Facturation électronique en Colombie | Foire aux questions

Si vous êtes un client HubSpot en Colombie, découvrez comment HubSpot gère la facturation électronique et la responsabilité du client dans le cadre du processus de facturation électronique.

Qu'est-ce que la facturation électronique ?

La facture électronique (e-invoicing) est une forme de facturation électronique entre le vendeur et l'acheteur. Il s'agit de fichiers numériques contenant des données de facturation structurées, ce qui permet leur échange et leur traitement par différentes parties (par exemple, les autorités fiscales, les clients, etc.). Le format de la facture électronique lui permet d'être traitée automatiquement par les ordinateurs. 

Le bureau des impôts colombien, connu sous le nom de Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), exige de HubSpot qu’il fournisse des factures électroniques aux clients colombiens.

Comment puis-je obtenir ma facture électronique ?

Le PDF que HubSpot reçoit de HubSpot concernant les services achetés n'est pas votre facture fiscale (facture électronique). Les factures électroniques nécessaires à des fins fiscales seront envoyées aux clients basés en Colombie à partir de l'adresse e-mail : dte_9011834916@dte.paperless.com.co. Les factures électroniques sont envoyées aux utilisateurs définis comme contacts de facturation dans votre compte HubSpot, séparément et en plus de la facture générée par HubSpot. Assurez-vous que le domaine ci-dessus est marqué comme sécurisé dans votre client de messagerie afin que ces e-mails ne se retrouvent pas dans votre dossier spam.

Les factures électroniques ne seront pas disponibles sur votre compte HubSpot. Vous continuerez de recevoir la copie HubSpot standard de votre facture.

L'objet de l'e-mail pour la facture électronique est le suivant :

Objet : 901183491; HUBSPOT LATIN AMERICA S.A.S; [numéro du document]; 01; HUBSPOT LATIN AMERICA S.A.S

Quelles sont les informations relatives au client qui sont incluses dans la facture électronique ? 

Les factures électroniques reflètent les informations d’entreprise dans la section Compte & et facturation de votre compte HubSpot. Conformément aux Conditions générales d’utilisation du service HubSpot, vous devez maintenir à jour les informations relatives à votre entreprise, votre mode de paiement et vos informations de facturation pour le paiement des frais engagés ou récurrents. 

Que dois-je faire lorsque je reçois ma facture électronique ? 

Une fois la facture électronique envoyée, il est de votre responsabilité d’accepter ou de rejeter la facture.

• Si la facture est acceptée, vous acceptez de payer la facture telle que facturée.
• En cas de problème avec la facture, rejetez-la rapidement afin que l’équipe de facturation de HubSpot puisse vous aider avec les modifications nécessaires. La facture électronique doit être rejetée par la DIAN pour que HubSpot prenne en compte les modifications apportées au document.

Que faire si je dois mettre à jour des informations sur ma facture électronique ?

Conformément à la section b. des Conditions spécifiques aux différentes juridictions - Colombie, « Conformément aux lois et réglementations colombiennes, le Client peut rejeter une facture envoyée par HubSpot dans les trois (3) jours ouvrables suivant sa réception. Après le troisième jour ouvrable, votre facture sera automatiquement acceptée et votre paiement sera dû conformément aux termes du Contrat.

Une fois que vous avez rejeté la facture électronique par le biais de la DIAN, vous devez envoyer un e-mail à billing@hubspot.com pour clarifier la raison du rejet afin que l'équipe de facturation de HubSpot puisse vous aider à effectuer les mises à jour en temps opportun.

J'ai besoin d'un numéro de commande sur ma facture. 

Pour ajouter un numéro de commande à votre facture, veuillez envoyer le numéro de commande et les factures auxquelles il doit s'appliquer à billing@hubspot.com. Dans la mesure du possible, veuillez fournir le numéro de commande avant la facturation ou dès que possible après l'émission de la facture.

Que se passe-t-il en cas de changement de contrat durant mon cycle de facturation ? 

Vous pouvez vous attendre à deux documents électroniques (une facture et une note de crédit) qui seront validés par le DIAN. Ces documents vous seront envoyés sous la forme de deux documents distincts, conformément aux étapes ci-dessus. La facture électronique n'indiquera pas si un crédit ou un paiement antérieur y est appliqué, il est donc important de vérifier le solde réel de votre compte dans votre compte HubSpot. Vous le trouverez dans la section Account & Billing de votre compte, sous l'onglet Transactions.

Le schéma ci-dessous présente une vue d'ensemble du cycle de vie d'une facture :

Pourquoi ma facture électronique ne correspond-elle pas au solde dû dans mon compte HubSpot ?

Il n’est pas possible d’afficher les crédits ou les paiements appliqués à une facture électronique pour refléter un solde réduit dû sur une facture particulière. Veuillez vous référer au solde dû dans votre compte HubSpot pour effectuer le paiement. Toutes les factures et tous les crédits seront émis sous forme de documents électroniques afin de correspondre au solde net dû. 

Et si j'ai d'autres questions ?

Si vous avez d'autres questions ou préoccupations concernant votre facture électronique, veuillez envoyer un e-mail à billing@hubspot.com.