Skorzystaj z synchronizacji kalendarza HubSpot z Kalendarzem Google lub Kalendarzem Outlook.

Synchronizacja Kalendarza Google i Kalendarza Outlook z HubSpot umożliwia rejestrowanie spotkań w CRM, tworzenie wydarzeń kalendarzowych dla spotkań i wysyłanie zaproszeń do gości spotkań. Dodatkowo, jeśli utworzysz wydarzenie spotkania w Kalendarzu Google lub Kalendarzu Outlook z kontaktem HubSpot, wydarzenie pojawi się na osi czasu rekordu kontaktu w HubSpot.

Aby używać kalendarza z narzędziem spotkań HubSpot, zapoznaj się z tym artykułem.

Zanim zaczniesz

Zanim zaczniesz, zwróć uwagę na następujące kwestie:

• Synchronizacja kalendarza będzie synchronizowana tylko z głównym kalendarzem użytkownika. Jeśli użytkownik ma wiele kalendarzy w Outlooku lub Google, HubSpot zsynchronizuje się tylko z podstawowym lub domyślnym kalendarzem.
• Do HubSpot można podłączyć albo synchronizację Kalendarza Google, albo synchronizację Kalendarza Outlook. Nie można korzystać z obu jednocześnie.
• Wydarzenia utworzone przed połączeniem kalendarza nie zostaną zsynchronizowane z HubSpot. Dotyczy to również sytuacji, gdy goście tych wydarzeń są kontaktami na koncie HubSpot i mają ten sam adres e-mail we właściwości Email. Tylko wydarzenia utworzone w Google lub Office 365, gdy integracja jest aktywna, zostaną zsynchronizowane z osią czasu kontaktu.

Połącz Kalendarz Google z HubSpot

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę Marketplace marketplace w górnym panelu nawigacyjnym, następnie wybierz HubSpot Marketplace.
2. Wyszukaj integrację z Kalendarzem Google i wybierz Kalendarz Google w wynikach.
3. Kliknij przycisk Zainstaluj.
4. W wyskakującym oknie Instaluj sprawdź, czego możesz się spodziewać po podłączeniu Kalendarza Google do HubSpot. Następnie kliknij Zainstaluj.
5. W wyskakującym oknie Podłącz kalendarz wybierz Google/Gmail. Następnie kliknij Połącz swój kalendarz.
6. W wyskakującym okienku Połącz swoje konto Google kliknij Zaakceptuj i połącz się z Google.
7. Zostaniesz przekierowany do Google, aby się zalogować lub wybrać konto Google, jeśli masz wiele kont.
8. Sprawdź wymagane uprawnienia i kliknij Zezwól.

Nastąpi przekierowanie z powrotem do HubSpot z oknem dialogowym potwierdzającym, że Kalendarz Google dla HubSpot został zainstalowany.

Łączenie Kalendarza Outlook z HubSpot

Przed połączeniem kalendarza Outlook z HubSpot upewnij się, że jesteś zalogowany na właściwe konto e-mail w Outlooku.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę Marketplace marketplace w górnym panelu nawigacyjnym, następnie wybierz HubSpot Marketplace.
2. Wyszukaj integrację z Kalendarzem Outlook i wybierz Kalendarz Outlook w wynikach.
3. Kliknij przycisk Zainstaluj.
4. W wyskakującym oknie Połącz swój kalendarz wybierz Microsoft Outlook, a następnie kliknij Połącz swój kalendarz.
5. W wyskakującym okienku Podłącz skrzynkę odbiorczą programu Outlook 365 kliknij przycisk Zaakceptuj i połącz się z programem Outlook 365.
6. Nastąpi przekierowanie do usługi Office 365, gdzie możesz zalogować się na swoje konto.
7. Sprawdź wymagane uprawnienia i kliknij Akceptuj.

Po wprowadzeniu danych logowania nastąpi przekierowanie z powrotem do HubSpot z oknem dialogowym potwierdzającym, że aplikacja Outlook Calendar została zainstalowana.

Po zainstalowaniu integracji inni użytkownicy na koncie HubSpot mogą połączyć swój Kalendarz Outlook z HubSpot.

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Ogólne.
3. Kliknij kartę Kalendarz .
4. Kliknij opcję Połącz swój kalendarz.

Zaplanuj spotkanie w HubSpot

1. Po podłączeniu Kalendarza Google lub Kalendarza Outlook przejdź do dowolnego kontaktu, firmy, transakcji lub zgłoszenia na swoim koncie HubSpot.
2. Na lewym pasku bocznym kliknij date Zaplanuj spotkanie, aby utworzyć wydarzenie spotkania.
3. W wyskakującym oknie Harmonogram wprowadź szczegóły spotkania.
4. Kliknij Zapisz, aby dodać spotkanie do kalendarza i wysłać kontaktowi zaproszenie na spotkanie.

Uwaga: usunięcie spotkania w HubSpot nie spowoduje usunięcia wydarzenia z Kalendarza Google lub Kalendarza Outlook.

Planowanie spotkania w Kalendarzu Google lub Kalendarzu Outlook

Po utworzeniu spotkania w Kalendarzu Google lub Kalendarzu Outlook i zaproszeniu kontaktu, który istnieje na koncie HubSpot, spotkanie pojawi się na osi czasu kontaktu w HubSpot. Podobnie, jeśli kontakt w HubSpot zaprosi Cię na spotkanie, spotkanie pojawi się również na jego osi czasu w HubSpot.

Uwagi dotyczące synchronizacji kalendarza dla spotkań

Zachowanie podczas synchronizacji spotkań

• Jeśli edytujesz lub usuniesz wydarzenie w kalendarzu, aktualizacje automatycznie pojawią się na spotkaniu na osi czasu kontaktu w HubSpot.
• W przypadku spotkań cyklicznych HubSpot zsynchronizuje tylko pierwsze wydarzenie w serii. Jeśli inne wydarzenie w serii ulegnie zmianie lub zmieni się reakcja uczestnika, zaktualizowane wydarzenie zostanie zsynchronizowane z HubSpot. Na przykład, jeśli ktoś anuluje w danym tygodniu regularne cotygodniowe spotkanie, wydarzenie z tego tygodnia zostanie zsynchronizowane z HubSpot.

Uczestnicy i tworzenie kontaktów

• Po utworzeniu spotkania dodanie uczestników do zaangażowania w spotkanie w HubSpot nie spowoduje dodania ich do wydarzenia w kalendarzu. Aby uniknąć tego problemu, możesz wprowadzić niewielką zmianę w opisie spotkania w tym samym czasie, gdy dodajesz uczestników, a następnie kliknij Zapisz i wyślij aktualizację.
• Gdy spotkanie zostanie utworzone z połączonego kalendarza, zostanie ono zarejestrowane tylko na osi czasu kontaktów, które już istnieją na koncie HubSpot. HubSpot nie utworzy automatycznie rekordów kontaktów, jeśli goście nie istnieją jeszcze na koncie HubSpot.
• Aby spotkanie pojawiło się na osi czasu kontaktu, gość musi używać tego samego adresu e-mail we właściwości Email rekordu kontaktu.
• E-maile grupowe dodane jako uczestnicy do zaproszenia na spotkanie nie zostaną zsynchronizowane z HubSpot. Zamiast tego zaproś każdego członka grupy indywidualnie na spotkanie.

Synchronizacja wydarzeń wewnętrznych, prywatnych i poza biurem

• HubSpot automatycznie zapobiega dodawaniu wydarzeń dla członków organizacji na podstawie domeny e-mail (docelowej i połączonych domen konta HubSpot) oraz istniejących użytkowników. Wydarzenia nie będą również tworzone z adresów e-mail @hubspot.com.
• Synchronizacja kalendarza HubSpot nie synchronizuje prywatnych wydarzeń kalendarza z kontem HubSpot. Jeśli wydarzenie publiczne zostanie później zmienione na prywatne, zaangażowanie pozostanie na koncie HubSpot, ale zmiany w wydarzeniu nie będą już synchronizowane.
• Wydarzenia poza biurem można synchronizować między HubSpot a Kalendarzem Google lub Outlook. Dowiedz się więcej o zarządzaniu godzinami nieobecności użytkowników.