使用工作流程指派及輪替票證負責人

使用「將記錄指派給擁有者 」工作流程中的 動作，將工單指派給您的付費銷售與服務使用者。您可以透過此動作，根據「工單擁有者」屬性或任何自訂的 HubSpot 使用者屬性來指派使用者。

設定此工作流程動作時，您可以根據使用者的可用性與均衡分配原則來輪替工單負責人。例如，您可以選擇依據使用者目前持有的未結工單數量，或透過隨機指派的方式來分配工單。進一步了解工單指派相關資訊。

請注意：若您是超級管理員，可將您的帳戶加入「根據使用者可用性輪替票證擁有者」 測試版 。

開始之前

使用「將記錄輪替分配給擁有者」動作指派票券時，請注意以下事項：

• 將工單指派給特定使用者時：
  • 使用者必須為活躍狀態，並已分配「銷售 中心 」或「服務中心」的專業版 或企業版席位。
  • 持有核心授權或唯讀授權的用戶，或尚未接受加入 HubSpot 帳戶邀請的用戶，將不會顯示在清單中。
• 將工單指派給團隊時：
  • 該團隊必須至少有一名用戶已獲指派Sales或Service Hub Professional 或Enterprise授權。若未達此條件，在設定工作流程動作時，該團隊將不會顯示。
  • 僅限已分配「銷售 中心 」或「服務中心」專業版 或企業版授權的主團隊成員才有資格被指派。額外的團隊成員將不會被納入。
  • 若帳戶已加入「支援多個主要團隊以實現完整功能」測試版，則所有團隊成員皆符合指派資格。
• 若使用者超過其設定的工單容量上限（僅限Service HubEnterprise ），則在將其活躍工單數量減少之前，將無法透過「 輪替擁有者」動作進行工單指派。
• 已停用或不再擁有付費授權的用戶，在路由規則中將以紅色邊框標示，且不會被納入工單指派範圍。

工單分配選項

• 負載平衡：自動評估並將工單指派給手頭未處理且已指派工單數量最少的用戶。
• 輪詢： 以輪流、順序的方式指派 工單。
• 隨機：將票證隨機指派給指派池中符合資格的使用者。

使用工作流程指派工單

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「自動化」 > 「工作流程」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「自動化」 > 「工作流程」。
2. 點選現有基於票證的工作流程名稱 ，或建立新的工作流程。
3. 設定您的觸發條件。
4. 點擊「+」加號圖示以新增動作。
5. 在左側面板中，點擊展開「CRM」區段 。接著 ，點擊「 將記錄輪替分配給負責人」。
6. 為工單配置「將記錄輪替給擁有者」的工作流程動作：
   • 負責人屬性：預設將設定為「工單負責人」。您也可以選擇任何其他工單使用者屬性。
   • 工單指派：請從以下選項中選擇：
     • 客戶專員：新進 工單將轉送至客戶專員。進一步了解 如何設定客戶專員。
     • 特定使用者與團隊：將 新進工單指派給 指定的使用者或團隊。您可以從「負載平衡」、「輪詢」或「隨機分配」等分配類型中進行選擇。
     • 僅限團隊：將新進工單路由至團隊，但不指派工單擁有者。
       • 工單將顯示於服務台的團隊視圖中，包括「我的團隊未指派」和「我的團隊待處理」。
       • 僅當團隊中至少有一位擁有Service Hub 授權的用戶時，該團隊才可被選為團隊路由的對象。
     • 聯絡人負責人：將新進票證指派給聯絡人的負責人。
       • 該聯絡人的記錄必須已指派擁有者，並透過 Cookie 進行追蹤。
       • 若無聯絡人擁有者，或指派失敗，則會使用備用選項。
     • 無人：新進 工單將不會指派給任何團隊成員。
7. 設定完指派類型後，請設定您的指派配置：
   • 覆寫任何工單擁有者：根據指派規則，將現有的工單擁有者覆寫為新的工單擁有者。
   • 僅指派給可用使用者：狀態設定為「離線」的使用者將不會被指派票證，即使他們已包含在指派規則中。僅有可用使用者才會被指派票證。若指派池中的所有使用者皆處於離線狀態：
     • 「票證擁有者」或「自訂使用者」屬性將設定為「未指派」或 「（無擁有者）」。
     • 「已指派團隊」票證屬性將設定為路由選項中的所有目標團隊。
8. 在頁面上方，點選「儲存」。
9. 繼續設定您的工作流程。

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