Elektronische Rechnungsstellung in Kolumbien | Häufig gestellte Fragen

Hier erfahren HubSpot-Kunden in Kolumbien, wie HubSpot die elektronische Rechnungsstellung handhabt und welche Verantwortung der Kunde bei der elektronischen Rechnungsstellung hat.

Was ist die elektronische Rechnungsstellung?

Die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) ist ein Formular für die elektronische Rechnungsstellung zwischen Verkäufer und Käufer. Es sind digitale Dateien, die strukturierte Rechnungsdaten enthalten, sodass sie von verschiedenen Parteien (z. B. Steuerbehörden, Kunden usw.) ausgetauscht und verarbeitet werden können. Das Format der elektronischen Rechnung ermöglicht ihre automatische Verarbeitung durch Computer. 

Die kolumbianische Steuerbehörde Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) verlangt von HubSpot, dass kolumbianischen Kunden elektronische Rechnungen zur Verfügung gestellt werden.

Wie erhalte ich meine elektronische Rechnung?

Elektronische Rechnungen werden an Benutzer gesendet, die in Ihrem HubSpot-Account als Abrechnungskontakte festgelegt sind, und zwar unabhängig von und zusätzlich zu der von HubSpot erstellten Rechnung. Elektronische Rechnungen werden von dte_9011834916@dte.paperless.com.co gesendet. Stellen Sie sicher, dass diese Domain in Ihrem E-Mail-Client als sicher gekennzeichnet ist, damit diese E-Mails nicht in Ihrem Spam-Ordner landen.

Elektronische Rechnungen sind in Ihrem HubSpot-Account nicht verfügbar. Sie erhalten weiterhin das Standardexemplar Ihrer Rechnung von HubSpot.

Die E-Mail-Betreffzeile für die elektronische Rechnung lautet:

Betreffzeile: 901183491; HUBSPOT LATIN AMERICA S.A.S; [Dokumentnummer]; 01; HUBSPOT LATIN AMERICA S.A.S

Welche Kundeninformationen sind auf der elektronischen Rechnung enthalten? 

In elektronischen Rechnungen sind die Unternehmensinformationen aus dem Abschnitt „Account & Abrechnung“ Ihres HubSpot-Accounts enthalten. Gemäß den Nutzungsbedingungen für Kunden von HubSpot müssen Sie Ihre Geschäftsinformationen, Zahlungsmethode und Rechnungsinformationen für die Zahlung von anfallenden und wiederkehrenden Gebühren auf dem neuesten Stand halten. 

Was muss ich tun, wenn ich meine elektronische Rechnung erhalte? 

Sobald Sie die elektronische Rechnung erhalten haben, müssen Sie die Rechnung akzeptieren oder ablehnen.

• Wenn die Rechnung akzeptiert wird, verpflichten Sie sich, die Rechnung wie in Rechnung gestellt zu bezahlen.
• Wenn es ein Problem mit der Rechnung gibt, lehnen Sie die Rechnung umgehend ab, damit das HubSpot-Abrechnungsteam bei den notwendigen Änderungen helfen kann. Die elektronische Rechnung muss über das DIAN abgelehnt werden, damit HubSpot die erforderlichen Änderungen am Dokument berücksichtigen kann.

Was ist, wenn ich Informationen auf meiner elektronischen Rechnung aktualisieren muss?

Gemäß Abschnitt b. der rechtsgebietsspezifischen Klauseln für Kolumbien von HubSpot können Sie in Übereinstimmung mit den kolumbianischen Gesetzen und Vorschriften eine Rechnung, die wir Ihnen zustellen, innerhalb von drei (3) Werktagen nach Erhalt ablehnen. Nach dem dritten Werktag gilt Ihre Rechnung automatisch als von Ihnen akzeptiert und Ihre Zahlung ist gemäß den Vertragsbedingungen fällig.

Sobald Sie die elektronische Rechnung über das DIAN abgelehnt haben, müssen Sie eine E-Mail an billing@hubspot.com senden, um den Grund für die Ablehnung anzugeben, damit das HubSpot-Abrechnungsteam bei Aktualisierungen zeitnah helfen kann.

Ich benötige auf meiner Rechnung eine Bestellungsnummer (Purchase Order, PO). 

Um eine PO-Nummer zu Ihrer Rechnung hinzuzufügen, senden Sie bitte die PO-Nummer und die Rechnungen, auf die sie angewendet werden soll, an billing@hubspot.com. Wenn möglich, geben Sie bitte die PO-Nummer vor der Rechnungsstellung oder so bald wie möglich nach der Rechnungsstellung an.

Was passiert, wenn sich der Vertrag mitten in meinem Abrechnungszeitraum ändert? 

Sie erhalten zwei elektronische Dokumente (eine Rechnung und eine Gutschrift), die über das DIAN validiert werden. Diese Dokumente werden Ihnen entsprechend den oben genannten Schritten zugesendet. Auf der elektronischen Rechnung wird nicht angezeigt, ob ein Guthaben oder eine frühere Zahlung angewendet wurde. Daher ist es wichtig, dass Sie den tatsächlichen Kontostand in Ihrem HubSpot-Account überprüfen. Diesen finden Sie im Abschnitt Account & Abrechnung Ihres Accounts auf der Registerkarte Transaktionen.

Die folgende Grafik bietet einen allgemeinen Überblick über den Lifecycle einer Rechnung:

Warum stimmt meine elektronische Rechnung nicht mit dem fälligen Saldo in meinem HubSpot-Account überein?

Es ist nicht möglich, angewendete Gutschriften oder Zahlungen auf einer elektronischen Rechnung auszuweisen, um einen verringerten Saldo auf einer bestimmten Rechnung widerzuspiegeln. Bitte beachten Sie den fälligen Saldo in Ihrem HubSpot-Account, um die Zahlung vorzunehmen. Alle Rechnungen und Gutschriften werden als elektronische Dokumente ausgestellt, um den geschuldeten Nettosaldo zu ermitteln. 

Was ist, wenn ich weitere Fragen habe?

Wenn Sie weitere Fragen oder Bedenken bezüglich Ihrer elektronischen Rechnung haben, wenden Sie sich bitte an billing@hubspot.com.