Configurar automações de pipelines para objetos

Ações de gatilho automático, como criar tarefas ou enviar notificações, quando os registros passarem por estágios de pipeline ou status de tickets. Por exemplo, um status de ticket pode ser definido automaticamente como Aguardando o cliente quando um representante de suporte enviar um e-mail do ticket. Este artigo explica como configurar automações com base nas fases do pipeline e nos status dos tickets. 

Saiba mais sobre como usar o editor de fluxo de trabalho completo .

Antes de começar

Automatizar ações com base nos estágios da pipeline

Observação: sua conta pode usar nomes personalizados para cada objeto (por exemplo, Oportunidade em vez de negócio). Este artigo se refere aos objetos por seus nomes padrão de HubSpot. 

Crie automações para negócio, projeto, ticket, compromisso, curso, listagem, pedido, serviço, usuário e objeto personalizado pipeline estágios. Por exemplo, crie uma tarefa ou envie uma notificação interna quando a fase de um negócio mudar.

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, na seção Gerenciamento de dados , clique em Objetos.
3. Na página Objetos , clique no menu suspenso Selecionar um objeto e selecione o objeto que contém o pipeline que você deseja usar.
4. Clique na guia Pipelines.
5. Clique no nome do pipeline para automatizar.
6. Clique na guia Automatizar.
7. Se recolhido, clique em Criar fluxos de trabalho do zero para expandir a seção.
8. Na seção Gatilho ações quando um [nome do objeto] for movido para uma nova fase , clique em Criar fluxo de trabalho na fase em que deseja que a ação seja executada. Se a fase já tiver um fluxo de trabalho, clique no + ícone de ação de fluxo de trabalho .
9. No painel esquerdo, configure uma ação como:
   • Enviar notificação interna por e-mail: envie uma notificação interna para os usuários ou equipes quando um registro entrar na fase. Selecione Enviar notificação interna por e-mail. Configure os detalhes da notificação e clique em Salvar.
   • Criar tarefa: crie uma tarefa quando um registro (por exemplo, projeto) entrar em uma determinada fase. Selecione Criar tarefa. Insira os detalhes da tarefa e clique em Salvar.
   • Revezar registro para o proprietário: atribua o registro a um usuário ou equipe com revezamento, balanceamento de carga ou seleção aleatória. Configure os usuários e o método de revezamento e clique em Salvar.

Gerenciar automações de pipeline existentes

Edite, comente ou exclua ações existentes em seu pipeline e ative ou desative o fluxo de trabalho. Você também pode abrir o fluxo de trabalho no editor completo de fluxo de trabalho para adicionar mais ações ou editar as configurações do fluxo de trabalho. 

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, na seção Gerenciamento de dados , clique em Objetos.
3. Na página Objetos , clique no menu suspenso Selecionar um objeto e selecione o objeto que contém o pipeline que você deseja usar.
4. Clique na guia Pipelines.
5. Clique no nome do pipeline que você deseja automatizar. 
6. Clique na guia Automatizar.
7. Se recolhido, clique em Criar fluxos de trabalho do zero para expandir a seção. 
8. Clique na bolha de ação para editar uma ação existente. Faça as alterações no painel esquerdo e clique em Salvar. 
9. Para deixar um comentário para outros usuários sobre uma ação, passe o mouse sobre uma ação existente e clique no ícone de comentário. Insira sua mensagem e clique em Comentar. 
10. Para excluir uma ação, clique no ícone de exclusão. Selecione Excluir esta ação apenas para excluir a ação selecionada ou selecione Excluir esta ação e todas as seguintes para excluir a ação selecionada e todas as ações depois dela. 
11. Para abrir no editor de fluxo de trabalho completo, clique em Abrir em fluxos de trabalho abaixo das ações da fase. No editor de fluxo de trabalho, você pode adicionar mais ações e editar as configurações do fluxo de trabalho.
12.  Para ativar ou desativar o fluxo de trabalho, ative ou desative a opção Fluxo de trabalho é [status ].

Automatizar ações com base no status do ticket

Configurar status do ticket de emails associados

Você pode atualizar automaticamente o status do ticket quando os e-mails associados a um ticket forem enviados ou recebidos. Isso inclui e-mails enviados do ticket e respostas de clientes ao ticket. O Status do Ticket é a propriedade padrão do HubSpot para rastrear tickets no seu pipeline (por exemplo, statusdo contato).

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, na seção Gerenciamento de dados , clique em Objetos.
3. Na página Objetos , clique no menu suspenso Selecionar um objeto e selecione Tickets.
4. Clique na guia Pipelines.
5. Clique no nome do pipeline de tickets que você deseja automatizar.
6. Clique na guia Automatizar.
7. Se estiver recolhido, clique em Automações de modelos para expandir a seção.
8. Para ativar a automatização de status do ticket, na seção Atualizar status do ticket, marque uma caixa de seleção para ativar um gatilho:
   • Um e-mail é enviado para um cliente: o status do ticket será alterado quando um usuário enviar um e-mail para um contato a partir do registro do ticket. Os e-mails enviados do registro do contato não gatilhos uma alteração de status de tíquete.
   • Um cliente responde a um e-mail: o status do ticket será alterado quando um cliente responder ao mesmo thread em que o ticket foi criado. Se o ticket foi encerrado e posteriormente reaberto, qualquer novo thread no ticket também atualizará o status. 

9. Para editar o status para o qual o ticket será definido com base no gatilho, passe o mouse sobre a linha e clique em Editar ação. No painel direito, clique no menu suspenso Selecionar status, selecione um status e clique em Salvar.
10. Para desativar a automatização de status do ticket, desmarque as caixas de seleção Atualizar status do ticket.

Edite os e-mails padrão de ticket recebido ou ticket fechado

Personalize os e-mails de Ticket recebido ou Marcado como fechado fornecidos pela HubSpot para alinhá-los aos detalhes da sua marca e da equipe de suporte. Os e-mails de Ticket recebido e Ticket fechado são transacionais e serão entregues a contatos não autorizados para marketing.

Para personalizar os e-mails de ticket automatizados padrão:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, na seção Gerenciamento de dados , clique em Objetos.
3. Na página Objetos , clique no menu suspenso Selecionar um objeto e selecione Tickets.
4. Clique na guia Pipelines.
5. Clique no nome de um pipeline que você deseja automatizar.
6. Clique na guia Automatizar e, em seguida, clique em Criar fluxos de trabalho do zero para expandir a seção.
7. Na seção Disparar ações quando os tickets atingirem determinados status, clique no ícone + mais para adicionar uma ação ao status de um ticket.
8. No painel esquerdo, clique em Enviar e-mail.
9. Clique no menu suspenso E-mail automatizado e selecione Ticket recebido ou Ticket fechado.
   
10. Clique em Editar para personalizar o conteúdo do e-mail, o formato, o estilo e o endereço de envio no editor de e-mail de marketing.

Observação: use um endereço de envio conectado ao help desk para que o e-mail automatizado apareça na linha do linha do tempo da conversa do help desk.

Criar e-mails personalizados de automação de tickets

Crie e-mails de pipeline de tickets personalizados sem uma assinatura Marketing Hub Professional ou Enterprise ou complemento de e-mail transacional . Isso significa que e-mails personalizados e automatizados de ticket são enviados para contatos não autorizados para marketing.

Para criar um e-mail automatizado de pipeline de tickets personalizados:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, na seção Gerenciamento de dados , clique em Objetos.
3. Na página Objetos , clique no menu suspenso Selecionar um objeto e selecione Tickets.
4. Clique na guia Pipelines.
5. Clique no nome de um pipeline .
6. Clique na guia Automatizar.
7. Se recolhido, clique em Criar fluxos de trabalho do zero para expandir a seção.
8. Na seção Disparar ações quando os tickets atingirem determinados status, clique no ícone + mais para adicionar uma ação ao status de um ticket.
9. No painel à esquerda:
   •  Selecione Enviar e-mail.
   • Clique no menu suspenso E-mail automatizado e selecione Criar novo e-mail. Uma nova guia será aberta com o editor de e-mail de marketing.
10. Configure o conteúdo do e-mail.
11. Configure o assunto e o endereço do remetente do e-mail. Use um endereço de envio conectado ao help desk para que o e-mail automatizado apareça na linha do linha do tempo da conversa do help desk.
    
12. Conclua a configuração do e-mail.
13. Navegue de volta para a guia do pipeline de automação de tickets.
14. Clique no menu suspenso E-mail automatizado e selecione o e-mail que você acabou de criar.
15. Clique em Salvar.

Configurar ações de pipeline de tickets personalizadas

Configure a automação personalizada com base nas alterações no valor da propriedade de status do ticket, como o envio de um e-mail ou notificação interna. Você também pode usar ações avançadas, como ramificações e atrasos, para rotear registros por diferentes ações.

Para configurar ações com base nos status do ticket:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, na seção Gerenciamento de dados , clique em Objetos.
3. Na página Objetos , clique no menu suspenso Selecionar um objeto e selecione Tickets.
4. Clique na guia Pipelines.
5. Clique no nome de um pipeline que você deseja automatizar.
6. Clique na guia Automatizar e, em seguida, clique para expandir a seção Criar fluxos de trabalho do zero .
7. Na seção Gatilho ações quando um ticket atingir um determinado status, clique no ícone + plus para adicionar uma ação ao status de um ticket.
8. No painel esquerdo, configure uma ação de fluxo de trabalho (por exemplo, enviar notificação interna por e-mail).
9. Alterne a opção O fluxo de trabalho é [status] para ativar ou desativar o fluxo de trabalho.
10. Depois que suas ações forem configuradas, saiba como gerenciar suas automações de pipeline.

Observação: por padrão, as ações automatizadas acima não se aplicam às conversas do chat ao vivo ou do Facebook Messenger. Para ter ticket automação para chat ao vivo ou Facebook Messenger, você pode criar e personalizar um fluxo de trabalho e personalizar o fluxo de trabalho gatilhos de inscrever-se para incluir conversas onde a fonte é igual a Bate-papo.