Wymóg zatwierdzania transakcji

Można skonfigurować proces zatwierdzania dla potoku transakcji, tak aby transakcje musiały zostać sprawdzone i zatwierdzone przed przejściem w dół potoku. Po włączeniu zatwierdzania potoku do wybranego potoku dodawany jest etap zatwierdzania, a użytkownicy nie będą mogli przenosić transakcji poza ten etap bez zatwierdzenia, z wyjątkiem zamkniętego etapu utraconego.

Każdy pipeline może mieć unikalny etap zatwierdzania z maksymalnie trzema osobami zatwierdzającymi. Na przykład, możesz mieć jeden proces sprzedaży, który wymaga zatwierdzenia przez menedżera sprzedaży przed zamknięciem, a inny proces sprzedaży, który wymaga zatwierdzenia zarówno przez dział prawny, jak i menedżera przed wysłaniem umowy.

Jeśli jesteś administratorem, dowiedz się, jak skonfigurować proces zatwierdzania transakcji. Jeśli jesteś użytkownikiem pracującym z transakcjami, dowiedz się, jak poprosić o zatwierdzenie. Jeśli jesteś osobą zatwierdzającą, dowiedz się, jak przeglądać transakcje wymagające zatwierdzenia.

Aby uzyskać dodatkową pomoc w konfiguracji procesu zatwierdzania, zapoznaj się z instrukcją wideo udostępnioną w społeczności HubSpot.

Przyznawanie użytkownikom uprawnień do zatwierdzania transakcji

Zanim będziesz mógł przypisać osoby zatwierdzające transakcje, musisz nadać tym użytkownikom uprawnienia do zatwierdzania transakcji.

Uwaga: zaleca się przyznanie uprawnień do zatwierdzania przed skonfigurowaniem procesu zatwierdzania potoku. Może upłynąć kilka minut, zanim użytkownicy ze zaktualizowanymi uprawnieniami pojawią się jako dostępne osoby zatwierdzające w procesie konfiguracji.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym..
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Użytkownicy i zespoły.
• Najedź kursorem na użytkownika, a następnie kliknij Edytuj uprawnienia.
• Kliknij, aby rozwinąć sekcję Transakcje, a następnie włącz uprawnienie Zatwierdź.

• Kliknij przycisk Zapisz.

Konfigurowanie zatwierdzania transakcji dla potoku

Użytkownicy z uprawnieniami superadministratora mogą skonfigurować etap zatwierdzania i przypisać osoby zatwierdzające dla każdego potoku transakcji. Po włączeniu procesu zatwierdzania można również edytować etap zatwierdzania i użytkowników zatwierdzających.

Przed włączeniem zatwierdzania transakcji należy upewnić się, że osobom zatwierdzającym przyznano uprawnienieZatwierdź transakcję.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do pozycji Obiekty > Transakcje.
• Przejdź do zakładki Rurociągi.
• Kliknij menu rozwijane Wybierz potok , a następnie wybierz potok, dla którego chcesz wymagać zatwierdzeń.
• Na dole kliknij kartę Pipeline Rules.
• W wierszu Dodaj proces zatwierdzania dla transakcji włącz przełącznik. Jeśli jest on już włączony, kliknij ikonę edycji edit, aby edytować proces.

• W prawym panelu skonfiguruj etap zatwierdzania. Etap zatwierdzania będzie domyślnie podświetlony i nazwany Oczekującym na zatwierdzenie.
  • Aby zmienić nazwę etapu, kliknij pole tekstowe nazwy etapu i wprowadź nazwę.
  • Aby ustawić prawdopodobieństwo etapu, kliknij menu rozwijane prawdopodobieństwa, a następnie wybierz wartość procentową.
  • Aby zmienić pozycję etapu, kliknij i przeciągnij etap do żądanej pozycji w kolejności potoku. Użytkownicy będą musieli uzyskać zatwierdzenie, aby przenieść transakcję poza etap zatwierdzania, z wyjątkiem przenoszenia transakcji do etapu zamknięcia.

• Kliknij przycisk Dalej: Dodaj osoby zatwierdzające, aby wybrać użytkowników, którzy mogą zatwierdzać transakcje.
• Aby wybrać osoby zatwierdzające, kliknij menu rozwijane Dodaj osoby zatwierdzające, a następnie zaznacz pola wyboru użytkowników, którzy mają być osobami zatwierdzającymi. Można dodać maksymalnie trzy osoby zatwierdzające na potok.
• Wybierz, czy wymagane jest zatwierdzenie przez wszystkie osoby zatwierdzające, czy przez dowolną osobę zatwierdzającą. W przypadku wybrania opcji Wszystkie wszystkie wybrane osoby zatwierdzające muszą zatwierdzić transakcję, zanim będzie ona mogła przejść dalej w potoku. W przypadku wybrania opcji Dowolna, tylko jedna osoba zatwierdzająca musi zatwierdzić transakcję, aby mogła ona przejść dalej w potoku.
• Aby dodać notatkę do osób zatwierdzających, wprowadź tekst w polu tekstowym. Jest to wymagane pole wyświetlane osobom zatwierdzającym, gdy transakcja wymaga zatwierdzenia.

• Kliknij przycisk Dalej: Sprawdź.
• Sprawdź etap zatwierdzania i osoby zatwierdzające, a następnie kliknij Zapisz.

Po zapisaniu wszystkie transakcje muszą przejść do etapu zatwierdzania i uzyskać zatwierdzenie, zanim będą mogły przejść dalej w potoku, chyba że zostaną przeniesione bezpośrednio do etapu zamkniętego. Wszelkie transakcje znajdujące się już na etapie w momencie konfigurowania etapu zatwierdzania nie będą podlegać procesowi zatwierdzania.

Uwaga: chociaż nie jest to zalecane, superadministratorzy mogą wyłączyć proces zatwierdzania istniejącego potoku transakcji, wyłączając wierszDodaj proces zatwierdzania dla transakcji. Jeśli zatwierdzenie zostanie wyłączone, etap zatwierdzania stanie się normalnym etapem, a wszystkie zatwierdzenia zostaną anulowane niezależnie od ich statusu. Nie można cofnąć działania po wyłączeniu procesu zatwierdzania, więc jeśli chcesz przywrócić zatwierdzenia, musisz skonfigurować nowy etap zatwierdzania.

Żądanie zatwierdzenia transakcji

Jeśli jesteś użytkownikiem przenoszącym transakcje w potoku, Twoje transakcje muszą przejść do etapu zatwierdzania i zostać zatwierdzone, zanim będą mogły przejść w dół potoku. Aby proces zatwierdzania transakcji mógł się rozpocząć, transakcja musi mieć właściciela, a właściciel transakcji nie może być jedynym zatwierdzającym lub zatwierdzającym, gdy wymagane są wszystkie osoby zatwierdzające.

Uwaga: proces zatwierdzania transakcji nie rozpocznie się, jeśli nie ma właściciela transakcji, właściciel jest wymaganym zatwierdzającym lub jeśli którykolwiek z przypisanych zatwierdzających utracił uprawnienia do zatwierdzania transakcji lub został dezaktywowany. W takim scenariuszu na karcie transakcji w widoku tablicy pojawi się przycisk Uruchom ponownie z opisem błędu i kolejnymi krokami.

Aby poprosić o zatwierdzenie:

• Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty..
• Przenieś transakcję do etapu zatwierdzania. Etap transakcji można aktualizować ręcznie, za pośrednictwem interfejsu API lub przepływów pracy.
• Gdy transakcja znajduje się na etapie zatwierdzania, osoby zatwierdzające otrzymują prośbę o zatwierdzenie transakcji. Transakcja będzie miała status zatwierdzenia (np. Oczekuje na zatwierdzenie), który pojawi się na karcie transakcji w widoku tablicy lub w kolumnie Najnowszy status zatwierdzenia w widoku listy.

• Aby wyświetlić więcej informacji na temat procesu zatwierdzania, na karcie transakcji w widoku tablicy kliknij kolejno Szczegóły > Wyświetl aktywność zatwierdzania.
  • Na karcie Zatwierdzenie można wyświetlić uwagi dotyczące zatwierdzenia, użytkowników, którzy muszą zatwierdzić transakcję oraz zmiany statusu zatwierdzenia.
  • Kliknij kartę Komentarze, aby wyświetlić lub dodać komentarze. Aby dodać komentarz, wprowadź tekst w polu komentarza, a następnie kliknij przycisk Komentarz.
• Gdy osoba zatwierdzająca zatwierdzi, odrzuci lub zażąda zmian w transakcji, właściciel transakcji otrzyma powiadomienie w HubSpot i za pośrednictwem poczty elektronicznej.
  • Jeśli osoba zatwierdzająca zażądała zmian, przejrzyj komentarze. W razie potrzeby wprowadź zmiany i odpowiedz na komentarze osoby zatwierdzającej, aby mogła ona zatwierdzić transakcję.
  • W przypadku zatwierdzenia status zatwierdzenia zmieni się na Zatwierdzony i można przenieść transakcję do żądanego etapu.
  • W przypadku odrzucenia status zatwierdzenia zmieni się na Odrzucona, a transakcja może zostać przeniesiona tylko do zamkniętego, utraconego etapu.

Zatwierdzanie lub odrzucanie transakcji

Jeśli jesteś osobą zatwierdzającą potok transakcji, otrzymasz powiadomienie w HubSpot i za pośrednictwem poczty e-mail, gdy użytkownik poprosi o zatwierdzenie transakcji.

• Aby wyświetlić transakcję z powiadomień, przejdź do powiadomień w HubSpot lub wiadomości e-mail, a następnie kliknij powiadomienie lub wezwanie do działania, aby przejść do transakcji.

• Aby wyświetlić wszystkie transakcje oczekujące na zatwierdzenie, przefiltruj transakcje według Najnowszy status zatwierdzenia zawiera dokładnie oczekujące. Kliknij nazwę transakcji zawartej w widoku.

W rekordzie transakcji, aby zatwierdzić lub odrzucić transakcję:

• W górnej części transakcji, w banerze Wymagane zatwierdzenie kliknij przycisk Zatwierdź.
• Aby wyświetlić więcej informacji o żądaniu, wybierz opcję Wyświetl szczegóły zatwierdzenia.
• Aby poprosić o zmiany przed zatwierdzeniem, wybierz opcję Poproś o zmiany. Wprowadź tekst w polu komentarza, a następnie kliknij przycisk Komentarz. Użytkownik, który zażądał zatwierdzenia, zostanie o tym powiadomiony.
• Aby zatwierdzić żądanie w celu przeniesienia transakcji do przodu, wybierz opcję Zatwierdź. Wprowadź opcjonalną wiadomość, a następnie kliknij Zatwierdź, aby potwierdzić.

• Aby odrzucić transakcję, wybierz opcję Odrzuć. Wprowadź powód odrzucenia transakcji, a następnie kliknij przycisk Odrzuć, aby potwierdzić.

Uwaga: po odrzuceniu transakcji nie można cofnąć tej czynności. Gdy transakcja zostanie odrzucona, można ją przenieść tylko do zamkniętego, utraconego etapu. Jeśli chcesz zezwolić na kontynuowanie transakcji z poprawkami, powinieneś poprosić o zmiany, a nie odrzucać.