Wymóg zatwierdzania transakcji

Można skonfigurować proces zatwierdzania dla potoku transakcji, tak aby wszystkie lub określone transakcje musiały zostać sprawdzone i zatwierdzone przed przejściem w dół potoku. Po włączeniu zatwierdzania potoku do wybranego potoku dodawany jest etap zatwierdzania, a użytkownicy nie będą mogli przenosić odpowiednich transakcji poza ten etap bez zatwierdzenia, z wyjątkiem zamkniętego etapu utraconego. Ponadto użytkownicy nie będą mogli tworzyć transakcji po etapie zatwierdzania. Dotyczy to również transakcji utworzonych z przepływów pracy.

Każdy potok może mieć unikalny etap zatwierdzania z maksymalnie trzema osobami zatwierdzającymi. Na przykład możesz mieć jeden proces sprzedaży, który wymaga zatwierdzenia przez menedżera sprzedaży przed zamknięciem, a inny proces sprzedaży, który wymaga zatwierdzenia zarówno przez dział prawny, jak i menedżera przed wysłaniem umowy.

Aby uzyskać dodatkową pomoc w konfiguracji procesu zatwierdzania, zapoznaj się z instrukcją wideo udostępnioną w społeczności HubSpot.

Przyznaj użytkownikom uprawnienia do zatwierdzania transakcji

Zanim będziesz mógł przypisać osoby zatwierdzające transakcje, musisz nadać tym użytkownikom uprawnienia do zatwierdzania transakcji.

Uwaga: zaleca się przyznanie uprawnień do zatwierdzania przed skonfigurowaniem procesu zatwierdzania potoku. Może upłynąć kilka minut, zanim użytkownicy ze zaktualizowanymi uprawnieniami pojawią się jako dostępne osoby zatwierdzające w procesie konfiguracji.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym..
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Użytkownicy i zespoły.
• Najedź kursorem na użytkownika, a następnie kliknij Edytuj uprawnienia.
• Kliknij, aby rozwinąć sekcję Transakcje, a następnie włącz uprawnienie Zatwierdź.

• Kliknij przycisk Zapisz.

Konfigurowanie zatwierdzania transakcji dla potoku

Użytkownicy z uprawnieniami superadministratora mogą skonfigurować etap zatwierdzania, ustawić warunki zatwierdzania i przypisać osoby zatwierdzające dla każdego potoku transakcji. Po włączeniu procesu zatwierdzania można również edytować etap zatwierdzania, warunki zatwierdzania i użytkowników zatwierdzających.

Przed włączeniem zatwierdzania transakcji należy upewnić się, że osobom zatwierdzającym przyznano uprawnienie Zatwierdź transakcję.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do pozycji Obiekty > Transakcje.
• Przejdź do zakładki Rurociągi.
• Kliknij menu rozwijane Wybierz potok , a następnie wybierz potok, dla którego chcesz wymagać zatwierdzeń.
• Na dole kliknij kartę Pipeline Rules.
• W wierszu Dodaj proces zatwierdzania dla transakcji włącz przełącznik. Jeśli jest on już włączony, kliknij ikonę edycji edit, aby edytować proces.

• Skonfiguruj etap zatwierdzania. Etap zatwierdzania będzie domyślnie podświetlony i nazwany Oczekiwanie na zatwierdzenie.
  • Aby zmienić nazwę etapu, kliknij pole tekstowe nazwy etapu i wprowadź nazwę.
  • Aby ustawić prawdopodobieństwo etapu, kliknij menu rozwijane prawdopodobieństwa, a następnie wybierz wartość procentową.
  • Aby zmienić pozycję etapu, kliknij i przeciągnij etap do żądanej pozycji w kolejności potoku. Użytkownicy będą musieli uzyskać zatwierdzenie, aby przenieść transakcję poza etap zatwierdzania, z wyjątkiem przenoszenia transakcji do etapu zamknięcia.

• Kliknij przycisk Dalej, aby ustawić warunki zatwierdzania.
• Domyślnie wybrana jest opcja Wszystkie transakcje, co oznacza, że wszystkie transakcje, niezależnie od ich wartości właściwości, muszą zostać zatwierdzone. Aby ustawić warunki, kiedy transakcje muszą zostać zatwierdzone,wybierz opcję Transakcje spełniające określone warunki, a następnie wybierz kryteria. Tylko transakcje spełniające wybrane kryteria muszą przejść przez proces zatwierdzania.

• Kliknij przycisk Dalej, aby wybrać użytkowników, którzy mogą zatwierdzać transakcje.
• Aby wybrać osoby zatwierdzające, kliknij menu rozwijane Dodaj osoby zatwierdzające, a następnie zaznacz pola wyboru użytkowników, którzy mają być osobami zatwierdzającymi. Można dodać maksymalnie trzy osoby zatwierdzające na potok.
• Wybierz, czy wymagane jest zatwierdzenie przez wszystkie osoby zatwierdzające, czy przez dowolną osobę zatwierdzającą. W przypadku wybrania opcji Wszystkie wszystkie wybrane osoby zatwierdzające muszą zatwierdzić transakcję, zanim będzie ona mogła przejść dalej w potoku. W przypadku wybrania opcji Dowolna, tylko jedna osoba zatwierdzająca musi zatwierdzić transakcję, zanim będzie ona mogła przejść dalej w potoku.
• Aby dodać notatkę do zatwierdzających, wprowadź tekst w polu tekstowym. Jest to wymagane pole wyświetlane osobom zatwierdzającym, gdy transakcja wymaga zatwierdzenia.

• Kliknij przycisk Dalej.
• Sprawdź etap zatwierdzania, wszelkie warunki i osoby zatwierdzające, a następnie kliknij Zapisz.

Po zapisaniu odpowiednie transakcje muszą przejść do etapu zatwierdzania i uzyskać zatwierdzenie, zanim będą mogły przejść dalej w potoku, chyba że zostaną przeniesione bezpośrednio do etapu zamkniętego. Wszelkie transakcje znajdujące się już na etapie w momencie konfigurowania etapu zatwierdzania nie będą podlegać procesowi zatwierdzania.

Uwaga: chociaż nie jest to zalecane, superadministratorzy mogą wyłączyć proces zatwierdzania istniejącego potoku transakcji, wyłączając wierszDodaj proces zatwierdzania dla transakcji. Jeśli zatwierdzenie zostanie wyłączone, etap zatwierdzania stanie się normalnym etapem, a wszystkie zatwierdzenia zostaną anulowane niezależnie od ich statusu. Nie można cofnąć działania po wyłączeniu procesu zatwierdzania, więc jeśli chcesz przywrócić zatwierdzenia, musisz skonfigurować nowy etap zatwierdzania.

Żądanie zatwierdzenia transakcji

Jeśli jesteś użytkownikiem przenoszącym transakcje przez potok, odpowiednie transakcje muszą przejść do etapu zatwierdzania i zostać zatwierdzone, zanim będą mogły przejść w dół potoku. Aby proces zatwierdzania transakcji mógł się rozpocząć, transakcja musi mieć właściciela, a właściciel transakcji nie może być jedynym zatwierdzającym lub zatwierdzającym, gdy wymagane są wszystkie osoby zatwierdzające.

Proces zatwierdzania transakcji nie rozpocznie się, jeśli którakolwiek z poniższych sytuacji jest prawdziwa: nie ma właściciela transakcji, właściciel jest wymaganym zatwierdzającym lubktórykolwiek z przypisanych zatwierdzających utracił uprawnienia do zatwierdzania transakcji lub został dezaktywowany. W takim scenariuszu na karcie transakcji w widoku tablicy pojawi się przycisk Uruchom ponownie z opisem błędu i kolejnymi krokami.

Aby poprosić o zatwierdzenie:

• Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty..
• Przenieś transakcję do etapu zatwierdzania. Etap transakcji można aktualizować ręcznie, za pośrednictwem interfejsu API lub przepływów pracy.

• Gdy transakcja znajduje się na etapie zatwierdzania, osoby zatwierdzające otrzymują prośbę o zatwierdzenie transakcji. Transakcja będzie miała status zatwierdzenia (np. Oczekuje na zatwierdzenie), który pojawi się na karcie transakcji w widoku tablicy lub w kolumnie Najnowszy status zatwierdzenia w widoku listy. Jeśli proces zatwierdzania ma warunki, których transakcja nie spełnia, statusem będzie Zatwierdzenie nie jest wymagane i można przenieść transakcję do przodu.

• Aby wyświetlić więcej informacji na temat procesu zatwierdzania, na karcie transakcji w widoku tablicy kliknij kolejno Szczegóły > Wyświetl aktywność zatwierdzania.
  • Na karcie Zatwierdzenie można wyświetlić uwagi dotyczące zatwierdzenia, użytkowników, którzy muszą zatwierdzić transakcję oraz zmiany statusu zatwierdzenia.
  • Kliknij kartę Komentarze, aby wyświetlić lub dodać komentarze. Aby dodać komentarz, wprowadź tekst w polu komentarza, a następnie kliknij przycisk Komentarz.
• Gdy osoba zatwierdzająca zatwierdzi, odrzuci lub zażąda zmian w transakcji, właściciel transakcji otrzyma powiadomienie w HubSpot i za pośrednictwem poczty elektronicznej.
  • Jeśli osoba zatwierdzająca zażądała zmian, przejrzyj komentarze. W razie potrzeby wprowadź zmiany i odpowiedz na komentarze osoby zatwierdzającej, aby mogła ona zatwierdzić transakcję.
  • W przypadku zatwierdzenia status zatwierdzenia zmieni się na Zatwierdzony i można przenieść transakcję do żądanego etapu.
  • W przypadku odrzucenia status zatwierdzenia zmieni się na Odrzucona, a transakcja może zostać przeniesiona tylko do zamkniętego, utraconego etapu.

Zatwierdzanie lub odrzucanie transakcji

Jeśli jesteś osobą zatwierdzającą potok transakcji, otrzymasz powiadomienie w HubSpot i za pośrednictwem poczty e-mail, gdy użytkownik poprosi o zatwierdzenie transakcji.

• Aby wyświetlić transakcję z powiadomień, przejdź do powiadomień w HubSpot lub wiadomości e-mail, a następnie kliknij powiadomienie lub wezwanie do działania, aby przejść do transakcji.

• Aby wyświetlić wszystkie transakcje oczekujące na zatwierdzenie, przefiltruj transakcje według Najnowszy status zatwierdzenia zawiera dokładnie oczekujące. Kliknij nazwę transakcji zawartej w widoku.

W rekordzie transakcji, aby zatwierdzić lub odrzucić transakcję:

• W górnej części transakcji, w banerze Wymagane zatwierdzenie kliknij przycisk Zatwierdź.
• Aby wyświetlić więcej informacji o żądaniu, wybierz opcję Wyświetl szczegóły zatwierdzenia.
• Aby poprosić o zmiany przed zatwierdzeniem, wybierz opcję Poproś o zmiany. Wprowadź tekst w polu komentarza, a następnie kliknij przycisk Komentarz. Użytkownik, który zażądał zatwierdzenia, zostanie o tym powiadomiony.
• Aby zatwierdzić żądanie w celu przeniesienia transakcji do przodu, wybierz opcję Zatwierdź. Wprowadź opcjonalną wiadomość, a następnie kliknij Zatwierdź, aby potwierdzić.

• Aby odrzucić transakcję, wybierz opcję Odrzuć. Wprowadź powód odrzucenia transakcji, a następnie kliknij przycisk Odrzuć, aby potwierdzić. Gdy transakcja zostanie odrzucona, można ją przenieść tylko do zamkniętego etapu utraconego.

Gdy transakcja zostanie zatwierdzona lub odrzucona, wartość Najnowszy status zatwierdzenia transakcji zostanie zaktualizowana w celu wskazania decyzji. Jeśli transakcja została zatwierdzona lub odrzucona, ale nie powinna, superadministrator może ponownie uruchomić proces zatwierdzania.

Uwaga: jeśli przeniesiesz wcześniej zatwierdzoną/odrzuconą transakcję do etapu poprzedzającego etap zatwierdzenia, wartość Najnowszego statusu zatwierdzenia zostanie automatycznie wyczyszczona. W takim przypadku transakcja będzie musiała ponownie przejść przez proces zatwierdzania.

Ponowne rozpoczęcie zatwierdzania transakcji

Jeśli transakcja została nieprawidłowo zatwierdzona lub odrzucona, Super Administrator może ponownie uruchomić proces zatwierdzania. Tylko superadministratorzy mogą ponownie uruchamiać zatwierdzenia, nawet jeśli dla potoku ustawiono inne osoby zatwierdzające niebędące administratorami.

Aby ponownie uruchomić proces zatwierdzania:

• Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty..
• Przenieś transakcję do etapu zatwierdzania lub do etapu poprzedzającego etap zatwierdzania.
• W oknie dialogowym kliknij przycisk Tak, aby potwierdzić.

Status ostatniego zatwierdzenia transakcji zostanie zresetowany, a transakcja będzie musiała ponownie przejść przez proces zatwierdzania, zanim zostanie przeniesiona do potoku.

Wyświetlanie historii zatwierdzeń

Użytkownicy z uprawnieniami Dostosuj układ strony rekordu lub Superadministrator mogą dodać kartę CRM na prawym pasku bocznym i kartę paska bocznego podglądu, aby wyświetlić historię zatwierdzeń. Następnie użytkownicy mogą zobaczyć osoby zaangażowane w proces zatwierdzania wraz z osią czasu wydarzeń.

Aby skonfigurować kartę zatwierdzeń potoku:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym..
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do opcji Obiekty > Transakcje.
• Kliknij kartę Dostosowywanie rekordów.
• Kliknij nazwę żądanego widoku.
• W prawym górnym rogu kliknij opcję Dodaj kartę.
• Zaznacz pole wyboru Pipeline approvals.

Aby użyć karty zatwierdzenia potoku:

• Przejdź do CRM > Deals.
• Kliknij nazwę rekordu.
• Na prawym pasku bocznym przejdź do kartyPipeline approvals.

Aby skonfigurować kartę zatwierdzania potoku na pasku bocznym podglądu:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym..
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do pozycji Obiekty > Transakcje.
• Kliknij kartę Dostosowywanie podglądu.
• Kliknij nazwę żądanego widoku.
• Kliknij opcję Dodaj kartę.
• Zaznacz pole wyboru Pipeline approvals.

Aby użyć podglądu zatwierdzenia potoku:

• Przejdź do CRM > Transakcje.
• Najedź kursorem na rekord i kliknij podgląd.