Kiedy eksportujesz rekordy na swoim koncie HubSpot, wyodrębniasz dane ze swojego CRM. Aby śledzić informacje, które opuszczają konto, warto wiedzieć, kiedy nastąpił eksport, kto go zainicjował i które rekordy zostały wyeksportowane. Przydatne może być również otrzymywanie powiadomień o dużych eksportach w czasie rzeczywistym.
Użytkownicy z uprawnieniami SuperAdmin mogą konfigurować powiadomienia o dużych eksportach i przeglądać dziennik audytu eksportów ukończonych przez wszystkich użytkowników na koncie, a także anulować eksporty, które są w toku. Użytkownicy z uprawnieniami do eksportu mogą również uzyskać dostęp do dziennika eksportu, aby wyświetlić historię swoich osobistych eksportów.
Konfigurowanie powiadomień o dużych eksportach
Powiadomienia o eksporcie służą do powiadamiania, jeśli użytkownik na koncie eksportuje więcej rekordów niż określony próg. Maksymalny próg, jaki można ustawić, to 275 000. Próg jest unikalny dla użytkownika, więc inni Super Administratorzy muszą ustawić własny.
- W menu na lewym pasku bocznym, w sekcji Zarządzanie danymi, przejdź do opcji Import i eksport.
- W polu Próg powiadomienia o dużym eksporcie wprowadź liczbę rekordów , o których chcesz być powiadamiany.
- Kliknij przycisk Zapisz.
Wyświetlanie audytu eksportu
- W menu na lewym pasku bocznym, w sekcji Zarządzanie danymi, przejdź do opcji Import i eksport.
- Wyświetl listę eksportów z konta HubSpot. Superadministratorzy mogą wyświetlać wszystkie eksporty konta, podczas gdy indywidualni użytkownicy mogą wyświetlać tylko swoje osobiste eksporty. W tabeli wyświetl następujące informacje:
- Nazwa: nazwa pliku eksportu.
- Źródło: miejsce wystąpienia eksportu (np. Kontakty, gdy eksport nastąpił na stronie indeksu kontaktów).
- Rekordy: liczba wyeksportowanych rekordów.
- Użytkownik: użytkownik, który ukończył eksport.
- Data: data i godzina wyeksportowania rekordów.
- Jeśli eksport jest w toku, poniżej nazwy pliku eksportu pojawi się napis Processing. Aby anulować trwający eksport, kliknij Anuluj eksport. Status eksportu zostanie ustawiony na Anulowany, a plik będzie niedostępny do pobrania.
- Aby pobrać ukończony plik eksportu, kliknij jego nazwę . Pliki można pobierać tylko w przypadku eksportów ukończonych w ciągu ostatnich 30 dni.
- Aby wyświetlić użytkowników, którzy pobrali plik eksportu, w tym ich adres IP i datę jego wyświetlenia, kliknij opcję Wyświetl historię. Opcja ta jest dostępna dla eksportów widoku, list lub [Object]s i pojawi się tylko wtedy, gdy użytkownik z uprawnieniami superadministratora pobrał plik z tego narzędzia. Historia pobierania nie jest dostępna w przypadku eksportów zawierających dane wrażliwe.