Dostosowywanie szablonów wiadomości w WhatsApp i zarządzanie nimi

Po utworzeniu szablonów wiadomości w narzędziu WhatsApp Business Account Manager firmy Meta przejrzyj i dostosuj zsynchronizowane szablony bezpośrednio w HubSpot. Szablony utworzone na koncie WhatsApp Business są automatycznie synchronizowane z HubSpot, gdzie możesz je dostosować do swoich potrzeb w zakresie komunikacji.

Po skonfigurowaniu szablonów możesz je wysyłać do kontaktów z poziomu rekordu kontaktu, skrzynki odbiorczej rozmów, centrum pomocy lub wykorzystywać je w przepływach pracy w celu automatyzacji komunikacji.

Możesz również analizować skuteczność szablonów i śledzić dane, takie jak dostarczalność, zaangażowanie, kliknięcia i błędy w wiadomościach.

Zanim zaczniesz

Przed rozpoczęciem pracy z tą funkcją zapoznaj się z poniższymi wymaganiami, ograniczeniami i uwagami.

Wymagania

• Aby wysłać wiadomość za pośrednictwem przepływów pracy opartych na kontaktach lub rozmowach, musisz uzyskać weryfikowalną zgodę na otrzymywanie wiadomości od danego kontaktu. Dowiedz się więcej o uzyskiwaniu zgody na otrzymywanie wiadomości w rozmowach na WhatsApp.
• Aby zarządzać szablonami wiadomości WhatsApp w HubSpot, musisz podłączyć konto WhatsApp Business jako kanał w skrzynce odbiorczej rozmów lub w centrum pomocy.
• Aby korzystać z tego samego numeru telefonu WhatsApp Business jednocześnie w aplikacji WhatsApp Business i w HubSpot, zapoznaj się z informacjami na temat współistnienia WhatsApp.

Ograniczenia i kwestie do rozważenia

• Synchronizacja szablonów wiadomości wykorzystujących nagłówek lokalizacji lub przyciski przepływu nie jest obsługiwana.
• Wysyłanie wiadomości WhatsApp za pośrednictwem aplikacji mobilnej HubSpot nie jest obsługiwane.
• Jeśli korzystasz ze starszej wersji menedżera szablonów WhatsApp, istniejące szablony automatycznie utworzą dwa wpisy na stronie listy WhatsApp, po jednym dla każdej metody wysyłania:„Opublikowane do automatyzacji” i„Opublikowane do CRM”. 
• Jeśli chcesz użyć tej samej wiadomości dla innej metody wysyłania, sklonuj wiadomość i wybierz odpowiednią opcję wysyłania.
• Nie można definiować niestandardowych wartości domyślnych dla szablonów na koncie WhatsApp Business. Zamiast tego należy ustawić globalną wartość domyślną lub dodać wartość rezerwową. Dowiedz się więcej o tworzeniu wartości domyślnych dla tokenów personalizacji.
• W wiadomościach szablonowych WhatsApp obsługiwane są wyłącznie tokeny personalizacji kontaktów i firm. Nie można używać tokenów dotyczących transakcji, zgłoszeń i obiektów niestandardowych.
• Przykładowe szablony WhatsApp (np. sample_purchase_feedback, sample_issue_resolution, sample_shipping_confirmation itp.) są generowane automatycznie przez WhatsApp i nie będą synchronizowane z HubSpot. HubSpot zsynchronizuje wyłącznie szablony utworzone przez Ciebie lub innego użytkownika na Twoim koncie w ramach konta WhatsApp Business.

Wstawianie zmiennych szablonu, komponentów i konfigurowanie mediów zewnętrznych

Podczas edycji szablonu w WhatsApp Business możesz wstawiać zmienne i określać media zewnętrzne, aby dostosować je później w HubSpot:

• Zmienne szablonu: podczas edycji treści szablonu możesz kliknąć opcję Dodaj zmienną poniżej pola tekstowego, aby wstawić zmienną.
  • Ta zmienna pojawi się jako numeryczna wartość zastępcza (np. 1). Zostanie ona zastąpiona dynamiczną treścią z Twojego konta HubSpot.
  • Po opublikowaniu szablonu i zsynchronizowaniu go z kontem HubSpot możesz dostosować dynamiczną treść zmiennej za pomocą tokenów personalizacji kontaktów lub firm.
• Pliki multimedialne: w obsługiwanych sekcjach szablonu, takich jak nagłówek lub stopka, możesz wybrać typ pliku multimedialnego, który chcesz dołączyć. Po zatwierdzeniu i zsynchronizowaniu szablonu możesz wybrać konkretny plik multimedialny bezpośrednio z plików HubSpot.

Korzystaj z przycisków z śledzonymi adresami URL

Skopiuj link śledzący HubSpot

Aby utworzyć przycisk z śledzonym adresem URL, zacznij od skopiowania linku śledzącego HubSpot. Link ten pełni rolę podstawowego adresu URL dla dynamicznego przycisku – gdy kontakt kliknie przycisk w wiadomości WhatsApp, HubSpot wykorzystuje go do rejestrowania danych dotyczących interakcji, takich jak kliknięcia i zaangażowanie, we wszystkich szablonach. Po skopiowaniu dodaj go do szablonu w Meta.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie kliknij opcję WhatsApp.
3. U góry kliknij kartę „Narzędzia ”.
4. Obok linku śledzącego, którego chcesz użyć, kliknij „Kopiuj link”.
   
   
   

Utwórz przycisk z linkiem śledzonym w Meta

1. Przejdź do swojego Menedżera konta WhatsApp Business.
2. Utwórz szablon wiadomości i dodaj przycisk typu „Odwiedź stronę internetową ”lub „URL ”. 
3. Kliknij menu rozwijane typu adresu URL i wybierz opcję „Dynamiczny”.
4. W polu „Adres URL strony internetowej ” wklej link śledzący z WhatsApp, opatrzony logo marki lub udostępniony innym osobom. Na przykład: https://thisisalink.com/hs/m/
5. W polu „Dodaj przykładowy adres URL ” wprowadź przykładowy link. Na przykład: https://thisisalink.com/hs/m/example
6. Zapisz szablon.

Szablon zostanie automatycznie zsynchronizowany z HubSpot, gdzie można go dostosować i zarządzać nim.

Dostosowywanie szablonu wiadomości WhatsApp w HubSpot

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Szablony wiadomości. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Szablony wiadomości.
2. Kliknij kartę WhatsApp.
3. W prawym górnym rogu kliknij opcję „Utwórz wiadomość”.
4. W prawym panelu wprowadź nazwę wiadomości WhatsApp.
5. Kliknij „Utwórz”.
6. Na stronie Szablony Meta wyświetl szablony zsynchronizowane z połączonymi kontami WhatsApp Business. Aby wybrać szablon, kliknij opcję Użyj szablonu.
7. W zakładce „Edytuj ” dostosuj treść zawartą w szablonie wiadomości:
   • Jeśli planujesz dołączyć multimedia do szablonu (np. obraz w nagłówku), możesz wstawić odpowiedni typ multimediów z plików HubSpot lub przesłać nowy dokument, obraz lub film.
   • Aby dostosować dowolne zmienne szablonu, kliknij opcję „Personalizuj” pod zmienną, aby przypisać ją do tokenu personalizacji. Każda zmienna pojawi się w kolejności, w jakiej została wstawiona na koncie WhatsApp Business. Na przykład pierwsza zmienna szablonu, która pojawia się jako 1 w treści szablonu wiadomości, zostanie wymieniona w HubSpot jako „Zmienna 1 ”.
   • Jeśli szablon zawiera przyciskwezwania do działania, który zachęca użytkownika do odwiedzenia Twojej strony internetowej, a zdecydowałeś się na dynamiczny adres URL strony, możesz dostosować ostatni segment adresu URL po końcowym ukośniku odwrotnym, wprowadzając wartość w postaci zwykłego tekstu.
8. W górnej części kliknij kartę „Wysyłanie ”.
9. Kliknij menu rozwijane „W jaki sposób wyślesz tę wiadomość ” i wybierz opcję:
   • Opublikuj w celu automatyzacji: wybierz tę opcję, aby wysyłać wiadomości za pomocą narzędzia do tworzenia przepływów pracy.
   • Opublikuj w CRM: wybierz tę opcję, aby wysyłać wiadomości z rekordu, skrzynki odbiorczej rozmów lub centrum pomocy.
10. Po zakończeniu edycji szablonu w prawym górnym rogu kliknij „Sprawdź i opublikuj”.
11. W prawym panelu kliknij „Opublikuj wiadomość”.

Wysyłanie wiadomości WhatsApp w HubSpot

Po utworzeniu i dostosowaniu szablonu wyślij go do kontaktów, które wyraziły

zgodę

, za pośrednictwem przepływu pracy, rekordu kontaktu, skrzynki odbiorczej rozmów lub centrum pomocy.

Wysyłanie wiadomości WhatsApp w ramach przepływu pracy

Aby skonfigurować przepływ pracy oparty na kontaktach lub rozmowach, który wysyła wiadomości WhatsApp, kontakty muszą najpierw wyrazić zgodę. Dowiedz się więcej o zbieraniu zgód na rozmowy przez WhatsApp i zarządzaniu nimi.

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Automatyzacja > Przepływy pracy.
2. W prawym górnym rogu kliknij „Utwórz przepływ pracy”, a następnie wybierz opcję „Od podstaw”.
3. W panelu po lewej stronie ustaw wyzwalacze rejestracji w przepływie pracy.
4. W prawym górnym rogu kliknij „Dalej”.
5. Kliknij ikonę „+”.

6. W lewym panelu bocznym, w sekcji „Komunikacja”, wybierz opcję „Wyślij wiadomość WhatsApp”:
   
   • Kliknij menu rozwijane „Kontakt docelowy ” i wybierz opcję kontaktu.
   • Kliknij menu rozwijane „Wiadomość WhatsApp ” i wybierz wiadomość. Możesz wybierać wyłącznie wiadomości, które zostały opublikowane do automatyzacji.
   • Kliknij menu rozwijane „Numer telefonu nadawcy” i wybierz numer telefonu. Możesz wybrać tylko numer telefonu, który znajduje się na tym samym koncie WhatsApp Business, co używany szablon.
   • W prawym górnym rogu kliknij „Zapisz”.
7. Kontynuuj edycję przepływu pracy, a następnie kliknij „Sprawdź i włącz”.

Uwaga: aby zapisać kontakty do subskrypcji WhatsApp za pomocą przepływów pracy, zaleca się dodanie akcji „Zarządzaj subskrypcjami komunikacyjnymi ” przed akcją „Wyślij wiadomość WhatsApp ”. Dowiedz się, jak dodać i skonfigurować akcję„Zarządzaj subskrypcjami komunikacyjnymi ” w przepływach pracy.

Wysyłanie wiadomości WhatsApp z osi czasu rekordu

Aby utworzyć i wysłać wiadomość bezpośrednio z osi czasu rekordu:

1. Przejdź do strony głównej powiązanych rekordów:
   • Kontakty: { { local.navContacts }}
   • Firmy: { { local.navCompanies }}
   • Transakcje: Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Transakcje. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Transakcje.
   • Zgłoszenia: Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Zgłoszenia. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Zgłoszenia.
2. W tabeli kliknij nazwę rekordu.
3. W panelu po lewej stronie kliknij ikonę WhatsApp. Jeśli ikona WhatsApp nie pojawia się pod nazwą rekordu, kliknij ikonę wielokropka, a następnie wybierz opcję Utwórz wiadomość WhatsApp.

4. W wyskakującym okienku napisz wiadomość:
   • Kliknij menu rozwijane „Od ” i wybierz połączony numer telefonu WhatsApp.
   • Jeśli kontakt nie wysłał do Twojej firmy wiadomości WhatsApp w ciągu ostatnich 24 godzin, możesz wysłać wiadomość z inicjatywy firmy tylko poprzez wybranie jednego z szablonów wiadomości.

5. Kliknij „Wyślij wiadomość”.
6. Znajdź swój szablon, a następnie kliknij „Użyj szablonu”.
7. W prawym dolnym rogu kliknij „Wyślij wiadomość”. Jeśli istnieje już wątek rozmowy z tym kontaktem, może pojawić się monit o przejście do skrzynki odbiorczej rozmów w celu udzielenia odpowiedzi na wiadomości.

Wysyłaj i odpowiadaj na wiadomości WhatsApp w skrzynce

odbiorczej

rozmów lub w

systemie pomocy technicznej Rozpoczynaj lub odpowiadaj na rozmowy WhatsApp bezpośrednio w skrzynce odbiorczej rozmów lub w systemie pomocy technicznej. Przychodzące wiadomości automatycznie tworzą nowy wątek i rozpoczynają sesję WhatsApp, w której Ty i Twój zespół możecie odpowiadać. Dowiedz się, jak tworzyć i odpowiadać na wiadomości w skrzynce odbiorczej rozmów lub jak tworzyć i odpowiadać na zgłoszenia w systemie pomocy technicznej.

Sesje WhatsApp pozostają otwarte przez 24 godziny od ostatniej odpowiedzi od kontaktu. Po zamknięciu istniejącej sesji WhatsApp możesz ponownie zainicjować wątek, wysyłając do kontaktu wiadomość szablonową. Jeśli kontakt odpowie na Twoją wiadomość szablonową, otworzy się nowa 24-godzinna sesja, podczas której możesz wysyłać wiadomości WhatsApp niebędące szablonami.

Zarządzaj wiadomościami WhatsApp

Przeglądaj wszystkie wiadomości, które zostały utworzone w HubSpot przy użyciu zsynchronizowanych szablonów WhatsApp.

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Szablony wiadomości. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Szablony wiadomości.
2. W górnej części strony kliknij kartę WhatsApp.
3. W górnej części strony kliknij widok, aby filtrować szablony według statusu:

• • Wszystkie wiadomości WhatsApp: wszystkie szablony, niezależnie od ich statusu.
  • Szkice: szablony , które nie zostały jeszcze opublikowane.

• • Wymaga działania: szablon jest bezużyteczny i wymaga podjęcia działań. Na przykład szablon mógł zostać usunięty lub zmieniony w WhatsApp.
  • Opublikowane: szablon został zatwierdzony przez WhatsApp, a wszelkie opcje personalizacji zostały określone.
  • Zarchiwizowane: szablony, które zostały zarchiwizowane.

5. W górnej części tabeli kliknij menu rozwijane, aby filtrować szablony. Możesz również skorzystać z filtrów szybkich lub zaawansowanych. Dowiedz się więcej o filtrowaniu obiektów w HubSpot.
6. Aby edytować wiadomość, najedź na nią kursorem i kliknij Edytuj. Dowiedz się więcej o dostosowywaniu szablonu.
7. Aby skopiować wiadomość, najedź na nią kursorem i kliknij opcję „Klonuj”.
8. Aby wyświetlić szczegóły wiadomości, w tym informacje o tym, gdzie jest ona używana i jakie osiąga wyniki, kliknij opcję „Wyświetl szczegóły”.
9. Aby wyświetlić podgląd wiadomości, kliknij opcję „Wyświetl wiadomość”.
10. Aby kontrolować, kto ma dostęp do szablonu, kliknij opcję „ZarządzajZarządzaj dostępem, wybierz opcję opcję udostępniania, a następnie kliknij Zapisz.
11. Aby zarchiwizować wiadomość, kliknij przycisk Archiwizuj. W oknie dialogowym kliknij przycisk Archiwizuj.
12. Aby usunąć wiadomość, kliknij „Usuń”. W oknie dialogowym kliknij „Usuń”.

Dowiedz się więcej o dodawaniu widoków i zarządzaniu nimi w HubSpot.

Wyświetl zsynchronizowane szablony WhatsApp

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Szablony wiadomości. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Szablony wiadomości.
2. W górnej części kliknij kartę „WhatsApp ”.
3. W prawym górnym rogu kliknij opcję Szablony Meta.
4. Aby użyć szablonu, kliknij opcję „Użyj szablonu”.
5. Aby wyświetlić więcej informacji o szablonie, kliknij opcję „Wyświetl szczegóły”.
   
   
   

Rozwiązywanie typowych błędów i problemów związanych z wiadomościami WhatsApp

Jeśli wysłanie wiadomości WhatsApp nie powiedzie się lub szablon jest niedostępny w HubSpot, sprawdź następujące typowe problemy:

• Brak numeru telefonu: w rekordzie kontaktu musi być wypełniona właściwość „Numer telefonu WhatsApp” prawidłowym numerem telefonu.

• Brak zgody na otrzymywanie wiadomości: jeśli szablon jest powiązany z typem subskrypcji, kontakt musi wyrazić zgodę na otrzymywanie wiadomości w WhatsApp, zanim wiadomość będzie mogła zostać wysłana. Dowiedz się więcej o uzyskiwaniu zgody na rozmowy w WhatsApp.

• Szablon nie został zsynchronizowany: szablony utworzone w Meta muszą zostać pomyślnie zsynchronizowane z HubSpot, zanim będzie można z nich korzystać w przepływach pracy, rekordach, skrzynce odbiorczej rozmów lub centrum pomocy. Dowiedz się więcej o przeglądaniu zsynchronizowanych szablonów WhatsApp.

• Osiągnięto miesięczny limit: HubSpot obsługuje do 1 000 wiadomości szablonowych miesięcznie we wszystkich połączonych kontach WhatsApp Business. Jeśli osiągnąłeś ten limit, wysyłanie kolejnych wiadomości szablonowych nie powiedzie się, dopóki limit nie zostanie zresetowany. Dowiedz się więcej o limitach wiadomości WhatsApp.

• Szablon niedostępny: jeśli szablon został odrzucony, wstrzymany, wyłączony lub usunięty w Meta, może stać się niedostępny w HubSpot i pojawić się w sekcji „Wymaga działania” ( ) na pulpicie nawigacyjnym szablonów WhatsApp.

• Niezgodność kont: numer telefonu nadawcy musi należeć do tego samego konta WhatsApp Business, co używany szablon. Jeśli numer telefonu i szablon należą do różnych kont, wiadomość nie zostanie wysłana.

Analiza wiadomości WhatsApp

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Szablony wiadomości. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Szablony wiadomości.
2. W górnej części kliknij kartę „WhatsApp ”.
3. W prawym górnym rogu kliknij opcję „Analizuj”.
4. Aby filtrować dane na pulpicie nawigacyjnym, użyj filtrów w lewym górnym rogu. Po zastosowaniu filtra zostanie on zastosowany do wszystkich raportów na pulpicie nawigacyjnym.
5. Możesz wyświetlić następujące raporty:
   
   • Przegląd interakcji: statystyki interakcji dotyczące wiadomości WhatsApp. Na przykład liczba wysłanych wiadomości, dostarczonych wiadomości, kliknięć, otwarć i odpowiedzi.
   • Lejek dostarczania i zaangażowania: śledzi skuteczność wiadomości WhatsApp na poszczególnych etapach dostarczania i zaangażowania, pokazując liczbę wiadomości na każdym etapie.
   • Porównanie szeregów czasowych: porównaj zdarzenia w ujęciu dziennym, takie jak liczba wiadomości wysłanych, dostarczonych, przeczytanych itp.
   • Rezygnacje w czasie: liczba kontaktów, które zdecydowały się zrezygnować z otrzymywania wiadomości WhatsApp w danym przedziale czasowym, wraz z całkowitą liczbą dostarczonych wiadomości.
   • Błędy wysyłania i dostarczania: liczba wiadomości WhatsApp, których wysłanie nie powiodło się, wraz z przyczyną każdego niepowodzenia wysyłania.
   • Lokalizacje odbiorców: liczba odbiorców, do których dostarczono wiadomości, w podziale na regiony, z których pochodzą numery telefonów odbiorców.
   • CRM, wysyłki według użytkowników: liczba wiadomości WhatsApp z systemu CRM wysłanych przez każdego użytkownika w Twoim portalu.