Forbind HubSpot og DocuSign for at oprette, tilpasse, sende og spore DocuSign-kuverter fra en kontakt-, firma- eller aftaleoptegnelse i din HubSpot-konto.
Bemærk venligst: Du kan ikke synkronisere oplysninger om kontakter, virksomheder, aftaler eller dokumenter mellem HubSpot og DocuSign.
Før du går i gang
Forbind appen
-
- Brug søgefeltet til at finde og vælge DocuSign-appen.
- Klik på Installer app øverst til højre.
- I dialogboksen skal du indtaste dine loginoplysninger.
- Klik på Installer. Du vil blive omdirigeret til din Connected apps side.
Administrer dine DocuSign-indstillinger
- I venstre panel skal du navigere til Integrationer > Tilsluttede apps.
- Klik på DocuSign.
Tilføj en HMAC-sikkerhedsnøgle
- Klik på Handlinger > Tilføj HMAC-sikkerhedsnøgle øverst til højre.
- Indtast din HMAC-nøgle i pop op-vinduet, og klik på Gem ændringer.
Skift din forbundne DocuSign-konto
Hvis du er bruger på flere konti, vil alle konti være forbundet til HubSpot.
- Klik på Handlinger > Skift tilsluttet konto øverst til højre.
- I pop op-vinduet skal du klikke på rullemenuen Vælg en konto for at vælge en anden tilsluttet konto.
- Klik på Skift konto.
Opdag nye funktioner
Sådan opdager du nye funktioner med DocuSign-appen:
- Klik på fanen Feature Discovery
- Du kan gennemgå følgende DocuSign-funktioner:
- Opsæt brugerdefinerede tilknytninger
- Tilføj integrationskortet til den midterste kolonne i en post
- Brug DocuSign-handlinger i workflows
- Send konvolutter fra HubSpot
Gennemgå tilknytninger af egenskaber
For at gennemgå egenskabstilknytninger mellem DocuSign og HubSpot-kontakter, -virksomheder eller -aftaler:
- Klik på fanen Property Mappings.
- Klik på Kontakt, Virksomhed eller Aftale for at gennemse tilknytninger mellem HubSpot-egenskaber og DocuSign-dokumentets brugerdefinerede felter. Hvis en egenskab ikke er mappet, vil data ikke blive inkluderet i konvolutten.
- Sådan tilføjer du en brugerdefineret mapping:
- Klik på Tilføj ny mapping.
- Brug dropdown-menuerne til at vælge det DocuSign-felt og den HubSpot-egenskab, du vil mappe.
- Klik på Gem.
- Hvis du vil slette en mapping, skal du holde musen over mappingen og klikke på Handlinger > Slet.
Bemærk: For at mappe et brugerdefineret DocuSign-felt skal det have et unikt værktøjstip og en tekstfelttype .
Se forbundne brugere
For at se alle forbundne brugere:
- Klik på fanen Forbundne brugere.
- Tabellen viser alle HubSpot-brugere og DocuSign-brugerkonti og deres status som forbundne.
Brug DocuSign-appen
Med DocuSign-appen kan du mappe egenskaber mellem HubSpot og DocuSign, oprette og sende DocuSign-dokumenter fra HubSpot, bruge HubSpot-felter i din DocuSign-skabelon og bruge DocuSign-hændelser til at udløse HubSpot-workflowhandlinger.
Opret og send DocuSign-dokumenter
Du kan oprette og sende DocuSign-dokumenter fra dine kontakt-, firma- og aftaleoptegnelser i HubSpot ved at vælge en kuvertskabelon.
- I din HubSpot-konto skal du navigere til din kontakt-, firma- eller aftaleoptegnelse.
- Klik på navnet på en post.
- Du kan sende et dokument fra enten DocuSign-panelet i højre side af posten eller fra DocuSign-integrationskortet i postens midterste kolonne. Følg instruktionerne i denne artikel for at tilføje DocuSign-integrationskortet til den midterste kolonne i en post.
Bemærk venligst:
- Dokumenter kan kun oprettes og slettes på DocuSign-platformen og ikke på din HubSpot-konto.
- Vedhæftede filer fra DocuSign kan ikke synkroniseres til kortet med vedhæftede filer på en objektpost.
- Klik på Send fra en skabelon i DocuSign-kortet i højre panel eller Tilføj fra skabelon i DocuSign-integrationskortet i den midterste kolonne.
- Vælg din skabelon, og klik derefter på Næste.
- På det næste skærmbillede skal du tilpasse din konvolut:
- I afsnittet Gennemgå dokumenter i din kuvert skal du bekræfte dokumenterne i den valgte skabelon.
- I afsnittet Tilføj modtagere til din kuvert skal du gennemgå navn og e-mail for modtagerne.
- Klik på Tilføj ny modtager for at tilføje en modtager, og indtast oplysningerne.
- Klik på X for at fjerne en modtager.
- I afsnittet Tilpas e-mailbeskeden til dine modtagere: skal du tilføje ete-mailemne og ene-mailbesked til modtagerne.
- Klik på Send til modtagere for at sende skabelonen.
- Klik på Rediger i DocuSign for at redigere skabelonen.
- Klik på rullemenuen Handlinger for at redigere dit dokument:
- Rediger besked: rediger emnelinjen og beskeden, der skal ledsage dit dokument.
- Edit Recipients: rediger de modtagere, der skal modtage dokumentet.
- Rediger dokumenter: rediger de dokumenter, der skal sendes til dine modtagere. Du kan uploade nye dokumenter, bruge en skabelon eller uploade fra skyen.
- Avancerede indstillinger: rediger modtagerrettigheder, opsæt påmindelser, sæt en udløbsdato og aktiver kommentarer.
- Når du er færdig med at redigere, skal du klikke på Preview for at få vist dokumentet.
- Klik på Send for at sende dokumentet.
- Når dokumentet er underskrevet af modtageren, ændres status på kontakt-, firma- eller aftaleoptegnelsen til Completed.
Hvis du har tilføjet DocuSign-kortet til den midterste kolonne i din post, kan du også tilføje kuverter fra DocuSign til posten:
- Klik på Tilføj fra DocuSign i DocuSign-integrationskortet.
- Vælg konvolutten i højre panel, og klik på Tilføj.
På dette DocuSign-integrationskort kan du se, hvilke skabeloner der er blevet sendt til en post, status, modtagere, afsender samt dato for oprettelse og sidste opdatering.
Bemærk: Hvis DocuSign-appen ikke indlæses i HubSpot, bedes du kontakte din DocuSign-administrator for at sikre, at du har alle de relevante tilladelser .
Brug HubSpot-felter i din DocuSign-skabelon
Du kan indsætte HubSpot-data, såsom oplysninger fra dine kontakt-, firma- eller aftaleoptegnelser, direkte i din DocuSign-skabelon. Kun foruddefinerede HubSpot-felter (dvs. HubSpot-egenskaber, der vises, når appen først er forbundet) kan bruges i dine DocuSign-skabeloner. Felter, der tilføjes direkte i den indlejrede HubSpot-visning, vil ikke blive anvendt. De foruddefinerede felter kan findes i dine DocuSign-indstillinger. Det er ikke muligt at tilføje brugerdefinerede HubSpot-felter på nuværende tidspunkt.
Sådan bruger du dine HubSpot-felter i DocuSign:
- Log ind på din DocuSign-konto.
- Opret en skabelon på din DocuSign-konto.
- Vælg et HubSpot-felt, og tilføj det til din skabelon. Alle HubSpot-felter begynder med HS, og du kan finde dem i afsnittet Custom Fields.
- Gem din skabelon.
- Naviger til din HubSpot-konto, og brug din skabelon.
Bemærk: Data vil kun blive udfyldt for den objektpost, som skabelonen oprettes fra. Hvis du f.eks. opretter en skabelon fra en aftalepost, vil kun aftaleegenskaber blive udfyldt.
Brug DocuSign-hændelser til at udløse workflow-handlinger(Marketing Hub, Sales Hub og Service Hub Professional og Enterprise)
Du kan udløse workflow-handlinger fra DocuSign-hændelser i kontaktworkflows.
- Klik på Opret workflow.
- Vælg Kontaktbaseret som din workflowtype, og klik derefter på Opret workflow.
- Klik på Contact enrollment trigger for at tilføje en enrollment trigger. I højre panel skal du vælge DocuSign: Contact timeline event template eller vælge dine egne tilmeldingsudløsere.
- Når dine tilmeldingsudløsere er blevet indstillet, kan du tilføje handlinger.
- For at sende en DocuSign-konvolut skal du vælge Send DocuSign-konvolut på listen over workflow-handlinger. Vælg bruger og skabelon.
Når dit workflow er tændt, kan du støde på nogle fejlmeddelelser:
| Fejl |
Sådan løser du problemet |
| DocuSign-workflowskabelonen har ingen pladsholdere eller modtagere. |
Denne fejl vedrører kun kontaktereller aftaler. Sørg for, at du har tilføjet det korrekte antal pladsholdere eller modtagere til din DocuSign-skabelon. |
| DocuSign-workflowskabelonen har ingen modtagere. |
Denne fejl vedrører kun kontaktereller aftaler. Sørg for at have det korrekte antal modtagere tilføjet til din DocuSign-skabelon. |
| DocuSign-workflowskabelonen har ikke vedhæftet nogen dokumenter. |
Sørg for, at du har tilføjet de korrekte dokumenter til skabelonen. |
| Antallet af deal-kontakter er større end pladsholderne i skabelonen. |
Sørg for, at skabelonen har nok pladsholdere til det antal kontakter, du ønsker at sende kuverten til. Hvis du f.eks. har tre kontakter og kun to pladsholdere i skabelonen, er det kun de to første kontakter, der bliver føjet til kuverten og modtager den. |
| Auto-population for deal-kontakter var begrænset til antallet af pladsholdere i din skabelon. Din kontakt blev ikke automatisk udfyldt som ny modtager, fordi skabelonen indeholder den samme e-mail. |
Hvis modtagerens e-mail er lig med kontaktens e-mail, springer HubSpot automatisk udfyldning af kontakter fra HubSpot-recorden over. |
Afinstaller DocuSign-appen
- I venstre panel skal du navigere til Integrationer > Tilsluttede apps.
- Hold markøren over DocuSign-appen, og klik på Handlinger > Afinstaller.
- Skriv den ønskede tekst i pop op-vinduet, og klik på Afinstaller.