Utwórz ofertę przedłużenia umowy

Umowy stanowią scentralizowane źródło informacji o przychodach z zobowiązań w HubSpot. Utwórz ofertę przedłużenia umowy, gdy klient zbliża się do końca bieżącej umowy, aby uzyskać od niego zobowiązanie na kolejny okres. Po zaakceptowaniu oferty przedłużenia tworzona jest nowa umowa, która jest automatycznie powiązana z poprzednią umową. Możesz również tworzyć przedłużenia bezpośrednio z poziomu umów.

Aby rozpocząć, dowiedz się więcej na temat:

• Konfigurowaniu zarządzania przedłużeniami w ustawieniach umów.

• Sposób wykorzystania umów w HubSpot.

• Jak bezpośrednio tworzyć umowy lub tworzyć je na podstawie zaakceptowanych ofert.

• Zarządzanie procesem przedłużania umów w HubSpot.

• Tworzenie szablonów ofert odnowienia.

Tworzenie oferty przedłużenia

Utwórz ofertę przedłużenia na podstawie istniejącej umowy. Oferty przedłużenia muszą być powiązane z transakcją. Możesz utworzyć transakcję podczas procesu tworzenia oferty przedłużenia lub ręcznie powiązać istniejącą transakcję.

Aby utworzyć ofertę przedłużenia:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Przychód > Kontrakty. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Przychód > Kontrakty.
2. Kliknij nazwę umowy.
3. W prawym górnym rogu lewego paska bocznego kliknij opcję Działania, a następnie wybierz opcję Utwórz ofertę przedłużenia umowy.
4. W prawym panelu:
   
   • Jeśli opcja Automatycznie twórz nowe transakcje dla ofert przedłużenia jest włączona, kliknij menu rozwijane „Pipeline transakcji” i wybierz pipeline. Następnie kliknij menu rozwijane „Etap transakcji ” i wybierz etap transakcji.
   • Jeśli opcja „Automatycznie twórz nowe transakcje dla ofert odnowienia” jest wyłączona, kliknij menu rozwijane „Powiąż z transakcją ” i wybierz transakcję lub kliknij „Utwórz nową transakcję”, aby utworzyć nową transakcję.

Uwaga: aby utworzyć nową transakcję dla oferty przedłużenia, musisz posiadać uprawnienia do tworzenia transakcji.

5. Kliknij menu rozwijane „Wybierz szablon oferty ” i wybierz szablon oferty. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu szablonów ofert.
6. W polu „Data wejścia w życie zmiany” kliknij selektor daty i wybierz datę, od której zmiana zacznie obowiązywać.
7. Jeśli opcja „Zezwól użytkownikom na zastąpienie domyślnego proporcjonalnego rozliczenia” jest włączona, odznacz pole „Proporcjonalnie rozlicz opłaty i kredyty za pozostały okres rozliczeniowy”, aby nie rozliczać opłat proporcjonalnie. Jeśli pole wyboru jest zaznaczone, opłaty zostaną rozliczone proporcjonalnie.
8. Kliknij przycisk „Utwórz ofertę”.
9. Zostaniesz przekierowany do edytora oferty. Dane sprzedawcy i kupującego są automatycznie dodawane z umowy.
10. Utwórz ofertę.
11. Aby edytować podsumowanie, w tym datę wejścia w życie zmiany, kliknij sekcję „Podsumowanie” w edytorze oferty. W lewym pasku bocznym edytora, w sekcji „Data wejścia w życie zmiany”:
    • Kliknij menu rozwijane „Obowiązuje od” i wybierz opcję:
      • Zgodnie z umową: ustawienie domyślne. Jest to data, w której oferta przechodzi do statusu „Zaakceptowana” – poprzez podpis elektroniczny, umowę typu „kliknij, aby zaakceptować” lub poprzez oznaczenie oferty jako podpisanej przez użytkownika HubSpot.
      • Data niestandardowa: data wybrana przez użytkownika. Datę wejścia w życie oferty można ustawić na datę przeszłą. W przypadku użycia daty przeszłej data wygaśnięcia będzie traktowana jako termin podpisania przez kupującego. Oznacza to, że kupujący nadal może podpisać ofertę w dowolnym momencie do daty wygaśnięcia, nawet jeśli data wejścia w życie przypada w przeszłości. Po wybraniu tej opcji kliknij selektor daty i wybierz datę, od której odnowienie zacznie obowiązywać.
      • Opóźniony początek (dni): opóźnia datę rozpoczęcia rozliczeń o określoną liczbę dni po sfinalizowaniu transakcji. Po wybraniu tej opcji wprowadź liczbę dni.
      • Opóźniony początek (miesiące): opóźnia datę rozpoczęcia rozliczeń o określoną liczbę miesięcy po sfinalizowaniu transakcji. Po wybraniu tej opcji wprowadź liczbę miesięcy.
    • W polu „Etykieta” edytuj etykietę wyświetlaną nad datą wejścia w życie.
12. W edytorze na lewym pasku bocznym, w sekcji „Długość okresu”:
    • W polu „Etykieta” edytuj etykietę wyświetlaną nad długością okresu obowiązywania.
    • Wyłącz przełącznik „Długość okresu ”, aby go ukryć.

16. W edytorze na lewym pasku bocznym, w sekcji „Łączna zniżka”:
    • Kliknij menu rozwijane „Format ” i wybierz jedną z opcji:
      • Pokaż jako kwotę: wyświetla kwotę rabatu w walucie oferty.
      • Pokaż jako procent: wyświetla rabat w postaci wartości procentowej.
      • Pokaż jako procent i kwotę: wyświetl zniżkę jako procent oraz jako kwotę w walucie oferty.
    • W polu „Etykieta” edytuj etykietę wyświetlaną nad całkowitą kwotą rabatu.
    • Wyłącz przełącznik „Całkowita zniżka ”, aby ją ukryć.
17. Na lewym pasku bocznym, w sekcji „Całkowita wartość umowy”:
    • W polu „Etykieta ” edytuj etykietę wyświetlaną nad całkowitą wartością umowy.
    • Wyłącz przełącznik „Całkowita wartość umowy ”, aby ją ukryć. Całkowita wartość umowy nie będzie wyświetlana, jeśli którakolwiek z pozycji ma nieokreślony termin rozliczeniowy. Dostosuj termin rozliczeniowy pozycji, aby wyświetlić całkowitą wartość umowy.
18. Zaktualizowana suma, wraz z obowiązującym podatkiem, pojawia się poniżej pozycji.
    
    
19. Aby udostępnić ofertę przedłużenia umowy, kliknij przycisk „Udostępnij” w prawym górnym rogu.

Utwórz ofertę przedłużenia umowy przy użyciu przepływu pracy

Możesz utworzyć ofertę przedłużenia umowy, korzystając z akcji przepływu pracy w przepływie pracy opartym na transakcji. Aby utworzyć ofertę przedłużenia umowy przy użyciu przepływu pracy transakcji:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Automatyzacja > Przepływy pracy.
2. Utwórz przepływ pracy lub kliknij istniejący przepływ pracy, aby go edytować.
3. Ustaw wyzwalacze rejestracji.
4. Kliknij + poniżej wyzwalacza.
5. W lewym panelu kliknij, aby rozwinąć sekcję CRM.
6. Wybierz opcję Utwórz ofertę odnowienia na podstawie umowy.
7. Kliknij menu rozwijane „Umowa ” i wybierz zalecaną opcję lub opcję „Umowy: wszystkie powiązane”.
8. Kliknij menu rozwijane „Szablon ” i wybierz szablon oferty.
9. Kliknij menu rozwijane „Metoda wyboru transakcji” i wybierz jedną z opcji:
   • Nowa transakcja z wykorzystaniem domyślnego leja sprzedaży/etapu: tworzy nową transakcję na domyślnym etapie wybranego leja sprzedaży.
   • Istniejąca transakcja: aby wybrać inną transakcję, po wybraniu tej opcji kliknij menu rozwijane „Transakcja” i wybierz transakcję.
10. W prawym górnym rogu kliknij „Zapisz”.
11. Kliknij „Przejrzyj” i włącz opcję w prawym górnym rogu, aby uruchomić przepływ pracy.

Co dzieje się po zaakceptowaniu oferty przedłużenia

Po zaakceptowaniu przez klienta oferty przedłużenia umowy:

• Klienci dokonują płatności zgodnie z procedurą płatności określoną w ofercie.
• Nowa umowa jest automatycznie powiązana z poprzednią umową. Aby wyświetlić umowę:

• 1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Przychód > Kontrakty. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Przychód > Kontrakty.
  2. Znajdź i kliknij nazwę nowej umowy. Możesz też kliknąć nazwę istniejącej umowy. Następnie w prawym pasku bocznym przejdź do karty „Umowy”, aby wyświetlić nową umowę. Umowa przedłużenia zostanie również wyświetlona w zakładkach „Działania ” i „Historia ”.

• Od daty przedłużenia zarządzaj aktualizacjami i zmianami w ramach nowej umowy.

Kolejne kroki

• Dowiedz się więcej o tworzeniu szablonów ofert zmian i przedłużeń.
• Dowiedz się więcej o przeglądaniu umów i zarządzaniu nimi, w tym o tym, jak tworzyć oferty zmian i przedłużenia, wypowiadać umowy, powiązywać umowy z innymi rekordami oraz eksportować umowy.