Przenieś umowy do HubSpot

Podsumowanie

Przenieś istniejące umowy ze starego systemu do HubSpot, aby zarządzać rozliczeniami, fakturami i raportami przychodowymi. W wyniku migracji zachowane zostaną metody płatności, historia umów oraz przyszłe harmonogramy płatności. Po migracji można wykorzystywać HubSpot jako scentralizowane źródło wiarygodnych danych dotyczących przychodów z transakcji potwierdzonych. Dowiedz się więcej o korzystaniu z umów w HubSpot.

Przed rozpoczęciem

Zanim rozpoczniesz pracę z tą funkcją, upewnij się, że w pełni rozumiesz, jakie kroki należy podjąć z wyprzedzeniem, a także ograniczenia funkcji i potencjalne konsekwencje jej użycia.

Zrozumienie wymagań

• Jeśli jesteś administratorem o rozszerzonych uprawnieniach, możesz zgłosić swoje konto do udziału w programie beta „Migracja rozliczeń do umów w Revenue Hub ”.

• Twoje konto HubSpot musi korzystać z serwisu Stripe jako opcji przetwarzania płatności. Jeśli korzystasz z usług płatności HubSpot i chcesz przenieść metody płatności z zewnętrznego konta Stripe do usług płatności HubSpot, wypełnij ten formularz.

• Sformatuj plik CSV zgodnie z wybranym procesem pobierania płatności i opcją zapewnienia ciągłości przychodów. Dowiedz się więcej o tym, jak wybrać format migracji najlepiej dostosowany do potrzeb Twojej firmy.

Zrozumienie ograniczeń i rozważań

• Jeśli korzystasz z funkcji ciągłości przychodów, przetestuj import w środowisku piaskownicowym. Jeśli na Twoje konto zostaną zaimportowane nieprawidłowe dane, nie będziesz mógł skorygować danych historycznych w raportach kaskadowych dotyczących MRR.
• Po aktywacji umowy HubSpot staje się systemem referencyjnym do celów rozliczeniowych. Migracji nie da się cofnąć. Wszelkie zmiany w umowach należy wprowadzać w systemie HubSpot. Dowiedz się więcej o przeglądaniu umów i zarządzaniu nimi.
• Migracja nie powoduje wstrzymania rozliczeń w dotychczasowym systemie.

Wybierz format migracji

Przed przeprowadzeniem migracji wybierz format migracji w zależności od tego, w jaki sposób HubSpot ma zarządzać umowami po migracji. Format migracji zależy od sposobu gromadzenia danych oraz od tego, czy chcesz uwzględnić historyczne zdarzenia związane z zmianami w umowach (np. rozszerzenia i ograniczenia).

Proces pobierania płatności

• Płatności ręczne: po migracji generowane są faktury, które nabywcy muszą opłacić ręcznie.
• Płatności automatyczne: po migracji faktury są automatycznie rozliczane przy użyciu zarejestrowanej metody płatności.

Ciągłość przychodów

• Brak ciągłości przychodów: umowy są importowane bez zdarzeń związanych ze zmianą przychodów.
• Ciągłość przychodów: użyj kluczy rampowych , aby pogrupować pozycje w poszczególnych fazach i wyświetlić zdarzenia związane ze zmianami (np. wzrosty i spadki) na wykresie kaskadowym MRR w HubSpot.
  • Funkcja ciągłości przychodów pozwala na zachowanie zdarzeń związanych ze zmianami przychodów cyklicznych na potrzeby raportu. Nie odtwarza historycznych faktur ani płatności.
  • Jeśli korzystasz z funkcji ciągłości przychodów, przetestuj import w środowisku piaskownicowym.
  • Jeśli na Twoje konto zostaną zaimportowane nieprawidłowe dane, możesz skorygować dane historyczne w raportach kaskadowych dotyczących MRR jedynie poprzez usunięcie umowy o powiązaniu z nieprawidłowymi danymi i ponowne zaimportowanie jej.

Rampy

Klawisze rampy

Klucze rampowe grupują wiele wierszy pozycji w fazy. Wiersze o tym samym kluczu rampy reprezentują jeden ciągły, powtarzający się ciąg strumieniowania, który zmienia się w czasie.

W HubSpocie każda faza rozwoju generuje zdarzenia MRR (np. nawiązanie nowej współpracy, ekspansja, ograniczenie działalności) w momencie rozpoczęcia danej fazy. Kluczem rampy może być dowolny ciąg tekstowy (np. ramp-a). W każdej fazie tej samej rampy należy stosować ten sam ciąg znaków.

Projektowanie rampy

Aby pomyślnie przenieść rampy, należy je zorganizować w następujący sposób:

• Dla każdego cyklicznego strumieniowania należy używać jednego klucza rampy: temu samemu kluczowi rampy należy przypisać wszystkie fazy danego produktu lub usługi.
• W kolejnych fazach należy stosować ten sam klucz: jeśli dla tego samego produktu lub usługi jedna faza następuje po drugiej, należy zastosować ten sam klucz rampowy dla obu faz.
• W przypadku produktów wprowadzanych równocześnie należy używać różnych kluczy: jeśli w tym samym okresie na rynek wchodzi jednocześnie kilka produktów lub usług, należy przypisać każdemu z nich inny ramp_key_import_id.
• W przypadku produktów o stałym charakterze należy pozostawić to pole puste: jeśli produkt lub usługa nie ulegają zmianie w trakcie trwania umowy, należy pozostawić ramp_key_import_id puste.
• Należy stosować niepokrywające się przedziały dat: przedziały dat dla wierszy o tym samym kluczu rampy nie mogą się pokrywać. W przypadku faz ciągłych każdą fazę należy rozpoczynać po zakończeniu poprzedniej fazy.
• Wprowadź stan łączny dla każdej fazy: każdy wiersz dotyczący fazy musi zawierać łączną ilość lub wartość dla tej fazy, a nie zmianę w stosunku do poprzedniej fazy. Na przykład, jeśli ilość wzrośnie z jednej do dwóch, należy wprowadzić 2 dla drugiej fazy, a nie 1.
• Aby pogrupować fazy, należy użyć identyfikatora importu klucza rampy: wprowadź tę samą wartość w ramp_key_import_id dla wszystkich pozycji w tej samej rampie. Dowiedz się więcej o tworzeniu niestandardowej właściwości rampy.

Na przykład w przypadku umowy na 12 miesięcy, w której cena ulega zmianie po trzech miesiącach:

Możliwe formaty migracji

Przykłady importu rozliczeń miesięcznych i kwartalnych

Zapoznaj się ze sposobem rozliczania umów miesięcznych i kwartalnych po ich importowaniu, w oparciu o datę wejścia w życie umowy, datę rozpoczęcia pozycji, okres obowiązywania oraz nadpisanie daty rozpoczęcia rozliczenia.

Definicje właściwości dotyczących nieruchomości

Przykłady miesięczne i kwartalne

Gdy data rozpoczęcia rozliczenia określona w nadpisaniu przypada między dwiema datami cyklu rozliczeniowego, HubSpot przechodzi do następnej zaplanowanej daty cyklu rozliczeniowego po nadpisaniu. Punkt odniesienia rytmu (data rozpoczęcia pozycji) nigdy nie ulega zmianie.

Cykl życia migracji

Poniżej przeprowadzona jest ocena pełnego cyklu życia migracji umowy:

Przygotuj się do migracji

Przed rozpoczęciem migracji skonfiguruj swoje konto i przygotuj plik CSV zgodnie z wybranym formatem migracji.

Utwórz właściwości niestandardowe

Przed importem pliku CSV należy utworzyć wymagane właściwości niestandardowe. Właściwości, które należy utworzyć, zależą od wybranego formatu migracji. Dowiedz się więcej o tworzeniu właściwości niestandardowych.

Skonfiguruj plik CSV

Skonfiguruj plik CSV, który będzie używany w narzędziu do importu w celu przeniesienia umów do HubSpot. Poniżej można przeprowadzić ocenę zasad importu poszczególnych pól pliku CSV, pobrać przykładowe pliki CSV oraz sprawdzić, jak powinien wyglądać plik CSV służący do importu umów.

Rodzaje pozycji

Podczas importowania umów każdy wiersz w pliku CSV jest traktowany jako jeden z dwóch typów pozycji, w zależności od tego, czy pole „Produkt” zostało wypełnione.

• Powiązany z produktem: pole „Produkt ” zawiera identyfikator rekordu istniejącego produktu HubSpot. Jeśli którekolwiek z obsługiwanych pól (takich jak model cenowy, szczeble, cena, okres obowiązywania, częstotliwość rozliczeń lub kategoria podatkowa) pozostaną puste w pliku CSV, wiersz przejmie te wartości z powiązanego produktu.

• Tryb autonomiczny: pole „ ”produktu pozostaje puste. W tym wierszu wykorzystane są wyłącznie wartości podane w pliku CSV, a pozycja „ ” nie jest powiązana z żadnym produktem w Twoim katalogu.

Uwaga: jeśli wiersz powiązany z produktem odnosi się do produktu cyklicznego, ale pola dotyczące cykliczności pozostają puste, może on przejąć konfigurację częstotliwości rozliczeń cyklicznych tego produktu, nawet jeśli opłata miała mieć charakter jednorazowy.

Umowy na czas nieokreślony

Pozycja o stałym charakterze i cyklicznym rozliczaniu ma ustaloną częstotliwość rozliczeń i nie jest ograniczona czasowo. Subskrypcja przechodzi w stan odnowienia automatycznie do momentu jej anulowania i nie ma ustalonej daty zakończenia cyklicznego rozliczania. W okresie obowiązywania umowy rozliczenia będą realizowane zgodnie z ustalonym harmonogramem, aż do momentu anulowania lub rozwiązania umowy. Pola „Data zakończenia umowy”, „Całkowita kwota umowy” i „Roczna kwota umowy” mogą pozostać puste, natomiast wartości „Aktualny MRR ” i „Stałe roczne dochody” są nadal obliczane.

Modele cenowe

Podczas importowania umów mogą zostać zastosowane istniejące modele cenowe i szczeble cenowe, w zależności od tego, czy pole „Cena jednostkowa ” zostało wypełnione.

• Jeśli pole „Produkt” zawiera prawidłowy identyfikator rekordu produktu HubSpot, a pole„Cena jednostkowa ” jest puste, zaimportowany produkt korzysta z istniejącego modelu cenowego i szczebli cenowych.
• Jeśli pole „Produkt” zawiera prawidłowy identyfikator rekordu produktu w HubSpot, a pole „Cena jednostkowa ” jest wypełnione, wiersz zachowuje powiązanie z produktem i wykorzystuje wprowadzoną kwotę jako cenę ryczałtową. Obecne modele cenowe i szczeble taryfowe produktu nie ulegają zmianie.

Warunki płatności

Podczas importowania umów, jeśli nie dodasz do pliku CSV właściwości faktury „hs_net_payment_terms” , termin płatności netto zostanie domyślnie ustawiony na 0 (płatność po otrzymaniu faktury), niezależnie od domyślnych ustawień faktur na Twoim koncie. Aby zastosować inne warunki płatności, należy uwzględnić tę właściwość w pliku CSV, podając żądaną wartość (np. wartość0 powoduje, że termin płatności faktur przypada w momencie ich otrzymania). Wartość30 spowodowałaby ustalenie warunków płatności „30 dni netto” dla faktur).

Automatyczne naliczanie podatku od sprzedaży

Jeśli prowadzisz działalność w Stanach Zjednoczonych lub Kanadzie i chcesz, aby podatek od sprzedaży był naliczany automatycznie, skonfiguruj automatyczne naliczanie podatku od sprzedaży w ustawieniach konta przed importem umów.

Przykładowe pliki CSV

Skorzystaj z poniższych przykładowych plików CSV, które pomogą Ci w przeprowadzeniu migracji.

Uwaga: pliki CSV służą wyłącznie do celów ilustracyjnych. Należy zastąpić przykładowe daty, identyfikatory, identyfikatory produktów, dane kontaktowe, kwoty, waluty oraz wszelkie wpisy „import_unique_id” w pliku CSV. Przed przystąpieniem do migracji należy sprawdzić przypisane właściwości i wersje robocze.

Format CSV

Plik CSV powinien zawierać następujące kolumny oraz właściwości HubSpot.

Przeniesienie umów

Rozpocznij migrację umów, w tym przetestuj ich lokalizację przed rozpoczęciem ostatecznej migracji.

Testy lokalizacyjne przed migracją

Jeśli obsługujesz klientów posługujących się różnymi językami i pochodzących z różnych regionów, zaleca się przeprowadzenie migracji pilotażowej dla każdego języka, regionu i waluty z osobna. Po potwierdzeniu pomyślnego przeprowadzenia migracji można unieważnić faktury i rozwiązać umowy .

1. Dodaj umowy do pliku CSV. Dowiedz się więcej o konfiguracji pliku CSV do importu.
2. Rozpocznij i zakończ migrację.
3. Należy poczekać na wystawienie faktur dotyczących tej umowy.
4. Sprawdź, czy faktura jest poprawna. Dowiedz się więcej o zarządzaniu fakturami:
   • Otwórz fakturę w nowej karcie przeglądarki.
   • Pobierz fakturę w formacie PDF.
   • Wyślij fakturę na wewnętrzny adres e-mail.
5. W każdym przypadku należy sprawdzić przetłumaczone etykiety, daty, liczby, symbole walut, wyświetlanie znaków, nadawcę, odbiorcę oraz linki. 

Uwaga: jest to kompleksowy projekt pilotażowy, a nie funkcja podglądu przed aktywacją.

Rozpocznij migrację

Po skonfigurowaniu pliku CSV możesz rozpocząć przenoszenie umów do HubSpot. 

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Przychód > Kontrakty. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Przychód > Kontrakty.
2. W prawym górnym rogu kliknij Import.
3. W sekcji Import pliku kliknij przycisk Importuj dane.
4. Kliknij przycisk Import zaawansowany (wszystkie obiekty).
5. W sekcji „Obiekty” kliknij opcję „Umowy”. Obiekty „kontakty” i „pozycje” są wybierane automatycznie. Można również jednocześnie zaimportować inne obiekty (np. firmy i transakcje). Dowiedz się więcej o importowaniu wielu obiektów.
6. W prawym dolnym rogu kliknij przycisk Dalej.
7. Kliknij menu rozwijane „Wybierz sposób importowania kontaktów ” i wybierz jedną z opcji:
   • Tylko utwórz nowe kontakty: utwórz nowe rekordy kontaktów dla zaimportowanych kontaktów.
   • Tworzenie i aktualizacja istniejących kontaktów: tworzenienowych rekordów kontaktów, gdy dany kontakt nie występuje w systemie CRM. Zaktualizuj kontakt, jeśli już istnieje. Jeśli wybierzesz tę opcję, każdy rekord musi posiadać unikalny identyfikator.
8. Kliknij menu rozwijane„Wybierz sposób importowania pozycji ” i wybierz opcję „Tylko utwórz nowe pozycje”. 

Uwaga: wybranie opcji„Utwórz i zaktualizuj” dla pozycji bez unikalnego identyfikatora może spowodować połączenie identycznych pozycji z różnych umów, co może doprowadzić do sytuacji, w której niektóre umowy nie będą miały przypisanych produktów. Zaleca się wybranie opcji„Utwórz nowe pozycje” , aby uniknąć scalania.

9. Skonfiguruj sposób importu danych:
   • Prześlij plik: przeciągnij i upuść lub kliknij „Wybierz plik”, a następnie wybierz plik do importu.
   • Skopiuj i wklej: kliknij opcję „Wklej bezpośrednio z arkusza kalkulacyjnego ” i wklej dane. Dane muszą zostać skopiowane z pliku arkusza kalkulacyjnego (np. Numbers, Google Sheets).
   • Język: jeśli importujesz dane w języku innym niż domyślny, kliknij menu rozwijane „Wybierz język nagłówków kolumn w pliku” i wybierz odpowiedni język. Wybranie odpowiedniego języka pozwala HubSpot lepiej dopasować nagłówki kolumn do istniejących domyślnych właściwości. Jeśli nie ma dopasowania w wybranym języku, HubSpot wyszuka właściwość w języku angielskim.
10. W prawym dolnym rogu kliknij przycisk Dalej.
11. Przypisz kolumny w pliku importowym do właściwości HubSpot. Dowiedz się więcej o mapowaniach właściwości CSV.
12. W prawym dolnym rogu kliknij przycisk Dalej.
13. W polu „Nazwa importu ” wprowadź nazwę importu.
14. Kliknij menu rozwijane „Wybierz podstawę prawną do przetwarzania danych kontaktu ” i wybierz podstawę prawną. Dowiedz się więcej o śledzeniu podstaw prawnych przetwarzania danych w HubSpot.
15. Kliknij menu rozwijane „Format daty ” i wybierz format daty.
16. Kliknij menu rozwijane „Strefa czasowa ” i wybierz strefę czasową.
17. Kliknij menu rozwijane „Format liczb ” i wybierz format liczb.
18. Zaznacz pole wyboru „Ustaw te kontakty jako kontakty marketingowe ”, jeśli chcesz nawiązać kontakt z zaimportowanymi kontaktami za pomocą narzędzi marketingowych HubSpot. Dowiedz się więcej o kontaktach marketingowych.
19. Zaznacz pole wyboru „Wzbogacaj rekordy” , aby wzbogacić rekordy podczas importu. Dowiedz się więcej o wzbogacaniu danych kontaktowych i firmowych.
20. W prawym dolnym rogu kliknij opcję „Zakończ import”.
21. Kontynuuj, aby zakończyć migrację.

Ocena formatowania

Po kliknięciu przycisku „Zakończ import” zaimportowane umowy zostaną utworzone jako wersje robocze. Ocena problemów z formatowaniem danych kontaktowych oraz błędów w wierszach przed zakończeniem migracji:

Uwaga: wiersz rozliczeniowy z numerem faktury „--” jest wpisem prognozowanym. Wygenerowane faktury otrzymują numer i są indeksowane wraz z innymi rekordami faktur.

1. Aby usunąć problemy z formatowaniem, w sekcji „Oczyść zaimportowane dane” kliknij wartość (np. 1) znajdującą się w sekcji „Problemy z formatowaniem [Obiekt]”.
   
   
2. W sekcji „Problemy z formatowaniem” kliknij opcję„Wyświetl problemy”.
   
   
3. W tabeli przeprowadzona jest ocena problemów i proponowanych rozwiązań:
   • Aby edytować proponowaną poprawkę, w kolumnie „Proponowana poprawka ” kliknijikonę „Edytuj” i wprowadźnową wartość.
   • Aby zaakceptować wszystkie zaproponowane poprawki, kliknij„Zaakceptuj wszystko”.
   • Aby odrzucić wszystkie proponowane poprawki, kliknij„Odrzuć wszystko”.
   • Aby zaakceptować lub odrzucić proponowaną poprawkę dla pojedynczego wiersza, w kolumnie„Działania ” kliknij przycisk„Zaakceptuj ” lub„Odrzuć”.
   • Aby usunąć rekord z importu, w kolumnie„Działania ” kliknijopcję „Więcej”, a następnie wybierz opcję„Usuń ten rekord”.
4. Wróć do importu:
   • Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Zarządzanie danymi > Integracja danych. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Zarządzanie danymi > Integracja danych.
   • W tabeli synchronizacji „Monitoruj swoje importy ” & kliknijnazwę importu.

Zakończ migrację

Uwaga: użytkownicy posiadający uprawnienia do przeglądania, tworzenia, edytowania lub usuwania umów mogą przeglądać umowy , które zostały importowane , ale nie zostały jeszcze przeniesione. Użytkownicy posiadający uprawnienia do tworzenia, edytowania lub usuwania umów mogą weryfikować, edytować, przenosić i usuwać projekty umów utworzone w wyniku importu.

1. Kliknij „Zakończ migrację”.
   
   
2. Ocena umów, które wymagają uwagi. Aby pobrać listę błędów w postaci pliku CSV, kliknij opcję „Pobierz błędy jako plik CSV” w prawym górnym rogu.
3. Aby skorygować błędy, w kolumnie „Błąd ” kliknij opcję„Zaktualizuj [właściwość]”. 
   
   
4. W oknie dialogowym zaktualizuj wymagane właściwości, a następnie kliknij przycisk„Ponowna weryfikacja umowy”.
5. Ponownie zatwierdzona umowa zostanie przeniesiona do zakładki„Gotowe do migracji ”.
6. Po ocenie wszystkich umów wymagających uwagi kliknij kartę„Gotowe do migracji ”.
7. Przed sfinalizowaniem migracji zaleca się ocenę następujących właściwości umów:
   • Proces windykacji
   • Sposób płatności
   • Daty
   • Powiązania produktów
   • Pozycje liniowe
   • Harmonogram
   • Konfiguracja podatkowa
8. Aby wprowadzić zmiany w dacie rozpoczęcia rozliczeń lub identyfikatorze zewnętrznej metody płatności, kliknij ikonę edycji „ ”.

Uwaga: parametry „Billing Start Date Override” i „hs_external_payment_method_reference_id”można zaktualizować tylko wtedy, gdy w ramach umowy nie ma żadnych zapłaconych faktur ani płatności.

9. W oknie dialogowym:
   • W polu „Zastąpienie daty rozpoczęcia rozliczania” kliknijselektor daty i wybierzdatę.
   • Wpolu „Identyfikator metody płatności ” wprowadźidentyfikator metody płatności.
   • Kliknij przycisk„Ponowna weryfikacja umowy”.
10. Umowa zostanie przeniesiona do zakładki„Gotowa do migracji ” po ponownej weryfikacji.
    
    
11. Jako ostatni krok przed migracją należy przeprowadzić ocenę następujących kwestii:
    1. Ostatnia faktura z poprzedniej umowy.
    2. Pierwsza faktura od HubSpot.
    3. Wszelkie zaległe należności.
    4. W stosownych przypadkach – anulowanie dotychczasowej subskrypcji.
    5. Upomnienie.
    6. E-maile s fakturami.
    7. Weryfikacja integracji systemów księgowych. Dowiedz się więcej o łączeniu QuickBooks Online i Xero z HubSpot. 
12. W prawym górnym rogu kliknij opcję„Przenieś [x] umów”.
    
    
13. W oknie dialogowym przeprowadź ocenę warunków migracji, zaznacz pole wyboru„Rozumiem i zgadzam się ”, a następnie kliknij przycisk„Potwierdź migrację”.
14. Umowy zostaną zaimportowane, a rozliczenia rozpoczną się zgodnie z wybranym formatem migracji. Dowiedz się więcej o przeglądaniu umów i zarządzaniu nimi.

Rozwiązywanie problemów

Ocena typowych błędów związanych z importem oraz sposobów ich rozwiązywania. Jeśli pojawi się inny błąd, przeprowadź ocenę formatowania pliku CSV oraz mapowania właściwości, a następnie spróbuj ponownie zaimportować dane.

Nieprawidłowy lub brakujący identyfikator metody płatności Stripe

Ten błąd pojawia się, gdy jako sposób pobierania opłat wybrano opcję automatycznych płatności, ale w pliku CSV nie dodano identyfikatora metody płatności Stripe.

Aby usunąć ten błąd, wykonaj jedną z poniższych czynności:

• Zmień wpłaty automatyczne na wpłaty ręczne.
• Dodaj identyfikator metody płatności Stripe w pliku CSV, aby umożliwić automatyczne generowanie zapisów dotyczących płatności.

Duplikat import_unique_id z poprzedniej próby

Jeśli import się nie powiedzie, HubSpot może mimo to zarejestrować import_unique_id wartości z nieudanego importu.

Aby usunąć ten błąd:

1. Zaktualizuj plik CSV, dodając nowe identyfikatory.
2. Importuj zaktualizowany plik CSV.

Słowniczek

Przed przeniesieniem umów do HubSpot zapoznaj się z poniższymi terminami.