Kolumbijskie fakturowanie elektroniczne | Często zadawane pytania

Jeśli jesteś klientem HubSpot w Kolumbii, dowiedz się, jak HubSpot obsługuje fakturowanie elektroniczne i jaka jest odpowiedzialność klienta w procesie fakturowania elektronicznego.

Czym jest fakturowanie elektroniczne?

Fakturowanie elektroniczne (e-faktura) jest formą elektronicznego rozliczenia między sprzedawcą a kupującym. Są to pliki cyfrowe zawierające ustrukturyzowane dane faktury, które umożliwiają ich wymianę i przetwarzanie przez różne strony (np. organy podatkowe, klientów itp.). Format e-faktury pozwala na jej automatyczne przetwarzanie przez komputery.

Kolumbijski urząd skarbowy, znany jako Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), wymaga od HubSpot dostarczania kolumbijskim klientom faktur elektronicznych.

Jak mogę otrzymać e-fakturę?

E-faktury są wysyłane do użytkowników ustawionych jako kontakty rozliczeniowe na koncie HubSpot niezależnie od faktury wygenerowanej przez HubSpot. E-faktury są wysyłane z adresu dte_9011834916@dte.paperless.com.co. Upewnij się, że ta domena jest oznaczona jako bezpieczna w kliencie poczty e-mail, aby te wiadomości e-mail nie trafiły do folderu spamu.

E-faktury nie będą dostępne na koncie HubSpot. Nadal będziesz otrzymywać standardową kopię faktury HubSpot.

Temat wiadomości e-mail dla e-faktury to:

Wiersz tematu: 901183491; HUBSPOT LATIN AMERICA S.A.S; [numer dokumentu]; 01; HUBSPOT LATIN AMERICA S.A.S

Jakie informacje o kliencie są zawarte w e-fakturze?

E-faktury odzwierciedlają informacje o firmie w sekcji Konto i rozliczenia na koncie HubSpot. Zgodnie z Warunkami świadczenia usług dla klientów HubSpot, musisz aktualizować informacje o swojej firmie, metodzie płatności i informacje rozliczeniowe w celu uiszczenia poniesionych i powtarzających się opłat.

Co należy zrobić po otrzymaniu e-faktury?

Po wysłaniu faktury elektronicznej użytkownik jest odpowiedzialny za jej zaakceptowanie lub odrzucenie.

• Jeśli faktura zostanie zaakceptowana, użytkownik zgadza się zapłacić fakturę zgodnie z rachunkiem.
• W przypadku problemów z fakturą należy ją niezwłocznie odrzucić, aby zespół ds. rozliczeń HubSpot mógł wprowadzić niezbędne zmiany. E-faktura musi zostać odrzucona za pośrednictwem DIAN, aby HubSpot mógł uwzględnić wszelkie zmiany w dokumencie.

Co zrobić, jeśli muszę zaktualizować informacje na e-fakturze?

Zgodnie z sekcją b. Warunków HubSpot dla Kolumbii - Jurysdykcja, "zgodnie z kolumbijskimi przepisami ustawowymi i wykonawczymi, użytkownik może odrzucić fakturę, którą mu dostarczymy, w ciągu trzech (3) dni roboczych od jej otrzymania. Po upływie trzeciego dnia roboczego faktura zostanie automatycznie zaakceptowana przez użytkownika, a płatność będzie należna zgodnie z warunkami Umowy".

Po odrzuceniu e-faktury za pośrednictwem DIAN należy wysłać wiadomość e-mail na adres billing@hubspot.com w celu wyjaśnienia przyczyny odrzucenia, aby zespół rozliczeniowy HubSpot mógł pomóc w aktualizacji w odpowiednim czasie.

Potrzebuję numeru zamówienia zakupu (PO) na mojej fakturze.

Aby dodać numer zamówienia do faktury, należy przesłać numer zamówienia i faktury, do których powinien on zostać zastosowany, na adres billing@hubspot.com. Jeśli to możliwe, prosimy o podanie numeru zamówienia przed wystawieniem faktury lub jak najszybciej po jej wystawieniu.

Co się stanie, jeśli w trakcie cyklu rozliczeniowego nastąpi zmiana umowy?

Możesz spodziewać się dwóch dokumentów elektronicznych (faktury i noty kredytowej), które zostaną zatwierdzone przez DIAN. Zostaną one wysłane jako dwa oddzielne dokumenty zgodnie z powyższymi krokami. Faktura elektroniczna nie pokaże, czy zastosowano do niej kredyt lub poprzednią płatność, dlatego ważne jest, aby sprawdzić rzeczywiste saldo konta na koncie HubSpot. Można to znaleźć w sekcji Konto i rozliczenia na karcie Transakcje.

Poniższa grafika przedstawia ogólny przegląd cyklu życia faktury:

Dlaczego moja e-faktura nie zgadza się z saldem należnym na moim koncie HubSpot?

Nie jest możliwe pokazanie kredytów lub płatności zastosowanych na e-fakturze w celu odzwierciedlenia zmniejszonego salda należnego z tytułu konkretnej faktury. Aby dokonać płatności, należy sprawdzić saldo należne na koncie HubSpot. Wszystkie faktury i kredyty będą wystawiane jako dokumenty elektroniczne w celu dopasowania do salda netto należności.

Co jeśli mam inne pytania?

W przypadku dodatkowych pytań lub wątpliwości dotyczących e-faktury prosimy o kontakt pod adresem billing@hubspot.com.