Exigir aprovações para negócios

Você pode configurar um processo de aprovação para um pipeline de negócios para que os negócios sejam revisados e aprovados antes de avançar no pipeline. Quando as aprovações de pipeline estão ativadas, um estágio de aprovação é adicionado ao pipeline selecionado e os usuários não poderão mover negócios além desse estágio sem aprovação, exceto para um estágio perdido e fechado.

Cada pipeline pode ter um estágio de aprovação exclusivo com até três aprovadores. Por exemplo, você pode ter um processo de vendas que precisa da aprovação de um gerente de vendas antes do fechamento e outro processo de vendas que precisa da aprovação jurídica e do gerente antes de enviar um contrato.

Se você é administrador, saiba como configurar o processo de aprovação do negócio. Se você é um usuário que trabalha com negócios, saiba como solicitar aprovação. Se você é um aprovador, saiba como revisar negócios que exigem aprovação.

Para obter ajuda adicional na configuração do processo de aprovação, consulte o passo a passo em vídeo compartilhado na Comunidade HubSpot.

Conceda permissão de aprovação de negócio aos usuários

Antes de atribuir aprovadores de negócios, você precisará conceder permissões de aprovação de negócios a esses usuários.

Observe: é recomendável conceder permissão de aprovação antes de configurar um processo de aprovação de pipeline. Pode levar vários minutos para que os usuários com permissões atualizadas apareçam como aprovadores disponíveis no processo de configuração.

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Usuários e equipes.
• Passe o mouse sobre um do utilizador , então clique Editar permissões.
• Clique para expandir o Ofertas seção e, em seguida, alterne o Aprovar permissão ativada.

• Clique em Salvar.

Configurar a aprovação de negócios para um pipeline

Usuários com Superadministrador permissões podem configurar um estágio de aprovação e atribuir aprovadores para cada pipeline de negócios. Depois de ativar o processo de aprovação, você também poderá editar o estágio de aprovação e quais usuários são aprovadores.

Antes de ativar as aprovações de negócios, certifique-se de ter concedido aos aprovadores o Aprovar permissão de negócio.

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Objetos > Negócios.
• Navegue até o Gasodutos aba.
• Clique no Selecione um pipeline menu suspenso e selecione o gasoduto para o qual você deseja exigir aprovações.
• Na parte inferior, clique no Regras de pipeline aba.
• No Adicionar processo de aprovação para negócios linha, alterne o trocar sobre. Se já estiver ativado, clique no botão edit editar ícone para editar o processo.

• No painel direito, configure o estágio de aprovação. A etapa de aprovação será destacada e denominada Aprovação pendente por padrão.
  • Para alterar o nome do palco, clique no nome do palco caixa de texto e insira um nome.
  • Para definir a probabilidade do estágio, clique na probabilidade menu suspenso e selecione um percentagem.
  • Para alterar a posição do cenário, clique e arraste o estágio para a posição desejada na ordem do pipeline. Os usuários precisarão obter aprovação para mover um negócio além do estágio de aprovação, exceto para mover negócios para um estágio fechado e perdido.

• Clique Próximo: Adicionar aprovadores para selecionar quais usuários podem aprovar negócios.
• Para selecionar aprovadores, clique no botão Adicionar aprovadores menu suspenso e selecione o caixas de seleção de usuários que você deseja que sejam aprovadores. Você pode adicionar até três aprovadores por pipeline.
• Selecione se a aprovação é necessária de Todos os aprovadores ou Qualquer um dos aprovadores. Se você selecionar Todos , todos os aprovadores selecionados deverão aprovar um negócio antes que ele possa avançar no pipeline. Se você selecionar Qualquer , apenas um aprovador deverá aprovar o negócio antes que ele possa avançar no pipeline.
• Para adicionar uma nota aos aprovadores, insira o texto na caixa caixa de texto. Este é um campo obrigatório que é mostrado aos aprovadores quando um negócio precisa de aprovação.

• Clique Próximo: Revisão.
• Revise o estágio de aprovação e os aprovadores e clique em Salvar.

Depois de salvos, todos os negócios devem entrar no fase de aprovação e obter aprovação antes que possam avançar no pipeline, a menos que passem diretamente para o estágio perdido fechado. Quaisquer negócios que já estejam em estágio no momento da configuração do estágio de aprovação não estarão sujeitos ao processo de aprovação.

Observe: embora não seja recomendado, os superadministradores podem desativar o processo de aprovação de um pipeline de negócios existente alternando a opção Aprocesso de aprovação dd para negócios linha trocar desligado. Se a aprovação for desativada, a fase de aprovação se tornará uma fase normal e todas as aprovações serão canceladas independentemente do seu status. Você não poderá desfazer a ação se desativar um processo de aprovação, portanto, se quiser restabelecer as aprovações, será necessário configurar uma nova etapa de aprovação.

Solicitar aprovação para um negócio

Se você for um usuário que move negócios por meio de um pipeline, seus negócios deverão entrar no estágio de aprovação e ser aprovados antes de poderem avançar pelo pipeline. Para que o processo de aprovação do negócio seja iniciado, o negócio deve ter um proprietário e o proprietário do negócio não deve ser o único aprovador ou aprovador quando todos os aprovadores é requerido.

Observe: o processo de aprovação de um negócio não comece se não houver proprietário do negócio, se o proprietário for um aprovador obrigatório ou se algum aprovador atribuído tiver perdido permissão de aprovação de negócio ou foi desativado. Neste cenário, um Reiniciar aparecerá no cartão de negociação na visualização do quadro com uma descrição do erro e as próximas etapas.

Para solicitar aprovação:

• Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Negócios.
• Mova o negócio para o estágio de aprovação. Você pode atualizar o estágio do negócio manualmente, através da API, ou através fluxos de trabalho.
• Quando um negócio está em fase de aprovação, os aprovadores recebem uma solicitação para aprovar o negócio. O negócio terá um status de aprovação (por exemplo, Aprovação pendente ) que aparece em uma carta de distribuição em visualização do quadro , ou no Status de aprovação mais recente coluna em exibição de lista.

• Para visualizar mais informações sobre o processo de aprovação, em um cartão de oferta na visualização de quadro, clique em Detalhes > Ver atividade de aprovação.
  • No Aprovação , visualize notas de aprovação, os usuários que precisam aprovar o negócio e alterações no status de aprovação.
  • Clique no Comentários guia para visualizar ou adicionar comentários. Para adicionar um comentário, digite texto na caixa de comentários e clique em Comente.
• Depois que um aprovador aprovar, rejeitar ou solicitar alterações no negócio, o proprietário do negócio receberá uma notificação no HubSpot e por e-mail.
  • Se o aprovador solicitou alterações, visualize os comentários. Se necessário, faça alterações e responda aos comentários do aprovador para que ele possa aprovar o negócio.
  • Se aprovado, o status de aprovação mudará para Aprovado e você pode levar o negócio adiante para o estágio desejado.
  • Se rejeitado, o status de aprovação mudará para Rejeitado e o negócio só pode ser movido para um estágio fechado e perdido.

Aprovar ou rejeitar uma transação

Se você for um aprovador de um pipeline de negócios, receberá uma notificação no HubSpot e por e-mail quando um usuário solicitar a aprovação de um negócio.

• Para visualizar a oferta em suas notificações, navegue até suas notificações no HubSpot ou em seu e-mail e clique no botão notificação ou CTA para ir ao acordo.

• Para ver todas as ofertas aguardando aprovação, filtre suas ofertas por O status de aprovação mais recente contém exatamente pendente. Clique no nome de um negócio incluído na visualização.

Em um registro de negócio, para aprovar ou rejeitar o negócio:

• No topo do negócio, no Aprovação necessária bandeira, clique Aprovação.
• Para visualizar mais informações sobre a solicitação, selecione Ver detalhes da aprovação.
• Para solicitar alterações antes da aprovação, selecione Solicitar alterações. Digitar texto na caixa de comentários e clique em Comente. O usuário que solicitou a aprovação será notificado.
• Para aprovar a solicitação de avanço do negócio, selecione Aprovar. Insira um opcional mensagem , então clique Aprovar confirmar.

• Para rejeitar a oferta, selecione Rejeitar. Insira o motivo pelo qual a oferta foi rejeitada e clique em Rejeitar confirmar.

Observe: você não pode desfaça a ação se você rejeitar um acordo. Depois que um negócio é rejeitado, ele só pode ser movido para um estágio fechado e perdido. Se você permitir que o acordo avance com as edições, você deverá solicitar alterações em vez de rejeitá-las.