Inaktivera och ta bort HubSpot-användare

Det rekommenderas att inaktivera eller ta bort en HubSpot-användare från ditt HubSpot-konto när denne inte längre använder det, särskilt om personen inte längre är anställd vid företaget eller har bytt till en ny befattning där åtkomst till HubSpot inte längre behövs. Det rekommenderas också att ta bort användare när de har inaktiverats och inte förväntas återvända. 

Förstå skillnaden mellan att inaktivera och ta bort en användare

Om du vill ta bort en användare från ditt HubSpot-konto måste du först inaktivera hen. Efter inaktiveringen kan du sedan ta bort användaren helt från ditt HubSpot-konto. Nedan förklaras skillnaderna mellan att inaktivera och ta bort en användare.

• Inaktivera en användare:
  • Användaren kommer inte längre att kunna logga in eller få åtkomst till kontot, men användarprofilen och tillhörande data kommer att finnas kvar för rapportering och prognoser.
  • Användaren kan återaktiveras senare med sina befintliga tillgångar. Användaren kommer till exempel fortfarande att vara tilldelad sina poster.
  • Användaren kommer inte längre att få aviseringar från det konto där hen har inaktiverats.
  • Användaren behåller sin betalda licens, men licensen räknas inte in i kontots totala antal licenser.

• Ta bort en användare:
  • Användaren måste inaktiveras innan du kan ta bort hen helt från ditt konto.
  • Användaren kommer inte längre att kunna logga in eller få åtkomst till kontot, och dennes användarprofil kommer att tas bort från kontot.
  • Användaren kommer att avtilldelas från konversationer och tillgångar samt tas bort från rapporter. Läs mer om vad som tas bort från kontot när en användare tas bort.

Vem kan inaktivera eller ta bort användare

Användare med superadministratörsbehörighet behörigheter kan inaktivera och ta bort andra användare. Dessutom kan en användare själv ta bort sig från ett HubSpot-konto eller helt radera sitt användarkonto efter att ha tagits bort från alla HubSpot-konton. När ett användarkonto raderas tas det bort helt från HubSpots system. Av säkerhetsskäl kan HubSpot-supporten inte inaktivera eller ta bort användare i ett konto.

Så här inaktiverar du en användare

Genom att inaktivera en användare kan du bevara användarens tidigare aktiviteter utan att förlora åtkomsten till viktig data. När inaktiverade användare återaktiveras kommer deras tidigare aktiviteter, såsom ändringar av egenskaper och innehållsuppdateringar, fortfarande att vara tillgängliga.

Ta reda på vad som krävs innan du inaktiverar en användare

Innan du inaktiverar en användare bör du beakta följande:

• Det kan ta upp till fem minuter innan avaktiveringen träder i kraft i HubSpots system.
• Vi rekommenderar att du omfördelar alla tillgångar som användaren äger innan du inaktiverar användaren.
• Om användaren äger några tillgångar eller ingår som kriterier i ett filter (t.ex. arbetsflöden) bör du manuellt ta bort dem från dessa verktyg.
• Om användaren äger några schemaläggningssidor, ingår i någon grupp eller i schemaläggningssidor med rundgång, eller ingår i en mötesrotation, bör du ta bort eller omfördela dem så att de inte bokas in för möten. Om användaren är

Observera: det går inte att radera eller överföra äganderätten till en användares standardlänk för möten. I dessa fallbör du be användaren att inaktivera schemaläggningssidorna i sina användarinställningar innan inaktiveringen, eller ta bort användaren efter inaktiveringen. Användare i ett Enterprise-kontokan logga in som en annan användare för att inaktivera schemaläggningssidorna.

• • Om en användares schemaläggningssida inte omfördelas eller tas bort, om användaren förblir medlem i en grupp eller en round-robin-schemaläggningssida, eller om hen ingår i en rotation, kommer möten fortsatt att schemaläggas för användaren. Som ett resultat kan en kontakt få en inbjudan till ett möte med den inaktiverade användaren, och användaren kommer inte att meddelas i sin kalender eller via aviseringar.

• • Om ett möte bokas för en kontakt, antingen via den inaktiverade användarens egen schemaläggningssida, via en grupp- eller round-robin-schemaläggningssida eller via en rotation, kommer mötet inte att visas i kontaktens aktivitetsflöde. Om kontakten bokade via en schemaläggningssida kommer sidvisningen att visas i användarens aktivitetsflöde.
  • Efter att en användare har inaktiverats kommer automatiserade arbetsflöden inte längre att fungera för mötesbokningar. Om ett arbetsflöde till exempel är inställt på att utlösas när ett möte bokas med den inaktiverade användaren, kommer det inte att utlösas efter inaktiveringen.

• Om en användare är angiven som kontaktperson iinställningarnaförKonto och faktureringmåste du ta bort denne från rollen.
• Inaktiverade användare kommer att hoppas över när du använder arbetsflödesåtgärden ”rotera rekordägare” och kommer att tas bort som alternativ när du anger ägaren till ett rekord.
• När en användare har inaktiverats kopplas dennes personliga arbetsmejl bort. Användaren kommer inte att kunna logga in nya mejl i CRM-systemet, inklusive eventuella schemalagda sekvensmejl. 
• Alla teammeddelanden som användaren har kopplat till konversationsinkorgen förblir kopplade.

Steg för att inaktivera en annan användare 

Så här inaktiverar du en användare: 

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Gå till Användare och team i menyn till vänster.
3. Håll muspekaren över användarens namn , klicka sedan på Åtgärder och välj Inaktivera användare.
4. I dialogrutan läser du igenom informationen och klickar sedan på Inaktivera användare. Användaren får ett e-postmeddelande om att profilen har inaktiverats.

Så här återaktiverar du en inaktiverad användare

Så här återaktiverar du en användare som tidigare har inaktiverats: 

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält navigerar du till Användare och team.
3. Använd rullgardinsmenyn Status och väljInaktiverad. Sök sedan efter och klicka på användarens namn.
4. Klicka på Åtgärder. Välj sedan Återaktivera användare. Alla licenser som tilldelats användaren före inaktiveringen och som inte har återkallats kommer att återaktiveras. Gå till flikenÅtkomst för att granska användarens tilldelade licenser.
5. Klicka på Återaktivera användare i dialogrutan. Användaren kommer att få ett e-postmeddelande om att profilen har återaktiverats. Användaren kommer att få ett e-postmeddelande om att profilen har återaktiverats och kommer att visas i listan över aktiva användare med samma åtkomst som tidigare.

Så här tar du bort en annan användare

Innan du tar bort en användare helt från ditt HubSpot-kontomåste användaren inaktiveras. När du tar borten användare raderas dennes användarprofil och all tillhörande information helt från HubSpot-kontot. 

Förstå förutsättningarna innan du tar bort en användare

Innan du tar bort en användare bör du beakta följande:

• Innan du tar bort en användare bör du omfördela alla poster som användaren äger. Läs mer omhur du ställer in ägarskap för poster i HubSpot.
• Om en användare är angiven som kontaktperson iinställningarnaförKonto och faktureringmåste du ta bort personen från den rollen innan du kan ta bort personen som användare.
• När du tar bort en användare kan du inte återställa den användaren. Istället måste du gå igenom processen för att skapa en användare på nytt. Poster som tidigare tilldelats den borttagna användaren bör tilldelas på nytt när användaren läggs till igen.
• När du tar bort en användare skickar HubSpot automatiskt ett e-postmeddelande till användaren för att informera om att profilen har inaktiverats. Om du lägger till användaren igen senare behandlar HubSpot denne som samma befintliga användarkonto, inte som en ny användare. Poster som tidigare tilldelats den borttagna användaren bör tilldelas på nytt när användaren läggs till igen.

• När en användare tas bort från ett konto raderar HubSpot inte några tillgångar eller aktiviteter som denne har skapat. Detta inkluderar tillgångar såsom blogginlägg, sidor, listor, arbetsflöden, formulär och rapporter, samt försäljningsaktiviteter såsom loggade e-postmeddelanden och anteckningar. Tillgångarna kommer att visa”Inaktiverad/Borttagen (användarens e-postadress)”som skapare.

• Eventuella schemaläggningssidor som skapats av den borttagna användaren kommer att raderas.

• Alla inlägg på sociala medier som publicerats av den borttagna användaren förblir publicerade. Om den borttagna användaren var administratör för något socialt mediekonto kan du dock behövaåteransluta dessa konton.

• Användaren kommer att kvarstå som bloggförfattare. Läs om hur du tar bort bloggförfattarprofilen manuellt.
• Alla marknadsföringsmejl som skapats av en borttagen användare kommer att finnas kvar, men all användarinformation kopplad till marknadsföringsmejlet kommer att försvinna. Till exempel kommer inget namn att visas när du tittar på vem som skapade marknadsföringsmejlet.

• Alla sekvenser, mallar och dokument som skapats i ditt konto kommer att finnas kvar; den borttagna användaren måste dock ha delat sina försäljningsmallar innan borttagningen för att andra användare ska kunna komma åt dem.

• Alla konversationer som var tilldelade den borttagna användaren kommer att avtilldelas.
• Om du tar bort en användare från ditt kontokommer ”Inaktiverad/Borttagen (användarens e-postadress)”attvisas i ägarfältet för alla kontakter, företag, affärer och ärenden som ägs av den användaren. Om ditt HubSpot-konto är synkroniserat med Salesforce och den borttagna användaren fortfarande är en Salesforce-användare kommer användarens namn att visas som”Namn (Salesforce)”, precis som för SFDC-användare som aldrig har haft åtkomst till HubSpot.
• Om du tar bort en användare som har skapat en privat app eller tar bort dennes superadministratörsbehörigheter kommer alla kopplingsanrop i den privata appen att misslyckas med felmeddelandet: USER_DOES_NOT_HAVE_PERMISSIONS. Om detta inträffar rekommenderas att du antingen:
  • Skapa en ny privat app.
  • Byta ut åtkomsttoken.
  • Lägg till användaren igen, med samma behörigheter som användes för att skapa appen. 
• När en användare har tagits bort från ditt konto visas hen inte längre som ett alternativ i filter, till exempel i listor eller på instrumentpaneler. Du kan visa borttagna användare i dina filter genom att markera kryssrutanVisa inaktiverade och borttagna ägarenär du filtrerar.
  
  

Ta bort användaren som kontaktperson för Konto och fakturering

Om en användare är angiven som kontaktperson iinställningarnaförKonto och faktureringmåste du ta bort personen från den rollen innan du kan ta bort hen som användare.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på ditt kontonamn uppe till höger och klicka sedan på Konto och fakturering.
2. Klicka på flikenFöretagsinformation högst upp.
3. I avsnittet Kontaktpersonerklickar du på Ta bort från rollbredvid de roller som användaren är tilldelad.

4. I dialogrutan klickar du påJa, ta bort från rollen.
5. Om användaren är angiven somprimär kontaktperson för kontot måste du ersätta denne med en annan användare.

• • Klicka pårullgardinsmenynbredvidPrimär kontoansvarig och välj sedan en annananvändare.
  • Klicka påJa, lägg till användaren i rollen i dialogrutan.

När du har slutfört stegen ovan kan du ta bort användaren från ditt konto.

Steg för att ta bort en annan användare från ditt konto

Så här tar du bort en användare från ditt konto:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Gå tillAnvändare och team i menyn i vänster sidfält.
3. Klicka på rullgardinsmenyn för status och markera kryssrutan bredvid Inaktiverad.
4. Klicka på användarens namn . Användarens status ska visas som Inaktiveradlängst upp till vänster. Läs mer om hur du inaktiverar en användare.
5. Klicka på Åtgärder längst upp till höger och välj sedan Ta bort från kontot.

5. I dialogrutan ska du läsa igenom informationen och vidta nödvändiga åtgärder för att omfördela licenser och tillgångar. Klicka på Fortsätt och sedan på Bekräfta. HubSpot skickar ett e-postmeddelande till den borttagna användaren för att informera om att profilen har inaktiverats.

För att ta bort flera användare samtidigt markerar du kryssrutorna bredvid de inaktiverade användarna och klickar sedan på Ta bort. 

Ta bort dig själv från ett HubSpot-konto

Du kan också ta bort ditt användarkonto från ett specifikt HubSpot-konto.

Innan du tar bort ditt användarkonto från ett specifikt HubSpot-konto ska du klicka på ditt kontonamn längst upp till höger i huvudnavigeringsfältet för att kontrollera att du är inloggad på rätt HubSpot-konto.

Så här tar du bort ditt användarkonto från ett specifikt HubSpot-konto:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält navigerar du till Allmänt > Säkerhet.
3. Längst ner klickar du på Ta bort mig från det här kontot. Om du ingår i andra konton har du fortfarande åtkomst till dem. Om du inte har tagits bort som kontaktperson i Konto och fakturering är den här knappen gråmarkerad.

4. I dialogrutan skriver du in din e-postadress och klickar sedan på Ta bort.

Ta bort ditt HubSpot-användarkonto

När en användares åtkomst tas bort från ett HubSpot-konto kan denne inte längre komma åt det HubSpot-kontot. Användarkontot som är kopplat till e-postadressen kommer dock fortfarande att finnas kvar. Du kan radera ditt användarkonto helt om du inte är den enda superadministratören som finns kvar i HubSpot-kontot. Om du har åtkomst till flera HubSpot-konton kommer raderingen av ditt användarkonto att ta bort åtkomsten till alla dessa.

Observera: om du tar bort ditt användarkonto raderas alla Academy-certifieringar som är kopplade till den e-postadressen. För att behålla dina certifieringar kan duöverföra dem till en ny e-postadressinnan du tar bort ditt användarkonto.

Så här tar du bort ditt användarkonto permanent när det inte är kopplat till något annat HubSpot-konto:

1. Logga in på det användarkonto du vill ta bort. Se till att det inte har åtkomst till några andra HubSpot-konton.För att undvika interaktioner med det konto du för närvarande är inloggad på, använd en annan webbläsare eller ett inkognitofönster.
2. Klicka på din profilbild längst upp till höger . Klicka sedan på Profil och inställningar. 
3. I menyn till vänster navigerar du till Säkerhet.
4. Längst ner klickar du på Ta bort mitt användarkonto. 

5. Ange dine-postadressidialogrutan och klicka sedan påTa bort användare.

Så här raderar du ditt användarkonto permanent när det fortfarande är kopplat till ett HubSpot-konto:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält klickar du påAllmänt >Säkerhet.
3. Klicka längst ned påTa bort mitt användarkonto.

4. Ange dine-postadressidialogrutan och klicka sedan påTa bort användare.