Facturación Electrónica Colombiana | Preguntas Frecuentes

Si eres cliente de HubSpot en Colombia, conoce cómo HubSpot maneja la facturación electrónica y la responsabilidad del cliente en el proceso de facturación electrónica.

¿Qué es la facturación electrónica?

La facturación electrónica (e-factura) es una forma de facturación electrónica entre vendedor y comprador. Son archivos digitales que contienen datos estructurados de las facturas que permiten su intercambio y tratamiento por distintas partes (por ejemplo, autoridades fiscales, clientes, etc.). El formato de la factura electrónica permite su tratamiento informático automático. 

La oficina de Impuestos de Colombia, conocida como Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), exige a HubSpot que proporcione facturas electrónicas a los clientes colombianos.

¿Cómo obtengo mi factura electrónica?

Las facturas electrónicas se envían a los usuarios configurados como contactos de facturación en tu cuenta de HubSpot de forma independiente y adicional a la factura generada por HubSpot. Las facturas electrónicas se envían desde dte_9011834916@dte.paperless.com.co. Asegúrate de que este dominio está marcado como seguro en tu cliente de correo electrónico para que estos correos no acaben en tu carpeta de spam.

Las facturas electrónicas no estarán disponibles en tu cuenta de HubSpot. Seguirás recibiendo la copia estándar de HubSpot de tu factura.

El asunto del correo electrónico para la factura electrónica es:

Asunto: 901183491; HUBSPOT LATIN AMERICA S.A.S; [número de documento]; 01; HUBSPOT LATIN AMERICA S.A.S

¿Qué información sobre el cliente se incluye en la factura electrónica? 

Las facturas electrónicas reflejan la información de la empresa en la sección Cuenta y facturación de tu cuenta de HubSpot. De acuerdo con las Condiciones de servicio al cliente de HubSpot, debes mantener actualizados los datos de tu empresa, el método de pago y la información de facturación para el pago de las cuotas incurridas y recurrentes. 

¿Qué debo hacer cuando reciba mi factura electrónica? 

Una vez que se le haya enviado la factura electrónica, es responsabilidad tuya aceptarla o rechazarla.

• Si la factura es aceptada, usted se compromete a pagar la factura tal y como se facturó.
• Si hay algún problema con la factura, recházala rápidamente para que el equipo de facturación de HubSpot pueda ayudar con los cambios necesarios. La factura electrónica debe ser rechazada a través de la DIAN para que HubSpot pueda considerar cualquier cambio en el documento.

¿Qué ocurre si necesito actualizar la información de mi factura electrónica?

De acuerdo con la sección b. del documento HubSpot's Colombia - Jurisdiction Specific Terms (Términos específicos según la jurisdicción de HubSpot en Colombia), "de acuerdo con las leyes y regulaciones colombianas, usted puede rechazar una factura que le entreguemos dentro de tres (3) días hábiles de su recibo. Después del tercer día hábil, su factura será aceptada automáticamente por usted, y su pago será debido de acuerdo con los términos del Acuerdo."

Una vez que rechace la factura electrónica a través de la DIAN, debe enviar un correo electrónico a billing@hubspot.com para aclarar el motivo del rechazo para que el equipo de facturación de HubSpot pueda ayudar con las actualizaciones de manera oportuna.

Necesito un número de pedido en mi factura. 

Para agregar un número de pedido a tu factura, envía el número de pedido y las facturas a las que debe aplicarse a billing@hubspot.com. Cuando sea posible, facilita el número de pedido antes de facturar, o lo antes posible una vez emitida la factura.

¿Qué ocurre si hay un cambio de contrato en mitad de mi ciclo de facturación? 

Recibirás dos documentos electrónicos (una factura y una nota de crédito) que se validarán a través de la DIAN. Se le enviarán como dos documentos separados siguiendo los pasos anteriores. La factura electrónica no mostrará si hay un crédito o pago anterior aplicado a la misma, por lo que es importante comprobar el saldo real de tu cuenta en tu cuenta de HubSpot. Puede encontrarlo en la sección Account & Billing de su cuenta, en la pestaña Transactions.

El siguiente gráfico muestra una visión general del ciclo de vida de una factura:

¿Por qué mi factura electrónica no coincide con el saldo pendiente de pago en mi cuenta de HubSpot?

No es posible mostrar los créditos o pagos aplicados en una factura electrónica para reflejar una reducción del saldo adeudado en una factura concreta. Consulta el saldo pendiente de pago en tu cuenta de HubSpot para realizar el pago. Todas las facturas y créditos se emitirán como documentos electrónicos para que coincidan con el saldo neto adeudado. 

¿Y si tengo otras preguntas?

Si tienes más preguntas o dudas sobre tu factura electrónica, ponte en contacto con billing@hubspot.com.