Colombiansk elektronisk fakturering | Ofte stillede spørgsmål

Hvis du er HubSpot-kunde i Colombia, kan du lære, hvordan HubSpot håndterer elektronisk fakturering, og hvilket ansvar kunden har i den elektroniske faktureringsproces.

Hvad er elektronisk fakturering?

Elektronisk fakturering (e-fakturering) er en form for elektronisk fakturering mellem sælger og køber. Det er digitale filer, der indeholder strukturerede fakturadata, som gør det muligt for dem at blive udvekslet og behandlet af forskellige parter (f.eks. skattemyndigheder, kunder osv.). E-fakturaens format gør, at den kan behandles automatisk af computere.

Det colombianske skattekontor, kendt som Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), kræver, at HubSpot forsyner colombianske kunder med elektroniske fakturaer.

Hvordan får jeg min e-faktura?

E-fakturaer sendes til brugere, der er angivet som faktureringskontakter i din HubSpot-konto, separat fra og i tillæg til den HubSpot-genererede faktura. E-fakturaer sendes fra dte_9011834916@dte.paperless.com.co. Sørg for, at dette domæne er markeret som sikkert i din e-mailklient, så disse e-mails ikke ender i din spam-mappe.

E-fakturaer vil ikke være tilgængelige på din HubSpot-konto. Du vil stadig modtage den almindelige HubSpot-kopi af din faktura.

E-mailens emnelinje for e-fakturaen er:

Emnelinje: 901183491; HUBSPOT LATIN AMERICA S.A.S; [dokumentnummer]; 01; HUBSPOT LATIN AMERICA S.A.S

Hvilke kundeoplysninger er inkluderet i e-fakturaen?

E-fakturaer afspejler virksomhedsoplysningerne i afsnittet Konto og fakturering på din HubSpot-konto. I henhold til HubSpots kundevilkår skal du holde dine virksomhedsoplysninger, betalingsmetode og faktureringsoplysninger opdateret til betaling af påløbne og tilbagevendende gebyrer.

Hvad skal jeg gøre, når jeg modtager min e-faktura?

Når e-fakturaen er blevet sendt til dig, er det dit ansvar at acceptere eller afvise fakturaen.

• Hvis fakturaen accepteres, accepterer du at betale fakturaen som faktureret.
• Hvis der er problemer med fakturaen, skal du straks afvise den, så HubSpots faktureringsteam kan hjælpe med de nødvendige ændringer. E-fakturaen skal afvises via DIAN, for at HubSpot kan overveje eventuelle ændringer i dokumentet.

Hvad hvis jeg har brug for at opdatere oplysninger på min e-faktura?

I henhold til afsnit b. i HubSpots Colombia - jurisdiktionsspecifikke vilkår, "i overensstemmelse med colombianske love og regler kan du afvise en faktura, vi leverer til dig, inden for tre (3) arbejdsdage efter din modtagelse. Efter den tredje arbejdsdag vil din faktura automatisk blive accepteret af dig, og din betaling vil forfalde i overensstemmelse med vilkårene i aftalen."

Når du har afvist e-fakturaen via DIAN, skal du sende en e-mail til billing@hubspot.com for at præcisere årsagen til afvisningen, så HubSpots faktureringsteam kan hjælpe med opdateringer i tide.

Jeg har brug for et indkøbsordrenummer (PO) på min faktura.

Hvis du vil tilføje et PO-nummer til din faktura, skal du sende PO-nummeret og de fakturaer, det skal anvendes på, til billing@hubspot.com. Hvis det er muligt, bedes du oplyse PO-nummeret før fakturering eller så hurtigt som muligt efter, at fakturaen er udstedt.

Hvad sker der, hvis der sker en kontraktændring midt i min faktureringscyklus?

Du kan forvente to elektroniske dokumenter (en faktura og en kreditnota), som valideres via DIAN. Disse dokumenter vil blive sendt til dig i overensstemmelse med ovenstående trin. Den elektroniske faktura viser ikke, om der er en kredit eller en tidligere betaling på den, så det er vigtigt at tjekke din reelle kontosaldo på din HubSpot-konto. Du kan finde dette i afsnittet Konto og fakturering på din konto under fanen Transaktioner.

Grafikken nedenfor viser en generel oversigt over en fakturas livscyklus:

Hvorfor stemmer min e-faktura ikke overens med den skyldige saldo på min HubSpot-konto?

Det er ikke muligt at vise kreditter eller betalinger på en e-faktura for at afspejle en reduceret saldo på en bestemt faktura. Se venligst den skyldige saldo på din HubSpot-konto for at foretage betaling. Alle fakturaer og kreditter vil blive udstedt som elektroniske dokumenter for at matche den skyldige nettosaldo.

Hvad hvis jeg har andre spørgsmål?

Hvis du har yderligere spørgsmål eller bekymringer vedrørende din e-faktura, bedes du kontakte billing@hubspot.com.