En guide till konversationerna i inkorgen

• Om du har flera inkorgar i ditt konto klickar du på rullgardinsmenyn längst upp till vänster och väljer en annan inkorg att visa.

• I inkorgen kan du använda följande funktioner för att hantera dina konversationer.

Filter

Du kan både söka och filtrera dina konversationer samtidigt för att snabbt hitta en relevant tråd. Klicka på sökikonen search uppe till vänster och ange en sökterm för att söka efter en konversation, och använd filter för att begränsa sökningen.

• Status: filtrera dina konversationer baserat på deras öppna eller stängda status.
  
• Kanal: sortera konversationer baserat på om de skapades från ett e-postmeddelande, en livechatt eller en Messenger-konversation.
• Kontakt: filtrera konversationer efter den kontakt som är associerad med tråden.
• Mottagare: filtrera konversationer efter den specifika teammedlem som tilldelats konversationen.
  • Du kan också filtrera konversationer som har tilldelats ett bot-chattflöde genom att välja namnet på chattflödet i rullgardinsmenyn.
  • Markera kryssrutan Visa avaktiverade/ borttagna användare för att söka efter konversationer som tilldelats borttagna eller avaktiverade användare i ditt konto.
• Datum : använd datumväljaren för att filtrera konversationer som ägde rum under en viss tidsram.
• Fler alternativ: välj kryssrutan Dölj filtrerade för att filtrera bort konversationer som inte är relevanta för ditt företag och/eller välj kryssrutan Dölj papperskorgen för att filtrera bort borttagna konversationer från sökresultaten.

Du kan också sortera dina konversationer från äldst till nyast genom att klicka på rullgardinsmenyn ovanför listan med konversationer. För att navigera tillbaka till din inkorg klickar du på Avsluta sökning längst upp till höger.

Visningar

Alla konversationer är segmenterade i olika inkorgsvyer. Dessa vyer grupperar konversationer efter mottagare, kanal eller filtrerad status. Om du är användare i ett Marketing Hub-, Sales Hub- eller Service Hub Professional- ellerEnterprise-konto kan du lära dig hur du organiserar dina konversationer i anpassade vyer i inkorgen.

Välj en vy i det vänstra sidofältet:

• Unassigned: visa alla konversationer som inte har tilldelats någon ägare. Om ägaren till en konversation senare tas bort från ditt konto kommer konversationen automatiskt att bli otilldelad och visas även i den här vyn.
• Tilldelad till mig: visa alla konversationer med minst ett svar som har dirigerats eller tilldelats dig.
• Alla öppna: visa alla ditt teams konversationer i inkorgen. Tänk på att om du skickar ett utgående e-postmeddelande till en kontakt från inkorgen kommer det inte att visas i vyn Alla öppna förrän kontakten svarar på e-postmeddelandet.
• Chatt: visa alla konversationer som har sitt ursprung i en chattwidget på din webbplats.
• Bots: visa alla botkonversationer som aldrig har tilldelats eller ännu inte har tilldelats en ägare.
• E-post: visa alla konversationer som härrör från e-postmeddelanden som skickats till ditt teams e-postadress.
• Messenger: visa alla konversationer som har sitt ursprung på en Facebook Business Page med ett anslutet Facebook Messenger-konto.
• Formulär : visa alla inlämningar till ett anslutet supportformulär.
• Samtal: visa alla samtal som ringts till ett anslutet telefonnummer.
• Alla stängda : visa alla konversationer som har stängts.
• Sent: visa alla utgående e-postmeddelanden som skickats från konversationens inkorg och från en post i CRM. Tänk på att när mottagaren svarar på e-postmeddelandet flyttas konversationen till vyn Alla öppna och andra relevanta vyer, till exempel Tilldelad till mig eller Otilldelad .
• Skräppost: visa alla e-postmeddelanden som inte är relevanta för dina affärskonversationer, t.ex. marknadsföringsmeddelanden. Alla e-postmeddelanden som tas emot från en rollbaserad e-post (marketing@, sales@, etc.) skickas till skräppostvyn .
• Trash: visa alla borttagna konversationer. Öppna en borttagen konversation för att granska innehållet. Om du vill återställa den borttagna konversationen klickar du på Restore rotatei i toppmenyn. Om du vill radera meddelandet permanent klickar du på Radera för alltid delete. Då raderas tråden permanent från inkorgen och från den kontaktpost där konversationen loggas. Det tillhörande ärendet raderas också. Du kan inte komma åt trådarna i inkorgen eller på de tillhörande posterna efter att du har raderat dem från papperskorgen. Dessa konversationer raderas automatiskt efter 30 dagar och kan inte återställas.

Vyerna Ej tilldelad, Tilldelad till mig, Alla öppna och Chatt visas alltid. För att komma åt de andra standardvyerna klickar du på Mer.

Skriva

Klicka på Skriv längst ned till vänster för att skriva ett utgående e-postmeddelande direkt från din konversationsinkorg. Läs mer om hur du skickar och svarar på e-postmeddelanden från konversationsinkorgen.

Lista över konversationer

I den vänstra panelen visas en lista över alla konversationer i den valda vyn. Konversationerna är sorterade efter när meddelandet mottogs, med början med det senast mottagna meddelandet. Förhandsgranskningen av meddelandet innehåller följande detaljer:

• Namnet på den kontakt som startade konversationen samt antalet deltagare som ingår i tråden.
• En vidarebefordrings- eller svarsindikator som hjälper dig att identifiera de konversationer som du fortfarande behöver svara på.
• E-postmeddelandets ämnesrad, om tillämpligt, och en förhandsgranskning av meddelandetexten.
• Tidsstämpeln för det senast mottagna meddelandet i tråden.
• En ikon som anger vilken kanal konversationen kommer från.
• En förhandsgranskning av eventuella kommentarer som ingår i tråden.

Om och tillhörande poster

I det högra sidofältet visas kontextuell information om den associerade kontakten, det associerade ärendet och kontaktens tidigare konversationer med ditt företag. Klicka för att expandera varje avsnitt och visa ytterligare detaljer.

• Kontakt: Om du vill koppla bort kontakten från tråden klickar du på X bredvid kontaktens namn. För att öppna kontaktposten i en annan webbläsarflik klickar du på kontaktens namn. I kontaktposten kan du skicka ett personligt e-postmeddelande, ringa ett samtal, lägga till en anteckning, skapa en uppgift eller schemalägga ett möte med kontakten.
• Biljett: Om du vill visa ytterligare information om biljetten klickar dupå View more (Visa mer) på biljettkortet. I panelen som öppnas till höger klickardu på Edit the shown properties för att anpassa de egenskaper som visas i panelenTicket details. Detta kommer inte att uppdatera de egenskaper som visas på Ticket-kortet i inkorgen. Om konversationen inte har någon associerad biljett klickar du på Skapa biljett. Du kan inte koppla bort en biljett från en konversation i inkorgen. Läs mer om hur du hanterar ärenden i inkorgen.
  
  

  Observera: konton som skapats efter den 1 april 2024 har inte tillgång till ärenden i inkorgen. Om du skapar ett ärende i inkorgen flyttas både ärendet och konversationen till helpdesk. Läs mer om hur du hanterar ärenden i helpdesk.

• Om den härkontakten: kontaktegenskaperna som visas här är desamma som egenskaperna på kortet About (Om ) i kontaktposten. Om du vill redigera de kontaktegenskaper som visas håller du muspekaren över informationsikonen info och klickar sedan på Redigera egenskaper.
• Andra konversationer: visa tidigare konversationer mellan kontakten och ditt team.
• Andra ärenden: visa kontaktens ytterligare associerade ärenden.
• Tidigare feedback: visa kontaktens tidigare feedback från en kundsupportundersökning.
• Avtal: Klicka på Skapa ett avtal om du vill skapa en avtalspost för att spåra eventuella intäktsmöjligheter från den här konversationen.
• Företag: visa kontaktens associerade företagspost.
• Anpassadeobjekt (endastEnterprise ): om du använder anpassade objekt kan du visa den anpassade objektpost som är kopplad till den kontakt som ingår i tråden. För att visas i inkorgen måste posten med det anpassade objektet vara kopplad till kontaktposten.

Svara och kommentera

Använd svarsredigeraren för att svara på ett inkommande e-postmeddelande eller chattmeddelande, eller använd fliken Kommentar för att meddela en annan teammedlem om konversationen. Du kan också ringa ett samtal från svarsredigeraren om du behöver kontakta en kontakt via telefon.

Om du vill expandera svarsredigeraren medan du skriver ditt svar klickar du på och drar till svarsredigeraren.

• Skriv ett svar och använd verktygsfältet längst ned till vänster för att lägga till rik textformatering (t.ex. fet stil, kursiv stil etc.). Du kan också klicka på Insert och välja ett alternativ för att bifoga innehåll från ett annat verktyg i HubSpot, t.ex:

  • Artiklar i kunskapsdatabasen
  • Snuttar
  • video
  • Möten
  • dokument
  • Citat
  • mallar
• Klicka på breezeSingleStar AI-ikonen och välj sedan ett markeringskommando:
  • Skriv för mig: skriv en uppmaning i rutan Skriv för mig och klicka sedan på Generera för att generera text som du kan använda i din konversation. Klicka på Infoga för att använda uppmaningen eller på Generera för att skapa en annan version av uppmaningen.
  • Sammanfatta konversation : sammanfatta långa konversationer till korta sammanfattningar.

Läs mer om hur du använder AI-assistenter i konversationsinkorgen.

Kommentera en konversation

Om du vill att en annan användare ska granska tråden eller följa upp med kontakten kan du lägga till en kommentar till konversationen. Den här kommentaren kommer inte att vara synlig för kontakten.

• Klicka på fliken Kommentar i svarsredigeraren .
• Skriv @ och din teammedlems namn och skriv sedan ditt meddelande.
  • Använd ikonerna längst ned i e-postredigeraren för att ändra textstil, infoga en länk eller ladda upp en fil.
  • Om du vill lägga till ett dokument, ett utdrag, en möteslänk, en artikel i kunskapsbasen, ett citat eller en video i ditt svar klickar du på Infoga.
• Klicka på Lägg till kommentar. En avisering skickas till teammedlemmen med en länk till konversationen.
• Klicka på en konversation i den vänstra sidofältet för att öppna en detaljerad vy av tråden till höger.
  • Om du vill välja en användare att tilldela konversationen klickar du på rullgardinsmenyn Owner längst upp till vänster.
  • Om konversationen har ett associerat ärende klickar du på ärendets namn ovanför konversationen för att öppna ärendeposten i en annan webbläsarflik.
  • Om du vill växla från livechatt eller Facebook Messenger till att svara via e-post klickar du på rullgardinsmenyn för kanal i svarsredigeraren och väljer E-post. När konversationen avslutas kommer konversationshistoriken att skickas till besökaren via e-post.
  • Om du vill skicka en kopia av chattutskriften, ta bort konversationen, blockera en avsändare eller markera konversationen som skräppost klickar du på rullgardinsmenyn Mer längst upp till höger.
    • När du blockerar en avsändare flyttas konversationen till din filtrerade vy i inkorgen. Du kan välja att avblockera en avsändare från din skräppostvy så att framtida konversationer syns i din inkorg.
      
      • För chattar kommer besökaren att se chattwidgeten när de besöker din webbplats, men deras nya meddelanden kommer inte att visas i din inkorg.
      • För e-postmeddelanden kommer detta att filtrera tråden och alla inkommande trådar från den här avsändaren framöver.
      • De tillhörande ärendena kommer att raderas permanent.

Observera: om du markerar en e-postkonversation som skräppost filtreras endast den aktuella tråden.

• Om du vill vidarebefordra en e-postkonversation till ett annat team eller en annan organisation utanför ditt företag klickar du på Forward högst upp i det senaste e-postsvaret.
• Om du vill markera konversationen som avslutad klickar du på Stäng konversation. Om det finns ett ärende kopplat till konversationen kan användaren stänga ärendet och konversationen samtidigt, eller bara stänga konversationen genom att klicka på rullgardinsmenyn Mer och välja Stäng konversation.

• Om du vill ha mer utrymme för att svara på konversationen kan du fälla in höger eller vänster panel genom att klicka på ikonen last högst upp i panelen och expandera panelen igen genom att klicka på ikonen first.

Observera: i botkonversationer där besökaren inte har nått botens botåtgärdSkicka till teammedlem kan konversationen inte markeras som avslutad förrän efter 30 minuters inaktivitet från besökarens sida.

• Så här tar du bort eller stänger dina konversationer i bulk:
  • Håll muspekaren över konversationerna och markera kryssrutorna bredvid de trådar som du vill redigera.
  • Längst upp i inkorgen väljer du Flytta till papperskorgen eller Stäng konversationen.

Länka till ett specifikt meddelande i en konversation

Du kan länka direkt till ett meddelande i en konversation för att dela det med en medarbetare, vilket underlättar ett effektivt samarbete och gör att du inte behöver söka igenom andra meddelanden i tråden.

Så här skapar och delar du en meddelandelänk:

• Klicka på en konversation i det vänstra sidofältet för att öppna en detaljerad vy av tråden till höger.
• Håll muspekaren över ett meddelande i tråden, klicka på ellipsikonen och välj sedan Kopiera länk.

• Meddelandelänken kopieras till urklippet, som du sedan kan dela med en annan medlem i ditt team. När de klistrar in webbadressen i webbläsarens URL-fält kommer de att skickas direkt till det specifika meddelandet.

Dölj meddelanden (endastEnterprise)

Användare iett Enterprise-konto kan välja att dölja meddelanden i inkorgen för att skydda känslig information.

Så här döljer du ett meddelande i konversationens inkorg:

• Klicka på en konversation i det vänstra sidofältet för att öppna en detaljerad vy av tråden till höger.
• Håll muspekaren över ett meddelande i tråden, klicka på ellipsikonen och välj sedan Dölj meddelande.
• När meddelandet är dolt ersätts det i konversationens inkorg med Meddelandet har döljts. Om e-postmeddelandet loggades i en post tas det bort från postens tidslinje.
  
  

Så här avaktiverar du döljandet av ett meddelande i konversationsinkorgen:

Observera: endast superadministratörer eller den användare som ursprungligen gömde meddelandet kan ta bort det.

• Klicka på en konversation i det vänstra sidofältet för att öppna en detaljerad vy av tråden till höger.
• Håll muspekaren över ett meddelande i tråden, klicka på ellipsikonen och välj sedan Unhide message.
  
  
• När meddelandet har döljts återställs det i konversationens inkorg och i alla poster där det ursprungligen loggades.

Status för

Klicka i det övre vänstra hörnet för att slåpå eller av strömbrytaren och ändra statusen för din chatttillgänglighet. Läs om hur du anpassar din arbetstid så att den automatiskt anger din tillgänglighetsstatus.

När du är borta kommer du fortfarande att visas som tillgänglig för alla öppna chattar som för närvarande är tilldelade dig, men du kommer att visas som borta för nya inkommande besökare.

Inställningar för inkorgen

I det nedre vänstra hörnet av inkorgen kan du snabbt komma åt dina inkorgsinställningar för att redigera dem. Du kan redigera inställningar på inkorgsnivå eller inställningar som är specifika för ditt e-postmeddelande eller din chattkanal. Läs mer om hur du redigerar din inkorg.