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Nota: Este contenido se tradujo a través de un software y es posible que no haya sido revisado. La versión en inglés se considera, por tanto, la versión oficial y es posible que haya sido actualizada. Para acceder a la versión en inglés, haz clic aquí.

Facturación Electrónica Colombiana | Preguntas Frecuentes

Última actualización: mayo 21, 2024

Disponible con cualquiera de las siguientes suscripciones, a no ser que se indique de otro modo:

Marketing Hub   Starter , Pro , Enterprise
Sales Hub   Starter , Pro , Enterprise
Service Hub   Starter , Pro , Enterprise
Operations Hub   Starter , Pro , Enterprise
Content Hub   Starter , Pro , Enterprise

Si eres cliente de HubSpot en Colombia, aprende cómo HubSpot controla la facturación electrónica y la responsabilidad del cliente en el proceso de facturación electrónica.

¿Qué es la facturación electrónica?

La facturación electrónica (e-factura) es una forma de facturación electrónica entre vendedor y comprador. Son archivos digitales que contienen datos estructurados de las Facturas, lo que permite que sean intercambiados y procesados por diferentes partes (por ejemplo, autoridades fiscales, clientes, etc.). El Formato de la Factura electrónica permite que sea procesada automáticamente por los ordenadores. 

La Oficina de Impuestos de Colombia, conocida como Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), exige a HubSpot que proporcione a los clientes colombianos facturas electrónicas.

¿Cómo obtengo mi factura electrónica?

Las facturas electrónicas se envían a los usuarios configurados como contactos de facturación de en tu cuenta de HubSpot de forma independiente y adicional a la factura generada por HubSpot. Las facturas electrónicas se envían desde dte_9011834916@dte.paperless.com.co. Asegúrate de que este dominio está marcado como seguro en tu cliente de correo electrónico para que estos correos no acaben en tu carpeta de spam.

Las facturas electrónicas no están disponibles en tu cuenta de HubSpot. Seguirás recibiendo la copia Estándar de HubSpot de tu Factura.

El asunto del correo electrónico para la factura electrónica es:

Asunto: 901183491; HUBSPOT LATIN AMERICA S.A.S; [número de documento]; 01; HUBSPOT LATIN AMERICA S.A.S

¿Qué información del cliente se incluye en la factura electrónica? 

Las facturas electrónicas reflejan la información de la empresa en la sección Cuenta y facturación de tu cuenta de HubSpot. Según las Condiciones de servicio al cliente de HubSpot , debes mantener actualizados los datos de tu empresa, el método de pago y la información de facturación para el pago de las cuotas incurridas y recurrentes. 

¿Qué debo hacer cuando reciba la factura electrónica? 

Una vez que se te haya enviado la factura electrónica, es responsabilidad tuya aceptarla o rechazarla.

  • Si se acepta la factura, estás aceptando pagar el interruptor tal y como se ha facturado.
  • Si hay algún problema con la factura, recházala rápidamente para que el equipo de facturación de HubSpot pueda ayudarte con cualquiera de los cambios necesarios. Es necesario rechazar la factura electrónica a través de la DIAN para que HubSpot tenga en cuenta cualquiera de los cambios realizados en el Documento.

¿Qué pasa si tengo que actualizar información de mi factura electrónica?

Según la sección b. de HubSpot's Colombia - Jurisdiction Specific Terms, "de acuerdo con las leyes y normativas colombianas, puedes rechazar una factura que te entreguemos en el plazo de tres (3) Días hábiles a partir de su recepción". Después del tercer día hábil, tu factura será aceptada automáticamente por ti, y tu pago será exigible de acuerdo con los términos del Contrato."

Una vez que rechaces la factura electrónica a través de la DIAN, debes enviar un correo electrónico a billing@hubspot.com para aclarar el motivo del rechazo, de modo que el equipo de facturación de HubSpot pueda ayudarte con las actualizaciones en el momento oportuno.

Necesito un número de orden de compra (OC) en mi factura. 

Para agregar un número de OC a tu factura, por favor envía el número de OC y las facturas a las que debe aplicarse billing@hubspot.com. Por favor, facilita el Número de llamada saliente antes de facturar, o lo antes posible después de que se haya emitido la factura.

¿Qué ocurre si hay un cambio de contrato en mitad de mi ciclo de facturación? 

Puedes esperar dos Documentos electrónicos (una Factura y una Nota de crédito) que se validarán a través de la DIAN. Estos Documentos te serán enviados con arreglo a los pasos anteriores. La factura electrónica no mostrará si se le ha aplicado un crédito o un pago anterior, por lo que es importante que compruebes el saldo real de tu cuenta de HubSpot. Puedes encontrarlo en la sección Cuenta y facturación de tu cuenta, en el interruptor Transacciones.

El siguiente gráfico muestra una visión general del ciclo de vida de una factura:

factura-ciclo de vida

¿Por qué mi factura electrónica no coincide con el saldo adeudado en mi cuenta de HubSpot?

No es posible mostrar créditos o pagos aplicados en una factura electrónica para reflejar un saldo adeudado reducido en una factura concreta. Por favor, consulta el saldo pendiente en tu cuenta de HubSpot para realizar el pago. Todas las Facturas y Abonos se emitirán como Documentos electrónicos para que coincidan con el saldo neto adeudado. 

¿Y si tengo otras preguntas?

Si tienes más preguntas o dudas sobre tu factura electrónica, ponte en contacto con billing@hubspot.com

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