Wymóg zatwierdzania transakcji

Można skonfigurować proces zatwierdzania dla potoku transakcji, tak aby wszystkie lub określone transakcje musiały zostać sprawdzone i zatwierdzone przed przejściem w dół potoku. Po włączeniu zatwierdzania potoku do wybranego potoku dodawany jest etap zatwierdzania, a użytkownicy nie będą mogli przenosić odpowiednich transakcji poza ten etap bez zatwierdzenia, z wyjątkiem etapu zamkniętego niepomyślnie.

Każdy proces może mieć unikalny etap zatwierdzania z maksymalnie trzema osobami zatwierdzającymi. Na przykład, możesz mieć jeden proces sprzedaży, który wymaga zatwierdzenia przez kierownika sprzedaży przed zamknięciem, a inny proces sprzedaży, który wymaga zatwierdzenia zarówno przez dział prawny, jak i kierownika przed wysłaniem umowy.

Aby uzyskać dodatkową pomoc w konfiguracji procesu zatwierdzania, zapoznaj się z instrukcją wideo udostępnioną w Społeczności HubSpot.

Udzielanie użytkownikom uprawnień do zatwierdzania transakcji

Przed przypisaniem osób zatwierdzających transakcje należy nadać tym użytkownikom uprawnienia do zatwierdzania transakcji.

Uwaga: zaleca się przyznanie uprawnień do zatwierdzania przed skonfigurowaniem procesu zatwierdzania potoku. Może upłynąć kilka minut, zanim użytkownicy ze zaktualizowanymi uprawnieniami pojawią się jako dostępne osoby zatwierdzające w procesie konfiguracji.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Użytkownicy i zespoły.
• Najedź kursorem na użytkownika, a następnie kliknij Edytuj uprawnienia.
• Kliknij, aby rozwinąć sekcję Transakcje, a następnie włącz uprawnienie Zatwierdź.

• Kliknij przycisk Zapisz.

Konfiguracja zatwierdzania transakcji dla procesu

Użytkownicy o rozszerzonych uprawnieniach Administratora mogą skonfigurować etap transakcji, ustawić warunki zatwierdzania i przypisać osoby zatwierdzające dla każdego procesu transakcji. Po włączeniu procesu zatwierdzania można również edytować etap zatwierdzania, warunki zatwierdzania i użytkowników zatwierdzających.

Przed włączeniem zatwierdzania transakcji należy upewnić się, że osoby zatwierdzające otrzymały uprawnienieZatwierdź transakcję.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu lewego paska bocznego przejdź do Obiekty > Transakcje.
• Przejdź do karty Proces.
• Kliknij menu rozwijane Wybierz proces , a następnie wybierz proces, dla którego chcesz wymagać zatwierdzeń.
• Na dole kliknij zakładkę Zasady procesu.
• W wierszu Dodaj proces zatwierdzania dla transakcji włącz przełącznik. Jeśli jest on już włączony, kliknij ikonę edycji edit, aby edytować proces.

• Skonfiguruj etap zatwierdzania. Etap zatwierdzania będzie domyślnie podświetlony i połączony z Oczekującym na zatwierdzenie.
  • Aby zmienić nazwę etapu, kliknij pole tekstowe nazwy etapu i wprowadź nazwę.
  • Aby ustawić prawdopodobieństwo etapu, kliknij menu rozwijane prawdopodobieństwa, a następnie wybierz wartość procentową.
  • Aby zmienić pozycję etapu, kliknij i przeciągnij etap do żądanej pozycji w kolejności procesu. Użytkownicy będą musieli uzyskać zatwierdzenie, aby przenieść transakcję poza etap zatwierdzania, z wyjątkiem przenoszenia transakcji do etapu zamkniętego niepomyślnie.

• Kliknij przycisk Dalej, aby ustawić warunki zatwierdzania.
• Domyślnie wybrana jest opcja Wszystkie transakcje, co oznacza, że wszystkie transakcje, niezależnie od wartości ich właściwości, muszą zostać zatwierdzone. Aby ustawić warunki, kiedy transakcje muszą zostać zatwierdzone,wybierz Transakcje spełniające określone warunki, a następnie wybierz kryteria. Tylko transakcje spełniające wybrane kryteria muszą przejść przez proces zatwierdzania.

• Kliknij przycisk Dalej, aby wybrać użytkowników, którzy mogą zatwierdzać transakcje.
• Aby wybrać osoby zatwierdzające, kliknij menu rozwijane Dodaj osoby zatwierdzające, a następnie zaznacz pola wyboru użytkowników, którzy mają być osobami zatwierdzającymi. Do każdego procesu można dodać maksymalnie trzy osoby zatwierdzające.
• Wybierz, czy wymagane jest zatwierdzenie przez wszystkie osoby zatwierdzające, czy przez dowolną osobę zatwierdzającą. W przypadku wybrania opcji Wszyscy, wszystkie wybrane osoby zatwierdzające muszą zatwierdzić transakcję, zanim będzie ona mogła przejść dalej w procesie. W przypadku wybrania opcji Dowolna, tylko jedna osoba zatwierdzająca musi zatwierdzić transakcję, zanim będzie ona mogła przejść dalej w procesie.
• Aby dodać notatkę do zatwierdzających, wprowadź tekst w polu tekstowym. Jest to wymagane pole wyświetlane osobom zatwierdzającym, gdy transakcja wymaga zatwierdzenia.

• Kliknij przycisk Dalej.
• Przejrzyj etap zatwierdzania, wszelkie warunki i osoby zatwierdzające, a następnie kliknij Zapisz.

Po zapisaniu odpowiednie transakcje muszą przejść do etapu zatwierdzania i uzyskać zatwierdzenie, zanim będą mogły przejść dalej w procesie, chyba że przejdą bezpośrednio do etapu zamkniętego niepomyślnie. Wszelkie transakcje znajdujące się już na danym etapie w momencie konfigurowania etapu zatwierdzania nie będą podlegać procesowi zatwierdzania.

Uwaga: choć nie jest to zalecane, Administratorzy o rozszerzonych uprawnieniach mogą wyłączyć proces zatwierdzania istniejącego potoku transakcji, wyłączając wierszDodaj proces zatwierdzania dla transakcji. Jeśli zatwierdzenie zostanie wyłączone, etap zatwierdzania stanie się normalnym etapem, a wszystkie zatwierdzenia zostaną anulowane niezależnie od ich statusu. Nie można cofnąć działania po wyłączeniu procesu zatwierdzania, więc jeśli chcesz przywrócić zatwierdzenia, musisz skonfigurować nowy etap zatwierdzania.

Wniosek o zatwierdzenie transakcji

Jeśli jesteś użytkownikiem przenoszącym transakcje przez potok, odpowiednie transakcje muszą przejść do etapu zatwierdzania i zostać zatwierdzone, zanim będą mogły przejść w dół potoku. Aby proces zatwierdzania transakcji mógł się rozpocząć, transakcja musi mieć właściciela, a właściciel transakcji nie może być jedynym zatwierdzającym lub zatwierdzającym, gdy wymagane są wszystkie osoby zatwierdzające.

Proces zatwierdzania transakcji nie rozpocznie się, jeśli spełniony jest którykolwiek z poniższych warunków: nie ma właściciela transakcji, właściciel jest wymaganym zatwierdzającym lubktórykolwiek z przypisanych zatwierdzających utracił uprawnienia do zatwierdzania transakcji lub został dezaktywowany. W takim scenariuszu na karcie transakcji w widoku tablicy pojawi się przycisk Uruchom ponownie z opisem błędu i kolejnymi krokami.

Wniosek o zatwierdzenie:

• Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
• Przeniesienie transakcji do etapu zatwierdzania. Etap transakcji można aktualizować ręcznie, za pośrednictwem interfejsu API lub przepływów pracy.

• Gdy transakcja znajduje się na etapie zatwierdzania, osoby zatwierdzające otrzymują prośbę o zatwierdzenie transakcji. Transakcja będzie miała status zatwierdzenia (np. Oczekuje na zatwierdzenie), który pojawi się na karcie transakcji w widoku tablicy lub w kolumnie Najnowszy status zatwierdzenia w widoku listy. Jeśli proces zatwierdzania ma warunki, których transakcja nie spełnia, statusem będzie Zatwierdzenie nie jest konieczne i można przenieść transakcję dalej.

• Aby wyświetlić więcej informacji o procesie zatwierdzania, na karcie transakcji w widoku tablicy kliknij Szczegóły > Wyświetl aktywność zatwierdzania.
  • Na karcie Zatwierdzenie można wyświetlić uwagi dotyczące zatwierdzenia, użytkowników, którzy muszą zatwierdzić transakcję oraz zmiany statusu zatwierdzenia.
  • Kliknij kartę Komentarze, aby wyświetlić lub dodać komentarze. Aby dodać komentarz, wprowadź tekst w polu komentarza, a następnie kliknij przycisk Komentarz.
• Gdy osoba zatwierdzająca zatwierdzi, odrzuci lub zażąda zmian w transakcji, właściciel transakcji otrzyma powiadomienie w HubSpot i za pośrednictwem poczty e-mail.
  • Jeśli osoba zatwierdzająca zażądała zmian, przejrzyj komentarze. W razie potrzeby wprowadź zmiany i odpowiedz na komentarze osoby zatwierdzającej, aby mogła ona zatwierdzić transakcję.
  • W przypadku zatwierdzenia status zatwierdzenia zmieni się na Zatwierdzony i będzie można przenieść transakcję do wybranego etapu.
  • Jeśli zostanie odrzucona, status zatwierdzenia zmieni się na Odrzucona, a transakcja może zostać przeniesiona tylko do etapu zamkniętego niepomyślnie.

Zatwierdzenie lub odrzucenie transakcji

Jeśli jesteś osobą zatwierdzającą proces transakcji, otrzymasz powiadomienie w HubSpot i e-mailem, gdy użytkownik poprosi o zatwierdzenie transakcji.

• Aby wyświetlić transakcję z powiadomień, przejdź do powiadomień w HubSpot lub wiadomości e-mail, a następnie kliknij powiadomienie lub CTA, aby przejść do transakcji.

• Aby wyświetlić wszystkie transakcje oczekujące na zatwierdzenie, przefiltruj transakcje według opcji Najnowszy status zatwierdzenia zawiera dokładnie oczekujące. Kliknij nazwę transakcji zawartej w widoku.

Na Rekordzie transakcji, aby zatwierdzić lub odrzucić transakcję:

• W górnej części transakcji, w banerze Wymagane zatwierdzenie, kliknij przycisk Zatwierdź.
• Aby wyświetlić więcej informacji o żądaniu, wybierz opcję Wyświetl szczegóły zatwierdzenia.
• Aby poprosić o zmiany przed zatwierdzeniem, wybierz opcję Poproś o zmiany. Wprowadź tekst w polu komentarza, a następnie kliknij przycisk Komentarz. Użytkownik, który zażądał zatwierdzenia, zostanie o tym powiadomiony.
• Aby zatwierdzić żądanie w celu przeniesienia transakcji do przodu, wybierz opcję Zatwierdź. Wprowadź opcjonalną wiadomość, a następnie kliknij Zatwierdź, aby potwierdzić.

• Aby odrzucić transakcję, wybierz opcję Odrzuć. Wprowadź powód odrzucenia transakcji, a następnie kliknij przycisk Odrzuć, aby potwierdzić. Po odrzuceniu transakcji można ją przenieść tylko do etapu zamkniętego niepomyślnie.

Gdy transakcja zostanie zatwierdzona lub odrzucona, wartość Najnowszy status zatwierdzenia transakcji zostanie zaktualizowana w celu wskazania decyzji. Jeśli transakcja została zatwierdzona lub odrzucona, ale nie powinna, Administrator o rozszerzonych uprawnieniach może ponownie uruchomić proces zatwierdzania.

Uwaga: w przypadku przeniesienia wcześniej zatwierdzonej/odrzuconej transakcji do etapu poprzedzającego etap zatwierdzenia, wartość Najnowszy status zatwierdzenia zostanie automatycznie wyczyszczona. W takim przypadku transakcja będzie musiała ponownie przejść przez proces zatwierdzania.

Ponowne uruchomienie zatwierdzenia transakcji

Jeśli transakcja została nieprawidłowo zatwierdzona lub odrzucona, Administrator o rozszerzonych uprawnieniach może ponownie uruchomić proces zatwierdzania. Tylko administratorzy o rozszerzonych uprawnieniach mogą ponownie uruchamiać proces zatwierdzania, nawet jeśli dla danego procesu ustawiono inne osoby zatwierdzające niebędące administratorami.

Aby ponownie uruchomić proces zatwierdzania:

• Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
• Przenieś transakcję do etapu zatwierdzania lub do etapu poprzedzającego etap zatwierdzania.
• W oknie dialogowym kliknij przycisk Tak, aby potwierdzić.

Status ostatniego zatwierdzenia transakcji zostanie zresetowany, a transakcja będzie musiała ponownie przejść przez proces zatwierdzania przed przejściem do kolejnego procesu.