Kræver godkendelse af aftaler

Du kan opsætte en godkendelsesproces for en aftalepipeline, så alle eller bestemte aftaler skal gennemgås og godkendes, før de kan komme videre i pipelinen. Når pipeline-godkendelser er slået til, tilføjes et godkendelsestrin til den valgte pipeline, og brugerne kan ikke flytte gældende aftaler forbi dette trin uden godkendelse, undtagen til et lukket, tabt trin. Brugerne vil heller ikke kunne oprette aftaler efter godkendelsesfasen. Dette omfatter aftaler, der er oprettet fra arbejdsgange.

Hver pipeline kan have et unikt godkendelsesstadie med op til tre godkendere. Du kan f.eks. have en salgsproces, som skal godkendes af en salgschef, før den afsluttes, og en anden salgsproces, som skal godkendes af både jurister og chefer, før den sender en kontrakt.

Hvis du vil have yderligere hjælp til at opsætte godkendelsesprocessen, kan du se den videogennemgang, der er delt i HubSpot Community.

Giv brugere tilladelse til at godkende aftaler

Før du kan tildele deal-godkendere, skal du give disse brugere deal-godkendelsestilladelser.

Bemærk: Det anbefales at tildele godkendelsestilladelser først, før du opretter en pipeline-godkendelsesproces. Det kan tage flere minutter, før brugere med opdaterede tilladelser vises som tilgængelige godkendere i opsætningsprocessen.

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Users & Teams i menuen i venstre sidepanel.
• Hold musen over en bruger, og klik derefter på Rediger tilladelser.
• Klik for at udvide afsnittet Deals, og slå derefter tilladelsen Approve til.

• Klik på Gem.

Opsæt godkendelse af aftaler for en pipeline

Brugere med superadministratorrettigheder kan oprette en godkendelsesfase, fastsætte godkendelsesbetingelser og tildele godkendere for hver aftalepipeline. Når du har slået godkendelsesprocessen til, kan du også redigere godkendelsesfasen, godkendelsesbetingelserne og hvilke brugere, der er godkendere.

Før du aktiverer aftalegodkendelser, skal du sørge for, at godkenderne har fået tilladelsen Godkend aftale.

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Objects > Deals i menuen i venstre sidepanel.
• Naviger til fanen Pipelines.
• Klik på rullemenuen Vælg en pip eline, og vælg derefter den pipeline, som du vil kræve godkendelser for.
• Klik nederst på fanen Pipeline Rules.
• I rækken Tilføj godkendelsesproces for tilbud skal du slå kontakten til. Hvis den allerede er slået til, skal du klikke på ikonet edit edit for at redigere processen.

• Opsæt godkendelsesfasen. Godkendelsesfasen vil som standard være fremhævet og hedde Afventer godkendelse.
  • Hvis du vil ændre etapens navn, skal du klikke på tekstfeltet for etapens navn og indtaste et navn.
  • For at indstille scenens sandsynlighed skal du klikke på dropdown-menuen for sandsynlighed og derefter vælge en procentdel.
  • For at ændre etapens position skal du klikke og trække etapen til den ønskede position i pipeline-rækkefølgen. Brugere skal have godkendelse for at flytte en aftale forbi godkendelsesstadiet, bortset fra at flytte aftaler til et lukket, tabt stadie.

• Klik på Næste for at indstille godkendelsesbetingelserne.
• Som standard er Alle aftaler valgt, hvilket betyder, at alle aftaler, uanset deres egenskabsværdier, skal godkendes. Hvis du vil angive betingelser for, hvornår aftaler skal godkendes, skal du vælge Aftaler , deropfylder specifikke betingelser og derefter vælge kriterier. Kun aftaler, der opfylder de valgte kriterier, skal igennem godkendelsesprocessen.

• Klik på Næste for at vælge, hvilke brugere der kan godkende aftaler.
• For at vælge godkendere skal du klikke på rullemenuen Tilføj godkendere og derefter markere afkrydsningsfelterne for de brugere, du vil have som godkendere. Du kan tilføje op til tre godkendere pr. pipeline.
• Vælg, om der kræves godkendelse fra alle godkendere eller en hvilken som helst af godkenderne. Hvis du vælger Alle, skal alle valgte godkendere godkende en aftale, før den kan gå videre i pipelinen. Hvis du vælger Enhver, skal kun én godkender godkende aftalen, før den kan gå videre i pipelinen.
• Hvis du vil tilføje en note til godkenderne, skal du indtaste tekst i tekstfeltet. Dette er et obligatorisk felt, der vises til godkendere, når en aftale skal godkendes.

• Klik på Næste.
• Gennemgå godkendelsestrinnet, eventuelle betingelser og godkendere, og klik derefter på Gem.

Når de er gemt, skal de relevante aftaler gå ind i godkendelsesfasen og godkendes, før de kan gå videre i pipelinen, medmindre de går direkte til den lukkede, tabte fase. Aftaler, der allerede er i en fase på det tidspunkt, hvor godkendelsesfasen oprettes, vil ikke være omfattet af godkendelsesprocessen.

Bemærk: Selvom det ikke anbefales, kan superadministratorer slå en eksisterende aftalepipelines godkendelsesproces fra ved at slå rækkenTilføj godkendelsesproces for aftaler fra. Hvis godkendelsen er slået fra, bliver godkendelsesfasen til en normal fase, og alle godkendelser annulleres uanset deres status. Du kan ikke fortryde handlingen, hvis du slår en godkendelsesproces fra, så hvis du vil genindføre godkendelser, skal du oprette et nyt godkendelsesstadie.

Anmod om godkendelse af en aftale

Hvis du er en bruger, der flytter aftaler gennem en pipeline, skal relevante aftaler ind i godkendelsesfasen og godkendes, før de kan bevæge sig ned i pipelinen. For at godkendelsesprocessen kan starte, skal aftalen have en ejer, og aftaleejeren må ikke være den eneste godkender eller en godkender, når alle godkendelser er påkrævet.

En aftales godkendelsesproces starter ikke, hvis noget af følgende er tilfældet: Der er ingen aftaleejer, ejeren er en påkrævet godkender, elleren tildelt godkender har mistet tilladelsen til at godkende aftalen eller er blevet deaktiveret. I dette scenarie vises en Genstart-knap på aftalekortet i tavlevisningen med en beskrivelse af fejlen og de næste trin.

Sådan anmoder du om godkendelse:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Deals.
• Flyt aftalen til godkendelsesfasen. Du kan opdatere deal-stadiet manuelt, via API eller via workflows.

• Når en aftale er i godkendelsesfasen, sendes der en anmodning til godkendere om at godkende aftalen. Aftalen får en godkendelsesstatus (f.eks. Afventer godkendelse), som vises på et aftalekort i tavlevisning eller i kolonnen Seneste godkendelsesstatus i listevisning. Hvis godkendelsesprocessen har betingelser, som aftalen ikke opfylder, vil status være Godkendelse ikke nødvendig, og du kan gå videre med aftalen.

• Hvis du vil se flere oplysninger om godkendelsesprocessen, skal du klikke på Detaljer > Vis godkendelsesaktivitet på et aftalekort i tavlevisning.
  • På fanen Godkendelse kan du se godkendelsesnoter, de brugere, der skal godkende aftalen, og ændringer i godkendelsesstatus.
  • Klik på fanen Kommentarer for at se eller tilføje kommentarer. Hvis du vil tilføje en kommentar, skal du indtaste tekst i kommentarfeltet og derefter klikke på Kommentar.
• Når en godkender har godkendt, afvist eller anmodet om ændringer til aftalen, vil aftaleejeren modtage en meddelelse i HubSpot og via e-mail.
  • Hvis godkenderen har bedt om ændringer, kan du se kommentarerne. Hvis det er nødvendigt, skal du foretage ændringer og svare på godkenderens kommentarer, så de kan godkende aftalen.
  • Hvis den er godkendt, ændres godkendelsesstatus til Godkendt , og kan du flytte aftalen videre til det ønskede stadie.
  • Hvis den afvises, ændres godkendelsesstatus til Afvist, og aftalen kan kun flyttes til et lukket, tabt stadie.

Godkend eller afvis en aftale

Hvis du er godkender for en aftalepipeline, får du en meddelelse i HubSpot og via e-mail, når en bruger anmoder om godkendelse af en aftale.

• For at se aftalen fra dine notifikationer skal du navigere til dine notifikationer i HubSpot eller din e-mail og derefter klikke på notifikationen eller CTA 'en for at gå til aftalen.

• For at se alle aftaler, der venter på godkendelse, skal du filtrere dine aftaler efter Seneste godkendelsesstatus indeholder præcis afventende. Klik på navnet på en aftale, der er inkluderet i visningen.

På en aftalepost for at godkende eller afvise aftalen:

• Klik på Godkendelse øverst i aftalen i banneret Godkendelse nødvendig.
• Hvis du vil se flere oplysninger om anmodningen, skal du vælge Vis detaljer om godkendelse.
• Hvis du vil anmode om ændringer, før du godkender, skal du vælge Anmod om ændringer. Indtast tekst i kommentarfeltet, og klik derefter på Kommentar. Den bruger, der har anmodet om godkendelse, får besked.
• For at godkende anmodningen om at gå videre med aftalen skal du vælge Godkend. Indtast en valgfri besked, og klik derefter på Godkend for at bekræfte.

• Hvis du vil afvise aftalen, skal du vælge Afvis. Indtast en grund til, at aftalen blev afvist, og klik derefter på Afvis for at bekræfte. Når en aftale er afvist, kan den kun flyttes til et lukket, tabt stadie.

Når en aftale er godkendt eller afvist, opdateres aftalens Latest Approval Status-værdi for at angive beslutningen. Hvis en aftale blev godkendt eller afvist, men ikke burde have været det, kan en superadministrator genstarte godkendelsesprocessen.

Bemærk: Hvis du flytter en tidligere godkendt/afvist aftale til et stadie før godkendelsesstadiet, vil værdien for seneste godk endelsesstatus automatisk blive slettet. I dette tilfælde skal aftalen igennem godkendelsesprocessen igen.

Genstart godkendelse af en aftale

Hvis en aftale er blevet forkert godkendt eller afvist, kan en superadministrator genstarte godkendelsesprocessen. Kun superadministratorer kan genstarte godkendelser, selv om der er angivet andre ikke-administrator-godkendere for pipelinen.

Sådan genstarter du godkendelsesprocessen:

• På din HubSpot-konto skal du navigere til CRM > Deals.
• Flyt aftalen til godkendelsesstadiet eller til stadiet før godkendelsesstadiet.
• Klik på Ja i dialogboksen for at bekræfte.

Aftalens seneste godkendelsesstatus bliver nulstillet, og aftalen skal igennem godkendelsesprocessen igen, før den kan komme videre i pipelinen.

Se godkendelseshistorik

Brugere med rettighederne Customize record page layout eller Super Admin kan tilføje et CRM-kort i højre sidebjælke og et kort i sidebjælken med forhåndsvisning for at vise godkendelseshistorikken. Derefter kan brugerne se de personer, der er involveret i godkendelsesprocessen, sammen med tidslinjen for begivenhederne.

Sådan konfigureres kortet for pipeline-godkendelser:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Objects > Deals i menuen i venstre sidepanel.
• Klik på fanen Record customization.
• Klik på navnet på den ønskede visning.
• Klik på Tilføj kort øverst til højre.
• Marker afkrydsningsfeltet Pipeline-godkendelser.

Sådan bruger du kortet til pipeline-godkendelse:

• Naviger til CRM > Tilbud.
• Klik på navnet på posten.
• Naviger til kortetPipeline approval s i højre sidepanel.

Sådan konfigureres pipeline-godkendelseskortet i preview-sidepanelet:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Objects > Deals i menuen til venstre.
• Klik på fanen Tilpasning af forhåndsvisning.
• Klik på navnet på den ønskede visning.
• Klik på Tilføj kort.
• Vælg afkrydsningsfeltet Pipeline-godkendelser.

Sådan bruger du forhåndsvisning af pipeline-godkendelse:

• Naviger til CRM > Tilbud.
• Hold musen over posten, og klik på forhåndsvisning.