Ta bort HubSpot-användare

Det är rekommenderat att inaktivera eller ta bort en HubSpot-användare från ditt HubSpot-konto när de inte längre använder det, särskilt om de inte längre är anställda av företaget eller har flyttat till en ny position där tillgång till HubSpot inte längre behövs. Det är också rekommenderat att ta bort användare när de har avaktiverats och inte förväntas återvända.

Förstå skillnaden mellan att avaktivera och ta bort en användare

Om du vill ta bort en användare från ditt HubSpot-konto måste du först avaktivera dem. Efter avaktiveringen kan du sedan helt ta bort användaren från ditt HubSpot-konto. I det följande förklaras skillnaderna mellan att inaktivera och ta bort en användare.

• Avaktivera en användare:
  • Användaren kommer inte längre att kunna logga in eller komma åt kontot, men användarprofilen och tillhörande data kommer att finnas kvar för rapportering och prognoser.
  • Användaren kan återaktiveras senare med sina nuvarande tillgångar. Användaren kommer till exempel att förbli tilldelad sina poster.
  • Användaren kommer inte längre att få meddelanden.
  • Användaren behåller sin betalda plats, men platsen räknas inte av mot kontots totala antal platser.

• Ta bort en användare:
  • Användaren måste avaktiveras innan du kan ta bort den helt från ditt konto.
  • Användaren kommer inte längre att kunna logga in eller komma åt kontot, och dennes användarprofil kommer att tas bort från kontot.
  • Användaren kommer inte längre att tilldelas från konversationer och tillgångar, och tas bort från rapporter. Läs mer om vad som tas bort från kontot när du tar bort en användare.

Vem kan inaktivera eller ta bort användare

Användare med Super Admin-behörighet kan inaktivera och ta bort andra användare. Dessutom kan en användare ta bort sig själv från ett HubSpot-konto eller helt radera sitt användarkonto efter att de har tagits bort från alla HubSpot-konton. Om du raderar ett användarkonto kommer det att tas bort helt från HubSpots system.

Hur man avaktiverar en användare

Genom att avaktivera en användare kan du bevara användarens historiska aktiviteter utan att förlora åtkomst till viktiga data. När inaktiverade användare återaktiveras kommer deras historiska aktiviteter som fastighetsändringar och innehållsuppdateringar fortfarande att vara tillgängliga.

Förstå förutsättningarna innan du avaktiverar en användare

Innan du inaktiverar en användare bör du tänka på följande:

• Avaktiveringar kan ta upp till fem minuter innan de träder i kraft i HubSpots system.
• Vi rekommenderar att du omfördelar eventuella tillgångar som användaren äger innan du avaktiverar användarna.
• Om användaren äger några tillgångar eller ingår som kriterier för ett filter (t.ex. arbetsflöden) bör du manuellt ta bort dem från dessa verktyg.
• Om användaren äger några schemaläggningssidor, ingår i några grupp- eller round-robin-schemaläggningssidor eller ingår i en mötesrotation bör du ta bort eller omfördela dem så att de inte blir bokade för möten.

Observera: det går inte att ta bort eller överföra äganderätten till en användares standardmöteslänk. I dessa fall ska du be användaren att stänga av schemaläggningssidorna i sina användarinställningar innan du avaktiverar dem, eller ta bort användaren efter att du har avaktiverat dem. Användare med ett Enterprise-konto kan logga in som en annan användare för att stänga av schemaläggningssidor.

• • Om en användares schemaläggningssida inte omfördelas eller tas bort, om användaren förblir medlem i en grupp eller en schemaläggningssida med rundgång, eller om de ingår i en rotation, kommer möten att fortsätta att schemaläggas för användaren. Som ett resultat kan en kontakt få en inbjudan till ett möte med den avaktiverade användaren.

• • Om ett möte bokas för en kontakt, antingen via den avaktiverade användarens egen schemaläggningssida, via en grupp- eller round-robin-schemaläggningssida eller via en rotation, kommer mötet inte att visas i kontaktens aktivitetsflöde. Om kontakten bokade via en schemaläggningssida kommer sidvyn att visas i användarens aktivitetsflöde.
  • När användaren har avaktiverats fungerar inte längre automatiseringen av arbetsflödet för mötesbokningar. Om ett arbetsflöde till exempel är inställt på att utlösas när ett möte bokas med den avaktiverade användaren kommer det inte att utlösas efter avaktiveringen.
    
    

• Om en användare har angetts som kontaktpunkt i dina Account & Billing-inställningar måste du ta bort dem från rollen.
• Avaktiverade användare kommer att hoppas över när du använder arbetsflödesåtgärden rotera postägare och kommer att tas bort som alternativ när du anger ägaren till en post.
• När en användare har avaktiverats kopplas deras personliga e-post bort. De kan inte logga in nya e-postmeddelanden till CRM, inklusive schemalagda sekvensmeddelanden.
• Eventuella teame-postmeddelanden som användaren har kopplat till konversationsinkorgen förblir kopplade.

Steg för att avaktivera en användare

Så här avaktiverar du en användare:

1. Navigera till Users & Teams i menyn till vänster i sidofältet.
2. Håll muspekaren över användarens namn , klicka sedan på Åtgärder och välj Avaktivera användare.
3. I dialogrutan granskar du rådgivningen och klickar sedan på Inaktivera användare. Användaren kommer att få ett e-postmeddelande som anger att profilen har avaktiverats.

Så här återaktiverar du en avaktiverad användare

Så här återaktiverar du en användare som tidigare har varit avaktiverad:

1. Navigera till Users & Teams i menyn till vänster i sidofältet.
2. Klicka på användarens namn . Användarens status visas som Avaktiverad längst upp till vänster.
3. Klicka på Åtgärder längst upp till höger och välj sedan Återaktivera användare. Alla platser som tilldelats användaren före inaktiveringen och som inte har avaktiverats kommer att återaktiveras. Klicka på fliken Access för att se om användaren är tilldelad några platser.
4. Klicka på Reactivate user (Återaktivera användare) i dialogrutan. Användaren kommer att få ett e-postmeddelande som anger att profilen har återaktiverats.

Så här tar du bort en användare

Innan du helt tar bort en användare från ditt HubSpot-konto måste användaren avaktiveras. När du tar bort en användare tas användarens användarprofil och all tillhörande information bort helt från HubSpot-kontot.

Förstå förutsättningarna innan du tar bort en användare

Innan du tar bort en användare bör du notera följande:

• Innan du tar bort en användare bör du omfördela alla poster som ägs av användaren. Läs mer om hur du ställer in ägande av poster i HubSpot.
• Om en användare är inställd som kontaktpunkt i dina inställningar för konto och fakturering måste du ta bort dem från rollen innan du kan ta bort dem som användare.
• När du tar bort en användare kan du inte återställa den användaren. Istället måste du gå igenom processen för att skapa användare igen. Poster som en gång har tilldelats den borttagna användaren bör tilldelas på nytt när de läggs till igen.

• När en användare tas bort från ett konto kommer HubSpot inte att radera några tillgångar eller aktiviteter som de har skapat. Detta inkluderar tillgångar som blogginlägg, sidor, listor, arbetsflöden, formulär och rapporter, samt försäljningsaktiviteter som loggade e-postmeddelanden och anteckningar. Tillgångarna kommer att visa Deactivated/Removed (användarens e-postadress) som skapare.

• Alla schemaläggningssidor som skapats av den borttagna användaren kommer att raderas.

• Alla sociala meddelanden som publicerats av den borttagna användaren kommer att förbli publicerade. Men om den borttagna användaren var administratör för några konton i sociala medier kan du behöva återansluta dessa konton.

• Användaren kommer att finnas kvar som bloggförfattare. Läs om hur du tar bort profilen för bloggförfattare manuellt.
• Alla marknadsföringsmeddelanden som skapats av en borttagen användare kommer att finnas kvar, men all användarinformation som är kopplad till marknadsföringsmeddelandet försvinner. Till exempel kommer inget namn att visas när du visar vem som skapade marknadsföringsmeddelandet.

• Alla sekvenser, mallar och dokument som skapats i ditt konto kommer att finnas kvar, men den borttagna användaren måste ha delat sina säljmallar innan borttagningen för att andra användare ska få åtkomst till dem.

• Alla konversationer som tilldelats den borttagna användaren kommer inte längre att tilldelas.
• Om du tar bort en användare från ditt konto kommer Deactivated/Removed (användarens e-postadress) att visas i äganderätten för alla kontakter, företag, erbjudanden och biljetter som ägs av den användaren. Om ditt HubSpot-konto är synkroniserat med Salesforce och den borttagna användaren fortfarande är en Salesforce-användare, kommer användarens namn att visas som Namn (Salesforce), som det gör för SFDC-användare som aldrig hade HubSpot-åtkomst.
• Om du tar bort en användare som har skapat en privat app eller tar bort deras superadministratörsbehörighet kommer alla associationsanrop i den privata appen att misslyckas med felet: USER_DOES_NOT_HAVE_PERMISSIONS. Om detta händer rekommenderas det att antingen:
  • Återskapa en ny privat app.
  • Rotera åtkomsttoken.
  • Lägga till användaren igen, med samma behörigheter som användes för att skapa appen.
• När en användare har tagits bort från ditt konto visas de inte längre som ett alternativ i filter, t.ex. i listor eller instrumentpaneler. Du kan visa borttagna användare i dina filter genom att markera kryssrutan Show deactivated and removed owners when filtering.
  
  

Ta bort användare som kontaktpunkt för Account & Billing

Om en användare har angetts som kontaktpunkt i inställningarna för Account & Billing måste du ta bort användaren från rollen innan du kan ta bort användaren som användare.

1. Klicka på fliken Företagsinfo högst upp.
2. I avsnittet Kontaktpunkter klickar du på Ta bort från roll bredvid de roller som användaren är inställd som.

4. Klicka på Ja, ta bort från roll i dialogrutan.
5. Om användaren är inställd som primär kontokontakt måste du ersätta den med en annan användare.

• • Klicka på rullgardinsmenyn bredvid Primary Account Contact och välj sedan en annan användare.
  • Klicka på Ja i dialogrutan, lägg till användaren i rollen.

När du har slutfört stegen ovan kan du ta bort användaren från ditt konto.

Steg för att ta bort en användare från ditt konto

Så här tar du bort en användare från ditt konto:

1. Navigera till Users & Teams i menyn till vänster i sidofältet.
2. Klicka på rullgardinsmenyn för status och markera kryssrutan bredvid Avaktiverad.
3. Klicka på användarens namn . Användarens status bör visas som Avaktiverad längst upp till vänster. Läs mer om hur du avaktiverar en användare.
4. Klicka på Åtgärder längst upp till höger och välj sedan Ta bort från konto.

5. I dialogrutan granskar du meddelandet och vidtar nödvändiga åtgärder för att omfördela platser och tillgångar. Klicka på Fortsätt och sedan på Bekräfta.

Om du vill ta bort användare i bulk markerar du kryssrutorna bredvid de inaktiverade användarna och klickar sedan på Ta bort.

Ta bort dig själv från ett HubSpot-konto

Du kan också ta bort ditt användarkonto från ett specifikt HubSpot-konto.

Innan du tar bort ditt användarkonto från ett specifikt HubSpot-konto ska du klicka på ditt kontonamn längst upp till höger i huvudnavigeringsfältet för att kontrollera att du är inloggad på rätt HubSpot-konto.

Så här tar du bort ditt användarkonto från ett specifikt HubSpot-konto:

1. Navigera till Allmänt > Säkerhet i menyn till vänster i sidofältet.
2. Längst ner klickar du på Ta bort mig från det här kontot. Om du är en del av andra konton kommer du fortfarande att ha åtkomst till dem. Om du inte har tagits bort som kontaktpunkt i Konto och fakturering kommer den här knappen att vara grå.

4. Skriv in din e-postadress i dialogrutan och klicka sedan på Ta bort.

Ta bort ditt HubSpot-användarkonto

När en användares åtkomst tas bort från ett HubSpot-konto kan de inte längre komma åt det HubSpot-kontot. Användarkontot som är knutet till deras e-postadress kommer dock fortfarande att finnas kvar. Du kan helt radera ditt användarkonto om du inte är den enda Super Admin som finns kvar på HubSpot-kontot.

Observera: om du raderar din användare raderas alla Academy-certifieringar som är kopplade till den e-postadressen. Om du vill behålla dina certifieringar kan du överföra dem till en ny e-postadress innan du raderar din användare.

För att permanent radera din användare när den inte är kopplad till något annat HubSpot-konto:

1. Logga in på det användarkonto som du vill radera. Se till att det inte har tillgång till några andra HubSpot-konton.
2. Klicka på din profilbild längst upp till höger. Klicka sedan på Profil och inställningar.
3. Navigera till Säkerhet i menyn i vänster sidofält.
4. Längst ner klickar du på Ta bort mitt användarkonto.

5. I dialogrutan anger du användarens e-postadress och klickar sedan på Ta bort användare.

För att permanent ta bort din användare när den fortfarande är kopplad till ett HubSpot-konto:

1. Klicka på Allmänt > Säkerhet i menyn i vänster sidofält.
2. Längst ner klickar du på Ta bort mitt användarkonto.

4. Ange användarens e-postadress i dialogrutan och klicka sedan på Ta bort användare.