Kræver godkendelse af aftaler

Du kan opsætte en godkendelsesproces for en aftalepipeline, så alle eller specifikke aftaler skal gennemgås og godkendes, før de kan komme videre i pipelinen. Når pipeline-godkendelser er slået til, tilføjes et godkendelsestrin til den valgte pipeline, og brugerne kan ikke flytte relevante dealfaser forbi dette trin uden godkendelse, undtagen til et lukket og tabt trin.

Hver pipeline kan have et unikt godkendelsesstadie med op til tre godkendere. Du kan f.eks. have en salgsproces, der skal godkendes af en salgschef, før du lukker, og en anden salgsproces, der skal godkendes af både jurister og chefer, før du sender en kontrakt.

Hvis du vil have yderligere hjælp til at opsætte godkendelsesprocessen, kan du se den videogennemgang, der er delt i HubSpot Community.

Giv brugere tilladelse til at godkende aftaler

Før du kan tildele aftalegodkendere, skal du give disse brugere tilladelse til at godkende aftaler.

Bemærk: Det anbefales at give godkendelsestilladelse først, før du opsætter en godkendelsesproces for pipeline. Det kan tage flere minutter, før brugere med opdaterede tilladelser vises som tilgængelige godkendere i opsætningsprocessen.

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Users & Teams i menuen i venstre side.
• Hold musen over en bruger, og klik derefter på Rediger tilladelser.
• Klik for at udvide afsnittet Deals, og slå derefter tilladelsen Approve til.

• Klik på Gem.

Opsæt godkendelse af aftale for en pipeline

Brugere med Superadmin-rettigheder kan oprette en godkendelsesfase, indstille godkendelsesbetingelser og tildele godkendere til hver pipeline. Når du har slået godkendelsesprocessen til, kan du også redigere godkendelsesfasen, godkendelsesbetingelserne og hvilke brugere, der er godkendere.

Før du slår godkendelse af aftaler til, skal du sikre dig, at du har givet godkenderne tilladelsenGodkend aftale.

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Objects > Deals i menuen i venstre side.
• Naviger til fanen Pipelines.
• Klik på rullemenuen Vælg en pipeline , og vælg derefter den pipeline, som du vil kræve godkendelser for.
• Klik nederst på fanen Regler for pipeline.
• I rækken Tilføj godkendelsesproces for tilbud skal du slå kontakten til. Hvis den allerede er slået til, skal du klikke på ikonet edit edit for at redigere processen.

• Opsæt godkendelsesfasen. Godkendelsesfasen vil som standard være fremhævet og hedde Afventer godkendelse.
  • Hvis du vil ændre etapens navn, skal du klikke på tekstfeltet for etapens navn og indtaste et navn.
  • For at indstille scenens sandsynlighed skal du klikke på dropdown-menuen for sandsynlighed og derefter vælge en procentdel.
  • For at ændre etapens position skal du klikke og trække etapen til den ønskede position i pipeline-rækkefølgen. Brugere skal have godkendelse for at flytte en dealfase forbi godkendelsesstadiet, bortset fra at flytte deals til et lukket og tabt stadie.

• Klik på Næste for at angive godkendelsesbetingelser.
• Som standard er Alle deals valgt, hvilket betyder, at alle deals, uanset deres egenskabers værdi, skal godkendes. Hvis du vil angive betingelser for, hvornår aftaler skal godkendes, skal du vælge Aftaler , deropfylder specifikke betingelser og derefter vælge kriterier. Kun aftaler, der opfylder de valgte kriterier, skal igennem godkendelsesprocessen.

• Klik på Næste for at vælge, hvilke brugere der kan godkende aftaler.
• For at vælge godkendere skal du klikke på rullemenuen Tilføj godkendere og derefter markere afkrydsningsfelterne for de brugere, du vil have som godkendere. Du kan tilføje op til tre godkendere pr. pipeline.
• Vælg, om der kræves godkendelse fra alle godkendere eller en hvilken som helst af godkenderne. Hvis du vælger Alle, skal alle valgte godkendere godkende en aftale, før den kan gå videre i pipelinen. Hvis du vælger Enhver, skal kun én godkender godkende aftalen, før den kan gå videre i pipelinen.
• Hvis du vil tilføje en note til godkenderne, skal du indtaste tekst i tekstfeltet. Dette er et obligatorisk felt, der vises til godkendere, når en aftale skal godkendes.

• Klik på Næste.
• Gennemgå godkendelsesfasen, eventuelle betingelser og godkendere, og klik derefter på Gem.

Når de er gemt, skal relevante deals gå ind i godkendelsesfasen og godkendes, før de kan gå videre i pipelinen, medmindre de går direkte til den lukkede og tabte fase. Dealfaser, der allerede er i en fase på tidspunktet for oprettelsen af godkendelsesfasen, vil ikke være omfattet af godkendelsesprocessen.

Bemærk: Selvom det ikke anbefales, kan Superadmins slå en eksisterende pipelines godkendelsesproces fra ved at slå rækkenTilføj godkendelsesproces for aftaler fra. Hvis godkendelsen er slået fra, bliver godkendelsesfasen til en normal fase, og alle godkendelser bliver annulleret uanset deres status. Du kan ikke fortryde handlingen, hvis du slår en godkendelsesproces fra, så hvis du vil genindføre godkendelser, skal du oprette et nyt godkendelsesstadie.

Anmod om godkendelse af en aftale

Hvis du er en bruger, der flytter deals gennem en pipeline, skal relevante deals gå ind i godkendelsesfasen og godkendes, før de kan flyttes ned i pipelinen. For at godkendelsesprocessen kan starte, skal aftalen have en ejer, og ejeren af aftalen må ikke være den eneste godkender eller en godkender, når alle godkendelser er påkrævet.

En aftales godkendelsesproces starter ikke, hvis et af følgende er sandt: Der er ingen ejer af aftalen, ejeren er en påkrævet godkender, elleren tildelt godkender har mistet tilladelsen til at godkende aftalen eller er blevet deaktiveret. I dette scenarie vises en Genstart-knap på aftalekortet i Tavlevisning med en beskrivelse af fejlen og de næste trin.

For at anmode om godkendelse:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Deals.
• Flyt aftalen til godkendelsesfasen. Du kan opdatere dealfasen manuelt, via API eller via workflows.

• Når en aftale er i godkendelsesfasen, sendes der en anmodning til godkendere om at godkende aftalen. Aftalen får en godkendelsesstatus (f.eks. Afventer godkendelse), som vises på et aftalekort i kortvisningen eller i kolonnen Seneste godkendelsesstatus i listevisningen. Hvis godkendelsesprocessen har betingelser, som aftalen ikke opfylder, vil status være Godkendelse ikke nødvendig, og du kan gå videre med aftalen.

• Hvis du vil se flere oplysninger om godkendelsesprocessen, skal du klikke på Detaljer > Vis godkendelsesaktivitet på et aftalekort i Tavlevisning.
  • På fanen Godkendelse kan du se godkendelsesnoter, de brugere, der skal godkende aftalen, og ændringer i godkendelsesstatus.
  • Klik på fanen Kommentarer for at se eller tilføje kommentarer. Hvis du vil tilføje en kommentar, skal du indtaste tekst i kommentarfeltet og derefter klikke på Kommentar.
• Når en godkender har godkendt, afvist eller anmodet om ændringer til aftalen, modtager ejeren af aftalen en meddelelse i HubSpot og via e-mail.
  • Hvis godkenderen har bedt om ændringer, kan du se kommentarerne. Hvis det er nødvendigt, skal du foretage ændringer og svare på godkenderens kommentarer, så de kan godkende aftalen.
  • Hvis den er godkendt, ændres godkendelsesstatus til Godkendt og , og du kan flytte dealfasen videre til det ønskede stadie.
  • Hvis den afvises, ændres godkendelsesstatus til Afvist, og aftalen kan kun flyttes til en lukket og tabt fase.

Godkend eller afvis en aftale

Hvis du er godkender for en deal pipeline, modtager du en meddelelse i HubSpot og via e-mail, når en bruger anmoder om godkendelse af en aftale.

• For at se aftalen fra dine notifikationer skal du navigere til dine notifikationer i HubSpot eller din e-mail og derefter klikke på notifikationen eller CTA 'en for at gå til aftalen.

• For at se alle aftaler, der venter på godkendelse, skal du filtrere dine aftaler efter Seneste godkendelsesstatus indeholder præcis afventende. Klik på navnet på en aftale, der er inkluderet i visningen.

På en aftaleoptegnelse for at godkende eller afvise aftalen:

• Klik på Godkendelse i banneret Godkendelse nødvendig øverst i aftalen.
• Hvis du vil se flere oplysninger om anmodningen, skal du vælge Vis godkendelsesoplysninger.
• Hvis du vil anmode om ændringer, før du godkender, skal du vælge Anmod om ændringer. Indtast tekst i kommentarfeltet, og klik derefter på Kommentar. Den bruger, der har anmodet om godkendelse, får besked.
• For at godkende anmodningen om at gå videre med aftalen skal du vælge Godkend. Indtast en valgfri besked, og klik derefter på Godkend for at bekræfte.

• Vælg Afvis for at afvise aftalen. Indtast en grund til, at aftalen blev afvist, og klik derefter på Afvis for at bekræfte. Når en aftale er afvist, kan den kun flyttes til en lukket og tabt fase.

Når en aftale er godkendt eller afvist, opdateres aftalens Latest Approval Status-værdi for at angive beslutningen. Hvis en aftale blev godkendt eller afvist, men ikke burde have været det, kan en Superadmin genstarte godkendelsesprocessen.

Bemærk: Hvis du flytter en tidligere godkendt/afvist dealfase til en fase før godkendelsesfasen, vil værdien for seneste godkendelsesstatus automatisk blive slettet. I dette tilfælde skal aftalen igennem godkendelsesprocessen igen.

Genstart godkendelse af en aftale

Hvis en aftale blev godkendt eller afvist forkert, kan en Superadmin genstarte godkendelsesprocessen. Kun Superadmins kan genstarte godkendelser, selv om andre ikke-admin-godkendere er indstillet til pipelinen.

For at genstarte godkendelsesprocessen:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Deals.
• Flyt dealfasen til godkendelsesfasen eller til fasen før godkendelsesfasen.
• Klik på Ja i dialogboksen for at bekræfte.

Aftalens seneste godkendelsesstatus vil blive nulstillet, og aftalen skal gennemgå godkendelsesprocessen igen, før den kan komme videre i pipelinen.