Wymagaj zatwierdzeń transakcji

Skonfiguruj proces zatwierdzania dla ścieżek transakcji, tak aby transakcje były sprawdzane przed przejściem do kolejnego etapu. Po włączeniu zatwierdzania do ścieżki dodawany jest etap zatwierdzania. Odpowiednie transakcje muszą uzyskać zatwierdzenie od wyznaczonych osób sprawdzających, zanim będą mogły przejść dalej, a użytkownicy nie mogą tworzyć transakcji, które przekroczyły etap zatwierdzania. Dotyczy to również transakcji tworzonych w ramach przepływów pracy. Zatwierdzanie transakcji zapewnia zespołowi uporządkowany nadzór nad postępami transakcji i pomaga egzekwować wewnętrzne procesy weryfikacyjne, takie jak wymóg uzyskania zgody kierownika lub działu prawnego przed przejściem transakcji do kolejnego etapu.

Każdy proces sprzedaży może mieć unikalny etap zatwierdzania z maksymalnie dziesięcioma osobami zatwierdzającymi. Na przykład jeden proces sprzedaży może wymagać zatwierdzenia przez kierownika sprzedaży przed zamknięciem, podczas gdy inny wymaga zarówno zatwierdzenia przez dział prawny, jak i kierownika przed wysłaniem umowy.

Aby uzyskać dodatkową pomoc w konfiguracji procesu zatwierdzania, zapoznaj się z filmem instruktażowym udostępnionym w społeczności HubSpot.

Przyznaj użytkownikom uprawnienia do zatwierdzania transakcji

Zanim będziesz mógł wyznaczyć osoby zatwierdzające transakcje, musisz przyznać tym użytkownikom uprawnienia do zatwierdzania transakcji.

Uwaga: zaleca się przyznanie uprawnień do zatwierdzania przed skonfigurowaniem procesu zatwierdzania w potoku. Wyświetlenie użytkowników z zaktualizowanymi uprawnieniami jako dostępnych osób zatwierdzających w procesie konfiguracji może potrwać kilka minut.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcjiUżytkownicy i zespoły.
3. Najedź kursorem na użytkownika, a następnie kliknij opcję „Edytuj uprawnienia”.
4. Kliknij, aby rozwinąć sekcję „Transakcje ”, a następnie włącz uprawnienie „Zatwierdzaj ”.
5. Kliknij „Zapisz”.

Konfiguracja zatwierdzania transakcji dla leja sprzedażowego

Możesz skonfigurować etap zatwierdzania, ustawić warunki zatwierdzania oraz przypisać osoby zatwierdzające dla każdego leja transakcji. Po włączeniu procesu zatwierdzania możesz również edytować etap zatwierdzania, warunki zatwierdzania oraz listę użytkowników pełniących rolę osób zatwierdzających.

Przed włączeniem zatwierdzania transakcji upewnij się, że przyznałeś osobom zatwierdzającym uprawnienie „Zatwierdzaj transakcję”.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie, w sekcji Zarządzanie danymi, kliknij Obiekty.
3. Na stronie „Obiekty ” kliknij menu rozwijane „Wybierz obiekt ” i wybierz opcję „Transakcje”.
4. Kliknij kartę „Pipeline”.
5. Kliknijnazwę ścieżki, dla której chcesz wprowadzić wymóg zatwierdzania.
6. Kliknij kartę „Reguły ścieżki”.
7. W wierszu „Dodaj proces zatwierdzania dla transakcji ” włączprzełącznik. Jeśli jest już włączony, kliknij ikonę edycji, aby edytować proces.
8. Skonfiguruj etap zatwierdzania. Etap zatwierdzania zostanie podświetlony i domyślnie będzie nosił nazwę „Oczekuje na zatwierdzenie ”.
9. Aby zmienić nazwę etapu, kliknij pole tekstowe nazwy etapu i wprowadź nazwę.
10. Aby ustawić prawdopodobieństwo etapu, kliknij menu rozwijane „Prawdopodobieństwo”, a następnie wybierz wartość procentową.
11. Aby zmienić pozycję etapu, kliknij i przeciągnij etap do żądanej pozycji w kolejności procesu sprzedaży. 
12. Kliknij „Dalej”, aby ustawić warunki zatwierdzania.
13. Domyślnie zaznaczona jest opcja „Wszystkie transakcje”, co oznacza, że wszystkie transakcje, niezależnie od wartości właściwości, muszą zostać zatwierdzone. Aby ustawić warunki, w których transakcje muszą zostać zatwierdzone, wybierz opcję „Transakcje spełniające określone warunki”, a następnie wybierz kryteria. Tylko transakcje spełniające wybrane kryteria muszą przejść proces zatwierdzania.
14. Kliknij „Dalej”, aby wybrać użytkowników uprawnionych do zatwierdzania transakcji.
15. Aby wybrać osoby zatwierdzające, kliknij menu rozwijane „Dodaj osoby zatwierdzające ”, a następnie zaznacz pola wyboru obok użytkowników, których chcesz wyznaczyć jako osoby zatwierdzające. Do każdego leja sprzedaży można dodać maksymalnie dziesięć osób zatwierdzających.
16. Wybierz, czy zatwierdzenie jest wymagane od „Wszystkich zatwierdzających ” czy „Dowolnego z zatwierdzających”. Jeśli wybierzesz opcję „Wszyscy”, wszyscy wybrani zatwierdzający muszą zatwierdzić transakcję, zanim będzie mogła przejść dalej w procesie sprzedaży. Jeśli wybierzesz opcję „Dowolny”, tylko jeden zatwierdzający musi zatwierdzić transakcję, zanim będzie mogła przejść dalej w procesie sprzedaży.
17. Kliknij „Dalej”.
18. Sprawdź etap zatwierdzania, ewentualne warunki oraz zatwierdzających, a następnie kliknij „Zapisz”.

Po zapisaniu odpowiednie transakcje muszą przejść do etapu zatwierdzania i uzyskać zatwierdzenie, zanim będą mogły przejść dalej w procesie sprzedaży. Wymóg ten nie ma zastosowania w następujących sytuacjach:

• Transakcja przechodzi z etapu niewymagającego zatwierdzenia bezpośrednio do etapu „zamknięta jako utracona”.
• Transakcja znajduje się już na danym etapie w momencie, gdy administrator konfiguruje proces zatwierdzania. 

Uwaga: choć nie jest to zalecane, superadministratorzy mogą wyłączyć proces zatwierdzania istniejącego procesu sprzedaży, przełączając przełącznik w wierszu„Dodaj proces zatwierdzania dla transakcji” w pozycję wyłączoną. Jeśli zatwierdzanie zostanie wyłączone, etap zatwierdzania stanie się zwykłym etapem, a wszystkie zatwierdzenia zostaną anulowane niezależnie od ich statusu. Wyłączenia procesu zatwierdzania nie można cofnąć, więc jeśli chcesz przywrócić zatwierdzanie, musisz skonfigurować nowy etap zatwierdzania.

Zgłoś transakcję do zatwierdzenia

Jeśli jako użytkownik przesuwasz transakcje wzdłuż potoku, odpowiednie transakcje muszą przejść do etapu zatwierdzania i zostać zatwierdzone, zanim będą mogły przejść dalej w potoku. Aby proces zatwierdzania transakcji mógł się rozpocząć, transakcja musi mieć właściciela, a właściciel transakcji nie może być jedyną osobą zatwierdzającą ani jedną z osób zatwierdzających, gdy wymagane jest

zatwierdzenie

przez wszystkich zatwierdzających.

Proces zatwierdzania transakcji nie rozpocznie się, jeśli spełniony jest którykolwiek z poniższych warunków:

• Nie ma właściciela transakcji.

• Właściciel jest osobą, której zatwierdzenie jest wymagane.

• Którakolwiek z przypisanych osób zatwierdzających utraciła uprawnienia do zatwierdzania transakcji lub została dezaktywowana. W tej sytuacji Restart z opisem błędu i wskazówkami dotyczącymi dalszych działań.

Aby poprosić o zatwierdzenie:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Transakcje. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Transakcje.
2. Przenieś transakcję do etapu zatwierdzania. Etap transakcji można zaktualizować ręcznie, za pośrednictwem API lub za pomocą przepływów pracy.
3. Gdy transakcja znajdzie się na etapie zatwierdzania, osoby zatwierdzające otrzymają prośbę o zatwierdzenie transakcji. Transakcja będzie miała status zatwierdzania (np. Oczekuje na zatwierdzenie), który pojawi się na karcie transakcji w widoku tablicy lub w kolumnie „Najnowszy status zatwierdzania” w widoku tabelarycznym. Jeśli proces zatwierdzania zawiera warunki, których transakcja nie spełnia, status będzie brzmiał „Zatwierdzenie nie jest wymagane ” i będzie można przejść dalej.

4. Aby wyświetlić więcej informacji na temat procesu zatwierdzania, na karcie transakcji w widoku tablicy kliknij op cję Szczegóły > Wyświetl aktywność zatwierdzania.
   • W zakładce „Zatwierdzanie” można wyświetlić uwagi dotyczące zatwierdzania, listę użytkowników, którzy muszą zatwierdzić transakcję, oraz zmiany statusu zatwierdzenia.
   • Kliknij kartę „Komentarze ”, aby wyświetlić lub dodać komentarze. Aby dodać komentarz, wpisz tekst w polu komentarza, a następnie kliknij „Komentarz”.
5. Gdy osoba zatwierdzająca zatwierdzi, odrzuci lub zażąda zmian w transakcji, właściciel transakcji otrzyma powiadomienie w HubSpot oraz e-mailem.
   • Jeśli osoba zatwierdzająca poprosiła o zmiany, przejrzyj komentarze. W razie potrzeby wprowadź zmiany i odpowiedz na komentarze osoby zatwierdzającej, aby mogła zatwierdzić transakcję.
   • Jeśli transakcja zostanie zatwierdzona, status zatwierdzenia zmieni się na „Zatwierdzona” (Approved), a możesz przenieść transakcję do wybranego etapu.
   • W przypadku odrzucenia status zatwierdzenia zmieni się na „Odrzucone”, a transakcję można przenieść wyłącznie do etapu „Zamknięte – utracone”.

Zatwierdzanie lub odrzucanie transakcji

Jeśli jesteś osobą zatwierdzającą w procesie sprzedaży, otrzymasz powiadomienie w HubSpot oraz e-mailem, gdy użytkownik poprosi o zatwierdzenie transakcji.

• Aby wyświetlić transakcję z poziomu powiadomień, przejdź do powiadomień w HubSpot lub w swojej skrzynce e-mail, a następnie kliknij powiadomienielub przycisk CTA, aby przejść do transakcji.
• Aby wyświetlić wszystkie transakcje oczekujące na zatwierdzenie, filtruj transakcje według opcji „Najnowszy status zatwierdzenia zawiera dokładnie: oczekujące”. Kliknij nazwę transakcji wyświetlonej w widoku.

Aby zatwierdzić lub odrzucić transakcję w rekordzie transakcji:

1. W górnej części strony transakcji, w banerze „Wymagane zatwierdzenie ”, kliknij opcję „Zatwierdź”.
2. Aby wyświetlić więcej informacji na temat wniosku, wybierz opcję „Wyświetl szczegóły zatwierdzenia”.
3. Aby poprosić o wprowadzenie zmian przed zatwierdzeniem, wybierz opcję „Poproś o zmiany”. Wpisz tekst w polu komentarza, a następnie kliknij „Komentarz”. Użytkownik, który złożył wniosek o zatwierdzenie, otrzyma powiadomienie.
4. Aby zatwierdzić wniosek i kontynuować proces transakcji, wybierz opcję „Zatwierdź”. Wpisz opcjonalną wiadomość, a następnie kliknij „Zatwierdź”, aby potwierdzić.
5. Aby odrzucić transakcję, wybierz opcję „Odrzuć”. Wpisz powód odrzucenia transakcji, a następnie kliknij „Odrzuć”, aby potwierdzić. Po odrzuceniu transakcji można ją przenieść wyłącznie do etapu „zamknięta – utracona”. 

Po zatwierdzeniu lub odrzuceniu transakcji wartość „Najnowszy status zatwierdzenia ” zostanie zaktualizowana, aby odzwierciedlić podjętą decyzję. Jeśli transakcja została zatwierdzona lub odrzucona, a nie powinna była, superadministrator może ponownie uruchomić proces zatwierdzania.

Uwaga: jeśli przeniesiesz wcześniej zatwierdzoną/odrzuconą transakcję do etapu poprzedzającego etap zatwierdzenia, wartość „Najnowszy status zatwierdzenia ” zostanie automatycznie wyzerowana. W takim przypadku transakcja będzie musiała ponownie przejść przez proces zatwierdzania.

Ponowne uruchomienie procesu zatwierdzania transakcji

Jeśli transakcja została nieprawidłowo zatwierdzona lub odrzucona, można ponownie uruchomić proces zatwierdzania.

Aby ponownie uruchomić proces zatwierdzania:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Transakcje. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Transakcje.
2. Przenieś transakcję do etapu zatwierdzania lub do etapu poprzedzającego etap zatwierdzania.
3. W oknie dialogowym kliknij „Tak”, aby potwierdzić.

Najnowszy status zatwierdzenia transakcji zostanie zresetowany, a transakcja musi ponownie przejść przez proces zatwierdzania, zanim będzie mogła przejść dalej w procesie sprzedaży. 

Wyświetl historię zatwierdzeń

Użytkownicy mogą dodać kartę CRM w prawym pasku bocznym oraz kartę podglądu w pasku bocznym, aby wyświetlić historię zatwierdzeń. Dzięki temu będą mogli zobaczyć osoby zaangażowane w proces zatwierdzania wraz z osi czasu zdarzeń.

Skonfiguruj kartę zatwierdzeń w lejku

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Transakcje. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Transakcje.
2. Kliknij nazwę transakcji.
3. W środkowej kolumnie kliknij opcjęDostosuj.
4. Kliknij nazwę wybranego widoku.
5. Najedź kursorem na prawą kolumnę, a następnie kliknij ikonę dodawania addIcon ”.
6. W prawym panelu kliknij kartę Biblioteka kart, a następnie w opcji Zatwierdzenia w procesie kliknij Dodaj kartę.
7. W prawym górnym rogu kliknij znak „X”.
8. W prawym górnym rogu kliknij „Zapisz i zamknij”. 

Korzystanie z karty zatwierdzeń w potoku

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Transakcje. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Transakcje..
2. Kliknijnazwę rekordu.
3. W prawym pasku bocznym przejdź do kartyzatwierdzeń w procesie sprzedaży. 

Uwaga: nazwa karty w transakcji wyświetla się jako„Status zatwierdzenia”.

Skonfiguruj panel podglądu karty zatwierdzeń w procesie sprzedaży

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu lewego paska bocznego, w sekcji Zarządzanie danymi, kliknij Obiekty.
3. Na stronie Obiekty kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz opcję Transakcje.
4. Kliknij kartę „Dostosowanie podglądu ”.
5. Kliknij nazwę wybranego widoku.
6. Najedź kursorem między kartami, a następnie kliknij ikonę dodawania addIcon ”.
7. W prawym panelu kliknij kartę Biblioteka kart, a następnie w opcji Zatwierdzenia w procesie sprzedaży kliknij Dodaj kartę.
8. W prawym górnym rogu kliknij przycisk „X”.
9. W prawym górnym rogu kliknij „Zapisz i zamknij”. 

Korzystanie z panelu podglądu zatwierdzeń w potoku

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Transakcje. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Transakcje..
2. Najedź kursorem na rekord i kliknij „Podgląd”. Karta wyświetli się w miejscu, w którym umieściłeś ją w konfiguracji.