Exigir aprovações para negócios

Você pode configurar um processo de aprovação para um pipeline de negócio de modo que todos os negócios ou negócios específicos sejam revisados e aprovados antes de avançar no pipeline. Quando as aprovações de pipelines estão ativadas, uma fase de aprovação é adicionada aos pipelines selecionados e os usuários não poderão mover os negócios aplicáveis além dessa fase sem aprovação, exceto para uma fase de negócio perdido.

Cada pipeline pode ter uma fase de aprovação exclusiva com até três aprovadores. Por exemplo, você pode ter um processo de vendas que exige a aprovação de um gerente de vendas antes de fechar um negócio e outro processo de vendas que exige aprovação jurídica e do gerente antes de enviar um contrato.

Para obter mais ajuda sobre como configurar o processo de aprovação, consulte o vídeo de passo a passo compartilhado na Comunidade da HubSpot.

Conceder permissão de aprovação de negócios aos usuários

Antes de atribuir aprovadores de negócios, você precisará conceder permissões de aprovação para esses usuários.

Observação: é recomendado primeiro conceder permissão de aprovação antes de configurar um processo de aprovação de pipelines. Pode levar alguns minutos para que os usuários com permissões atualizadas apareçam como aprovadores disponíveis no processo de configuração.

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Usuários e equipes.
• Passe o mouse sobre um usuário e clique em Editar permissões.
• Clique para expandir a seção Negócios e, em seguida, ative a permissão para Aprovar.

• Clique em Salvar.

Configurar a aprovação de negócios para um pipeline

Usuários com permissões de Superadministrador podem configurar uma fase de aprovação, definir condições de aprovação e atribuir aprovadores para cada pipeline de negócio. Depois de ativar o processo de aprovação, você também poderá editar a fase de aprovação, as condições de aprovação e quais usuários são aprovadores.

Antes de ativar as aprovações de negócio, certifique-se de ter concedido aos aprovadores permissão para Aprovar negócios.

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Objetos > Negócios.
• Navegue até a guia Pipelines.
• Clique no menu suspenso Selecionar um pipeline e, em seguida, selecione o pipeline para o qual deseja exigir aprovações.
• Na parte inferior, clique na guia Regras do pipeline.
• Na linha Adicionar processo de aprovação para negócios, ative a opção. Se já estiver ativada, clique no ícone de editaredit para editar o processo.

• Configure a fase de aprovação. A fase de aprovação será destacada e rotulada como Aprovação pendente por padrão.
  • Para alterar o nome da fase, clique na caixa de texto de nome da fase e digite um nome.
  • Para definir a probabilidade da fase, clique no menu suspenso de probabilidade e selecione uma porcentagem.
  • Para alterar a posição da fase, clique e arraste a fase para a posição desejada na ordem dos pipelines. Os usuários precisarão obter aprovação para mover um negócio além da fase de aprovação, exceto se for para uma fase de negócio perdido.

• Clique em Próximo para definir as condições de aprovação.
• Por padrão, a opção Todos os negócios está selecionada, o que significa que todos os negócios, independentemente de seus valores de propriedade, devem ser aprovados. Para definir condições para quando os negócios devem ser aprovados, selecione Negócios que atendem a condições específicas e selecione os critérios. Somente os negócios que atenderem aos critérios selecionados deverão passar pelo processo de aprovação.

• Clique em Próximo para selecionar quais usuários podem aprovar negócios.
• Para selecionar os aprovadores, clique no menu suspenso Adicionar aprovadores e marque as caixas de seleção ao lado dos usuários que você deseja que sejam aprovadores. Você pode adicionar até três aprovadores por pipeline.
• Selecione se a aprovação é necessária de Todos os aprovadores ou Qualquer um dos aprovadores. Se você selecionar Todos, todos os aprovadores selecionados devem aprovar um negócio para que ele possa avançar no pipeline. Se você selecionar Qualquer, somente um aprovador precisa aprovar o negócio para que ele possa avançar no pipeline.
• Para adicionar uma observação aos aprovadores, digite o texto na caixa de texto. Esse é um campo obrigatório mostrado aos aprovadores quando um negócio precisa de aprovação.

• Clique em Próximo.
• Revise a fase de aprovação, as condições e os aprovadores e clique em Salvar.

Uma vez salvos, os negócios aplicáveis devem entrar na fase de aprovação e obter aprovação para avançar no pipeline, a menos que passem diretamente para a fase de negócio perdido. Os negócios que já estão em uma fase no momento da configuração da fase de aprovação não estarão sujeitos ao processo de aprovação.

Observação: embora não seja recomendado, os Superadministradores podem desativar o processo de aprovação de um pipeline de negócio existente desativando a linha Adicionar processo de aprovação para negócios. Se a aprovação estiver desativada, a fase de aprovação se tornará uma fase normal e todas as aprovações serão canceladas, independentemente do status. Não é possível desfazer a ação se você desativar um processo de aprovação; portanto, se quiser restabelecer as aprovações, será necessário configurar uma nova fase de aprovação.

Solicitar aprovação para um negócio

Se você for um usuário que está movendo negócios ao longo de um pipeline, os negócios aplicáveis devem entrar na fase de aprovação e serem aprovados antes de poderem avançar no pipeline. Para que o processo de aprovação seja iniciado, o negócio deve ter um proprietário e este não deve ser o único aprovador ou um aprovador quando todos os aprovadores são necessários.

O processo de aprovação de um negócio não será iniciado se um dos itens a seguir for verdadeiro: não há proprietário do negócio, o proprietário é um aprovador obrigatório ou algum aprovador atribuído perdeu a permissão de aprovação de negócios ou foi desativado. Nesse cenário, o botão Reiniciar aparecerá no cartão de negócio em exibições de quadro com uma descrição do erro e as próximas etapas.

Para solicitar aprovação:

• Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Negócios.
• Mova o negócio para a fase de aprovação. Você pode atualizar a fase do negócio manualmente via API ou através de fluxos de trabalho.

• Quando um negócio está na fase de aprovação, os aprovadores recebem uma solicitação para aprová-lo. O negócio terá um status de aprovação (por exemplo, Aprovação pendente) que aparece em um cartão na exibição de quadro ou na coluna Status de aprovação mais recente na exibição de lista. Se o processo de aprovação tiver condições que o negócio não atende, o status será Aprovação não necessária e você poderá avançar o negócio no pipeline.

• Para exibir mais informações sobre o processo de aprovação, em um cartão de negócio na exibição de quadro, clique em Detalhes > Exibir atividade de aprovação.
  • Na guia Aprovação, exiba as observações de aprovação, os usuários que precisam aprovar o negócio e as alterações no status de aprovação.
  • Clique na guia Comentários para exibir ou adicionar comentários. Para adicionar um comentário, digite texto na caixa de comentário e clique em Comentar.
• Depois que um aprovador tiver aprovado, rejeitado ou solicitado alterações no negócio, o proprietário receberá uma notificação no HubSpot e por e-mail.
  • Se o aprovador solicitou alterações, exiba os comentários. Se necessário, faça alterações e responda aos comentários do aprovador para que ele possa aprovar o negócio.
  • Se aprovado, o status de aprovação será alterado para Aprovado e você poderá mover o negócio para a fase desejada.
  • Se rejeitado, o status de aprovação será alterado para Rejeitado e o negócio somente poderá ser movido para uma fase de negócio perdido.

Aprovar ou rejeitar um negócio

Se você for um aprovador de um pipeline de negócio, receberá uma notificação no HubSpot e por e-mail quando um usuário solicitar a aprovação de um negócio.

• Para exibir o negócio nas notificações, navegue até suas notificações no HubSpot ou seu e-mail e clique em notificação ou CTA para ir para o negócio.

• Para exibir todos os negócios pendentes de aprovação, filtre os negócios por Status de aprovação mais recente contém exatamente pendente. Clique no nome de um negócio incluído na exibição.

Em um registro de negócio, para aprovar ou rejeitar o negócio:

• Na parte superior do negócio, no banner Aprovação necessária , clique em Aprovação.
• Para exibir mais informações sobre a solicitação, selecione Exibir detalhes da aprovação.
• Para solicitar alterações antes da aprovação, selecione Solicitar alterações. Digite texto na caixa de comentário e clique em Comentar. O usuário que solicitou a aprovação será notificado.
• Para aprovar a solicitação para avançar o negócio, selecione Aprovar. Digite uma mensagem e clique em Aprovar para confirmar.

• Para rejeitar o negócio, selecione Rejeitar. Insira um motivo pelo qual o negócio foi rejeitado e clique em Rejeitar para confirmar. Depois que um negócio é rejeitado, ele somente pode ser movido para uma fase de negócio perdido. 

Depois que um negócio é aprovado ou rejeitado, seu valor de Status de aprovação mais recente será atualizado para indicar a decisão. Se um negócio for aprovado ou rejeitado por engano, um Superadministrador poderá reiniciar o processo de aprovação.

Observação: se você mover um negócio anteriormente aprovado/rejeitado para uma fase anterior à fase de aprovação, o valor de Status de aprovação mais recente será apagado automaticamente. Nesse caso, o negócio precisará passar pelo processo de aprovação novamente.

Reiniciar aprovação para um negócio

Se um negócio for aprovado ou rejeitado incorretamente, um Superadministrador poderá reiniciar o processo de aprovação. Somente Superadministradores podem reiniciar aprovações, mesmo que outros aprovadores não-administradores estejam definidos para o pipeline.

Para reiniciar o processo de aprovação:

• Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Negócios.
• Mova o negócio para a fase de aprovação ou para a fase anterior à fase de aprovação.
• Na caixa de diálogo, clique em Sim para confirmar.

O Status de aprovação mais recente do negócio será reinicializado e ele deverá passar pelo processo de aprovação novamente para avançar no pipeline.