Faturamento eletrônico na Colômbia | Perguntas frequentes

Se você é um cliente da HubSpot na Colômbia, saiba como a HubSpot lida com as faturas eletrônicas e a responsabilidade do cliente nesse processo.

O que é a fatura eletrônica?

As faturas eletrônicas (e-invoicing) são uma forma de cobrança eletrônica entre o vendedor e o comprador. São arquivos digitais que contêm dados de fatura estruturados que podem ser trocados e processados por diferentes partes (por exemplo, autoridades fiscais, clientes etc.). O formato da fatura eletrônica permite que seja processada automaticamente por computadores. 

O escritório fiscal na Colômbia, conhecido como Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), exige que a HubSpot forneça faturas eletrônicas aos clientes colombianos.

Como obtenho a minha fatura eletrônica?

As faturas eletrônicas são enviadas separadamente aos usuários definidos como contatos de cobrança na sua conta da HubSpot, além da fatura gerada pela HubSpot. As faturas eletrônicas são enviadas de dte_9011834916@dte.paperless.com.co. Certifique-se de que este domínio está marcado como seguro no seu cliente de e-mail para que os e-mails não sejam filtrados para sua pasta de spam.

As faturas eletrônicas não estarão disponíveis na sua conta da HubSpot. Você ainda receberá a cópia padrão da HubSpot da sua fatura.

A linha de assunto do e-mail para a fatura eletrônica é:

Linha de assunto: 901183491; HUBSPOT LATIN AMERICA S.A.S; [número do documento]; 01; HUBSPOT LATIN AMERICA S.A.S

Que informações do cliente estão incluídas na fatura eletrônica? 

As faturas eletrônicas refletem as informações da empresa na seção Conta e cobrança da sua conta da HubSpot. De acordo com os Termos de Serviço do Cliente da HubSpot, você deve manter suas informações comerciais, método de pagamento e informações de cobrança atualizadas para o pagamento de taxas incorridas e recorrentes. 

O que devo fazer quando receber a minha fatura eletrônica? 

Quando a fatura eletrônica for enviada para você, é sua responsabilidade aceitá-la ou rejeitá-la.

• Ao aceitar a fatura, você concorda em pagá-la conforme faturada.
• Se houver um problema com a fatura, rejeite-a imediatamente para que a equipe de cobranças da HubSpot possa ajudar com as alterações necessárias. A fatura eletrônica precisa ser rejeitada através do DIAN para que a HubSpot considere quaisquer alterações no documento.

E se eu precisar atualizar as informações da minha fatura eletrônica?

Conforme definido na seção b. dos Termos Específicos da Jurisdição - Colômbia da HubSpot, "de acordo com as leis e regulamentos colombianos, você pode rejeitar uma fatura entregue dentro de três (3) dias úteis após seu recebimento. Após o terceiro dia útil, sua fatura será automaticamente aceita por você, e o pagamento será devido de acordo com os termos do Contrato."

Depois de rejeitar a fatura eletrônica através do DIAN, você deve enviar um e-mail para billing@hubspot.com para esclarecer o motivo da rejeição, para que a equipe de cobranças da HubSpot possa ajudar com as atualizações de maneira oportuna.

Preciso de um número de pedido de compra (PO) na minha fatura. 

Para adicionar um número de PO à sua fatura, envie o número e as faturas às quais ele deve ser aplicado para billing@hubspot.com. Quando possível, forneça o número da PO antes da cobrança ou o mais rápido possível após a emissão da fatura.

O que acontece se houver uma alteração de contrato no meio do meu ciclo de cobrança? 

Você deve receber dois documentos eletrônicos (uma fatura e uma nota de crédito) que serão validados através da DIAN. Esses documentos serão enviados para você de acordo com as etapas acima. A fatura eletrônica não mostrará se há um crédito ou pagamento anterior aplicado a ela, por isso é importante verificar o saldo verdadeiro na sua conta da HubSpot. Isso está disponível na seção Conta e cobrança da sua conta na guia Transações.

O gráfico abaixo mostra uma visão geral do ciclo de vida de uma fatura:

Porque minha fatura eletrônica não corresponde ao saldo devedor na minha conta da HubSpot?

Não é possível mostrar créditos ou pagamentos aplicados em uma fatura eletrônica para refletir um saldo menor devido em uma determinada fatura. Consulte o saldo devedor na sua conta da HubSpot para efetuar o pagamento. Todas as faturas e créditos serão emitidos como documentos eletrônicos para corresponder ao saldo líquido devido. 

E se eu tiver mais dúvidas?

Se tiver mais alguma dúvida ou preocupação em relação à sua fatura eletrônica, entre em contato pelo e-mail billing@hubspot.com.