取引に承認を求める
更新日時 2025年 1月 10日
以下の 製品でご利用いただけます(別途記載されている場合を除きます)。
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取引パイプラインの承認プロセスを設定して、すべてまたは特定の取引を確認して承認してから、パイプラインに進むようにすることができます。パイプライン承認を有効にすると、選択したパイプラインに承認ステージが追加され、ユーザーは、失注ステージを除き、承認なしに該当する取引をそのステージを超えて移動できなくなります。
各パイプラインは、最大3人の承認者を持つ固有の承認ステージを持つことができます。例えば、契約締結前に営業マネージャーの承認が必要な営業プロセスと、契約書送信前に法務とマネージャーの両方の承認が必要な営業プロセスがあるかもしれない。
承認プロセスの設定については、HubSpot コミュニティーで共有されている動画ウォークスルーをご参照ください。
ユーザー別取引承認権限の付与
取引承認者を割り当てる前に、これらのユーザーに取引承認権限を与える必要があります。
注:、パイプラインの承認プロセスを設定する前に、まず承認権限を与えることをお勧めします。権限を更新したユーザーが利用可能な承認者として設定されるまで、数分かかる場合があります。
ユーザー別取引承認権限を追加する:- HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
- 左のサイドバーメニューで、[ユーザーとチーム]に移動します。
- ユーザーにマウスポインターを合わせ、権限の編集をクリックする。
- 取引セクションをクリックして展開し、承認権限を切り替えスイッチオン。
- [保存]をクリックします。
パイプラインの取引承認の設定
スーパー管理者 権限を持つユーザーは、承認ステージを設定し、承認条件を設定し、取引パイプラインごとに承認者割り当てることができます。承認プロセスをオンにすると、承認ステージ、承認条件、承認者であるユーザーを編集することもできます。
取引承認をオンにする前に、承認者にApprove取引権限を付与していることを確認してください。
- HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
- 左のサイドバーメニューで、[オブジェクト]>[取引]の順に移動します。
- パイプラインタブに移動する。
- パイプラインを選択ドロップダウンメニューをクリックし、承認を必要とするパイプラインを選択します。
- 下部にある、Pipeline Rulesタブをクリックします。
- 取引の承認プロセスを追加行で、スイッチを切り替えオンにする。すでにオンになっている場合は、edit編集アイコンをクリックしてプロセスを編集する。
- 承認ステージを設定します。承認段階はハイライト表示され、デフォルトでは承認待ちと呼ばれます。
- ステージ名を変更するには、ステージ名テキストボックスをクリックし、名を入力する。
- ステージの確率を設定するには、確率ドロップダウンメニューをクリックし、パーセンテージを選択する。
- ステージの位置を変更するには、ステージをクリックし、パイプラインオーダー内の希望の位置までドラッグする。取引を承認ステージを越えて移動するには、取引失注ステージに移動する場合を除き、ユーザーに承認を得る必要があります。
- [ 次へ ] をクリックして、承認条件を設定します。
- 既定では、 すべての取引 が選択されており、プロパティー値に関係なく、すべての取引を承認する必要があります。承認が必要な場合の条件を設定する取引、特定の条件を満たす取引 を選出し、 条件を選択します。承認プロセスを経る必要があるのは、選択した条件を満たす取引のみです。
- [次へ] をクリックして、取引を承認できるユーザーを選択します。
- 承認者を選択するには、承認者を追加ドロップダウンメニューをクリックし、承認者にしたいユーザーのチェックボックスを選択します。パイプラインごとに最大3人の承認者を追加することができます。
- 全ての承認者 または 任意の承認者 から承認の要否を選択する。Allを選択した場合、パイプラインで取引を進める前に、選択した全ての承認者が取引を承認する必要があります。Anyを選択した場合、取引をパイプラインで進める前に、1人の承認者のみが取引を承認する必要があります。
- 承認者にメモを追加するには、テキストボックスにテキストを入力します。これは、取引で承認が必要な場合に承認者に表示される必須フィールドです。
- [次へ]をクリックします。
- 承認ステージ、条件、承認者を確認し、[ 保存]をクリックします。
保存後、該当する取引は、失注ステージに直接移動しない限り、パイプラインで先に進む前に承認ステージ に入り、承認 を取得する必要があります。承認ステージを設定するいつでも、すでにステージにある取引は承認プロセスの対象にはなりません。
注:お勧めしませんが、スーパー管理者は、Add 取引の承認プロセス行スイッチをオフに切り替えることで、既存の取引パイプラインの承認プロセスをオフにすることができます。承認をオフにすると、承認ステージは通常のステージとなり、ステータスに関係なく全ての承認者がキャンセルされる。承認プロセスをオフにした場合、そのアクションを元に戻すことはできないので、承認を復活する場合は、、新しい承認ステージを設定する必要があります。
取引承認の申請
取引をパイプラインに移行するユーザーの場合、該当する取引承認ステージに入り、承認を受けてからでないとパイプラインを移動できません。取引の承認プロセスを開始するためには、取引に担当者が必要であり、取引担当者が唯一の承認者であってはならない。また、全ての承認者が必要な場合には、その承認者であってはならない。
取引の承認 プロセスは、 取引 担当者が存在しない、担当者が必須の承認者である、またはNYに割り当てられた承認者が 権限承認取引失ったか無効化された場合、開始されません。このシナリオでは、ボードビューの取引カードに [再起動 ]ボタンが表示され、エラーの説明と次の手順が表示されます。
承認を申請する:
- 取引が承認ステージに入ると、承認者には取引の承認申請が送信される。取引の承認ステータス( 例:承認待ち)は、 ボードビューの取引カード、または リストビューの [最新の承認ステータス ]列に表示されます。承認プロセスに取引が満たさない条件がある場合、ステータスは 承認不要 になり、取引を進めることができます。
- 承認プロセスの続きを表示するには、ボードビューの取引カードで、詳細表示 > 承認アクティビティー表示をクリックします。
- 承認タブで、承認メモ、取引を承認する必要があるユーザー、承認ステータスの変更が表示されます。
- コメントタブをクリックし、コメントを表示または追加する。コメントを追加するには、テキストをコメントボックスに入力し、コメントをクリックする。
- 承認者が取引の承認、拒否、変更を依頼すると、取引担当者はHubSpotとEメールで通知を受け取ります。
- 承認者が変更を依頼した場合は、コメントを表示します。変更が必要な場合は、承認者が取引を承認できるように、承認者のコメントに返信する。
- 承認されると、承認ステータスが承認に変わり、取引を希望のステージに進めることができます。
- 拒否された場合、承認ステータスはRejectedに変更され、取引はクローズした不成立取引ステージにのみ移行できる。
取引の承認または拒否
取引パイプラインの承認者の場合、ユーザーから取引承認の申請があると、HubSpotとEメールで通知が届きます。
- 通知から取引を表示するには、HubSpotまたはEメールで通知に移動し、通知またはCTAをクリックして取引に移動します。
- 承認待ちの全ての取引を表示するには、最新承認状況 に次に完全一致する値が含まれているかどうかで取引を絞り込みます。ビューに含まれる取引の取引名をクリックします。
取引レコードで、取引を承認または拒否する:
- 取引上部のApproval neededバナーで、Approvalをクリックする。
- 申請の詳細を表示するには、承認詳細を表示を選択します。
- 承認を申請する前に変更を依頼するには、Request changesを選択します。テキストをコメントボックスに入力し、コメントをクリックする。承認を申請したユーザーに通知されます。
- 取引を進める要求を承認を申請するには、承認を選択します。任意でメッセージを入力し、承認をクリックして確認します。
- 取引を拒否するには、Rejectを選択する。取引が拒否された理由を入力し、Rejectをクリックして確認します。一度拒否された取引は、クローズした不成立取引ステージに移行するしかない。
取引が承認または却下されると、取引の [最新の承認ステータス ]の値が更新され、決定が示されます。取引が承認または却下されたが、承認されるべきではなかった場合、スーパー管理者は 承認プロセスを再開できます。
注: 以前に承認/却下された取引を承認ステージの前のステージに移動すると、[ 最新の承認ステータス ]の値は自動的にクリアされます。この場合、取引は承認プロセスを再度実行する必要があります。
取引の承認を再開する
取引が誤って承認または却下された場合、スーパー管理者は承認プロセスを再開できます。他の非管理者承認者がパイプラインに設定されている場合でも、承認を再開できるのはスーパー管理者のみです。
承認プロセスを再開するには、次の手順に従います。
- HubSpotアカウントにて、[CRM]>[取引]の順に進みます。
- 取引 を承認ステージまたは承認ステージの前のステージに移動します。
- ダイアログボックスで、[ はい ]をクリックして確認します。
取引の最新の承認ステータス はリセットされ、取引はパイプラインに進む前に承認プロセスを再度実行する必要があります。