Opprett og bruk kreditnotaer

Bruk kreditnotaer til å redusere eller justere beløpet på en eksisterende faktura. Kredittnotaer hjelper deg med å dokumentere og spore kreditter til kunder, for eksempel refusjoner, faktureringsjusteringer eller fakturakorrigeringer, slik at fakturaoppføringen forblir nøyaktig.

Opprett kreditnotaer fra åpne fakturaer eller fra indekssiden for kreditnotaer. Når du har lagt til en kreditnota på en faktura, kan du redigere eller fjerne den fra fakturaen. 

Før du setter i gang

Før du begynner å jobbe med denne funksjonen, må du sette deg godt inn i hva du må tenke på når du bruker kreditnotaer sammen med fakturaer.

Forstå begrensninger og hensyn

Beløpet på kreditnotaen brukes på åpne og betalte fakturaer på følgende måter:

• Åpne fakturaer: Beløpet på kreditnotaen trekkes fra saldoen på fakturaen. Eventuelt gjenværende beløp flyttes til kundens saldo.
• Betalt faktura: hele beløpet på kreditnotaen flyttes til kundesaldoen.

Merk: Hvis kunden har krav på refusjon, bør du utstede en refusjon via betalingsindekssiden.

Opprett kreditnotaer

Opprett kreditnotaer fra en eksisterende åpen faktura, eller fra kreditnotaens indeksside.

Opprett kreditnotaer fra en faktura

Når du oppretter kreditnotaer fra en faktura, blir fakturadetaljene automatisk lagt til i kreditnotaen. Kreditnotaer som er opprettet fra en faktura, kan ikke lagres som utkast. Hvis fakturaen er påført automatisk omsetningsavgift:

• Beløpet på fakturaen justeres automatisk.

• Avgiften reduseres basert på hvor mye av den opprinnelige fakturaen som blir kreditert

• Avgiftsjusteringen kan ikke overstige beløpet som opprinnelig ble belastet på fakturaen. Dette forhindrer at fakturaen viser en negativ skattesaldo.

• Kolonnen Skattesats er skjult, og rabatter, avgifter og skatter på ordrenivå kan ikke justeres.

Slik oppretter du en kreditnota fra en åpen faktura:

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Fakturaer.
2. Klikk på nummeret på fakturaen.
3. Klikk på Handlinger øverst til høyre i høyre panel, og velg deretter Opprett kreditnota.
4. Konfigurer kreditnotaen. Kreditnotaer som er opprettet fra en faktura, kan ikke lagres som utkast.

Opprett kreditnotaer fra indekssiden

Når du oppretter kreditnotaer fra indekssiden for kreditnotaer, må du manuelt knytte kreditnotaen til en faktura. Hvis fakturaen er påført automatisk omsetningsavgift, justeres ikke avgiften automatisk. Hvis du ønsker at den automatiske merverdiavgiften skal justeres automatisk, oppretter du i stedet en kreditnota fra en faktura.  

1. På HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Kreditnotaer.
2. Klikk på Opprett kreditnota øverst til høyre.
3. Konfigurer kreditnotaen. Klikk på Lagre øverst til venstre for å lagre kreditnotaen som et utkast. Rediger utkast fra kreditnotaens indeksside.

Konfigurere kreditnotaer

Hvis kreditnotaen ble opprettet fra indekssiden for kreditnotaer, kan du når som helst lagre kreditnotaen som et utkast ved å klikke på Lagre øverst til venstre. Utkast til kreditnotaer kan administreres fra kreditnotaens indeksside. 

Velg en varemerkeprofilering

Hvis du bruker Varemerkeprofilering, kan du tilordne en kreditnota til et varemerke, noe som bidrar til separate kreditnotaer for ulike virksomheter. Finn ut mer om hvordan du bruker Varemerkeprofilering.

Når en varemerkeprofilering er valgt:

• Kreditnotaen arver logoen, fargene og skriftene fra merkevare-kittet til varemerket. 

• Kolonnen Varemerkeprofilering vil være synlig på kreditnotaenes indeksside.

For å oppdatere varemerket:

1. Klikk på Varemerkeprofilering øverst til høyre. 
2. Klikk på rullegardinmenyen Varemerke og velg etvaremerke.
3. Klikk på Bruk.

Konfigurer kreditnota-fakturering

Tilknyttet en kontakt med kreditnotaen

1. Klikk på add Legg til kontakt.
2. I høyre panel kan du søke etter og velge en kontakt for å legge den til i kreditnotaen. Eller klikk på fanen Opprett ny for å opprette en ny kontaktoppføring som skal legges til i kreditnotaen. Skriv inn opplysningene om kontakten , og klikk på Opprett.
3. Hvis du vil redigere kontaktopplysningene, holder du musepekeren over kontakten og klikker på edit redigeringsikonet. Oppdater kontaktopplysningene i høyre panel, og klikk på Lagre. Hvis du redigerer kontaktopplysningene, oppdateres kontaktoppføringen i Customer Relationship Management.
4. Hvis du vil erstatte kontakten, holder du musepekeren over kontakten og klikker på replace erstatt-ikonet. Velg en ny kontakt i høyre panel. Eller klikk på fanen Opprett ny for å opprette en ny kontaktoppføring som skal legges til i kreditnotaen. Skriv inn opplysningene om kontakten , og klikk på Opprett.
5. Under opprettelsen kan hver kreditnota tilknyttes én kontakt. Når du har opprettet en kontakt , kan du legge til flere kontakter ved hjelp av tilknytningene i høyre sidefelt.

Tilknytt et selskap til kreditnotaen

Hvis kontakten er tilknyttet et selskap, blir selskapet automatisk lagt til. For å tilknytte et selskap manuelt:

1. Klikk på add Legg til selskap.
2. I høyre panel kan du søke etter og klikke på et selskap for å legge det til i kreditnotaen. Eller klikk på fanen Opprett ny for å opprette en ny foretaksoppføring som skal legges til kreditnotaen. Skriv inn firmaopplysningene , og klikk på Opprett.
3. Hvis du vil redigere selskapsopplysningene, holder du musepekeren over selskapet og klikker på edit redigeringsikonet. Oppdater bedriftsinformasjonen i høyre panel, og klikk på Lagre. Hvis du redigerer selskapet, oppdateres foretaksoppføringen i Customer Relationship Management.
4. Hvis du vil erstatte selskapet, holder du musepekeren over selskapet og klikker på replace erstatt-ikonet. Velg selskapet i panelet til høyre. Eller klikk på fanen Opprett ny for å opprette en ny foretaksoppføring som skal legges til kreditnotaen. Skriv inn firmaopplysningene , og klikk på Opprett.
5. Hvis du vil slette selskapet fra kreditnotaen, holder du musepekeren over selskapet og klikker på delete slette-ikonet.
6. Under opprettelsen kan hver kreditnota tilknyttes ett selskap. Når du har opprettet et selskap , kan du legge til flere selskaper ved hjelp av tilknytningene i høyre sidefelt.

Legg til en fakturerings- og leveringsadresse på kreditnotaen

1. Hvis du har lagt til et firma, merker du av i avkrysningsboksene Samme som firmaadresse under Faktureringsadresse og Leveringsadresse for å bruke samme adresse som foretaksoppføringen for fakturering og levering.
2. Hvis du vil legge til andre adresser, fjerner du avkrysningsboksene for Samme som firmaadresse og klikker på Rediger adresse. Skriv inn adresseopplysningene i høyre panel, og klikk på Lagre.
3. Når du har lagt til en leveringsadresse, klikker du på Rediger under Leveringsadresse for å redigere den.
4. Når du har lagt til en leveringsadresse, klikker du på Slett under Leveringsadresse for å slette den.

Legg til en dato og et PO-nummer på kreditnotaen

1. Klikk på datovelgeren øverst til høyre under Dato for kreditnota , og velg en dato.
2. Skriv inn et PO-nummer øverst til høyre i feltet PO-nummer.

Legg til linjeelementer

I Linjeelementer i kreditnotredigeringsprogrammet kan du legge til linjeelementer og inkludere rabatter, skatter og avgifter. Lær mer om linjeelementer og hvordan de brukes i HubSpot.

Slik legger du til linjeelementer:

1. Klikk på rullegardinmenyen Valuta , og velg en valuta. Finn ut mer om hvilke valutaer som støttes.
   
   
2. Klikk på Legg til linjeelement over tabellen med linjeelementer øverst til høyre, og velg deretter ett av følgende:
   • Velg fra produktbibliotek: Legg til et Linjeelement basert på et produkt i produktbiblioteket ditt, inkludert linjeelementer som er opprettet ved hjelp av Shopify-integreringen.
     • Søk etter produktnavn, produktbeskrivelse eller SKU. Klikk på advancedFilterAvanserte filtre for å avgrense søket.
     • Merk av i avkrysningsboksene ved siden av produktene du vil legge til, og klikk deretter på Legg til. Produktene i produktbiblioteket påvirkes ikke.
   • Opprett egendefinertlinjeelement: Hvis du har tillatelse til å opprette egendefinerte linjeelementer, oppretter dette alternativet et nytt egendefinert linjeelement som er unikt for kreditnotaen.
     • I høyre panel, under Linjeelement-informasjon, angir du detaljene for linjeelementet. 
     • Hvis du har satt opp skattesatser i skattebiblioteket ditt, klikker du på rullegardinmenyen Skattesats under Justeringer og skatt og velger en sats.
     • Under Pris velger du prismodell, og angir enhetspris, antall og enhetskostnad.
     • Merk av i avkrysningsboksen Lagre linjeelementet i produktbiblioteket for å legge til det egendefinerte linjeelementet i produktbiblioteket. Finn ut mer om hvordan du legger til produkter i produktbiblioteket ditt.
     • Klikk på Lagre, eller Lagre og legg til en ny.
       
       
3. Hvis du vil legge til avgifter på individuelle linjeelementer, klikker du på rullegardinmenyen Avgiftssats og angir avgiftssatser på linjeelementene. Beløpet oppdateres automatisk. Hvis du ikke kan se kolonnen Skattesats , klikker du på Rediger kolonner.
   • Velg avkrysningsboksen Skattesats. Hvis du vil endre rekkefølgen på en kolonne, klikker du på dragHandle drahåndtaket og flytte det til ønsket posisjon.
   • Klikk på Lagre.
4. Du kan redigere kolonnene som vises i tabellen med linjeelementer, eller hvis du er Super Admin, kan du angi hvilke kolonner som skal vises for alle brukere som standard. Lær hvordan du redigerer kolonner.
5. Rediger detaljer om hvert enkelt linjeelement i hver kolonne, for eksempel enhetspris, antall eller enhetsrabatt. Skriv inn den oppdaterte verdien i den tilsvarende kolonnen. Finn ut mer om enhetsrabatter.
   
   
6. Hvis du vil redigere, klone eller slette et linjeelement, holder du musepekeren over linjeelementet, klikker på Handlinger og velger deretter et alternativ:
   • Rediger: Rediger linjeelementet kun for denne kreditnotaen. Produktbiblioteket påvirkes ikke.
   • Slett: Slett linjeelementet fra kreditnotaen.
   • Klone: Opprett et nytt linjeelement med de samme detaljene.
7. Hvis du vil endre rekkefølgen på linjeelementene, klikker du på og drar et linjeelement ved hjelp av dragHandle dra-håndtaket.

Legg til engangsrabatter, avgifter og skatter

I delen Sammendrag kan du legge til engangsrabatter, gebyrer og avgifter i kreditnotaens delsum. Finn ut mer om rabatter. Du kan også legge til avgiftssatser som du kan bruke på tvers av produktene og tjenestene dine, i stedet for å legge til engangsavgifter i delsummen.

1. Hvis du vil legge til en engangsavgift, et gebyr eller en rabatt, klikker du på + Legg til rabatt, gebyr eller avgift og velger deretter et alternativ.
2. Skriv inn et navn på rabatten, avgiften eller skatten og en verdi i tekstfeltet. Skatten, avgiften eller rabattverdien kan være basert på et bestemt beløp eller en prosentandel (%) av totalsummen.
3. Hvis du vil slette en rabatt, avgift eller skatt, klikker du på delete sletteikonet til høyre for den.

Gjennomgå sammendraget

 Gjennomgå delsummen, anvendte skatter, rabatter og avgifter i delen Sammendrag.

Legg til kommentarer

Legg til merknader til kjøperen i kommentarfeltet , for eksempel betalingsbetingelser eller juridisk informasjon. 

Bruk tekstalternativene nederst i tekstfeltet til å formatere teksten, legge til en hyperkobling eller sette inn et tekstutdrag (du kan bruke tekstutdrag til å lage tekstbiter. Hvis du for eksempel regelmessig bruker de samme vilkårene på en kreditnota, kan du opprette den som et tekstutdrag som du kan bruke hver gang du legger til kommentarer til en kreditnota).

Avanserte innstillinger

1. Klikk for å utvide delen Avanserte innstillinger for å angi språk, domene, domene og Slug for innholdet i kreditnotaen.
2. Som standard er språket som brukes for titler og etiketter på siden, satt til engelsk. Hvis du vil endre språk, klikker du på nedtrekksmenyen Language og velger et språk. Titler, etiketter og valutaen på kreditnotaen vises på det valgte språket.
3. Som standard bruker dato- og adresseformatet USA-format. Hvis du vil endre formatet, klikker du på rullegardinmenyen Locale og velger deretter et land.
4. Hvis du vil angi en egendefinert URL-adresse for kreditnotaer ved hjelp av noen av de tilkoblede domenene, klikker du på rullegardinmenyen Domene og velger deretter et domene. Hvis du vil bruke en egendefinert Slug, skriver du inn en egendefinert Slug i feltet Content slug . En forhåndsvisning av URL-adressen til kreditnotaen vises under URL-feltene.

Forhåndsvis og fullfør en kreditnota

Ferdigbehandlede kreditnotaer tildeles et automatisk generert nummer. Det neste nummeret i sekvensen er nummeret etter det nåværende høyeste ferdigbehandlede kreditnota-nummeret. Sekvensen kan ikke tilpasses.

1. Klikk på Forhåndsvisning øverst til høyre for å se hvordan kreditnotaen vil se ut for kjøperen. Kreditnotaen vil bruke logoen og fargene til varemerket ditt, hvis du bruker tillegget Varemerkeprofilering, eller logoen og fargene som er angitt i innstillingene for varemerkeprofilering.
2. Klikk på Opprett øverst til høyre for å fullføre kreditnotaen.

Bruk en kreditnota på en faktura

Hvis du har opprettet en kreditnota fra indekssiden, kan du bruke den på en faktura for å holde oppføringen nøyaktig og faktureringen organisk. Når en kreditnota er lagt til, kan du redigere eller fjerne den fra fakturaen.

Merk: Kreditnotaer som opprettes fra en faktura , blir automatisk knyttet til den fakturaen.

Før du bruker en kreditnota på en faktura, må du huske på dette:

• Kreditnotaer kan ikke brukes på betalte eller annullerte fakturaer.
• Kreditnotaen og fakturaen må ha samme kontaktperson.
• Hvis fakturaen er påført automatisk omsetningsavgift, justeres ikke avgiften automatisk. Hvis du ønsker at den automatiske merverdiavgiften skal justeres automatisk, oppretter du i stedet en kreditnota fra en faktura.  
• Kreditnotaer kan skape en kundesaldo som kan brukes på fremtidige fakturaer. Når en kundesaldo blir brukt på en fremtidig faktura, reduseres fakturasaldoen, men beløpet for fakturaavgiften blir ikke beregnet på nytt.

For å bruke en kreditnota på en faktura:

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Fakturaer.
2. Klikk på fakturanummeret til fakturaen.
3. Klikk på Handlinger øverst til høyre i høyre panel, og velg deretter Bruk eller administrer kreditt. 
4. I dialogboksen:
   • Klikk på + Legg til tilgjengelig kreditt.
   • Hvis mer enn én kreditnota er tilgjengelig for faktureringskontakten, klikker du på rullegardinmenyen Kreditnota og velger en kreditnota.
   • I feltet Beløp brukt skriver du inn beløpet som skal krediteres. Kreditering kan gjelde hele eller deler av beløpet på fakturaen.
   • For å legge til en ny kreditnota klikker du på + Legg til tilgjengelig kreditt. For å fjerne en kreditnota klikker du på delete sletteikonet ved siden av den.
   • Klikk på Lagre endringer.
     
     
   • Bruk dialogboksen Send faktura til å sende, laste ned eller kopiere lenken til den oppdaterte fakturaen.

Neste skritt

 Lær hvordan du gjør det:

• Administrere kredit notaer, inkludert redigering av utkast til kreditnotaer, håndtering av anvendte kreditnotaer, annullering, sletting og eksport av kreditnotaer og tilknytning av ferdigstilte kreditnotaer til andre oppføringer.

• Administrer fakturaer , inkludert redigering, annullering, sletting, sporing og eksport.

• Administrer betalinger, inkludert utstedelse av refusjoner, videresending av kvitteringer, nedlasting av rapporter om betalinger og utbetalinger, eksport av betalingsdata med mer.