Colombiansk elektronisk fakturering | Vanliga frågor och svar

Om du är en HubSpot-kund i Colombia, lär dig hur HubSpot hanterar elektronisk fakturering och kundens ansvar i den elektroniska faktureringsprocessen.

Vad är elektronisk fakturering?

Elektronisk fakturering (e-fakturering) är en form av elektronisk fakturering mellan säljare och köpare. De är digitala filer som innehåller strukturerad fakturadata som gör att de kan utbytas och behandlas av olika parter (t.ex. skattemyndigheter, kunder etc.). E-fakturans format gör att den kan bearbetas automatiskt av datorer.

Det colombianska skattekontoret, känt som Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), kräver att HubSpot tillhandahåller colombianska kunder med elektroniska fakturor.

Hur får jag min e-faktura?

E-fakturor skickas till användare som är inställda som faktureringskontakter i ditt HubSpot-konto separat från och utöver den HubSpot-genererade fakturan. E-fakturor skickas från dte_9011834916@dte.paperless.com.co. Se till att den här domänen är markerad som säker i din e-postklient så att dessa e-postmeddelanden inte hamnar i din skräppostmapp.

E-fakturor kommer inte att vara tillgängliga i ditt HubSpot-konto. Du kommer fortfarande att få den vanliga HubSpot-kopian av din faktura.

Ämnesraden för e-postmeddelandet för e-fakturan är:

Ämnesrad : 901183491; HUBSPOT LATIN AMERICA S.A.S; [dokumentnummer]; 01; HUBSPOT LATIN AMERICA S.A.S

Vilken kundinformation ingår i e-fakturan?

E-fakturor återspeglar företagsinformationen i avsnittet Konto & fakturering i ditt HubSpot-konto. Enligt HubSpots kundvillkor måste du hålla din företagsinformation, betalningsmetod och faktureringsinformation uppdaterad för betalning av uppkomna och återkommande avgifter.

Vad ska jag göra när jag får min e-faktura?

När e-fakturan har skickats till dig är det ditt ansvar att godkänna eller avvisa fakturan.

• Om fakturan godkänns samtycker du till att betala fakturan enligt fakturan.
• Om det finns något problem med fakturan ska du omedelbart avvisa fakturan så att HubSpots faktureringsteam kan hjälpa till med eventuella nödvändiga ändringar. E-fakturan måste avvisas via DIAN för att HubSpot ska kunna överväga eventuella ändringar av dokumentet.

Vad händer om jag behöver uppdatera information på min e-faktura?

Enligt avsnitt b. i HubSpots Colombia - Jurisdiktionsspecifika villkor, "i enlighet med colombianska lagar och förordningar kan du avvisa en faktura som vi levererar till dig inom tre (3) arbetsdagar efter mottagandet. Efter den tredje arbetsdagen kommer din faktura automatiskt att accepteras av dig och din betalning kommer att förfalla i enlighet med villkoren i avtalet."

När du har avvisat e-fakturan via DIAN bör du skicka ett e-postmeddelande till billing@hubspot.com för att klargöra orsaken till avvisandet så att HubSpots faktureringsteam kan hjälpa till med uppdateringar i rätt tid.

Jag behöver ett inköpsordernummer (PO) på min faktura.

För att lägga till ett PO-nummer på din faktura, vänligen skicka PO-numret och de fakturor det ska tillämpas på billing@hubspot.com. Om möjligt ska du ange PO-numret före fakturering eller så snart som möjligt efter att fakturan har utfärdats.

Vad händer om det sker en avtalsändring mitt i min faktureringscykel?

Du kan förvänta dig två elektroniska dokument (en faktura och en kreditnota) som kommer att valideras via DIAN. Dessa kommer att skickas till dig som två separata dokument i enlighet med stegen ovan. Den elektroniska fakturan kommer inte att visa om det finns en kredit eller tidigare betalning som tillämpas på den, så det är viktigt att du kontrollerar ditt verkliga kontosaldo i ditt HubSpot-konto. Du hittar detta i avsnittet Konto & Fakturering på ditt konto på fliken Transaktioner.

Bilden nedan visar en allmän översikt över en fakturas livscykel:

Varför matchar inte min e-faktura saldot på mitt HubSpot-konto?

Det är inte möjligt att visa krediter eller betalningar som tillämpas på en e-faktura för att återspegla ett reducerat saldo på en viss faktura. Vänligen hänvisa till saldot på ditt HubSpot-konto för att göra betalning. Alla fakturor och krediter kommer att utfärdas som elektroniska dokument för att matcha det utestående nettosaldot.

Vad händer om jag har andra frågor?

Om du har ytterligare frågor eller funderingar angående din e-faktura, vänligen kontakta billing@hubspot.com.