt, velger du Send DocuSign-konvolutt i listen over arbeidsflythandlinger. Velg bruker og mal.
Når arbeidsflyten er aktivert, kan det oppstå noen feilmeldinger:
| Feil |
Slik løser du problemet |
| DocuSign-arbeidsflytmalen har ingen plassholdere eller mottakere. |
Denne feilen gjelder bare kontaktereller avtaler. Kontroller at du har lagt til riktig antall plassholdere eller mottakere i DocuSign-malen. |
| DocuSign-arbeidsflytmalen har ingen mottakere. |
Denne feilen gjelder bare kontaktereller avtaler. Kontroller at riktig antall mottakere er lagt til i DocuSign-malen. |
| DocuSign-arbeidsflytmalen har ingen dokumenter vedlagt. |
Kontroller at du har lagt til de riktige dokumentene i malen. |
| Antall avtalekontakter er høyere enn antall plassholdere i malen. |
Kontroller at malen har nok plassholdere for det antallet kontakter du ønsker å sende konvolutten til. Hvis du for eksempel har tre kontakter og bare to plassholdere i malen, vil bare de to første kontaktene bli lagt til i konvolutten og motta den. |
| Automatisk utfylling for avtalekontakter var begrenset til antall plassholdere i malen. Kontakten din ble ikke automatisk lagt til som ny mottaker fordi malen inneholder samme e-postadresse. |
Hvis e-postadressen til mottakeren er lik e-postadressen til kontakten, hopper HubSpot over automatisk utfylling av kontakter fra HubSpot-posten. |
Avinstaller DocuSign-appen
- I panelet til venstre navigerer du til Integrations > Connected apps.
- Hold markøren over DocuSign-appen og klikk på Handlinger > Avinstaller.
- Skriv inn ønsket tekst i popup-vinduet, og klikk på Avinstaller.