Colombiansk elektronisk fakturering | Ofte stilte spørsmål

Hvis du er HubSpot-kunde i Colombia, kan du lære hvordan HubSpot håndterer elektronisk fakturering og kundens ansvar i den elektroniske faktureringsprosessen.

Hva er elektronisk fakturering?

Elektronisk fakturering (e-fakturering) er en form for elektronisk fakturering mellom selger og kjøper. Det er digitale filer som inneholder strukturerte fakturadata som gjør at de kan utveksles og behandles av ulike parter (f.eks. skattemyndigheter, kunder osv.). E-fakturaen har et format som gjør at den kan behandles automatisk av datamaskiner.

Det colombianske skattekontoret, kjent som Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), krever at HubSpot leverer elektroniske fakturaer til colombianske kunder.

Hvordan får jeg e-fakturaen min?

E-fakturaer sendes til brukere som er angitt som faktureringskontakter i HubSpot-kontoen din, separat fra og i tillegg til den HubSpot-genererte fakturaen. E-fakturaer sendes fra dte_9011834916@dte.paperless.com.co. Sørg for at dette domenet er merket som trygt i e-postklienten din, slik at disse e-postene ikke havner i søppelpostmappen din.

E-fakturaer vil ikke være tilgjengelige i HubSpot-kontoen din. Du vil fortsatt motta en standard HubSpot-kopi av fakturaen din.

Emnelinjen for e-fakturaen er som følger:

Emnelinje: 901183491; HUBSPOT LATIN AMERICA S.A.S; [dokumentnummer]; 01; HUBSPOT LATIN AMERICA S.A.S

Hvilken kundeinformasjon er inkludert i e-fakturaen?

E-fakturaer gjenspeiler selskapsinformasjonen i Konto og fakturering-delen av HubSpot-kontoen din. I henhold til HubSpots kundevilkår må du holde bedriftsinformasjonen, betalingsmåten og faktureringsinformasjonen oppdatert for betaling av påløpte og tilbakevendende avgifter.

Hva skal jeg gjøre når jeg mottar e-fakturaen min?

Når e-fakturaen er sendt til deg, er det ditt ansvar å godta eller avvise fakturaen.

• Hvis du godtar fakturaen, godtar du å betale fakturaen slik den er fakturert.
• Hvis det er et problem med fakturaen, må du avvise fakturaen umiddelbart, slik at HubSpots faktureringsteam kan hjelpe deg med eventuelle nødvendige endringer. E-fakturaen må avvises via DIAN for at HubSpot skal kunne vurdere eventuelle endringer i dokumentet.

Hva om jeg trenger å oppdatere informasjon på e-fakturaen min?

I henhold til avsnitt b. i HubSpots Colombia - jurisdiksjonsspesifikke vilkår, "i samsvar med colombianske lover og forskrifter, kan du avvise en faktura vi leverer til deg innen tre (3) virkedager etter at du har mottatt den. Etter den tredje virkedagen vil fakturaen automatisk bli akseptert av deg, og betalingen din vil forfalle i samsvar med vilkårene i Avtalen."

Når du avviser e-fakturaen via DIAN, bør du sende en e-post til billing@hubspot.com for å avklare årsaken til avvisningen, slik at HubSpots faktureringsteam kan hjelpe deg med oppdateringer i tide.

Jeg trenger et innkjøpsordrenummer (PO-nummer) på fakturaen min.

For å legge til et PO-nummer på fakturaen din, vennligst send PO-nummeret og fakturaene det skal brukes på billing@hubspot.com. Når det er mulig, må du oppgi PO-nummeret før fakturering, eller så snart som mulig etter at fakturaen er utstedt.

Hva skjer hvis det skjer en kontraktsendring midt i faktureringssyklusen min?

Du kan forvente to elektroniske dokumenter (en faktura og en kreditnota) som vil bli validert gjennom DIAN. Disse dokumentene vil bli sendt til deg i tråd med trinnene ovenfor. Den elektroniske fakturaen vil ikke vise om det er en kreditt eller tidligere betaling på den, så det er viktig at du sjekker den faktiske kontosaldoen i HubSpot-kontoen din. Du finner dette i Konto og fakturering-delen av kontoen din under fanen Transaksjoner.

Grafikken nedenfor viser en generell oversikt over en fakturas livssyklus:

Hvorfor stemmer ikke e-fakturaen min overens med saldoen på HubSpot-kontoen min?

Det er ikke mulig å vise krediteringer eller betalinger på en e-faktura for å gjenspeile en redusert saldo på en bestemt faktura. Vennligst se saldoen på HubSpot-kontoen din for å foreta betaling. Alle fakturaer og kreditter vil bli utstedt som elektroniske dokumenter for å matche den skyldige nettosaldoen.

Hva om jeg har andre spørsmål?

Hvis du har ytterligere spørsmål eller bekymringer angående e-fakturaen din, kan du kontakte billing@hubspot.com.