Zrozumienie, w jaki sposób dane wrażliwe są wykorzystywane w narzędziach HubSpot

Po włączeniu funkcji Sensitive Data na koncie HubSpot, niektóre narzędzia mają unikalne względy lub zachowania podczas korzystania z Sensitive Data. W tym artykule dowiesz się więcej o tym, gdzie można wykorzystywać dane wrażliwe i jak prawidłowo nimi zarządzać w każdym narzędziu.

Więcej informacji na temat danych wrażliwych można znaleźć na stronie z terminami dotyczącymi danych wrażliwych. Aby dowiedzieć się, jak włączyć dane wrażliwe i utworzyć właściwości danych wrażliwych, zapoznaj się z tym artykułem.

Uwaga: Dane wrażliwe nie są obsługiwane w niektórych narzędziach, w tym w chatbotach, tokenach personalizacji, playbookach i piaskownicach. Wysoce wrażliwe dane są dodatkowo ograniczone i mogą być używane tylko w niektórych scenariuszach.

Wysoce wrażliwe dane w narzędziach HubSpot

Wszystkie poniższe sekcje dotyczą danych wrażliwych, ale tylko niektóre z wymienionych narzędzi są obsługiwane w przypadku danych szczególnie wrażliwych. Wysoce wrażliwe dane mogą być używane tylko w następujących scenariuszach:

• Wyświetlanie i edytowanie wartości właściwości w HubSpot.
• Przesyłanie do formularzy za pośrednictwem formularzy HubSpot, formularzy innych niż HubSpot i uwierzytelnionego interfejsu API przesyłania formularzy.
• Ręczne przesyłanie załączników w rekordach lub za pośrednictwem notatek, wiadomości e-mail typu "jeden do jednego" i wysoce wrażliwych właściwości plików.

Właściwości danych wrażliwych

Po utworzeniu właściwości do przechowywania danych wrażliwych:

• Superadministratorzy mogą skonfigurować uprawnienia na poziomie pola, aby ograniczyć dostęp do wyświetlania i edycji właściwości do określonych użytkowników i zespołów. Jest to wysoce zalecane, aby zapewnić, że dane wrażliwe mogą być wyświetlane lub modyfikowane tylko przez wybranych użytkowników.
• Superadministratorzy mogą przeglądać działania użytkowników związane z wartościami właściwości danych wrażliwych w dzienniku inspekcji.
• Superadministratorzy mogą edytować lub usuwać właściwości danych wrażliwych.

Wartości właściwości danych wrażliwych

Użytkownicy z dostępem do właściwości Sensitive Data mogą aktualizować wartości właściwości ręcznie lub za pomocą importu i przepływów pracy. Jeśli Twoje konto umożliwia pracownikom Hub Spot dostęp do rozwiązywania problemów z pomocą techniczną, pracownicy HubSpot nie będą mieli dostępu do wyświetlania wartości właściwości Sensitive Data.

W przypadku właściwości Highly Sensitive Data użytkownicy z dostępem do wartości właściwości muszą kliknąć, aby odszyfrować, aby wyświetlić lub edytować wartość. Na przykład:

Załączniki

Dzięki możliwości przechowywania Danych Wrażliwych i Danych Wysoce Wrażliwych możesz przechowywać pliki zawierające poufne informacje w narzędziach w HubSpot. Po włączeniu ustawienia Dane wrażliwe załączniki przesłane w poniższy sposób będą chronione dodatkową warstwą szyfrowania w bazie danych HubSpot. Spowoduje to również usunięcie opcji udostępniania plików na zewnątrz bez uwierzytelniania i uniemożliwi pracownikom HubSpot dostęp do załączników.

Po dodaniu za pomocą poniższych metod pliki będą chronione:

• Przesłane z komputera w rekordzie w sekcji Załączniki.
• Przesłane na rekord za pomocą nowej notatki.
• Przesłane w rekordzie za pośrednictwem wiadomości e-mail od kontaktu.
• Przesłane w rekordzie w aplikacji mobilnej HubSpot.
• Przesłano do właściwości typu pliku.
• Przesłane za pomocą formularza.
• Przesłane przez import.

Dostęp użytkowników do załączników można kontrolować za pomocą uprawnień dla każdego narzędzia. Na przykład można ograniczyć dostęp do kontaktów dla określonych użytkowników, którzy nie powinni mieć dostępu do plików kontaktów.

Narzędzia Breeze AI

Breeze, sztuczna inteligencja HubSpot, może pomóc w automatyzacji zadań, gromadzeniu danych, przygotowywaniu treści i nie tylko na platformie klienta HubSpot. Tylko użytkownicy z uprawnieniami superadministratora mogą włączać niektóre narzędzia AI, takie jak asystenci AI.

Jeśli włączysz opcję Dane wrażliwe, utworzone przez Ciebie właściwości Danych wrażliwych nie będą wykorzystywane do trenowania modeli sztucznej inteligencji HubSpot. Jednak inne dane klientów na koncie użytkownika mogą być wykorzystywane do trenowania modeli sztucznej inteligencji HubSpot. Użytkownik może zrezygnować z wykorzystywania Danych Klienta do uczenia maszynowego, wysyłając wiadomość e-mail na adres privacy@hubspot.com. Więcej informacji można znaleźć w Warunkach świadczenia usług HubSpot i Polityce prywatności HubSpot.

Uwaga: unikaj udostępniania jakichkolwiek poufnych informacji w podpowiedziach. Aby udoskonalić produkt, HubSpot rejestruje i przechowuje podpowiedzi, wygenerowany język i wskaźniki użytkowania podczas korzystania z Produktów AI. HubSpot udostępnia podpowiedzi użytkownika dostawcom usług AI w celu umożliwienia korzystania z Produktów AI, a dostawcy usług AI przechowują podpowiedzi użytkownika do celów moderowania treści. Podpowiedzi użytkownika będzie można przypisać do użytkownika. Korzystanie przez użytkownika z Produktów AI HubSpot w wersji beta będzie podlegać naszym Warunkom Beta, a korzystanie z Produktów AI włączonych do naszych Usług Subskrypcyjnych będzie podlegać naszym Warunkom dotyczącym poszczególnych Produktów.

Produkty AI HubSpot nie są częścią funkcji Danych Wrażliwych. Niektóre Produkty AI mogą przetwarzać Dane Wrażliwe, których użytkownik mógł nie mieć zamiaru uwzględnić podczas generowania wyników na podstawie wprowadzonego monitu. Narzędzia te obejmują:

• Podsumowania rozmów
• Inteligencja konwersacyjna
• Podsumowania połączeń z asystentem AI
• Automatyczne mapowanie głośników
• Automatycznie wypełniaj właściwości kontaktu

Na przykład, jeśli omawiasz dane wrażliwe podczas konwersacji, nie powinieneś używać narzędzia Podsumowanie konwersacji. Chociaż być może nie zamierzałeś wprowadzać danych wrażliwych w podpowiedzi, narzędzie Podsumowania konwersacji przetworzyłoby całą zawartość konwersacji.

Więcej informacji na temat narzędzi AI HubSpot można znaleźć w kartach modeli AI. Unikaj korzystania z narzędzi AI, jeśli nie chcesz, aby narzędzia AI przetwarzały Twoje dane wrażliwe.

Centra danych

Wrażliwe informacje można przechowywać w dowolnym centrum danych.

Jeśli nie wskazałeś przechowywania danych HIPAA, kwalifikujesz się do migracji z centrum danych w Ameryce Północnej do centrum danych w Unii Europejskiej. Aby uzyskać dostęp do funkcji migracji, superadministratorzy mogą przejść do publicznej wersji beta zmiany lokalizacji hostingu centrum danych dla danych wrażliwych.

Jeśli wskazałeś przechowywanie danych HIPAA, nie możesz migrować do innego centrum danych.

Synchronizacja danych

Dane wrażliwe można synchronizować za pomocą mapowań pól z aplikacjami do synchronizacji danych. Podczas synchronizacji danych:

• Synchronizacja może być dwukierunkowa. Ponieważ nie zawsze wiadomo, czy pola aplikacji innej firmy są wrażliwe, istnieją przypadki, w których niewrażliwe pola mogą być synchronizowane do i z właściwości HubSpot Sensitive Data. Jeśli wiadomo, że pole aplikacji innej firmy jest wrażliwe, nie można go zsynchronizować z niewrażliwą właściwością HubSpot.
• Właściwości Sensitive Data i Highly Sensitive Data są uważane za takie same w przypadku aplikacji do synchronizacji danych.

Formularze

Dzięki możliwości przechowywania wrażliwych danych w HubSpot, możesz używać formularzy HubSpot i formularzy innych niż HubSpot do bezpiecznego zbierania poufnych informacji od odwiedzających. Dane wrażliwe zebrane za pośrednictwem formularzy zostaną zaszyfrowane i bezpiecznie zsynchronizowane z CRM. Wszelkie pliki przesłane za pośrednictwem formularzy powiązanych z właściwością Sensitive Data również zostaną uznane za wrażliwe.

Tylko użytkownicy z odpowiednimi uprawnieniami do wyświetlania danych wrażliwych będą mogli wyświetlać wartości przesłanych formularzy i pliki oznaczone jako wrażliwe. Wszystkie powiadomienia o przesłaniu formularza będą również zgodne z wymaganiami dotyczącymi uprawnień użytkowników do danych wrażliwych.

Integracje

Programiści mogą korzystać z dokumentacji API w celu tworzenia integracji synchronizujących Dane wrażliwe. Zgodnie z warunkami dotyczącymi Danych Wrażliwych, jeśli użytkownik zdecyduje się na integrację lub inne wykorzystanie produktów stron trzecich w związku z Usługą Subskrypcji, przyjmuje do wiadomości, że Dane Klienta hostowane lub przetwarzane przez takie Produkty Stron Trzecich będą hostowane zgodnie z zasadami utrzymywanymi przez te strony trzecie.

Jeśli przechowujesz dane wrażliwe chronione przez HIPAA, integracja Snowflake Data Share jest obsługiwana tylko w następujących regionach: AWS US_EAST_1 i AWS EU_CENTRAL_1.

Powiadomienia

Po włączeniu Danych wrażliwych na koncie niektóre powiadomienia nie będą domyślnie zawierać podglądu (np. podglądu treści notatki), aby uniknąć wyświetlania Danych wrażliwych. Obecnie będzie to miało miejsce w przypadku następujących powiadomień: jesteś @-wspomniany w rekordzie lub w komentarzu, masz przypisane lub otrzymujesz przypomnienie o zadaniu, jest aktywność w rekordzie, który obserwujesz, lub jest komentarz do aktywności, w którą jesteś zaangażowany.

W przypadku powiadomień e-mail podglądy są domyślnie ukryte, ale można je włączyć:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Prywatność i zgoda.
• W menu po lewej stronie kliknij Narzędzia prywatności.
• Kliknij Edytuj ustawienia danych wrażliwych.
• Aby zezwolić na wyświetlanie podglądu powiadomień, włącz opcję Wyświetlaj pełną treść w powiadomieniach e-mail.

• Jeśli w przeszłości włączyłeś podglądy, aby ukryć podglądy powiadomień, wyłącz opcję Wyświetlaj pełną treść w powiadomieniach e-mail.
• Kliknij przycisk Gotowe.

Przepływy pracy

W przypadku korzystania z właściwości Sensitive Data w przepływach pracy zaleca się ograniczenie dostępu do narzędzia przepływów pracy, ponieważ przepływy pracy nie wymuszają obecnie uprawnień na poziomie pola.

Następujące elementy nie są obecnie obsługiwane w przepływach pracy:

• Akcje asocjacji, które używają właściwości danych wrażliwych lub odwołują się do nich
• Akcje kopiowania właściwości odwołujące się do właściwości danych wrażliwych
• Tokeny personalizacji, które używają właściwości danych wrażliwych lub odwołują się do nich
• Wyzwalacze rejestracji oparte na zmianach wartości właściwości danych wrażliwych

Dodatkowe zasoby

• Więcej informacji na temat programu bezpieczeństwa HubSpot można znaleźć w Centrum zaufania HubSpot.
• Aby dowiedzieć się, jak zarządzać ustawieniami danych wrażliwych i tworzyć właściwości danych wrażliwych, zapoznaj się z tym artykułem.
• Aby dowiedzieć się, jak zarządzać danymi wrażliwymi za pośrednictwem interfejsu API, zapoznaj się z dokumentacją dla programistów.