Zrozumienie, w jaki sposób dane wrażliwe są wykorzystywane w narzędziach HubSpot

Po włączeniu funkcji Dane wrażliwe na koncie HubSpot niektóre narzędzia wymagają uwzględnienia szczególnych kwestii lub zachowań podczas korzystania z danych wrażliwych. W tym artykule dowiesz się więcej o tym, gdzie można wykorzystywać dane wrażliwe i jak prawidłowo nimi zarządzać w poszczególnych narzędziach.

Więcej informacji na temat danych wrażliwych można znaleźć na stronie z warunkami dotyczącymi danych wrażliwych. Aby dowiedzieć się, jak włączyć funkcję danych wrażliwych i utworzyć właściwości danych wrażliwych, zapoznaj się z tym artykułem.

Uwaga: funkcja „Dane wrażliwe” nie jest obsługiwana w niektórych narzędziach, w tym w chatbotach, tokenach personalizacji, playbookach i piaskownicach. Dane wysoce wrażliwe podlegają dodatkowym ograniczeniom i mogą być używane tylko w określonych scenariuszach.

Dane szczególnie wrażliwe w narzędziach HubSpot

Wszystkie poniższe sekcje dotyczą danych wrażliwych, ale tylko niektóre z wymienionych narzędzi obsługują dane wysoce wrażliwe. Dane wysoce wrażliwe mogą być używane tylko w następujących scenariuszach:

• Wyświetlanie i edytowanie wartości właściwości w HubSpot.
• Przesyłanie do formularzy za pośrednictwem formularzy HubSpot, formularzy innych niż HubSpot oraz uwierzytelnionego interfejsu API przesyłania formularzy.
• Ręczne przesyłanie załączników do rekordów lub za pośrednictwem notatek, wiadomości e-mail typu jeden do jednego oraz właściwości plików o wysokim poziomie poufności.

Właściwości danych wrażliwych

Po utworzeniu właściwości do przechowywania danych wrażliwych:

• Superadministratorzy mogą skonfigurować uprawnienia na poziomie pól, aby ograniczyć dostęp do przeglądania i edycji właściwości określonym użytkownikom i zespołom. Jest to wysoce zalecane, aby zapewnić, że dane wrażliwe mogą być przeglądane lub modyfikowane tylko przez wybranych użytkowników.
• Superadministratorzy mogą przeglądać działania użytkowników związane z wartościami właściwości danych wrażliwych w dzienniku audytu.
• Superadministratorzy mogą edytować lub usuwać właściwość danych wrażliwych.

Wartości właściwości danych wrażliwych

Użytkownicy mający dostęp do właściwości danych wrażliwych mogą aktualizować wartości właściwości ręcznie lub poprzez import i przepływy pracy. Jeśli Twoje konto umożliwia pracownikom HubSpot dostęp w celu rozwiązywania problemów związanych z pomocą techniczną, pracownicy HubSpot nie będą mieli dostępu do wyświetlania wartości właściwości danych wrażliwych.

W przypadku właściwości danych wysoce wrażliwych użytkownicy mający dostęp do wartości właściwości muszą kliknąć, aby odszyfrować, wyświetlić lub edytować wartość. Na przykład:

Załączniki

Dzięki możliwości przechowywania danych wrażliwych i danych wysoce wrażliwych możesz przechowywać pliki zawierające poufne informacje w narzędziach HubSpot. Po włączeniu ustawienia danych wrażliwych załączniki przesłane poniższymi metodami będą chronione dodatkową warstwą szyfrowania w bazie danych HubSpot. Spowoduje to również usunięcie opcji udostępniania plików na zewnątrz bez uwierzytelniania i uniemożliwi pracownikom HubSpot dostęp do załączników.

Pliki dodane za pomocą poniższych metod będą chronione:

• Przesłane z komputera w sekcji Załączniki.
• Przesłane do rejestru za pomocą nowej notatki.
• Przesłane do rekordu za pośrednictwem wiadomości e-mail od kontaktu.
• Przesłane do rekordu w aplikacji mobilnej HubSpot.
• Przesłane do właściwości typu pliku.
• Przesłane poprzez przesłanie formularza.
• Przesłane poprzez import.

Możesz kontrolować dostęp użytkowników do załączników poprzez uprawnienia dla każdego narzędzia. Na przykład możesz ograniczyć dostęp do kontaktów dla określonych użytkowników, którzy nie powinni mieć dostępu do plików kontaktów.

Narzędzia Breeze

Breeze, sztuczna inteligencja HubSpot, może pomóc w automatyzacji zadań, gromadzeniu danych, tworzeniu treści i nie tylko na platformie klienta HubSpot. Tylko użytkownicy z uprawnieniami superadministratora mogą włączyć niektóre narzędzia Breeze, takie jak Breeze Assistant.

Produkty Breeze Assistant są kompatybilne z kontami, na których włączono opcję Dane wrażliwe. Obowiązują jednak pewne ograniczenia, które uniemożliwiają wykorzystanie niestandardowych wartości właściwości danych wrażliwych w celu zapobiegania ujawnieniu danych wrażliwych.

Jeśli włączysz opcję „Dane wrażliwe”, utworzone przez Ciebie właściwości „Dane wrażliwe” nie będą wykorzystywane do szkolenia modeli Breeze. Jednak inne dane klientów na Twoim koncie mogą być wykorzystywane do szkolenia modeli Breeze. Możesz zrezygnować z wykorzystywania danych klientów do uczenia maszynowego, wysyłając wiadomość e-mail na adres privacy@hubspot.com. Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z Warunkami świadczenia usług HubSpot i Polityką prywatności HubSpot.

Uwaga: należy unikać udostępniania jakichkolwiek poufnych informacji w skonfigurowanych danych wejściowych dla funkcji Breeze, w tym w monitach. Administratorzy nadrzędni mogąskonfigurować generatywne funkcje Breeze w ustawieniach zarządzania kontempod adresem . Informacje na temat tego, w jaki sposób Breeze wykorzystuje dane użytkownika do zapewnienia wiarygodnej sztucznej inteligencji, przy zachowaniu kontroli nad danymi, można znaleźć w sekcji często zadawanych pytań dotyczących Breeze Trust.

Więcej informacji na temat Breeze można znaleźć w kartach modeli Breeze. Nie należy korzystać z Breeze, jeśli nie chcesz, aby Breeze przetwarzało Twoje dane wrażliwe.

Centra danych

Dane wrażliwe można przechowywać w dowolnym centrum danych, z którego korzystasz.

Jeśli nie wskazałeś przechowywania danych HIPAA, możesz przenieść się z centrum danych w Ameryce Północnej do centrum danych w Unii Europejskiej. Jeśli wskazałeś przechowywanie danych HIPAA, nie możesz przenieść się do innego centrum danych.

Synchronizacja danych

Dane wrażliwe można synchronizować poprzez mapowanie pól za pomocą aplikacji do synchronizacji danych. Podczas synchronizacji danych:

• Synchronizacja może być dwukierunkowa. Ponieważ nie zawsze wiadomo, czy pola aplikacji zewnętrznej są poufne, w niektórych przypadkach pola niepoufne mogą być synchronizowane z właściwością danych poufnych HubSpot. Jeśli wiadomo, że pole aplikacji zewnętrznej jest poufne, nie można go zsynchronizować z niepoufną właściwością HubSpot.
• Właściwości danych wrażliwych i danych wysoce wrażliwych są traktowane jako identyczne w przypadku aplikacji do synchronizacji danych.

Formularze

Dzięki możliwości przechowywania danych wrażliwych w HubSpot możesz używać formularzy HubSpot i formularzy innych niż HubSpot do bezpiecznego zbierania poufnych informacji od odwiedzających. Dane wrażliwe zebrane za pomocą formularzy będą szyfrowane i bezpiecznie synchronizowane z CRM. Wszelkie pliki przesłane za pomocą formularzy powiązanych z właściwością danych wrażliwych również będą traktowane jako wrażliwe.

Tylko użytkownicy posiadający odpowiednie uprawnienia do przeglądania danych wrażliwych będą mogli przeglądać wartości formularzy i pliki oznaczone jako wrażliwe. Wszystkie powiadomienia o przesłaniu formularza będą również zgodne z wymaganiami dotyczącymi uprawnień użytkowników do danych wrażliwych.

Integracje

Programiści mogą korzystać z dokumentacji API do tworzenia integracji, które synchronizują dane wrażliwe. Zgodnie z warunkami dotyczącymi danych wrażliwych, jeśli zdecydujesz się na integrację lub inne wykorzystanie produktów stron trzecich w związku z usługą subskrypcji, przyjmujesz do wiadomości, że dane klientów hostowane lub przetwarzane przez takie produkty stron trzecich będą hostowane zgodnie z politykami stosowanymi przez te strony trzecie.

Jeśli przechowujesz dane wrażliwe chronione przez HIPAA, integracja Snowflake Data Share jest obsługiwana tylko w następujących regionach: AWS US_EAST_1 i AWS EU_CENTRAL_1.

Zarządzanie wieloma kontami (BETA)

Konta wykorzystujące dane wrażliwe nie mogą być kontami źródłowymi dla funkcji mirroringu danych w zarządzaniu wieloma kontami. Ograniczenie to zapobiega niezamierzonemu udostępnianiu danych wrażliwych innym kontom.

Włączenie funkcji danych wrażliwych uniemożliwi wybranie Twojego konta jako konta źródłowego dla funkcji kopiowania danych. Jeśli Twoje konto jest już kontem źródłowym dla funkcji kopiowania danych, włączenie funkcji danych wrażliwych spowoduje automatyczne wyłączenie funkcji kopiowania danych dla tego konta.

Powiadomienia

Po włączeniu funkcji „Dane wrażliwe” na koncie niektóre powiadomienia nie będą domyślnie zawierały podglądu (np. podglądu treści notatki), aby uniknąć wyświetlania danych wrażliwych. Obecnie dotyczy to następujących powiadomień: @-wzmianka w rekordzie lub komentarzu, przypisanie zadania lub otrzymanie przypomnienia o zadaniu, aktywność w rekordzie, który obserwujesz, lub komentarz dotyczący aktywności, w której bierzesz udział.

W przypadku powiadomień e-mail podgląd jest domyślnie ukryty, ale można zezwolić na jego wyświetlanie:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcji Prywatność i zgoda.
3. W menu po lewej stronie kliknij Narzędzia prywatności.
4. Kliknij opcję Edytuj ustawienia danych wrażliwych.
5. Aby zezwolić na podgląd powiadomień, włącz przełącznik Wyświetl pełną treść w wiadomościach e-mail z powiadomieniami.

6. Jeśli wcześniej włączyłeś podgląd, aby ukryć podgląd powiadomień, wyłącz przełącznik Wyświetl pełną treść w wiadomościach e-mail z powiadomieniami.
7. Kliknij Gotowe.

Przepływy pracy

Jeśli używasz właściwości danych wrażliwych w przepływach pracy, zaleca się ograniczenie dostępu do narzędzia przepływów pracy.

Właściwości danych wrażliwych można używać z wyzwalaczami rejestracji „Gdy spełnione jest kryterium filtrowania ” oraz rozgałęzieniami przepływu pracy AND/OR. W przepływach pracy nie są obecnie obsługiwane następujące elementy:

• Skopiuj działania właściwości, które odwołują się do właściwości danych wrażliwych
• Tokeny personalizacji, które wykorzystują lub odwołują się do właściwości danych wrażliwych
• Gdy wystąpi zdarzenie, rejestracja uruchamia się na podstawie zmian wartości właściwości danych wrażliwych.

Dodatkowe zasoby

• Więcej informacji na temat programu bezpieczeństwa HubSpot można znaleźć w Centrum zaufania HubSpot.
• Aby dowiedzieć się, jak zarządzać ustawieniami danych wrażliwych i tworzyć właściwości danych wrażliwych, zapoznaj się z tym artykułem.
• Aby dowiedzieć się, jak zarządzać danymi wrażliwymi za pośrednictwem API, zapoznaj się z dokumentacją dla programistów.