Criar um renovação orçamento em um contrato

Os contratos são a fonte centralizada de verdade para a receita comprometida na HubSpot. Crie uma renovação orçamento à medida que um cliente se aproxima do fim do contrato atual para obter o compromisso do cliente para o próximo período. Quando um renovação orçamento é aceito, um novo contrato é criado e automaticamente associado ao contrato anterior.

Para começar, saiba mais sobre:

• Definir o gerenciamento de renovação nas configurações de contrato. 

• Como os contratos são usados.

• Como criar contratos. 

• Como criar renovação orçamento modelos.

Gerenciando o processo de renovação com contratos

Antes de criar um renovação orçamento, saiba mais sobre como gerenciar o processo de renovação, antes da data renovação.

Exibir informações do contrato existente

Use o registro de contrato para visualizar as informações existentes do contrato, incluindo desempenho, itens de linha associados, cronograma de cobrança, informações de renovação, linha do tempo de atividades e histórico. Use essas informações para preparar renovação conversas antes de enviar o renovação orçamento.

Crie uma renovação pipeline dedicada

É recomendado criar um renovação pipeline dedicado para renovação negócios e criar novos negócios para renovação orçamentos. Isso significa que você pode gerar relatórios sobre receitas de novos negócios versus receitas de renovação e gerenciar as renovações separadamente de outros negócios ativos.

Use fluxos de trabalho para automatizar renovação negócio e orçamento informações

Use as propriedades do contrato para criar fluxos de trabalho que criam negócios e orçamentos de renovação automaticamente: 

• Crie negócios de renovação antes da data de renovação do contrato para gerenciar a comunicação com o cliente sobre a renovação (por exemplo, e-mails, reuniões, chamadas). 

• Crie orçamentos antes das datas de renovação para usar automaticamente as informações existentes do contrato em um orçamento para enviar ao cliente. Saiba mais sobre como criar orçamentos de renovação a partir de um fluxo de trabalho.

O que está incluído em um renovação orçamento

Por padrão, o renovação orçamento usa o mesmo termo que o contrato existente (por exemplo, se o contrato existente era um contrato de 12 meses, o renovação orçamento será configurado para 12 meses). O renovação orçamento inclui:

• Contatos associados ao contrato existente.
• A empresa associada ao contrato existente.
• Contatos de cobrança, se foram adicionados ao contrato existente.
• Itens de linha do contrato existente. Se o contrato foi atualizado usando um orçamento de alteração, o renovação orçamento também incluirá esses itens de linha. Por exemplo, se um cliente começou com 10 licenças e depois adicionou mais 10 por meio de um orçamento de alteração, o renovação orçamento incluirá 20 licenças para todo o prazo da orçamento.
• Corresponder os termos de pagamento do contrato existente.

Criar um renovação orçamento

Crie um renovação orçamento a partir de um contrato existente. Os orçamentos de Renovação devem ser associados a um negócio. Você pode criar um negócio durante o processo de renovação orçamento ou associar manualmente um negócio existente.

Para criar uma renovação orçamento:

1. Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até Receita > Contratos. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Receita > Contratos.
2. Clique no nome do contrato.
3. No canto superior direito da barra lateral esquerda, clique em Ações e selecione Criar renovação orçamento .
4. No painel direito:
   
   • Se a configuração Criar automaticamente novos negócios para renovação orçamentos estiver ativada, clique no menu suspenso Negócio pipeline e selecione uma pipeline . Em seguida, clique no menu suspenso Fase do negócio e selecione um fase do negócio .
   • Se a configuração Criar automaticamente novos negócios para orçamentos de renovação estiver desativada, clique no menu suspenso Associar a um negócio e selecione um negócio, ou clique em Criar um novo negócio para criar um novo negócio.
5. Clique no menu suspenso Selecionar um modelo de orçamento e selecione um modelo de orçamento. Saiba mais sobre como configurar modelos de orçamento.
6. No campo Data de vigência da alteração, clique no seletor de data e selecione a data em que a alteração entrará em vigor.
7. Se a opção Permitir que os usuários substituam a configuração rateio padrão estiver ativada, desmarque as cobranças rateadas e os créditos para o período de cobrança restante para não ratear os encargos. Se a caixa de seleção estiver marcada, as cobranças serão rateadas.
8. Clique em Criar orçamento.
9. Você será direcionado ao editor de orçamentos. Os detalhes do vendedor e do comprador são adicionados automaticamente a partir do contrato.
10. Crie o orçamento .
11. Para editar o resumo, incluindo a Data de vigência da alteração, clique na seção Resumo no editor de orçamentos. No editor da barra lateral esquerda, em Alterar data de vigência:
    • Clique no menu suspenso Efetivo e selecione uma opção:
      • No contrato: a configuração padrão. Esta é a data em que o orçamento passa para Aceito, seja por meio de assinatura eletrônica, contrato de clique para aceitar ou quando um usuário do HubSpot marca o orçamento como assinado.
      • Data personalizada: uma data personalizada. Você pode definir a Data de vigência de um orçamento para uma data no passado. Ao usar uma data no passado, a data de expiração será tratada como o prazo final de assinatura do comprador. Isso significa que o comprador ainda pode assinar a qualquer momento até a data de expiração, mesmo que a Data efetiva esteja no passado. Depois de selecionar esta opção, clique no seletor de datas e selecione a data em que a renovação entrará em vigor.
      • Início atrasado (dias): atrasa a data de início da cobrança por um número de dias após a finalização da compra. Depois de selecionar esta opção, insira o número de dias.
      • Início atrasado (meses): atrasa a data de início da cobrança por um número de meses após a finalização da compra. Depois de selecionar esta opção, insira o número de meses.
    • No campo Rótulo , edite o rótulo exibido acima da data de vigência.
12. No editor da barra lateral esquerda, em Duração do prazo:
    • No campo Rótulo , edite o rótulo exibido acima do comprimento do prazo.
    • Desative a opção Duração do prazo para ocultá-lo.

16. No editor da barra lateral esquerda, em Desconto total:
    • Clique no menu suspenso Formatar e selecione uma opção:
      • Mostrar como valor: mostre o valor do desconto na moeda do orçamento.
      • Mostrar como porcentagem: mostrar o desconto como uma porcentagem.
      • Mostrar como porcentagem e valor: mostre o desconto como porcentagem e como um valor na moeda do orçamento.
    • No campo Rótulo , edite o rótulo exibido acima do desconto total.
    • Desative a opção Desconto total para ocultá-lo.
17. Na barra lateral esquerda, em Valor total do contrato:
    • No campo Rótulo , edite o rótulo exibido acima do valor total do contrato.
    • Desative a opção Valor total do contrato para ocultá-lo. O valor total do contrato não será exibido se qualquer um dos itens de linha tiver um prazo de cobrança indefinido. Ajuste o termo de cobrança do item de linha para exibir o valor total do contrato.
18. O total atualizado, incluindo os impostos aplicáveis, aparece abaixo dos itens de linha.
    
    
19. Para compartilhar uma renovação orçamento, clique em Compartilhar no canto superior direito.

Criar um renovação orçamento usando um fluxo de trabalho

Você pode criar um renovação orçamento usando uma ação fluxo de trabalho em um fluxo de trabalho baseado em negócios. Para criar um renovação orçamento usando um negócio fluxo de trabalho:

1. Na sua conta HubSpot, clique em Mais, então navegue até Automação > Fluxos de trabalho. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Automação > Fluxos de trabalho.
2. Crie um fluxo de trabalho ou clique em um fluxo de trabalho existente para editá-lo.
3. Defina seus gatilhos de inscrição-se.
4. Clique em + abaixo do seu gatilho.
5. No painel esquerdo, clique para expandir a seção CRM .
6. Selecione Criar renovação orçamento do contrato.
7. Clique no menu suspenso Contrato e selecione uma opção recomendada ou Contratos: todos associados.
8. Clique no menu suspenso Modelo e selecione um modelo de orçamento.
9. Clique no menu suspenso Método de seleção de Negócio e escolha uma opção:
   • Novo negócio usando o pipeline/fase padrão: cria um novo negócio na fase padrão do pipeline selecionado.
   • Negócio existente: para selecionar outro negócio, depois de selecionar esta opção, clique no menu suspenso Negócio e selecione um negócio.
10. No canto superior direito, clique em Salvar.
11. Clique em Revisar e ativar no canto superior direito para ativar o fluxo de trabalho.

O que acontece depois que um renovação orçamento é aceito

Depois que um renovação orçamento é aceito pelo cliente:

• Os clientes concluem o pagamento usando o processo de pagamento por orçamento.
• O novo contrato é associado automaticamente ao contrato anterior. Para exibir o contrato:

• 1. Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até Receita > Contratos. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Receita > Contratos.
  2. Localize e clique no nome do novo contrato. Ou clique no nome do contrato existente. Em seguida, na barra lateral direita, navegue até o cartão Contratos para exibir o novo contrato. O contrato de renovação também será exibido nas guias Atividades e Histórico .

• A partir da data de renovação, gerencie as atualizações e alterações do novo contrato.

Próximas etapas

• Saiba mais sobre como criar modelos de alteração e renovação orçamento.
• Saiba mais sobre como exibir e gerenciar contratos, incluindo como criar orçamentos de alteração e renovação, rescindir contratos, associar contratos a outros registros e exportar contratos.