Colombiaanse Elektronische Facturatie | Veelgestelde Vragen

Als je een HubSpot klant in Colombia bent, lees dan hoe HubSpot omgaat met elektronisch factureren en wat de verantwoordelijkheid van de klant is in het proces van elektronisch factureren.

Wat is elektronische facturatie?

Elektronische facturatie (e-facturatie) is een vorm van elektronische facturatie tussen verkoper en koper. Het zijn digitale bestanden met gestructureerde factuurgegevens waardoor ze kunnen worden uitgewisseld en verwerkt door verschillende partijen (bv. belastingdiensten, klanten, enz.). Het formaat van de e-factuur maakt het mogelijk om deze automatisch door computers te laten verwerken.

De Colombiaanse belastingdienst, bekend als Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), vereist dat HubSpot elektronische facturen levert aan Colombiaanse klanten.

Hoe ontvang ik mijn e-factuur?

E-facturen worden verzonden naar gebruikers die zijn ingesteld als factureringscontacten in je HubSpot-account, los van en in aanvulling op de HubSpot-gegenereerde factuur. E-facturen worden verzonden vanaf dte_9011834916@dte.paperless.com.co. Zorg ervoor dat dit domein is gemarkeerd als veilig in je e-mailprogramma, zodat deze e-mails niet in je spammap terechtkomen.

E-facturen zijn niet beschikbaar in je HubSpot account. Je ontvangt nog steeds de standaard HubSpot kopie van je factuur.

De onderwerpregel voor de e-factuur is als volgt:

Onderwerpregel: 901183491; HUBSPOT LATIN AMERICA S.A.S; [documentnummer]; 01; HUBSPOT LATIN AMERICA S.A.S

Welke klantinformatie staat er op de e-factuur?

E-facturen weerspiegelen de bedrijfsgegevens in het Account & Facturatie gedeelte van je HubSpot account. Volgens de Servicevoorwaarden van HubSpot moet je je bedrijfsgegevens, betalingsmethode en factureringsgegevens up-to-date houden voor de betaling van gemaakte en terugkerende kosten.

Wat moet ik doen als ik mijn e-factuur ontvang?

Zodra de e-factuur naar je is verzonden, is het jouw verantwoordelijkheid om de factuur te accepteren of af te wijzen.

• Als de factuur wordt geaccepteerd, ga je ermee akkoord de factuur te betalen zoals deze is gefactureerd.
• Als er een probleem is met de factuur, wijs de factuur dan direct af zodat het HubSpot factureringsteam kan helpen met eventuele wijzigingen. De e-factuur moet worden afgewezen via de DIAN, zodat HubSpot eventuele wijzigingen in het document in overweging kan nemen.

Wat moet ik doen als ik informatie op mijn e-factuur moet bijwerken?

In artikel b. van HubSpot's Colombia - Jurisdictie Specifieke Voorwaarden staat: "In overeenstemming met de Colombiaanse wet- en regelgeving kunt u een factuur die wij u sturen binnen drie (3) werkdagen na ontvangst afwijzen. Na de derde werkdag wordt uw factuur automatisch door u geaccepteerd en is uw betaling verschuldigd in overeenstemming met de voorwaarden van de Overeenkomst."

Zodra je de e-factuur afwijst via de DIAN, moet je een e-mail sturen naar billing@hubspot.com om de reden van afwijzing te verduidelijken, zodat het factureringsteam van HubSpot tijdig kan helpen met updates.

Ik heb een inkoopordernummer (PO) nodig op mijn factuur.

Als je een inkoopordernummer aan je factuur wilt toevoegen, stuur dan het inkoopordernummer en de facturen waarop dit nummer moet worden toegepast naar billing@hubspot.com. Vermeld het PO-nummer indien mogelijk vóór de facturering of zo snel mogelijk nadat de factuur is opgesteld.

Wat gebeurt er als er een contractwijziging is in het midden van mijn factureringscyclus?

U kunt twee elektronische documenten verwachten (een factuur en een creditnota) die via DIAN worden gevalideerd. Deze worden als twee afzonderlijke documenten naar u verzonden volgens de bovenstaande stappen. Op de elektronische factuur is niet te zien of er een krediet of eerdere betaling op is toegepast, dus het is belangrijk om je werkelijke accountsaldo in je HubSpot-account te controleren. Je kunt dit vinden in het Account & Billing gedeelte van je account op het Transactions tabblad.

De afbeelding hieronder toont een algemeen overzicht van de levenscyclus van een factuur:

Waarom komt mijn e-factuur niet overeen met het verschuldigde saldo in mijn HubSpot-account?

Het is niet mogelijk om crediteringen of betalingen weer te geven die op een e-factuur zijn toegepast om een lager verschuldigd saldo op een bepaalde factuur weer te geven. Raadpleeg het verschuldigde saldo in je HubSpot-account om de betaling uit te voeren. Alle facturen en crediteringen worden uitgegeven als elektronische documenten die overeenkomen met het netto verschuldigde saldo.

Wat als ik andere vragen heb?

Als je nog vragen of opmerkingen hebt over je e-factuur, kun je contact opnemen met billing@hubspot.com.