取引に承認を求める

取引パイプラインの承認プロセスを設定し、取引パイプラインを進行する前に確認および承認が必要な取引を設定することができます。パイプライン承認をオンにすると、選択したパイプラインに承認ステージが追加され、ユーザーは、クローズした不成立取引ステージを除き、承認なしにそのステージを越えて取引を移動することができなくなります。

各パイプラインは、最大3人の承認者を持つ固有の承認ステージを持つことができます。例えば、契約締結前に営業マネージャーの承認が必要な営業プロセスと、契約書送信前に法務とマネージャーの両方の承認が必要な営業プロセスがあるかもしれない。

もしあなたが管理者であれば、取引承認プロセスの設定方法を学んでください。取引に携わるユーザーの方は、承認申請の方法を学んでください。承認者であれば、承認が必要な取引をレビューする方法を学ぶ。

承認プロセスの設定については、HubSpot コミュニティで共有されている動画ウォークスルーをご参照ください。

ユーザー別取引承認権限の付与

取引承認者を割り当てる前に、これらのユーザーに取引承認権限を与える必要があります。

注：、パイプラインの承認プロセスを設定する前に、まず承認権限を与えることをお勧めします。権限を更新したユーザーが利用可能な承認者として設定されるまで、数分かかる場合があります。

• HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
• 左のサイドバーメニューで、［ユーザーとチーム］に移動します。
• ユーザーにマウスポインターを合わせ、権限の編集をクリックする。
• 取引セクションをクリックして展開し、承認権限を切り替えスイッチオン。

• ［保存］をクリックします。

パイプラインの取引承認の設定

スーパー管理者の権限を持つユーザーを設定すると、取引パイプラインごとに承認ステージを設定し、承認者を割り当てることができます。承認プロセスをオンにすると、承認ステージや承認者をユーザーを編集することもできます。

取引承認をオンにする前に、承認者にApprove取引権限を付与していることを確認してください。

• HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
• 左のサイドバーメニューで、［オブジェクト］>［取引］の順に移動します。
• Pipelinesタブに移動する。
• パイプラインを選択ドロップダウンメニューをクリックし、承認を必要とするパイプラインを選択します。
• 下部にある、Pipeline Rulesタブをクリックします。
• 取引の承認プロセスを追加行で、スイッチを切り替えオンにする。すでにオンになっている場合は、edit編集アイコンをクリックしてプロセスを編集する。

• 右側のパネルで、承認段階を設定する。承認段階はハイライト表示され、デフォルトでは承認待ちと呼ばれます。
  • ステージ名を変更するには、ステージ名テキストボックスをクリックし、名を入力する。
  • ステージの確率を設定するには、確率ドロップダウンメニューをクリックし、パーセンテージを選択する。
  • ステージの位置を変更するには、ステージをクリックし、パイプラインオーダー内の希望の位置までドラッグする。ユーザー別では、取引ステージをクローズした不成立取引に移行する場合を除き、取引ステージを承認ステージに移行するには、承認を得る必要があります。

• 次へをクリックします：Add approvers取引を承認できるユーザーを選択します。
• 承認者を選択するには、承認者を追加ドロップダウンメニューをクリックし、承認者にしたいユーザーのチェックボックスを選択します。パイプラインごとに最大3人の承認者を追加することができます。
• 全ての承認者 または 任意の承認者 から承認の要否を選択する。Allを選択した場合、パイプラインで取引を進める前に、選択した全ての承認者が取引を承認する必要があります。Anyを選択した場合、取引をパイプラインで進める前に、1人の承認者のみが取引を承認する必要があります。
• 承認者にメモを追加するには、テキストボックスにテキストを入力します。取引に承認が必要な場合に、承認者に表示される必須フィールドです。

• 次へをクリックします：を確認する。
• 承認段階および承認者を確認し、保存をクリックします。

一度保存されると、全ての取引は承認ステージに入り、直接クローズした不成立取引ステージに移行しない限り、パイプラインを進める前に承認を得なければならない。承認ステージを設定するいつでも、すでにステージにある取引は承認プロセスの対象にはなりません。

注：お勧めしませんが、スーパー管理者は、Add 取引の承認プロセス行スイッチをオフに切り替えることで、既存の取引パイプラインの承認プロセスをオフにすることができます。承認をオフにすると、承認ステージは通常のステージとなり、ステータスに関係なく全ての承認者がキャンセルされる。承認プロセスをオフにした場合、そのアクションを元に戻すことはできないので、承認を復活する場合は、、新しい承認ステージを設定する必要があります。

取引承認の申請

パイプラインを通じて取引を移動するユーザーの場合、取引は承認ステージに入り、承認されないとパイプラインの下に移動できません。取引の承認プロセスを開始するためには、取引に担当者が必要であり、取引担当者が唯一の承認者であってはならない。また、全ての承認者が必要な場合には、その承認者であってはならない。

注：取引の所有者がいない場合、所有者が必須承認者である場合、または割り当て先承認者が取引承認権限を失っている場合、または無効化されている場合、取引の承認プロセスは開始されません。このシナリオでは、Restartボタンがボード表示の取引カードに表示され、エラーの説明と次のステップが表示されます。

承認を申請する：

• HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［取引］の順に進みます。
• 取引を承認ステージに進める。取引ステージの更新は、手動、API経由、またはワークフローで行うことができます。
• 取引が承認ステージに入ると、承認者には取引の承認申請が送信される。取引は承認ステータス（例えば、承認待ち）を持ち、ボードビューの取引カード、または最新承認ステータスリストビューの列に表示される。

• 承認プロセスの続きを表示するには、ボードビューの取引カードで、詳細表示 > 承認アクティビティー表示をクリックします。
  • 承認タブで、承認メモ、取引を承認する必要があるユーザー、承認ステータスの変更が表示されます。
  • コメントタブをクリックし、コメントを表示または追加する。コメントを追加するには、テキストをコメントボックスに入力し、コメントをクリックする。
• 承認者が取引の承認、拒否、変更を依頼すると、取引担当者はHubSpotとEメールで通知を受け取ります。
  • 承認者が変更を依頼した場合は、コメントを表示します。変更が必要な場合は、承認者が取引を承認できるように、承認者のコメントに返信する。
  • 承認されると、承認ステータスがApprovedに変わり、取引を希望のステージに進めることができます。
  • 拒否された場合、承認ステータスはRejectedに変更され、取引はクローズした不成立取引ステージにのみ移行できる。

取引の承認または拒否

取引パイプラインの承認者の場合、ユーザーから取引承認の申請があると、HubSpotとEメールで通知が届きます。

• 通知から取引を表示するには、HubSpotまたはEメールで通知に移動し、通知またはCTAをクリックして取引に移動します。

• 承認待ちの全ての取引を表示するには、最新承認状況 に次に完全一致する値が含まれているかどうかで取引を絞り込みます。ビューに含まれる取引の取引名をクリックします。

取引レコードで、取引を承認または拒否する：

• 取引上部のApproval neededバナーで、Approvalをクリックする。
• 申請の詳細を表示するには、承認詳細を表示を選択します。
• 承認を申請する前に変更を依頼するには、Request changesを選択します。テキストをコメントボックスに入力し、コメントをクリックする。承認を申請したユーザーに通知されます。
• 取引を進める要求を承認を申請するには、Approveを選択します。任意でメッセージを入力し、承認をクリックして確認します。

• 取引を拒否するには、Rejectを選択する。取引が拒否された理由を入力し、Rejectをクリックして確認します。

注：取引を拒否した場合、このアクションを元に戻すことはできません。一度拒否された取引は、クローズした不成立取引ステージに移行するしかない。編集を加えて取引を進めることを認めるのであれば、拒否するのではなく変更を依頼すべきである。