Fatturazione elettronica colombiana | Domande frequenti

Se siete clienti HubSpot in Colombia, scoprite come HubSpot gestisce la fatturazione elettronica e quali sono le responsabilità del cliente nel processo di fatturazione elettronica.

Cos'è la fatturazione elettronica?

La fatturazione elettronica (e-invoicing) è una forma di fatturazione elettronica tra venditore e acquirente. Si tratta di file digitali contenenti dati di fatturazione strutturati che consentono di essere scambiati ed elaborati da diverse parti (ad esempio, autorità fiscali, clienti, ecc.). Il formato della fattura elettronica ne consente l'elaborazione automatica da parte dei computer.

L'ufficio fiscale colombiano, noto come Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), richiede a HubSpot di fornire ai clienti colombiani fatture elettroniche.

Come si riceve la fattura elettronica?

Le fatture elettroniche vengono inviate agli utenti impostati come contatti di fatturazione nell'account HubSpot, separatamente e in aggiunta alla fattura generata da HubSpot. Le fatture elettroniche vengono inviate da dte_9011834916@dte.paperless.com.co. Assicuratevi che questo dominio sia contrassegnato come sicuro nel vostro client di posta elettronica in modo che queste e-mail non finiscano nella cartella spam.

Le fatture elettroniche non saranno disponibili nel vostro account HubSpot. Si continuerà a ricevere la copia standard della fattura da HubSpot.

L'oggetto dell'e-mail per la fattura elettronica è:

Oggetto: 901183491; HUBSPOT LATIN AMERICA S.A.S; [numero del documento]; 01; HUBSPOT LATIN AMERICA S.A.S

Quali informazioni sul cliente sono incluse nella fattura elettronica?

Le fatture elettroniche rispecchiano le informazioni aziendali presenti nella sezione Account e fatturazione del vostro account HubSpot. In base ai Termini di servizio per i clienti di HubSpot, è necessario mantenere aggiornati i dati aziendali, il metodo di pagamento e le informazioni di fatturazione per il pagamento dei canoni sostenuti e ricorrenti.

Cosa devo fare quando ricevo la fattura elettronica?

Una volta ricevuta la fattura elettronica, è responsabilità dell'utente accettare o rifiutare la fattura.

• Se la fattura viene accettata, il cliente accetta di pagare la fattura così come è stata emessa.
• Se c'è un problema con la fattura, rifiutatela tempestivamente in modo che il team di fatturazione di HubSpot possa aiutarvi con le modifiche necessarie. La fattura elettronica deve essere rifiutata attraverso il DIAN affinché HubSpot possa prendere in considerazione eventuali modifiche al documento.

Cosa succede se devo aggiornare le informazioni sulla mia fattura elettronica?

Secondo la sezione b. delle Condizioni specifiche di HubSpot per la Colombia - Giurisdizione, "in conformità con le leggi e i regolamenti colombiani, l'utente può rifiutare una fattura che gli viene recapitata entro tre (3) giorni lavorativi dalla sua ricezione. Dopo il terzo giorno lavorativo, la fattura sarà automaticamente accettata dall'utente e il pagamento sarà dovuto in conformità ai termini del Contratto".

Una volta rifiutata la fattura elettronica tramite DIAN, è necessario inviare un'e-mail a billing@hubspot.com per chiarire il motivo del rifiuto, in modo che il team di fatturazione di HubSpot possa fornire assistenza per gli aggiornamenti in modo tempestivo.

Ho bisogno di un numero di ordine di acquisto (PO) sulla mia fattura.

Per aggiungere un numero di ordine di acquisto alla fattura, inviare il numero di ordine di acquisto e le fatture a cui deve essere applicato a billing@hubspot.com. Se possibile, fornire il numero di PO prima della fatturazione o il prima possibile dopo l'emissione della fattura.

Cosa succede se c'è una modifica del contratto a metà del ciclo di fatturazione?

Si attendono due documenti elettronici (una fattura e una nota di credito) che saranno convalidati tramite DIAN. Questi documenti vi saranno inviati in linea con i passaggi sopra descritti. La fattura elettronica non mostra se è stato applicato un credito o un pagamento precedente, quindi è importante controllare il saldo reale del conto nel proprio account HubSpot. È possibile trovarlo nella sezione Account e fatturazione del proprio account, nella scheda Transazioni.

Il grafico seguente mostra una panoramica generale del ciclo di vita di una fattura:

Perché la mia fattura elettronica non corrisponde al saldo dovuto nel mio account HubSpot?

Non è possibile mostrare crediti o pagamenti applicati su una fattura elettronica per riflettere una riduzione del saldo dovuto su una particolare fattura. Per effettuare il pagamento, fare riferimento al saldo dovuto nel proprio account HubSpot. Tutte le fatture e gli accrediti saranno emessi come documenti elettronici per riflettere il saldo netto dovuto.

E se ho altre domande?

Per ulteriori domande o dubbi sulla fattura elettronica, contattare billing@hubspot.com.